Crear un bucle de aprobación utilizando Power Automate y Dataverse

Dataverse puede proporcionar una forma de compilar flujos que tengan la información almacenada en una base de datos independiente de un flujo de nube. El mejor ejemplo de esto son las aprobaciones. Si almacena el estado de la aprobación en una tabla, el flujo puede funcionar en ella.

En este ejemplo, se creará un proceso de aprobación que comienza cuando un usuario agrega un archivo a Dropbox. En ese momento, aparece la información del archivo en una aplicación, donde un revisor puede aprobar o rechazar el cambio. Cuando el revisor aprueba o rechaza el cambio, se envía un correo de notificación y los archivos rechazados se eliminan de Dropbox.

Si sigue los pasos de esta sección, creará:

• una tabla personalizada que contendrá información acerca cada uno de los archivos agregado a Dropbox y si el estado del archivo es aprobado, rechazado o pendiente.
• un flujo que agrega información a la tabla personalizada cuando se agrega un archivo a Dropbox, envía un correo cuando el archivo se aprueba o se rechaza, y elimina los archivos rechazados. Estos pasos muestran cómo compilar un flujo de nube desde cero, pero se puede crear un flujo similar desde una plantilla.
• una aplicación en la que un revisor puede aprobar o rechazar archivos agregados a Dropbox. Para generar esta aplicación automáticamente con las columnas de la tabla personalizada, se debe usar Power Apps.

Requisitos previos

• Regístrese en Power Automate y Power Apps.

• Cree conexiones a Dropbox y Office 365 Outlook, como Administración de conexiones.

Crear la tabla

1. Inicie sesión en Power Apps.

2. En la barra de navegación izquierda, seleccione Tablas.

3. Seleccione Nueva tabla y, a continuación, Nueva tabla.

4. Especifique un nombre para mostrar y un nombre en plural para la nueva tabla. En este ejemplo, ambos nombres son ReviewDropboxFiles. Opcionalmente puede agregar una descripción.

   

5. Seleccione Guardar tabla para guardar la tabla.

Agregar columnas a la tabla

1. Seleccione la tabla ReviewDropboxFiles en la página Tablas y luego seleccione Nueva>Columna.

   

2. Cree una nueva columna denominada Aprobador con las siguientes propiedades:

   • Establezca Nombre para mostrar en Aprobador.
   • Establezca Tipo de datos en Línea única de texto.
   • Establezca Formato en Correo electrónico.
   • Establezca Obligatorio en Requerido por la empresa.

3. Cree una nueva columna denominada Estado con las siguientes propiedades:

   • Establezca Nombre para mostrar en Estado.
   • Establezca Tipo de datos en Línea única de texto.
   • Establezca Formato en Texto.
   • Establezca Obligatorio en Requerido por la empresa.

4. Cree una nueva columna denominada Identificador de archivo con las siguientes propiedades:

   • Establezca Nombre para mostrar en Identificador de archivo.
   • Establezca Tipo de datos en Línea única de texto.
   • Establezca Formato en Texto.
   • Establezca Obligatorio en Requerido por la empresa.

Inicio de sesión y creación un flujo de nube

1. Inicie sesión en Power Automate.

2. En el menú de la parte superior derecha, seleccione el entorno en que creó la base de datos. Si no selecciona el mismo entorno, no verá la tabla.

3. Vaya a Mis flujos y seleccione Nuevo flujo>Flujo de nube automatizado.

Iniciar cuando se agrega un archivo

1. En el cuadro de diálogo Crear un flujo de nube automatizado, introduzca un nombre para el flujo y busque el desencadenador de Dropbox Cuando se crea un archivo.

2. En Carpeta, seleccione el icono de la carpeta y navegue a la carpeta a la que se van a agregar los archivos.

Agregar datos a la tabla

1. En el diseñador, seleccione Nuevo paso y busque la acción de Dataverse Agregar una nueva fila.

2. Configure la acción como se presenta en la siguiente captura de pantalla:

   1. En el menú desplegable Nombre de tabla, seleccione la tabla ReviewDropboxFiles.

   2. En el campo Aprobador, introduzca la dirección de correo electrónico de la persona que va a revisar los archivos.

   3. En el campo Identificador de archivo, seleccione Identificador de archivo de la lista Contenido dinámico.

   4. En el campo Nombre, seleccione Nombre de archivo de la lista Contenido dinámico.

   5. En el campo Estado, escriba Pendiente.

   

