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Administrar directivas de grabación de Teams para reuniones y eventos

  • Artículo
  • Se aplica a:
    Microsoft Teams

Nota

Cuando los organizadores desactivan Microsoft 365 Copilot en Teams reuniones y eventos, la grabación y la transcripción también están desactivadas. Para obtener más información sobre Copilot, vea Administrar reuniones y eventos de Microsoft 365 Copilot en Teams.

SE APLICA A:Imagen de una marca de verificación para sí Reuniones Imagen de una marca de verificación para sí seminarios web Imagen de una marca de verificación para sí Ayuntamientos Imagen de una marca de verificación para llamadas de grupo sí

En Microsoft Teams, los usuarios pueden grabar sus reuniones de Teams, seminarios web y salas de la ciudad para capturar actividades de audio, vídeo y uso compartido de pantalla. Este tipo de grabación se denomina grabación cómoda. La grabación se realiza en Microsoft 365 y se guarda en OneDrive o SharePoint, que debe activarse para el usuario. Para obtener más información sobre el almacenamiento de grabación de OneDrive y SharePoint, vea Usar OneDrive y SharePoint para las grabaciones de reuniones.

Muchos usuarios usan reuniones y llamadas 1-1 indistintamente según sus necesidades. Le recomendamos que compruebe también la configuración de la directiva de grabación de llamadas. Si la configuración es diferente para reuniones y llamadas, puede causar confusión a los usuarios. Para obtener información sobre cómo administrar la grabación de llamadas RTC, consulte Configurar la grabación, la transcripción y los subtítulos de llamadas en Teams.

Cuando se graba una reunión:

  • Se carga en OneDrive (reuniones privadas) o SharePoint (reuniones de canal) del organizador de la reunión. Para obtener más información sobre las grabaciones en OneDrive y SharePoint, vea Almacenamiento y permisos de grabación de reuniones de Teams en OneDrive y SharePoint.
  • Las personas invitadas a la reunión tienen permisos para ver la grabación (los invitados y los asistentes externos solo pueden ver la grabación si la grabación se comparte explícitamente con ellos).
  • Microsoft Purview, el almacenamiento de archivos de OneDrive y los permisos de acceso se aplican a los archivos de grabación de la reunión igual que con otros archivos.
  • Está vinculado en el chat de la reunión.
  • Se muestra en la pestaña Grabaciones y transcripciones de la reunión en el calendario de Teams.
  • Se agrega a varias listas de archivos en Microsoft 365: compartido conmigo, office.com, recomendado, reciente, etc.
  • Microsoft 365 Search lo indexa

Los seminarios web y las salas de la ciudad siguen el mismo proceso de grabación. Sin embargo, hay algunas diferencias clave:

  • En las salas de la ciudad, los asistentes no pueden acceder a la grabación a través del chat.
  • De forma predeterminada, los ayuntamientos y seminarios web se graban automáticamente. Los usuarios pueden hacer que sus eventos dejen de grabarse automáticamente con la configuración Grabar y transcribir en sus opciones de reunión.
  • Los seminarios web y las salas de la ciudad usan vídeo a petición (VOD) para publicar grabaciones. Para obtener más información sobre VOD, consulte Administrar la publicación de VOD para seminarios web y salas de la ciudad.

Hay una opción para que las grabaciones tengan transcripción automática, por lo que los usuarios pueden reproducir grabaciones de reuniones con subtítulos y revisar los elementos de discusión importantes en la transcripción. Para obtener más información acerca de la transcripción y los subtítulos, consulteConfigurar la transcripción y los subtítulos para reuniones de Teams.

Para obtener información general sobre las directivas de grabación y transcripción disponibles para reuniones, eventos y llamadas de Teams, consulte Información general: Grabación y transcripción para reuniones, eventos y llamadas de Teams.

