Usar la categoría de Outlook para realizar un seguimiento de citas y mensajes de correo electrónico

La sincronización del lado del servidor permite realizar el seguimiento de correos electrónicos, citas y tareas en Outlook con una categoría especialSeguido hasta Dynamics 365. Asignar esta categoría a un correo electrónico, una cita o una tarea en Outlook sincroniza el elemento con las aplicaciones de involucración del cliente (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing y Dynamics 365 Project Service Automation). De forma similar, quitar la categoría de un correo electrónico, cita o tarea objeto de seguimiento lo desvincula de las aplicaciones de involucración del cliente.

También puede seleccionar varios elementos y asignar la categoría de Outlook Seguido hasta Microsoft Dynamics 365 a estos, de modo que pueda realizar un seguimiento de todos ellos en aplicaciones de involucración del cliente. Identifique rápidamente los elementos bajo seguimiento observando la presencia de esta categoría en la bandeja de entrada y otras carpetas.

Configure un seguimiento basado en categorías a través de un OrgDBOrgSetting

A partir de la versión 9.1.0.4039 o versiones posteriores, el seguimiento de categoría está activado de forma predeterminada.

Propina

Para determinar la versión, inicie sesión en las aplicaciones de involucración del cliente y, en la parte superior derecha de la pantalla, seleccione el botón Configuración >Acerca de.

Utilice la categoría para realizar un seguimiento de los elementos de Outlook

Una vez que la categoría Seguido hasta Dynamics 365 está visible en Outlook, puede utilizarla para realizar el seguimiento de los siguientes elementos de Outlook.

Correo electrónico

Realice el seguimiento de un correo electrónico al asignarlo a la categoría Seguido hasta Dynamics 365 . La asignación de categorías se puede ver inmediatamente en Outlook. En este punto, el correo electrónico se marca para su seguimiento. La sincronización del lado del servidor sincronizará el correo electrónico a aplicaciones de involucración del cliente en 15 minutos, en función de la configuración de sincronización del correo electrónico.

Si un correo electrónico se rastrea y se categoriza como Seguido hasta Dynamics, quitar la categoría dejará de seguir el correo electrónico. Sin embargo, no se elimina el correspondiente registro de actividad del correo electrónico.

Propina

Puede configurar una regla en Outlook para asignar o quitar una categoría. Consulte Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas.

Nota

La sincronización del lado del servidor categorizará automáticamente los correos electrónicos en los buzones de correo de destinatarios de Dynamics 365 si el correo electrónico que se está procesando ya ha sido rastreado en Dynamics por otro usuario o destinatario de la cola del mismo correo electrónico.

Solo los correos electrónicos que coincidan con el código de dirección de Dynamics 365 se categorizarán automáticamente cuando la configuración del sistema Seguimiento de correos electrónicos enviados entre usuarios de Dynamics 365 como dos actividades está habilitado.

Por ejemplo, los correos electrónicos que se rastrean y envían desde Outlook a otros usuarios de Dynamics 365 no aparecerán categorizados en los buzones de los destinatarios de Outlook porque representan la copia "recibida" del correo electrónico. Esto es para permitir que el destinatario de Dynamics 365 rastree una copia entrante del correo electrónico según la configuración del sistema indicada anteriormente.

Appointment

Puede realizar un seguimiento de una cita al asignarla a la categoría Seguido hasta Dynamics 365 . La cita se rastreará y sincronizará a aplicaciones de involucración del cliente en base a unas reglas de sincronización del lado del servidor.

Si una cita se rastrea y se categoriza como Seguido hasta Dynamics, quitar la categoría dejará de seguir la cita. Sin embargo, no se elimina el correspondiente registro de actividad de la cita de aplicaciones de Dynamics 365.

Task

Nota

La asignación de tareas a las personas que capturan en Outlook no se sincronizarán a aplicaciones de involucración del cliente.

Utilice un seguimiento basado en categorías con la aplicación para Outlook

Si dispone de Dynamics 365 App for Outlook, puede usar el seguimiento basado en categorías con la aplicación para Outlook.

En la tabla siguiente se muestran distintos escenarios de seguimiento.

Acción	Resultado
Asigne la categoría Seguido hasta Dynamics 365 a un correo electrónico/cita	La sincronización del lado del servidor sincronizará un correo electrónico/cita en 15 minutos. Cargar un aplicación para Outlook en ese elemento mostrará el estado bajo seguimiento.
Realice un seguimiento de un correo electrónico/cita mediante la aplicación para Outlook	Se realiza el seguimiento del correo electrónico/cita. La categoría Seguido hasta Dynamics 365 se asigna de forma inmediata.
Eliminación de la categoría Seguido hasta Dynamics 365 en un correo electrónico/cita	La sincronización del lado del servidor dejará de seguir el elemento en alrededor de 15 minutos. Cargar un aplicación para Outlook en ese correo electrónico mostrará el estado bajo seguimiento. El registro de actividad no se elimina de aplicaciones de involucración del cliente.
Deje de seguir un correo electrónico/cita mediante la aplicación para Outlook	El correo electrónico/cita deja de seguirse y se elimina la categoría Seguido hasta Dynamics 365.

