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Característica Administrar carpetas y reglas en Grupos de Microsoft 365

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Los usuarios pueden organizar los correos electrónicos de grupos de forma eficaz mediante la creación de carpetas y la configuración de reglas dentro de Grupos de Microsoft 365. Una vez creadas las carpetas en buzones de grupo, los usuarios pueden mover y copiar mensajes a carpetas diferentes manualmente y mediante reglas.

Sugerencia

Actualmente, esta funcionalidad solo está disponible en Outlook en la Web (anteriormente conocida como Outlook Web App o OWA).

Característica Habilitar carpetas y reglas para Grupos de Microsoft 365 en Outlook

De forma predeterminada, la característica Carpetas y reglas está desactivada en la organización. Los administradores pueden ver el estado actual de la característica y desactivarla o activarla.

  • Para ver el estado actual de la característica Carpetas y reglas de la organización, conéctese a Exchange Online PowerShell y ejecute el siguiente comando:

    Get-OrganizationConfig | Format-List IsGroupFoldersAndRulesEnabled

  • Para activar la característica Carpetas y reglas de la organización, ejecute el siguiente comando:

    Set-OrganizationConfig -IsGroupFoldersAndRulesEnabled $true
    • De forma predeterminada, después de activar la característica, solo los propietarios de grupos tienen permiso para crear carpetas, cambiar el nombre de las carpetas y mover y copiar mensajes entre carpetas en buzones de grupo. Para conceder permiso a los miembros del grupo, consulte la sección Habilitar permiso de miembro .
    • Para evitar que los propietarios del grupo o los miembros del grupo muevan mensajes entre carpetas, consulte la sección Bloquear la funcionalidad "Mover mensaje" .

  • Para desactivar la característica Carpetas y reglas de la organización, ejecute el siguiente comando:

    Set-OrganizationConfig -IsGroupFoldersAndRulesEnabled $false

    Si desactiva la característica después de que ya se hayan creado carpetas y reglas en un buzón de grupo, se producen las siguientes acciones:

    • Las carpetas y reglas existentes se siguen representando.
    • Las reglas existentes siguen ejecutándose.
    • Se bloquea la creación, eliminación o actualización de carpetas.
    • Se bloquea el movimiento o la copia de mensajes.

Sugerencia

Independientemente del valor del parámetro IsGroupFoldersAndRulesEnabled , siempre se muestra la carpeta Bandeja de entrada y también se muestra la carpeta Elementos eliminados si hay elementos eliminados en el buzón de grupo.

Habilitar la opción de permiso de miembro

Para permitir que los miembros del grupo creen carpetas y evalúen los mensajes en buzones de grupo, debe habilitar los permisos en los niveles siguientes:

  • En la organización (administradores).
  • En el grupo (propietarios del grupo).

De forma predeterminada, el permiso está desactivado en ambos niveles.

  • Para ver el estado actual de los permisos en la organización, conéctese a Exchange Online PowerShell y ejecute el siguiente comando:

    Get-OrganizationConfig | Format-List IsGroupMemberAllowedToEditContent

  • Para activar el permiso en la organización, ejecute el siguiente comando:

    Set-OrganizationConfig -IsGroupMemberAllowedToEditContent $true

Después de activar el permiso en el nivel de organización, los propietarios del grupo pueden habilitar permisos en los buzones de grupos que poseen para que los miembros del grupo puedan realizar las siguientes acciones:

  • Cree carpetas.
  • Cambie el nombre de las carpetas.
  • Mover y eliminar mensajes.

Los propietarios de grupos pueden habilitar estos permisos en sus Grupos de Microsoft 365 mediante los pasos siguientes en Outlook en la Web:

  1. Mientras ha iniciado sesión como propietario del grupo, vaya a https://outlook.office.com/groups/home.

  2. En la página de grupos que se abre, seleccione el grupo de Microsoft 365.

  3. En la página de detalles del grupo que se abre, seleccione Configuración.

  4. En el control flotante Configuración de grupo que se abre, seleccione Editar grupo.

  5. En la página Editar grupo que se abre, seleccione Todos los miembros podrán crear, editar, mover, copiar y eliminar carpetas y reglas de correo dentro del grupo en la sección Permisos .

    Todos los miembros podrán crear, editar, mover, copiar y eliminar carpetas de correo y reglas dentro de la configuración de grupo seleccionada en las propiedades del grupo de Microsoft 365 en Outlook en la Web.

    Cuando haya terminado en la página Editar grupo , seleccione Guardar.

Bloquear la funcionalidad "Mover mensaje"

Los administradores pueden bloquear la opción Mover mensaje para todos los buzones de grupo de una organización.

Sugerencia

Bloquear la capacidad de mover mensajes en buzones de grupo es útil en las organizaciones que usan Outlook en la Web y la aplicación de escritorio de Outlook, ya que las carpetas no están disponibles en los buzones de grupo en outlook Desktop App (solo obtienen mensajes de la carpeta Bandeja de entrada).

Bloquear la capacidad de mover mensajes en buzones de grupo también impide crear reglas de bandeja de entrada que muevan mensajes en buzones de grupo.

  • Para ver el estado actual de la funcionalidad Mover mensaje en buzones de grupo de la organización, conéctese a Exchange Online PowerShell y ejecute el siguiente comando:

    Get-OrganizationConfig | Format-List BlockMoveMessagesForGroupFolders

  • Para bloquear la funcionalidad Mover mensaje en buzones de grupo de la organización, ejecute el siguiente comando:

    Set-OrganizationConfig -BlockMoveMessagesForGroupFolders $true