Ejemplo: informe de gastos
El ejemplo siguiente muestra cómo una aprobación de gastos en papel típica de de la organización tiene ineficiencias para múltiples departamentos y empleados.
Como puede ver en el ejemplo, cada persona tiene sus propios problemas, pero el problema común aquí es que el proceso de aprobación de gastos se realiza en papel, lo cual es tedioso y difícil para Lee, Shawna y Rebecca cuando crean sus informes. Nick está abrumado por el papeleo entrante del equipo. Luego, Abhay necesita transcribir y poner todo en Excel para el informe de presupuesto semanal, además de contabilizarlo en el sistema financiero. Charlotte pasa bastante tiempo hasta descubrir cuánto han gastado Lee, Shawna y Rebecca.
Este es un problema ideal para que Microsoft Power Platform lo resuelva, porque los formularios en papel se pueden recrear en forma de pantallas de Power Apps, la aprobación se puede configurar en Power Automate, y el análisis de datos se puede hacer en Power BI. Volveremos a este ejemplo a lo largo de este conjunto de artículos.
El problema de negocio que el equipo ha decidido resolver es:
Informe de gastos: cree un proceso que sea eficiente para los empleados y el departamento de contabilidad, permita un seguimiento del presupuesto más rápido y reduzca nuestra exposición a las auditorías.
Creemos que es bastante obvio que vale la pena pasar a lo digital. A modo de cálculo rápido, el equipo de auditoría nos dijo que procesan alrededor de 150 informes de gastos por semana, y que usamos $90/hora como nuestro coste estándar para empleados. Si podemos ahorrar una hora durante el ciclo de vida de cada informe, eso significa al menos $500.000 de ahorro, solo por el tiempo perdido. Tendremos que contrastar eso con los costos de licencia y el tiempo de desarrollo de la aplicación, pero el CFO mencionó que valía la pena invertir en la mejora de visibilidad del presupuesto y cumplimiento de informes.
Durante todo el proceso de planificación de un proyecto de Power Apps, nos referiremos de nuevo a este ejemplo.
Nota
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