Descripción general de los requisitos y características del sector público

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Las organizaciones del sector público deben cumplir requisitos reglamentarios y presupuestarios complejos, además de los requisitos de concesiones o proyectos. Por lo general, las organizaciones del sector público, como las administraciones públicas locales y regionales, las instituciones educativas, las organizaciones sin ánimo de lucro y los proveedores sanitarios están sujetos a controles, reglas y regulaciones únicas que requieren operaciones especializadas.

Las actualizaciones frecuentes de las regulaciones requieren modificaciones de las prácticas e informes y, por lo tanto, requieren una inspección constante de estas nuevas prácticas. Las organizaciones del sector público a menudo dependen de sistemas heredados complejos y obsoletos para administrar sus diversas operaciones. Esto da lugar a problemas relacionados con la presentación de informes, la elaboración de presupuestos y la gestión de la información, además de procesos comerciales engorrosos.

A continuación aparecen algunos ejemplos de organizaciones del sector público en los Estados Unidos de América:

• Educación: agencias provinciales y municipales de educación primaria y secundaria, así como universidades provinciales de educación universitaria.
• Administración pública: organizaciones regionales, provinciales y municipales que ofrecen servicios a sus ciudadanos. Prestan diversos servicios, que incluyen, entre otros, la seguridad pública, las infraestructuras, el disfrute del tiempo libre y la atención médica.
• Sanitarias: clínicas, hospitales sin ánimo de lucro y otros servicios provinciales y municipales que se brindan a sus ciudadanos.
• Organizaciones sin ánimo de lucro: oficinas de transporte, agencias de remodelación urbana y otras organizaciones que brindan servicios específicos regulados en sus estatutos aprobados por sus patrocinadores.
• Infraestructurayobraspúblicas: oficinas de servicios públicos como agua, alcantarillado, energía y obras públicas que ofrecen servicios esenciales a sus ciudadanos.

Requisitos de organizaciones de las administraciones públicas

Las organizaciones de las administraciones públicas deben adherirse a las prácticas financieras responsables y ofrecer información completa y oportuna sobre sus gastos, ingresos, activos, pasivos y recursos propios. También necesitan mejorar sus ofertas de servicios para cumplir con las crecientes expectativas de servicios.

Finance ayuda a las organizaciones de las administraciones públicas a lograr estos objetivos ofreciendo las siguientes características:

• Las prácticas de gestión financiera se pueden adaptar a las necesidades de la organización, que a menudo incluyen múltiples entidades jurídicas o unidades integrantes.
• Las estructuras contables flexibles y definidas por el usuario permiten un análisis financiero detallado en cualquier aspecto, incluidos los fondos, las funciones, los departamentos, los objetos, los programas y otros más.
• Es posible un mayor acceso a la información financiera y un mayor control sobre las prioridades de gasto.
• Las funciones avanzadas de configuración y control presupuestario permiten controles dinámicos de gastos en tiempo real, confeccionar presupuestos a niveles más elevados que los gastos, agrupaciones presupuestarias y presupuestos plurianuales.
• Están disponibles el seguimiento de presupuesto y la contabilidad de reserva de gasto y pre-reserva de gasto, incluyendo las opciones de transferencia de cierre de ejercicio.
• Es posible seguir y supervisar los fondos de concesiones y asociarlos con proyectos.
• Están disponibles las funciones comerciales para control de inventario de almacén, pedidos, seguimiento de pertenencia y donaciones.
• Se ofrecen funciones sólidas de aprovisionamiento y gestión de proveedores, como solicitudes de compra basadas en la web que están integradas con los sitios web de los proveedores. También se incluye la importación de catálogos de proveedores, pedidos abiertos, contratos, un portal de proveedores para su propio registro y la entrada de ofertas y facturas, procesamiento de solicitudes de presupuestos, codificación y análisis de mercancías, triple conciliación (pedidos, albaranes y facturas) para los proveedores, y soporte de impuestos de venta y 1099 (IRPF).
• La estrecha integración con otras aplicaciones y tecnologías de Microsoft conduce a procesos optimizados y a una mayor eficiencia.
• Áreas de trabajo preconstruidas personalizadas para usuarios del sector público, para ayudar a simplificar el acceso a datos relevantes.
• Pueden prestarse servicios locales y personalizados, desde la planificación e implementación hasta la personalización y el soporte y la formación continuos.

