Configurar la colaboración del proveedor
La interfaz de colaboración de proveedor muestra un conjunto de información limitado sobre pedidos de compra, facturas y existencias para entregas a usuarios proveedores externos. Desde esta interfaz, los proveedores también podrán responder a las solicitudes de presupuesto (RFQ), así como ver y editar la información básica de la empresa. Los proveedores también pueden configurar su propia información bancaria para agilizar el proceso de pago.
Respuestas de proveedores
A continuación, se presentan los cuatro posibles tipos de respuesta de los proveedores cuando les envía un pedido de compra para su confirmación.
- El proveedor acepta el pedido y su perfil queda configurado para confirmar automáticamente los pedidos de compra cuando se aceptan: el estado del pedido se actualiza a Confirmado. Si algo impide que se actualice el pedido, la respuesta del proveedor aún así se registra como Aceptada, pero el estado del pedido de compra se mantiene como En revisión externa.
- El proveedor acepta el pedido y su perfil no queda configurado para confirmar automáticamente los pedidos de compra cuando se aceptan: la respuesta del proveedor se registra como Aceptada, pero el estado del pedido de compra se mantiene como En revisión externa.
- El proveedor rechaza el pedido: la respuesta del proveedor se registra como Rechazada y el estado del pedido de compra se mantiene como En revisión externa. El rechazo se recibe junto con la nota del proveedor.
- El proveedor acepta el pedido con cambios: se sugieren cambios a nivel de línea. Es posible aceptar o rechazar líneas individuales. Entre los cambios posibles, se incluye cambiar fechas o cantidades, dividir líneas para diferentes fechas o cantidades de entrega o bien sustituir artículos. El proveedor no puede modificar la información sobre los precios y los cargos. Se pueden sugerir cambios al respecto utilizando notas. La respuesta del proveedor se registra como Aceptada con cambios y el estado del pedido de compra se mantiene como En revisión externa.
Puede usar el espacio de trabajo Preparación de pedidos de compra para controlar los pedidos de compra a los que ha respondido el proveedor.
El espacio de trabajo Preparación de pedidos de compra incluye dos listas con pedidos de compra con el estado En revisión externa: En revisión externa requiere acción y En revisión externa en espera de respuesta del proveedor.
Cuando el proveedor responde a un pedido de compra, aparece una pantalla que le ofrece la oportunidad de proporcionar notas sobre su respuesta. Además del campo Notas, existe la opción de ofrecer al proveedor mensajes informativos específicos para sus tipos de respuesta.
Los mensajes de información son entradas de texto libre basadas en los tres tipos de respuesta: aceptar, aceptar con cambios y rechazar. Puede configurar un texto específico para cada tipo de respuesta y para idiomas determinados. Los tipos comunes de información a incluir serían términos y condiciones, instrucciones para el proveedor, avisos legales e información de contacto y direcciones URL.
Por ejemplo, si tiene proveedores que necesitan información en francés o español, puede agregar traducciones del texto para cubrir esa necesidad. El idioma que figura en la página del proveedor determinará la opción de idioma de sus formularios de respuesta al pedido de compra.
Opciones de configuración de proveedor
Antes de crear una cuenta de usuario para alguien que vaya a utilizar la colaboración de proveedor, debe configurar el proveedor para que pueda usar esta colaboración en la página de perfil del proveedor. Para acceder a estas opciones, abra Proveedores > Proveedores > Todos los proveedores y, a continuación, seleccione al proveedor en la lista.
Puede establecer el campo Activación de colaboración en Activo en la ficha despegable General.
Tiene dos opciones que puede seleccionar aquí:
- Activo (PC autoconfirmado): los pedidos de compra se confirman automáticamente cuando el proveedor los acepta sin cambios.
- Activo (OC no autoconfirmado): la organización debe confirmar manualmente los pedidos de compra después de que el proveedor los haya aceptado.
Además, si desea compartir información sobre los precios con el proveedor, como el precio unitario, los descuentos y los cargos a través de la interfaz de colaboración de proveedores, en la página Proveedor puede establecer la opción Importe/precios de pedido de compra en Sí, en la ficha desplegable Valores predeterminados del pedido de compra.
Cuando un proveedor está habilitado para la colaboración de proveedores, podrá agregar usuarios y autorizarlos para obtener acceso a la colaboración de proveedores.
