Gestionar prepagos y facturas de prepago

Completado

En el siguiente vídeo se muestra cómo trabajar con prepagos.

Las organizaciones pueden usar dos métodos para los prepagos, y es importante comprender los contrastes entre ambos métodos.

  • Factura de pago por adelantado

  • Asiento del diario de anticipos

Facturación de prepago

Con la facturación de prepago, cree una factura de prepago asociada a un pedido de compra.

Las empresas pueden emitir pagos anticipados a los proveedores de bienes o servicios antes de que dichos bienes o servicios se cumplan. Para minimizar el riesgo, puede realizar un seguimiento de los prepagos definiendo el prepago en un pedido de compra.

Captura de pantalla de la página Factura de proveedor que muestra una relación de pedido de compra

Como se muestra en la captura de pantalla anterior, este prepago del proveedor Acme Office Supplies está asociado a un pedido de compra, que se define en la columna Documentos relacionados.

Puede usar la facturación de prepago en las siguientes circunstancias:

  • Cuando un valor de prepago se define en el pedido de compra.

  • Cuando el pasivo del prepago se mantiene en la cuenta de prepago, no en la cuenta de proveedores. Esta información de pasivo se especifica en los perfiles de registro como parte de la configuración de proveedores.

  • Cuando el saldo del proveedor no refleja el valor de prepago durante el proceso.

Asiento del diario de anticipos

Un asiento del diario de anticipos es para las organizaciones que no desean realizar un seguimiento de los prepagos con tanto detalle o no reciben una factura de prepago de su proveedor.

Puede crear asientos del diario de anticipos creando movimientos de diario y marcándolos como asientos del diario de anticipos. En este método no puede realizar un seguimiento de los prepagos a un proveedor que se realicen con pedidos de compra. Sin embargo, puede marcar un prepago contabilizado para la liquidación contra un pedido de compra.

La siguiente captura de pantalla muestra un pago de proveedor que especificado para Lande Packaging Supplies, pero no está asociado a un pedido de compra específico.

Captura de pantalla de un pago de proveedor no asociado a un pedido de compra

Puede usar los asientos del diario de anticipos en las siguientes circunstancias:

  • Cuando en el pedido de compra no se define un valor de prepago.

  • Cuando no necesita registrar una factura de prepago.

  • Cuando el pasivo del prepago se mantiene en la cuenta de proveedores. Esta cuenta está determinada por los perfiles de contabilización que se definen como parte de la configuración de proveedores.

  • Cuando el saldo del proveedor refleja el valor de prepago durante el proceso.

Escenario

El representante de compras crea un pedido de compra para 100 televisores a un proveedor de televisión local. El representante de ventas del proveedor comunica al representante de compras que se requiere un prepago del 10 % para poder procesar el pedido.

El representante de compras debe crear el pedido de compra y enviar una solicitud a la coordinadora de proveedores para procesar el prepago. Cuando la coordinadora de proveedores reciba la solicitud, debe registrar el prepago e imprimir el cheque al proveedor.

Una vez que se entregan los televisores, la coordinadora de proveedores recibe la factura de los productos. Ahora, debe liquidar la factura del pedido de compra contra el prepago realizado anteriormente.

Resumen del proceso de facturación de prepago

Las facturas de prepago son una práctica empresarial común. Un proveedor emite facturas de prepago para exigir un depósito sobre la compra antes de completar el pedido de compra.

Por ejemplo, algunos proveedores requieren prepago para productos o servicios personalizados. Si un proveedor emite una factura que solicita el prepago, puede utilizar la función de facturación de prepago. Puede definir un valor de prepago en el pedido de compra. A continuación, la característica de facturación de prepago registra y paga una factura de prepago y, a continuación, aplica la factura de prepago a la factura final.

Para crear un prepago, siga los siguientes pasos:

  1. El representante de compras crea, confirma y después envía un pedido de compra para la cual el proveedor solicita el prepago. Como parte del acuerdo, el valor de prepago ya está definido en el pedido de compra.

  2. El proveedor presenta una factura de prepago.

  3. El coordinador de proveedores registra la factura de prepago frente al pedido de compra y, a continuación, se paga la factura de prepago.

  4. Después de que el proveedor entregue los productos o servicios, y de que se reciban las facturas de proveedor relacionadas, el coordinador de proveedores aplica la cantidad de prepago que ya se pagó contra la factura.

  5. El coordinador de proveedores paga y liquida el importe restante de la factura.

Resumen del proceso de prepago

En muchos países o regiones, las prácticas de contabilidad requieren que las empresas no registren prepagos de un cliente o a un proveedor en las cuentas de resumen habituales del cliente o proveedor. En su lugar, las empresas deben registrar estos prepagos en cuentas contables especiales para prepagos.

En esta situación, al crear un pedido de ventas o un pedido de compras, el sistema emite una factura al cliente o al proveedor. Cuando se paga la factura, el sistema revierte los comprobantes de prepago y del impuesto de ventas en las cuentas contables de prepago. A continuación, registra automáticamente los importes de las facturas en las cuentas de resumen habituales.

Para configurar perfiles de registro para prepagos a proveedores, siga este procedimiento:

  1. En Proveedores > Configuración > Parámetros de proveedores, bajo la ficha desplegable Libro mayor e impuesto de ventas, seleccione el nuevo perfil de registro debajo de la ficha desplegable Pago utilizando el parámetro Perfil de registro para diario de pagos con pagos por adelantado.

  2. Cree un diario de pagos y luego cree el nuevo pago.

  3. Puede marcar el pago como un prepago. Si lo hace, el sistema registra el pago en las cuentas contables definidas en el perfil de registro que configuró en los pasos anteriores. Además, si marca el pago como un prepago, el sistema calcula los impuestos. Algunos gobiernos requieren que las empresas paguen impuestos al registrar un prepago, aunque no exista una factura.

  4. Contabilizar el prepago.

  5. Opcional: Puede liquidar el prepago frente al pedido de compra antes de crear la factura. En la página Pedido de compra, en el Panel de acciones, use Liquidar transacciones.

  6. Después de que el proveedor entregue los productos o servicios, contabilice la factura. Si ha liquidado anteriormente el prepago frente al pedido de compra, el prepago liquida automáticamente el prepago frente a la factura que creó. Si no liquidó el prepago frente al pedido de compra, puede liquidarlo manualmente frente a la factura utilizando Liquidar transacciones en la página Proveedor.

  7. Después de crear la factura final, el sistema le notifica cuando existen prepagos. Durante el proceso de marcado de facturas, los prepagos están disponibles para marcarlos y liquidarlos.

  8. El sistema revierte el importe de prepago de la cuenta contable de proveedores temporal. Además, si el sistema calcula impuestos, los revertiría porque la factura incluye los impuestos reales.