Funciones del módulo presupuestario

Si su organización usa control presupuestario, puede habilitar el control presupuestario para movimientos avanzados en la página Fondos presupuestarios disponibles de Presupuestos > Configuración > Control presupuestario > Configuración de control presupuestario.

• Tipos de presupuesto de reparto: los repartos ofrecen un control presupuestario adicional al requerir una acción presupuestaria para liberar los fondos apropiados para su uso, normalmente para períodos seleccionados, como un trimestre. Son una configuración facultativa adicional incluida en el control presupuestario.
• Presupuestos provisionales: los presupuestos provisionales permiten crear un presupuesto preliminar y temporal para los casos en que la nueva apropiación no esté aprobada al comienzo del ejercicio presupuestario.
• Transferencia de presupuesto a fin de año: para el sector público, se mejora la capacidad de transferir presupuestos y reservas de gastos presupuestarios relacionados con los pedidos de compra abiertos a cierre de ejercicio, lo que brinda la opción de procesar por fondos.

Movimientos avanzados en el sector público

Las organizaciones del sector público pueden usar movimientos avanzados para crear, ajustar e invertir movimientos. Por ejemplo, los movimientos avanzados se pueden usar para reclasificar gastos si las facturas se contabilizan por error en una cuenta o un proyecto incorrectos.

De manera predeterminada, Movimiento avanzado está habilitado. Si desea deshabilitar esta característica, vaya a Administración del sistema > Configuración > Configuración de licencia. En Claves de configuración en la sección Sector público, compruebe que Movimiento avanzado no está seleccionado. Los movimientos avanzados requieren definiciones de contabilización de contabilidad general.

Estas definiciones de contabilización se pueden configurar para generar múltiples movimientos compensados basados en la cuenta contable introducida en la página Movimientos avanzados.

Si desea que los usuarios puedan cambiar las dimensiones financieras de un proyecto en la línea de movimiento avanzado, deberá seleccionar la opción Permitir editar las dimensiones financieras en el formulario de movimientos avanzados de la página Parámetros de contabilidad general. Si no selecciona esta opción, los usuarios pueden cambiar las dimensiones financieras en el campo Cuenta contable, solo si las dimensiones financieras no son las dimensiones financieras predeterminadas para un proyecto.

Si desea usar movimientos avanzados para registrar entradas acumuladas de cierre de ejercicio, primero cree un movimiento avanzado, seleccione la opción Movimiento de reversión y luego introduzca una fecha de reversión. El movimiento avanzado inverso se crea cuando se contabiliza el movimiento avanzado. El movimiento avanzado inverso tendrá un nuevo número de transacción y un estado de borrador.

La fecha de reversión se usará como fecha contable, y el importe al debe o al haber de cada línea de la entrada original se invertirá. Se usará la misma definición de contabilización. El texto de la transacción para el encabezado y las líneas contendrá las palabras "Inversión de entrada desde", el número de transacción del movimiento avanzado original y el texto de la transacción del movimiento avanzado original.

Puesto que Movimientos de diario avanzados es donde realiza movimientos para la distribución de intereses y los procesos de reversión al Estado, puede actualizar los saldos bancarios al contabilizar transacciones.

Todos los movimientos realizados aparecerán en la consulta Transacciones de asiento en Contabilidad general > Consultas e informes > Transacciones de asiento. Este listado muestra todos los asientos por cuenta y asientos con importes, junto con la cuenta del proveedor, el nombre del proveedor, la cuenta del cliente y el nombre del cliente.

Transacciones puente

Algunas empresas utilizan cuentas puente para registrar pagos, por lo que tienen tiempo para procesarlos a través del banco. La cuenta puente actúa como una cuenta temporal. Cuando se registra una transacción, se envía a la cuenta puente en lugar de a la cuenta bancaria real. Cuando la empresa recibe el extracto bancario, puede registrar la transacción desde la cuenta puente a la cuenta principal.

Hay campos en las páginas Transacciones puente, Transacción bancaria y Cheques para ayudar a agilizar el proceso de conciliación.

La página Transacciones puente muestra el Número de proveedor, el Nombre y la Dirección.

La página Transacciones bancarias muestra una Fecha de liquidación para que sepa cuándo liquidó el banco la transacción.

La página Cheques muestra el campo Contabilización puente, si el cheque se ha liquidado, y la Fecha de liquidación.