Participantes externos

Los participantes externos no pueden grabar reuniones excepto cuando se trata de una Grabación de cumplimiento de terceros de Teams. Si un usuario externo de Teams habilitado para la grabación de cumplimiento se une a una reunión o llamada hospedada por su organización, la otra organización registra esa reunión o llamada con fines de cumplimiento, independientemente de la configuración de Grabación de reunionesen su organización. Los organizadores, coorganizadores y moderadores de esa reunión reciben una notificación y pueden quitar al participante externo de la reunión si no quieren que la otra organización capture las grabaciones.

Permitir o impedir que los usuarios graben reuniones

Puede usar el Centro de administración de Microsoft Teams o PowerShell para controlar si se pueden grabar las reuniones de los usuarios. Tanto el organizador de la reunión como el iniciador de la grabación deben tener permisos de grabación para grabar la reunión. Los organizadores de reuniones con una licencia de Teams Premium pueden usar sus opciones de reunión para controlar quién puede grabar y transcribir.

Para permitir o impedir grabaciones de reuniones, siga estos pasos:

  1. En el Centro de administración de Microsoft Teams, expanda Directivas>de reuniones de reuniones.
  2. Seleccione una directiva existente o cree una nueva. Para aplicar cambios a todos los usuarios de la organización que no tengan una asignación de directiva existente, use la directiva Global. Para excluir determinados usuarios de la directiva global, cree y asigne una directiva de reunión personalizada.
  3. Activar o desactivarla grabación de la reunión.
  4. Seleccione Guardar.
  5. Para asignar la directiva:
    • Para usuarios específicos: seleccione la directiva>, seleccione Administrar usuariosAsignar usuarios>> escriba en la barra de búsqueda los nombres de usuarios específicos y seleccione Agregar> y seleccione Aplicar.
    • Para grupos: seleccione Asignación> de directiva de grupo seleccione Agregar> escriba el nombre del grupo y escriba el nombre > de la directiva, seleccione Aplicar.

Para administrar la grabación de reuniones con PowerShell, use el -AllowCloudRecording parámetro en Set-CsTeamsMeetingPolicy. Para obtener más información, consulte la sección de PowerShell de este artículo.

Grabación automática

Puede controlar si los organizadores tienen acceso a la configuración Grabar y transcribir automáticamente las reuniones. Solo puede aplicar esta configuración de directiva a usuarios y grupos.

Al activar la directiva de grabación automática para un organizador, la opción Grabar y transcribir automáticamente en sus opciones de reunión para reuniones está Desactivada de forma predeterminada. Los organizadores deben activar manualmente esta configuración para cada reunión que quieran grabar y transcribir. Para seminarios web y ayuntamientos, la configuración está Activada de forma predeterminada. Si desactiva la grabación automática, los organizadores no verán la configuración y no podrán configurar reuniones para que se graben automáticamente.

Nota

Esta configuración no se aplica a las transcripciones.

Debe usar PowerShell o una plantilla de reunión para administrar esta configuración para los organizadores.

Para administrar esta configuración con plantillas de reunión, vea Administradores de TI: crear una plantilla de reunión personalizada en Microsoft Teams. Solo los organizadores con una licencia de Teams Premium pueden usar plantillas de reunión asignadas. Si prefiere evitar que los organizadores cambien la configuración, puede bloquear el valor seleccionado. Una vez activada la plantilla, los usuarios la verán al programar reuniones. Si deciden usar esta plantilla, la grabación y la transcripción comenzarán automáticamente sin ninguna interacción del usuario.

Para administrar esta configuración con PowerShell, utilice el -AutoRecording parámetro en Set-CsTeamsMeetingPolicy. Para obtener más información, consulte la sección de PowerShell de este artículo.

Bloquear o permitir la descarga de grabaciones de reuniones de canal

-ChannelRecordingDownload es un parámetro de directiva para toda la organización que controla la carpeta donde se almacenan las grabaciones y transcripciones para determinar si los usuarios pueden descargar las grabaciones y transcripciones de las reuniones del canal.

