Separar los flujos en procesos automatizados más pequeños
Cuando esté configurando un proceso automatizado, intente diseñar sus flujos para que no tenga una sola automatización que cubra todo el proceso. Hay varias razones por las que sería necesario crear varios flujos más pequeños:
El mantenimiento es más sencillo.
La gestión de errores no tiene por qué ser más sofisticada.
Varias personas pueden trabajar en el proceso automatizado.
No es necesario reiniciar la automatización desde el principio si falla un paso.
En el siguiente ejemplo, se ha configurado un proceso automatizado para un proceso de aprobación, que cubre múltiples procesos con un solo proceso automatizado.
Diagrama que muestra un proceso de negocio donde se crea un informe de gastos. Todo el proceso de negocio se configura como una única automatización larga con diez pasos a completar.
Si, por ejemplo, el proceso de reembolso de efectivo falla, se considerará que ha fallado la totalidad del proceso de automatización. Si cambia un requisito o especificación para buscar los datos bancarios de los empleados, todo el proceso deberá suspenderse hasta que se implementen las actualizaciones.
En su lugar, puede separar el proceso automatizado en módulos, como se muestra en la siguiente imagen.
El segundo proceso automatizado comienza cuando el estado se actualiza a Verificación de cumplimiento completa. Si se aprueba, el resultado se envía por correo electrónico y el estado se establece en aprobado. Si la solicitud es rechazada, solicitará correcciones. El tercer proceso automatizado comienza cuando el estado se actualiza a aprobado. El sistema buscará automáticamente los datos bancarios del empleado y reembolsará dinero en efectivo al empleado, y también archivará el informe de gastos.
En este ejemplo, la Automatización n.° 2 depende de la automatización anterior para establecer el estado del informe de gastos en "Comprobación de cumplimiento completada". Sin embargo, si hay un problema con el sistema de correo y la Automatización n.° 2 falla, las tareas de la Automatización n.° 1 aún se completarán. Solo tareas en el proceso automatizado n.º 2 deberán reiniciarse.