Información bancaria de colaboración de proveedores
Una vez que se ha configurado la colaboración de proveedores para un proveedor concreto, este podrá acceder a su información bancaria. El proveedor puede editar, agregar o eliminar su información bancaria en la interfaz para agilizar el proceso de pago. Cuando se ha agregado la información del proveedor, un usuario de proveedores puede revisar y aprobar los cambios propuestos.
El flujo de trabajo de aprobación de cuenta bancaria del proveedor en Dynamics 365 Supply Chain Management es una herramienta que mejora la seguridad de la información de la cuenta bancaria del proveedor. Es un recurso valioso para las empresas que quieren mejorar sus procesos de pago y garantizar el cumplimiento de las regulaciones financieras antifraude.
Al especificar los campos que requieren aprobación y las acciones que inician el flujo de trabajo, puede personalizar el proceso de aprobación del flujo de trabajo de la cuenta bancaria del proveedor y adaptar dicho flujo a sus necesidades específicas, garantizando así que se obtengan todas las aprobaciones necesarias antes de procesar los pagos.
El flujo de trabajo para aprobar cuentas bancarias de proveedores también ayuda a las empresas a cumplir con las leyes financieras. De este modo, las empresas pueden tener la confianza de pagar únicamente a proveedores autorizados y de que sus procesos de pago cumplen con los estándares de la industria, ya que requieren la aprobación de la información de la cuenta bancaria. Este flujo de trabajo es esencial para cualquier empresa que intente maximizar sus operaciones financieras, ya que contribuye a disminuir los errores, proporciona más control sobre los procedimientos de pago, mejora la seguridad de la información de las cuentas bancarias de los proveedores y evita la pérdida de tiempo debida a los problemas generados al incumplir normativas.
Configurar el flujo de trabajo de cuenta bancaria de proveedor
Para configurar el flujo de trabajo de aprobación bancaria del proveedor, siga estos pasos:
Vaya a Proveedores > Configuración > Parámetros de proveedores.
En la pestaña General, en la ficha desplegable Aprobación de cuenta bancaria de proveedor, configure los siguientes campos:
Puede configurar la opción Aprobación de cuenta bancaria (crear) a fin de exigir la aprobación para todos los nuevos registros de cuentas bancarias, independientemente de si se crean a través del cliente web o se importan a través de la entidad de datos. Si esta opción está configurada en Sí, todos los nuevos registros de cuentas bancarias requerirán aprobación. Por el contrario, si esta opción está configurada en No, los usuarios pueden crear o importar nuevos registros de cuentas bancarias sin necesidad de aprobación.
Puede configurar la opción Aprobación de cuenta bancaria (actualización) de modo que la aprobación sea obligatoria cuando los usuarios que utilizan el cliente web actualizan registros de cuentas bancarias existentes. Si se selecciona IsEnabled en la cuadrícula, la aprobación será obligatoria. Si esta opción está configurada en No, se permiten actualizaciones en todos los campos de los registros de cuentas bancarias existentes sin requerir aprobación.
El campo Comportamiento de entidad de datos (actualización) le permite seleccionar el comportamiento en los registros existentes cuando hay una importación actualizada a través de la entidad de datos. Las selecciones en este campo no afectarán a las actualizaciones realizadas mediante el cliente web.
Permitir cambios sin aprobación: todos los campos de la entidad de datos se actualizarán sin procesar los cambios a través del flujo de trabajo.
Rechazar cambios: los campos protegidos en la entidad de datos nunca se actualizarán. Las importaciones que contengan actualizaciones para campos protegidos fallarán cuando se seleccione esta opción.
Crear propuestas de cambio: los campos no protegidos se actualizarán en la entidad de datos, y los cambios propuestos se pueden agregar a los campos protegidos. La entidad de datos no iniciará automáticamente el flujo de trabajo, por lo que deberá enviar los cambios propuestos según sea necesario.
En la lista de campos de aprobación de cuentas bancarias de proveedores, seleccione la casilla IsEnabled para cada campo que requiera aprobación.
En el panel de acciones, seleccione Guardar.
Vaya a Proveedores > Configuración > Flujos de trabajo de proveedores.
En el panel de acciones, seleccione Nuevo.
En el cuadro de diálogo Crear flujo de trabajo, seleccione Aprobación de flujo de trabajo para cambio de proveedor propuesto.
Utilice el editor de flujo de trabajo para estructurar el flujo de trabajo como desee.