Los dos valores de esta configuración son los siguientes:

  • Permitir (valor predeterminado): las grabaciones y transcripciones de las reuniones del canal se guardan en una carpeta grabaciones del sitio de SharePoint del canal. Los permisos de archivo de grabación y transcripción siguen los permisos de SharePoint del canal. Es igual que cualquier otro archivo cargado para el canal.
  • Bloque : las grabaciones y transcripciones de las reuniones del canal se guardan en una carpeta Solo grabaciones\Ver en el sitio de SharePoint del canal. Los propietarios de canales tienen acceso completo y derechos sobre las grabaciones y transcripciones de esta carpeta, mientras que los miembros del canal solo pueden verlos sin la opción de descargar o editar.

Para administrar esta configuración con PowerShell, utilice el -ChannelRecordingDownload parámetro en Set-CsTeamsMeetingPolicy. Para obtener más información, consulte la sección de PowerShell de este artículo.

Directiva de expiración

Las grabaciones y transcripciones expiran automáticamente

Esta configuración le permite administrar el almacenamiento reduciendo el espacio que usan las grabaciones y transcripciones anteriores. OneDrive y SharePoint supervisan automáticamente la configuración de expiración de todas las grabaciones y transcripciones, moviéndolas a la papelera de reciclaje cuando alcancen su fecha de expiración.

Puede desactivar la configuración Las grabaciones y transcripciones expiran automáticamente en el Centro de administración de Teams en Directivas> dereunión> de reunionesGrabación & transcripción.

Hora de expiración predeterminado

Esta configuración controla si las grabaciones y transcripciones expiran automáticamente. Después de activar Las grabaciones expiran automáticamente, tendrá la opción de establecer el tiempo de expiración predeterminado, medido en días. Las grabaciones y transcripciones de las reuniones tienen un tiempo de expiración predeterminado de 120 días.

Los cambios realizados en esta configuración solo afectan a las grabaciones y transcripciones recién creadas. No puede cambiar el tiempo de expiración de las grabaciones y transcripciones de reuniones existentes.

El valor de expiración es un entero para días que puede establecer de la siguiente manera:

  • Valor mínimo: 1
  • Valor máximo: 99999
  • -1 (solo PowerShell) para que las grabaciones y transcripciones nunca expiren

Nota

El tiempo máximo de expiración predeterminado para los usuarios de A1 es de 30 días.

Para establecer la hora de expiración mediante PowerShell, ejecute el siguiente comando:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity <policy name> -NewMeetingRecordingExpirationDays <days>

Establecer una dirección URL de la directiva de privacidad personalizada

Para actualizar la dirección URL de la directiva de privacidad de transcripción y grabación de Teams con un vínculo personalizado para los usuarios dentro y fuera de su organización, debe usar una de las siguientes opciones:

Si no escribe una dirección URL de privacidad y seguridad en la configuración de reuniones de Teams o PowerShell, se mostrará la directiva de privacidad de Microsoft Entra ID. Para obtener más información sobre la directiva de privacidad de Microsoft Entra ID, consulte Agregar la información de privacidad de su organización mediante el Microsoft Entra ID. Si no hay ningún Microsoft Entra ID, se muestra la directiva de privacidad de Microsoft.

Una vez que agregue la dirección URL de la directiva de privacidad, la dirección URL reemplazará la declaración de privacidad predeterminada de transcripción y grabación de reuniones de Teams.

Requerir el consentimiento del participante para la grabación y la transcripción

Puede usar el Centro de administración de Teams o PowerShell para administrar si las reuniones creadas por los organizadores con esta directiva asignada pueden requerir que los participantes proporcionen consentimiento explícito para que se grabe y transcriba. Esta directiva también se aplica a las reuniones de canal.

Cuando se activa la directiva de contrato de grabación, una vez que un usuario inicia la grabación, la transcripción o ambos de la reunión, todos los participantes se silencian, con sus cámaras y compartir contenido desactivados. Cuando un participante decide desactivar el audio, activar la cámara o compartir contenido, se le pedirá que responda "Sí" o "No" para dar su consentimiento para que se incluya en la grabación y transcripción de la reunión. Si un participante responde "No" al mensaje, tiene una experiencia de reunión de solo lectura. Los participantes de solo lectura no pueden iniciar la grabación ni la transcripción para las reuniones que requieran consentimiento explícito.

