Determinar qué método de automatización utilizar
Una vez finalizado el diseño del proceso, el siguiente paso es el diseño arquitectónico, donde se centrará para automatizar ese proceso.
Primero, determina qué tipo de conector puede usar (si lo hay) y luego elige un disparador para iniciar el proceso automatizado.
Elegir un método de automatización
Lo idóneo es que todos los sistemas que desee automatizar tengan conectores Power Automate. Comprobar la lista de conectores para ver si hay conectores disponibles para el sistema que planea automatizar. Después de encontrar el conector, asegúrese de que las acciones que necesita estén disponibles para ese conector. Por ejemplo, un conector para un sistema de correo electrónico necesitará acciones para "enviar", "responder" y "eliminar".
Si no hay conectores disponibles, tiene las siguientes opciones para elegir:
Crear un conector personalizado: este es el método preferido de automatización si es un desarrollador o si su organización tiene un desarrollador que puede crear conectores personalizados. Un conector personalizado permite que la automatización interactúe con el sistema de destino a través de una API publicada. Esta API debe ser resistente a los cambios del sistema. Más información: Crear un conector personalizado desde cero
Usar el conector HTTP: si es un desarrollador y tiene casos aislados donde debe conectarse a sistemas que no tienen conectores disponibles (pero no quiere configurar conectores personalizados), el segundo mejor método es utilizar un conector HTTP. Más información en la documentación de Azure Logic Apps: Agregar un disparador HTTP
Crear una automatización de explorador: si no puede encontrar un conector y el sistema es una aplicación basada en explorador o un sitio web, se recomienda la automatización de explorador. La automatización del navegador web imita las entradas del teclado y los movimientos del mouse como si un humano estuviera usando el navegador. Puede crear un proceso de automatización del navegador con Power Automate de escritorio.
Crear una automatización de aplicaciones de escritorio: si no puede encontrar un conector y si el sistema es una aplicación de escritorio en un PC, este es el método de automatización que debe utilizar. Power Automate tiene funcionalidades que imitan las entradas del teclado y los movimientos del mouse de las personas. Para la automatización de aplicaciones de escritorio, cree un nuevo proceso de Power Automate Desktop con Power Automate Desktop.
En la siguiente tabla se comparan los métodos diferentes.
| método | Facilidad de uso | ¿Requiere experiencia en desarrollo? | ¿Se ve afectado fácilmente por los cambios del sistema? | ¿Requiere tiempo de configuración o desarrollo? |
|---|---|---|---|---|
| Connector | Lo más fácil | No | No | Nada |
| Conector personalizado | Fácil | Sí | No | Sí |
| Conector de HTTP | Fácil | Sí | No | No |
| Automatización del explorador web | Fácil | No, pero un conocimiento básico de CSS y HTML es preferible | Sí | Sí |
| Automatización de aplicaciones de escritorio | Fácil | No | Sí | Sí |
En escenarios de automatización complejos, puede combinar todos estos métodos.
Elija un disparador para iniciar la automatización
Con todos los métodos de automatización discutidos anteriormente, debe considerar cómo desencadenar (iniciar) estas automatizaciones. Las formas en que puede activar una automatización incluyen:
- Desencadenadores automatizados
- Desencadenadores instantáneos o manuales
- Desencadenadores programados
Desencadenadores automatizados
Con un desencadenador automatizado, el sistema inicia automáticamente la automatización cuando se cumple una condición. (Tenga en cuenta que no todos los conectores incluyen desencadenadores automáticos).
Algunos ejemplos de desencadenantes automatizados incluyen:
- Cuando se recibe un correo electrónico en Outlook
- Cuando se mueve un archivo nuevo a OneDrive
- Cuando se crea una nueva en Microsoft Dataverse
- Cuando se modifica un elemento o un archivo en una lista de SharePoint
Un caso de uso de ejemplo del informe de gastos podría ser establecer un desencadenador automático para iniciar un flujo de aprobación cuando se crea una nueva fila en la tabla de aprobaciones de gastos en Dataverse. Esto asegura, por ejemplo, que cuando se cree un formulario con Power Apps, que crea una nueva fila en Dataverse, se active automáticamente un flujo de aprobación.
Desencadenadores instantáneos o manuales
Un desencadenador instantáneo o manual es un tipo de desencadenador en el que un usuario necesita iniciar manualmente la automatización o el desencadenador se inicia instantáneamente. Esto se puede desencadenar directamente desde un flujo instantáneo o un servicio de Microsoft.
Desencadenadores programados
Los Desencadenadores programados se ejecutan en una fecha y hora específicas y se repiten periódicamente. Son útiles para situaciones en las que necesita automatizar una tarea diaria, semanal o mensual.
En el ejemplo del informe de gastos, el equipo de contabilidad puede usar un desencadenador programado para enviar un correo electrónico automatizado todos los viernes cuando el informe de BI semanal esté listo.