Comprobar si el archivo se ha revisado

1. En la acción Agregar una nueva fila, seleccione Nuevo paso y busque la acción Hacer hasta.

2. Configure la acción Hacer hasta como se presenta en la siguiente captura de pantalla:

   1. Seleccione el cuadro izquierdo en la acción y seleccione Estado en la lista Contenido dinámico.

   2. En el menú desplegable central, seleccione no es igual a.

   3. Escriba Pendiente en el cuadro derecho.

3. En la acción Hacer hasta, seleccione Agregar una acción y busque la acción de Dataverse Obtener una fila por id.

4. Configure la acción Obtener una fila por id. como se presenta en la siguiente captura de pantalla:

   1. En el menú desplegable Nombre de tabla, seleccione la tabla ReviewDropboxFiles.

   2. En el campo Id. de fila, seleccione Identificador de archivo de la lista Contenido dinámico.

Compruebe si el elemento se ha aprobado

1. En la acción Hacer hasta, seleccione Nuevo paso y busque la acción Condición.

2. Configure la acción Condición como se presenta en la siguiente captura de pantalla:

   1. Seleccione el cuadro izquierdo en la acción y seleccione Estado en la lista Contenido dinámico.

   2. En el menú desplegable central, seleccione es igual a.

   3. Escriba Aprobado en el cuadro de la derecha.

Enviar correo de notificación

1. En la acción En caso afirmativo, seleccione Agregar una acción y busque la acción de Outlook de Office 365 Enviar un correo electrónico (V2).

2. Configure la acción Enviar un correo electrónico (V2) como se presenta en la siguiente captura de pantalla:

   1. En el campo A, introduzca la dirección de correo electrónico de la persona a la que desee enviar una notificación cuando se acepta un elemento.

      Propina

      Para facilitar la prueba del flujo, especifique su propia dirección. Puede cambiarla cuando el flujo esté listo para su uso real.

   2. En el campo Asunto, seleccione Nombre de archivo de la lista Contenido dinámico.

   3. En el campo Cuerpo, introduzca El artículo se ha aprobado.

3. En la acción En caso negativo, repita el paso 2, pero especifique el cuerpo del mensaje de correo electrónico como El elemento se ha rechazado.

Eliminar archivos rechazados

1. En la acción Enviar un correo electrónico (V2) para el correo de rechazo, seleccione Agregar una acción y busque la acción de Dropbox Eliminar archivo.

2. En el campo Archivo, seleccione Identificador de archivo de la lista Contenido dinámico.

Guardar el flujo

1. En la parte superior de la pantalla, introduzca un nombre para el flujo de nube creado y seleccione Guardar.

2. En Dropbox, agregue al menos dos archivos a la carpeta que especificó: uno para probar la aprobación y otro para probar el rechazo.

Creación de la aplicación

1. Inicie sesión en Power Apps.

2. Vaya a la página Crear y, a continuación, seleccione Dataverse.

3. Seleccione su conexión de Dataverse y, a continuación, la tabla ReviewDropboxFiles.

   Si es la primera vez, se le pedirá que cree una conexión a Dataverse.

4. Si aparece el cuadro de diálogo Esto es Power Apps Studio, puede seguirlo u omitirlo.

Personalizar la aplicación

En este paso, la aplicación debe contener tres pantallas para explorar, ver los detalles y editar las entradas, respectivamente.

Para agregar o quitar campos de una pantalla:

1. Seleccione la pantalla que desee en la Vista de árbol.

2. Seleccione el elemento raíz de la pantalla.

3. Seleccione Editar en el panel derecho.

   

El ejemplo actual contiene los siguientes campos para cada pantalla:

• En la pantalla de exploración, hay campos para las columnas Nombre y Estado de la tabla de Dataverse.
• En la pantalla de detalles, hay campos para las columnas Nombre, Estado, Identificador de tabla y Aprobador de la tabla de Dataverse.
• En la pantalla de edición, hay un campo para la columna Nombre y un campo de edición de texto para la columna Estado de la tabla de Dataverse.

Probar la solución global

1. En Power Apps, abra el modo de vista previa seleccionando el botón de reproducción en la barra de herramientas.

   

2. Seleccione la flecha junta al primer archivo de la lista para ver los detalles de él.

3. Seleccione el icono del lápiz para cambiar los detalles del archivo.

4. En el cuadro Estado, introduzca Aprobado y seleccione el icono de marca de verificación para guardar los cambios. En unos minutos, recibirá un correo electrónico que le indicará que el archivo se ha aprobado.

5. Repita los pasos anteriores, pero introduce Rechazado (o cualquier cosa excepto Aprobado) en el campo Estado. En unos minutos, recibirá un correo electrónico que indica que se ha rechazado el archivo y este se eliminará de Dropbox.