La elección de consentimiento para cada participante se incluye en el informe de asistencia. Los participantes que no estén en el informe de asistencia, debido a la directiva de administración o al dejar de participar, deben dar su consentimiento. Cuando el informe de asistencia está deshabilitado o los participantes no están en el informe de asistencia, los organizadores y los organizadores no ven los datos de consentimiento, pero como administrador, aún puede ver los datos de consentimiento en los registros de auditoría.

Puede usar el centro de administración de Teams o el -ExplicitRecordingConsent parámetro del cmdlet CsTeamsMeetingPolicy para administrar el consentimiento de grabación. Este parámetro también administra el consentimiento de grabación para audioconferencia. Para obtener información sobre el consentimiento de grabación para audioconferencia, consulte Consentimiento de grabación explícito para audioconferencia.

Para administrar esta característica con PowerShell, consulte la sección de PowerShell de este artículo.

En la tabla siguiente se muestran los comportamientos de la configuración para el consentimiento explícito:

Valor del Centro de administración de Teams Valor de PowerShell Comportamiento
Activado Habilitado Para los organizadores con esta directiva, todas sus reuniones requieren que los participantes proporcionen su consentimiento para que se graben y transcriban.
Desactivado Deshabilitado Esta configuración es el valor predeterminado. Para los organizadores con esta directiva, no se pide consentimiento a los participantes para que se grabe y transcriba. Todos los participantes se incluyen en las grabaciones y transcripciones de las reuniones de estos organizadores.

Para administrar el consentimiento de grabación para su organización en el Centro de administración de Teams, siga estos pasos:

  1. Abra el Centro de administración de Teams.
  2. Expanda Reuniones desde el panel de navegación.
  3. En Reuniones, seleccione Directivas de reunión.
  4. Seleccione una directiva existente o cree una nueva. Para aplicar cambios a todos los usuarios de la organización que no tengan una asignación de directiva existente, use la directiva Global. Para excluir determinados usuarios de la directiva global, cree y asigne una directiva de reunión personalizada.
  5. Dentro de la directiva elegida, vaya a la sección Grabación y transcripción.
  6. Alterne el Requerir acuerdo de participante para la grabación y transcripción configuración Activado o Desactivado.
  7. Seleccione Guardar.
  8. Para asignar la directiva:
    • Para usuarios específicos: seleccione la directiva>, seleccione Administrar usuariosAsignar usuarios>> escriba en la barra de búsqueda los nombres de usuarios específicos y seleccione Agregar> y seleccione Aplicar.
    • Para grupos: seleccione Asignación> de directiva de grupo seleccione Agregar> escriba el nombre del grupo y escriba el nombre > de la directiva, seleccione Aplicar.

Hay dos maneras de ver los datos de consentimiento. La primera es en elInforme de participación y asistencia a reuniones de Teams. La segunda es con el filtro Agregar información acerca de los participantes de la reuniónen los registros de auditoría de la reunión de Teams en Purview. Los datos de consentimiento están en los registros de auditoría, independientemente de la directiva que administra el informe de asistencia y participación o la opción de los usuarios para realizar un seguimiento de la asistencia. Para obtener más información sobre los registros de auditoría en Purview, consulte Actividades de registro de auditoría.

Captura de pantalla de los registros de auditoría de reuniones de Teams en Purview que muestran los datos de consentimiento.

Plataformas y puntos de conexión admitidos y no admitidos

Los siguientes tipos de usuario se autorizan automáticamente para la grabación y transcripción sin ninguna interacción con los participantes. Reciben una notificación de consentimiento y sus datos de consentimiento se registran como "no aplicable" o "consentimiento automático":

  • Salas de Teams en Android
  • Salas de Teams en Windows
  • Dispositivos de videoconferencia de terceros a través de la interoperabilidad de vídeo en la nube (CVI)
  • Dispositivos de videoconferencia de terceros que se conectan a través de Conexión directa de invitados (DGJ)