Procesamiento de cierre de ejercicio en el sector público

Al final de cada año fiscal, es necesario generar transacciones de cierre y preparar las cuentas para el siguiente año fiscal. Los clientes del sector público tienen las siguientes posibilidades:

• Seleccionar cuentas por fondo.
• Destinar fondos a diferentes cuentas. Por ejemplo, puede cerrar cuentas nominales asociadas con fondos de las administraciones públicas con los saldos. También puede cerrar cuentas nominales asociadas con fondos en propiedad con ganancias retenidas.
• Configure el cierre de fin de año para todos los fondos y no fondos. Los no fondos no tienen dimensión de fondos en la estructura contable.
• Configure múltiples períodos de cierre para segregar diferentes tipos de movimientos de cierre, como el cierre general de fin de año y los ajustes de auditoría.

Puede ejecutar el proceso de fin de año varias veces para el mismo conjunto de datos. Por lo general, si se deben procesar transacciones adicionales después de ejecutar un proceso de fin de año de contabilidad general, el proceso de fin de año se puede ejecutar de nuevo para cerrar las cuentas nominales y establecer correctamente los saldos de apertura para el nuevo año.

El procesamiento de fin de año de los saldos de contabilidad general se controla mediante las opciones de configuración de fondos en dos lugares:

• El proceso de fin de año, que cierra los saldos contables del libro mayor del año anterior y establece los saldos de apertura en el nuevo año.
• La opción de procesamiento de fin de año para reservas de gastos de pedidos se establece en la página Proceso de fin de año de pedidos de compra. Puede reemplazar la opción en un fondo específico, siempre que los parámetros de contabilidad general se hayan configurado para permitir anulaciones.

Asegúrese de seleccionar un tipo de cierre para cada cuenta de su plan de cuentas. El tipo de cierre determina cómo el proceso de fin de año trata esa cuenta principal. Los cuatro tipos de cierre son:

• Real: el saldo se usa para establecer los saldos de apertura en el año nuevo.
• Nominal: la cuenta se cierra mediante el proceso de fin de año.
• Nominal, sin cierre: la cuenta la administran otros procesos de cierre, como las reservas de gasto para el cierre de pedidos de compra.
• No se aplica: la cuenta no está incluida en el procesamiento de fin de año.

Definiciones de contabilización

Los perfiles de contabilización solo pueden admitir un movimiento de compensación para una combinación dada de atributos. Los perfiles de contabilización no pueden ayudarle a generar múltiples movimientos equilibrados basados en atributos de transacción de entrada. Además, los perfiles de contabilización no pueden ayudarle a determinar el comportamiento de contabilización que depende de la cuenta del movimiento y los valores de dimensión de una transacción.

Para admitir los requisitos comerciales complejos de contabilización y elaboración de presupuestos e informes, las organizaciones del sector público suelen definir el comportamiento de contabilización en una única ubicación para garantizar que todas las contabilizaciones tengan los resultados adecuados.

Para ofrecer esta funcionalidad al sector público, Dynamics 365 for Finance incluye definiciones de contabilización. Una definición de contabilización es un conjunto de reglas definidas para generar movimientos equilibrados. Puede aplicar las reglas a los números de cuenta y las dimensiones financieras de una distribución contable en la línea del documento de origen. Las definiciones de contabilización definen las cuentas o dimensiones generadas por el sistema.

Las definiciones de contabilización son una configuración necesaria para todas las empresas, independientemente de si están en el sector público o no, para beneficiarse del compromiso contable asumido.

Para habilitar definiciones de contabilización:

1. Vaya a la página Contabilidad general > Configuración de contabilidad > Parámetros de contabilidad general.
2. Seleccione la pestaña Contabilidad.
3. Seleccione la sección Reglas de contabilidad y habilite Usar definiciones de contabilización. Cuando activa esta opción, aparece un mensaje con el texto Si activa esta casilla, los perfiles de contabilización ya no se usarán al registrar una transacción que usa un tipo en el formulario "Definiciones de contabilización de transacciones". Además, se activarán todas las definiciones de contabilización. ¿Está seguro de que desea continuar?
4. Seleccione Sí.

A continuación, puede habilitar cualquiera de las opciones siguientes.