Delegar usuarios

Si permite que otra persona administre su correo y su calendario al proporcionarles acceso delegado, el delegado puede acceder a sus categorías en Outlook, si el delegado tiene permisos de editor.

Si su buzón tiene la categoría Seguido hasta Dynamics 365, el delegado puede realizar un seguimiento de los correos electrónicos y las citas al asignar la categoría Seguido hasta Dynamics 365.

Seguimiento basado en categorías con Dynamics 365 for Outlook

El seguimiento basado en categorías no es compatible con Dynamics 365 for Outlook. Le recomendamos que no habilite OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems en una configuración de la organización para utilizar Dynamics 365 for Outlook.

Deshabilitar seguimiento basado en categorías

Puede deshabilitar el seguimiento basado en categorías para una organización de aplicaciones de Dynamics 365 al deshabilitar OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.

Nota

Si deshabilita OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, la categoría Seguido hasta Dynamics 365 se elimina temporalmente, con la asignación de categoría conservada en Outlook. Si elimina la categoría de la lista principal, se eliminará permanentemente.

Preguntas más frecuentes

¿Puedo realizar un seguimiento de mis contactos de Outlook asignando la categoría Rastreado a Dynamics 365?
No, el seguimiento basado en categorías no es compatible con los contactos de Outlook.

¿Qué sucede si cambio el nombre de la categoría Seguimiento a Dynamics 365?
Si cambia el nombre de la categoría, la sincronización del lado del servidor seguirá identificando la categoría por el Id. y se utilizará para seguir y dejar de seguir los elementos de Outlook.

Nota

Para escenarios de delegados, no se admite una diferencia de nombre de categoría entre el delegado y el propietario del buzón principal y puede provocar un comportamiento inesperado. Recomendamos hacer coincidir el nombre de la categoría en el delegado y el propietario del buzón principal.

¿Qué sucede si elimino la categoría Rastreado en Dynamics 365?
Si elimina la categoría, la sincronización del lado del servidor la volverá a crear en el servidor de Exchange en alrededor de 15 minutos.

Cuando activo OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems por primera vez, ¿mis elementos rastreados anteriormente se asignarán a la categoría Rastreado a Dynamics 365?
No, la sincronización del lado del servidor no retrocederá en el tiempo para asignar la categoría a los elementos ya seguidos.

Si asigno la categoría Seguimiento a Dynamics 365 a un hilo de conversación de Outlook, ¿qué sucede?
Si categorizo un hilo de conversación como Seguido a Dynamics 365, todos los correos electrónicos en ese hilo se asignan a la categoría y, por lo tanto, se realizará un seguimiento de ellos.

¿Puedo asignar la categoría Seguimiento a Dynamics 365 a citas recurrentes?
Si categorizo una cita periódica como Seguido a Dynamics 365, todos los entornos individuales de la cita se asignan a la categoría y, por lo tanto, se realizará un seguimiento de ellos.

¿Qué sucede cuando falla un correo electrónico rastreado?
De forma predeterminada, los correos electrónicos objeto de seguimiento automático con error volverán a intentarse en un nuevo ciclo de sincronización – aproximadamente cada 15 minutos. Los reintentos se realizarán hasta 5 veces. Si los reintentos producen error después de 5 intentos, el correo electrónico será asignado a la categoría Seguido hasta Dynamics 365 (no se puede entregar) y no se producirán más reintentos. Los correos electrónicos seguidos automáticamente que produzcan los errores siguientes serán reintentados:

• Promoción de errores de correo electrónico debido a un complemento configurado en el entorno de cliente.
• Promoción de errores de correo electrónico debido a tiempos de espera de aplicaciones de interacción con el cliente o Microsoft Exchange.
• Se rechaza un correo electrónico con InvalidSender o debido a algunas decisiones desconocidas.
• Se produce error en los correos electrónicos y no se pueden entregar si el propietario de la cola no tiene asignado el rol de seguridad correcto. Sin el rol de seguridad correcto, el propietario no podrá poseer el registro de correo electrónico del que la cola hace un seguimiento.

Después de 5 reintentos, si el error para promocionar el correo electrónico se ha debido a un error en el complemento, intente corregir el complemento. A continuación, asigne la categoría Seguir a Dynamics 365 para seguir manualmente los mensajes de correo electrónico sin entregar para que se sigan en aplicaciones de involucración del cliente.

¿Cómo puedo eliminar el seguimiento basado en categorías a través de OrgDBOrgSetting?
Para deshabilitar la categoría especial de Outlook Seguido hasta Dynamics 365, debe habilitar el OrgDBOrgSetting en su organización. Las aplicaciones de involucración del cliente proporcionan la herramienta de OrgDBOrgSettings que concede a los administradores la capacidad de implementar las actualizaciones específicas que se reservaron previamente para las implementaciones de registro.

1. Siga las instrucciones en este artículo para ver los pasos para extraer la herramienta.
2. Después de extraer la herramienta, deshabilite el OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
3. Al deshabilitar OrgDBOrgSetting se eliminará la categoría Seguido hasta Dynamics 365 en todos los buzones de Exchange de la organización que tienen habilitada la sincronización del lado del servidor en alrededor de 15 minutos.

También puede utilizar esta herramienta para editar el OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.