Plataformas y puntos de conexión admitidos

Se admite el consentimiento explícito en los siguientes puntos de conexión:

  • Equipos móviles (Android e iOS)
  • Participantes de la reunión que marcan con Audioconferencia
  • Llamadas RTC
  • Dispositivos compartidos
  • Equipos Mac nativos de Teams
  • Windows nativo de Teams
  • Dispositivos telefónicos de Teams (incluidos los dispositivos telefónicos de audioconferencia)
  • Teams Web
  • VDI

Plataformas y puntos de conexión no admitidos

En las reuniones que requieren consentimiento explícito, los usuarios que se unen desde puntos de conexión no admitidos tienen la experiencia de solo vista. No se admite el consentimiento explícito en los siguientes puntos de conexión, junto con los puntos de conexión que no aparecen en los puntos de conexión admitidos:

  • CarPlay
  • Clientes nativos de la versión anterior
  • Pantallas de Teams

Cumplimiento

Los usuarios finales pueden modificar la fecha de expiración de las grabaciones que controlan, por lo que no debe confiar en la configuración de expiración de la reunión para protección legal.

Registrando la configuración de expiración y las directivas de retención de Microsoft 365 en Microsoft Purview

Retención de archivos frente a directivas de expiración

La retención de archivos tiene prioridad sobre la eliminación de archivos. Una directiva de expiración de grabación de reuniones de Teams no puede eliminar una grabación de reunión de Teams con una directiva de retención de Purview hasta que se complete el período de retención. Por ejemplo, si tiene una directiva de retención de Purview que indica que un archivo se conservará durante cinco años y una directiva de expiración de grabación de reuniones de Teams establecida durante 60 días, la directiva de expiración de grabación de reuniones de Teams eliminará permanentemente la grabación después de cinco años.

Una vez que la grabación alcanza la fecha de expiración, se elimina del OneDrive del usuario y se copia en la biblioteca de conservación de documentos del inquilino. Los usuarios ya no pueden ver la grabación en OneDrive, pero como administrador, solo usted puede encontrar la grabación en la biblioteca de conservación de documentos. Para obtener más información sobre la biblioteca de conservación de documentos, vea Más información sobre la retención para SharePoint y OneDrive.

Directivas de expiración y eliminación

Si tiene una directiva de expiración de grabación de reuniones de Teams y una directiva de eliminación de Purview con diferentes fechas de eliminación, el archivo se elimina lo antes posible. Por ejemplo, si tiene una directiva de eliminación de Purview que indica que un archivo se eliminará después de un año y una expiración de grabación de reuniones de Teams establecida para 120 días, la directiva de expiración de grabación de reuniones de Teams eliminará el archivo después de 120 días.

Eliminar grabaciones antes de la fecha de expiración

Los usuarios pueden eliminar manualmente sus grabaciones antes de la fecha de expiración, a menos que haya una directiva de retención de Purview que lo impida. Si un usuario elimina manualmente una grabación que todavía está en el período de retención, la grabación se conserva en la biblioteca de suspensión para conservación. Sin embargo, la grabación se muestra como eliminada para el usuario final. Para obtener más información, consulte Obtener información sobre la retención de SharePoint y OneDrive.

Eliminación de grabaciones

En la fecha de expiración, la grabación se mueve a la papelera de reciclaje y se borra el campo de fecha de expiración. Si un usuario recupera una grabación de la papelera de reciclaje, la configuración de expiración de la reunión no la elimina de nuevo.

Normalmente, la grabación se elimina dentro de un día después de la fecha de expiración, pero en raras ocasiones podría tardar hasta cinco días. El propietario del archivo recibe una notificación por correo electrónico cuando expira la grabación y se le dirige a la papelera de reciclaje si desea recuperar la grabación.

Expiración de las grabaciones migradas de Stream (clásico)

Las grabaciones migradas de Stream (clásico) no incluyen un conjunto de expiración. En su lugar, le recomendamos que migre solo las grabaciones que quiera conservar.