• Habilitar apropiación presupuestaria: seleccione esta opción para usar las definiciones de contabilización para registrar las apropiaciones presupuestarias de contabilidad general para movimientos del registro presupuestario. En la página Parámetros presupuestarios, seleccione un nombre de diario de presupuesto para la apropiación presupuestaria antes de seleccionar esta opción. Las apropiaciones presupuestarias representan importes del balance de situación. Se usan para registrar los ingresos estimados y la incidencia en los saldos de los fondos en contabilidad general para información financiera. A medida que se contabilizan las entradas de registro presupuestario, también se debe generar una entrada de contabilización de contabilidad general, que afecta a las apropiaciones presupuestarias y las cuentas de saldo de fondos presupuestarios. Al usar las definiciones de contabilización con movimientos de registro de presupuesto, los presupuestos también se registran en el libro mayor.
• Habilitar proceso de reserva de gasto: seleccione esta opción para crear reservas de gasto, que registran entradas en el libro mayor de compras comprometidas u obligadas. Cuando se selecciona esta opción, debe usar las definiciones de contabilización para compras comprometidas u obligadas. Si marca esta casilla, no se generarán reservas de gastos cuando se facturen o modifiquen los pedidos de compra confirmados existentes. Debería seleccionar Sí.
• Habilitar el proceso de pre-reserva de gasto: seleccione esta opción para crear pre-reservas de gasto y reservas de gasto. Fondos de pre-reserva de gasto para gastos planificados. Cuando se selecciona esta opción, use las definiciones de contabilización para solicitudes de compra con pre-reserva de gasto. Si habilita el proceso de pre-reserva de gasto, las solicitudes de compra ya creadas no tendrán grabadas pre-reservas de gasto. Para registrar las pre-reservas de gasto para estas solicitudes de compra, cancélelas y cree nuevas solicitudes de compra con las mismas líneas.
• Reservas de presupuesto general: para incluir las pre-reservas de gasto y las reservas de gasto de solicitudes de compra o pedidos de compra preexistentes en una nueva reserva de presupuesto general, debe cancelar las solicitudes de compra y los pedidos de compra y volver a crearlos con las mismas líneas. Para registrar las reservas de gasto para cualquier reserva de presupuesto general que ya exista, cancele las reservas y vuelva a crearlas con las mismas líneas.

Las definiciones de contabilización gobiernan cómo se produce la contabilidad en los movimientos de cierre, y también ayudan a crear las transacciones de apertura para el nuevo año. Para obtener más información, consulte Definiciones de contabilización en el sector público.

Para configurar, habilitar y usar una definición de contabilización para compromisos contables asumidos, después de habilitarla en la página Parámetros de contabilidad general, deberá configurar la página Definiciones de contabilización de transacciones, que es un perfil de publicación para contabilidad de compromiso.

La página Definiciones de contabilización de transacciones de Contabilidad general > Configuración de contabilización también dirige a Finance para asociar la totalidad, un grupo, un elemento específico o una categoría de compras para usar una definición de contabilización específica para actividades de compras, proveedores, presupuestos, bancos, clientes y nóminas. (La funcionalidad de nómina solo está disponible en los Estados Unidos de América).

Puede usar definiciones de contabilización solo para transacciones que usan los tipos de transacción que se enumeran en la página Definiciones de contabilización de transacciones. Para cualquier tipo de registro de transacciones que no esté configurado para usar definiciones de contabilización, se usan perfiles de contabilización.

Restringir la capacidad de editar la distribución contable en las facturas de los proveedores

Cuando las transacciones hacen referencia a documentos de reserva de gasto relacionados, normalmente órdenes de compra, puede determinar qué dimensiones financieras se pueden editar en una factura de proveedor creada a partir de una orden de compra.

Para restringir los cambios en las dimensiones financieras, siga estos pasos:

1. Vaya a Proveedores > Configuración > Parámetros de proveedores > Validación de PO/Conciliación de facturas.
2. En la ficha desplegable Validación de dimensión financiera, seleccione la casilla Conciliación requerida para el Nombre de dimensión cuya edición desea restringir en la factura del proveedor.

Habilitar apropiaciones presupuestarias

Al habilitar las apropiaciones, debe registrar un presupuesto original y la apropiación. Esta opción le permite contabilizar en cuentas del balance de situación las apropiaciones, los ingresos estimados, etc., desde las entradas del registro de presupuesto. Para que esto funcione, también debe crear al menos un registro de definición de contabilización y asignarlo al tipo de transacción de presupuesto original en la pestaña Presupuesto de la página Definiciones de contabilización de transacciones.