Permisos y almacenamiento

Las grabaciones de reuniones de Teams se almacenan en el almacenamiento de OneDrive y SharePoint del organizador. La ubicación y los permisos dependen del tipo de reunión y del rol del usuario en la reunión. Los usuarios que tienen derechos de edición completos en el archivo de grabación de vídeo pueden cambiar los permisos y compartirlos más adelante con otros usuarios según sea necesario. Para comprender los permisos y el almacenamiento en OneDrive y SharePoint, vea Usar OneDrive y SharePoint para grabaciones de reuniones.

Búsqueda de exhibición de documentos electrónicos para grabaciones y transcripciones

Para usar eDiscovery para buscar los archivos de grabación y transcripción de los usuarios, siga estos pasos:

  1. Vaya al portal de Microsoft Purview.
  2. En el cuadro de búsqueda, escriba "eDiscovery".
  3. Siga los pasos del artículo vinculado para crear un caso de exhibición de documentos electrónicos: Crear y administrar un caso de exhibición de documentos electrónicos (Premium).
  4. Abre el estuche y, en la pestaña Colecciones , selecciona Nueva colección.
  5. Confirma la nueva colección para confirmarla en el conjunto de revisiones.
  6. Abra un conjunto de revisiones y use el filtro para buscar las grabaciones y transcripciones que está buscando.

Solución de problemas

Para obtener información sobre por qué los usuarios no pueden grabar una reunión, consulte No puedo grabar una reunión en Microsoft Teams.
Para obtener información sobre cómo usar las herramientas de diagnóstico, consulte Problemas que afectan a las grabaciones de reuniones.

PowerShell

Para empezar, conéctela a Windows PowerShell.

Después de crear o actualizar nuevas directivas, puede asignarlas a usuarios o grupos. Para obtener más información sobre cómo asignar directivas a usuarios y grupos con PowerShell, vea Asignar directivas a usuarios y grupos.

Administrar grabación

Para permitir que todos los usuarios de su organización puedan grabar, excepto los usuarios con una directiva de reunión personalizada asignada, ejecute el siguiente comando:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -AllowCloudRecording $true

Para permitir que registren usuarios específicos de su organización, ejecute los siguientes comandos:

  1. Crear una nueva directiva.

    Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "Your Policy Name" -AllowCloudRecording $true

  2. Asigne la directiva a usuarios específicos.

    Grant-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "user@contoso.onmicrosoft.com" -PolicyName "Your Policy Name"

Para permitir la grabación de grupos específicos de su organización, ejecute los siguientes comandos:

  1. Crear una nueva directiva.

    Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "Your Policy Name" -AllowCloudRecording $true

  2. Asigne grupos específicos a la directiva.

    Grant-CsTeamsMeetingPolicy -Group "Group ID" -PolicyName "Your Policy Name"

Administrar si las reuniones requieren el acuerdo de los participantes para la grabación y la transcripción

El parámetro -ExplicitRecordingConsent también controla el consentimiento de grabación para Audioconferencia. Para obtener información sobre el consentimiento explícito para Audioconferencias, consulte Consentimiento de grabación explícito para Audioconferencias.

Para requerir que los participantes den su consentimiento explícito para que se graben o transcriban en cualquier reunión que creen los organizadores con esta directiva, use el siguiente script:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity <policy name> -ExplicitRecordingConsent Enabled

Administrar la grabación automática en PowerShell

Para dar a los organizadores con esta directiva la opción de grabar sus reuniones automáticamente, siga este script:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity <policy name> -AutoRecording Enabled

Para evitar que los organizadores con esta directiva graben sus reuniones automáticamente, siga este script:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity <policy name> -AutoRecording Disabled

Administrar la descarga de grabaciones de reuniones de canal en PowerShell

Para evitar que los usuarios de su organización descarguen las grabaciones y transcripciones de las reuniones del canal de OneDrive y SharePoint, use el siguiente script:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -ChannelRecordingDownload Block

Para permitir que los usuarios de su organización descarguen transcripciones y grabaciones de reuniones de canal de OneDrive y SharePoint, use el script siguiente:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -ChannelRecordingDownload Allow