Adquisición y abastecimiento en el sector público

En situaciones de emergencia o especiales, las organizaciones del sector público a veces necesitan realizar compras urgentes a los proveedores. Para hacerlo, el personal de adquisiciones puede necesitar crear pedidos de compra que agilicen el proceso de compra estándar y más elaborado. Por ejemplo, es posible que deba autorizar una compra con tan solo un número de pedido de compra, en lugar de un documento de pedido de compra impreso.

Antes de comenzar a ajustar la configuración e introducir sus datos, deberá:

• Configurar los proveedores
• Configurar el sistema de numeración de proveedores, pedidos de compra, etc.
• Especificar los tipos de certificación de proveedores.

Es posible que deba configurar los Códigos de pedidos de compra del sector público para beneficiarse de las funciones de adquisición y abastecimiento para organizaciones del sector público.

Si va a Adquisición y abastecimiento > Configuración > Parámetros de adquisición y abastecimiento, puede calcular una fecha de entrega para una línea de una orden de compra en función del tiempo de entrega del proveedor y su propio calendario de días laborables. Al usar esta característica, podrá obtener una previsión más precisa de las fechas de entrega en caso de que varíen según las líneas individuales.

Códigos de pedidos de compra del sector público: necesita crear códigos y mensajes especiales para confirmación de pedidos de compra. Los pedidos de compra de confirmación eluden el proceso de compra típico.

Primero, determine cuáles serán sus códigos y mensajes. Puede usar la página Confirmación de códigos de pedidos de compra para crear códigos y mensajes especiales que se pueden usar para confirmar pedidos de compra. Los pedidos de compra de confirmación pasan por alto el proceso de compra típico. Por ejemplo, puede autorizar un pedido no planificado usando un número de pedido de compra en el momento de la compra, en lugar de usar un documento que se proporciona antes de que se requiera el artículo.

Después de configurar los códigos, puede asignarlos a pedidos de compra en la página Todos los pedidos de compra.

Si asigna un código de confirmación de pedido de compra de a un pedido de compra en la ficha desplegable Compras no planificadas (por ejemplo, al crear un nuevo pedido de compra), el mensaje asociado al código de confirmación de pedido de compra se imprimirá en la parte superior del pedido de compra.

Para las organizaciones francesas, podrían requerirse pasos adicionales para el sector público.

Registro de recepciones de productos

Cuando recibe productos para un pedido de compra y el importe recibido es menor que el importe solicitado, la discrepancia se introduce en la página Registro de recepciones de productos en la ficha desplegable Líneas en el campo Cantidad. Cuando se introduce el importe, el importe restante se completará automáticamente en el campo Pendiente de entrega.

Delegar múltiples elementos de trabajo de compra

Puede delegar múltiples elementos de trabajo a la vez para agilizar el proceso de aprobación de flujo de trabajo y evitar asignaciones incorrectas al delegar elementos de trabajo de compra, como solicitudes, acuerdos, pedidos y facturas de proveedores.

En la página Elementos de trabajo asignados a mí, seleccione varios elementos de trabajo de compra y, a continuación, seleccione Delegar elementos de trabajo en el panel de acciones.

Clasificaciones de compras o acuerdos de ventas

Cuando los usuarios crean un nuevo acuerdo de compra o acuerdo de venta, siempre deben seleccionar el tipo de acuerdo de compra o acuerdo de venta. Existen controles adicionales del sector público disponibles en las páginas Clasificaciones de acuerdos.

Para crear y especificar clasificaciones de acuerdos, puede usar la página Clasificación de acuerdos de compra en Adquisiciones y proveedores, o en la página Clasificación de acuerdos de venta de Ventas y marketing.

• Seleccione la opción Subcontratistas para poder introducir información sobre subcontratistas en los acuerdos de compra.
• Seleccione la opción Certificaciones para introducir información sobre pólizas de seguro y bonos en los acuerdos de compra. La información puede usarse para generar un informe que puede usar para supervisar el cumplimiento del proveedor con los requisitos de certificación. Para generar el informe, vaya a la página Cumplimiento de certificaciones en acuerdos de compra.
• Seleccione la opción Actividades para introducir información sobre hitos y tareas en los acuerdos de compra.
• Seleccione la opción Requerir facturación directa para exigir facturación directa y evitar el uso de órdenes de liberación con los acuerdos de compra.