Tipos de facturas en Proveedores
El procedimiento para gestionar facturas entrantes varía de una empresa a otra, dependiendo del tamaño, la estructura y la organización de cada una de ellas. Normalmente, las facturas tienen uno de los siguientes estados:
Registrado
Aprobado
Pagado
Finance admite varios métodos para que las empresas gestionen las facturas entrantes para ajustarse a procedimientos de distintas empresas. El sistema dispone de un diario de facturas diferente en función de las necesidades de la empresa. Hay disponibles los siguientes tipos de facturas:
Registro y aprobación de facturas
Diario de facturas
Facturas de proveedores
Registro de facturas
El propósito del diario de registro de facturas es registrar previamente las facturas cuando llegan a la empresa y transferirlas a un grupo de facturas para su aprobación. En el diario de registro de facturas, un empleado registra la siguiente información:
Cuenta de proveedor
Número de factura
Importe
Persona que aprueba la factura
El mismo empleado valida y registra el diario en las cuentas especificadas en el perfil de publicación. Por lo general, las cuentas son cuentas pendientes en las que los importes requieren la aprobación manual y la reclasificación de la persona especificada en la línea del diario.
Por motivos de seguridad, solo un usuario puede introducir asientos en un diario a la vez.
Una vez introducidos todos los asientos de factura en el diario, Seleccione el botón Registrar para registrar el diario de facturas. Para acceder a la página Registro de facturas , vaya a Registro de facturas de facturas de > proveedores > .
Las siguientes opciones de registro están disponibles cuando trabaja con registros de facturas en la aplicación:
Registrar y transferir : publique las líneas que no tienen errores y transfiere las líneas que tienen errores a un diario nuevo.
Registrar : registre las líneas seleccionadas. Si existe un error, el sistema no registra líneas y aparece un mensaje de error.
Al registrar los asientos de diario, los transfiere a un grupo de facturas. En un diario de aprobación de facturas, puede transferir las líneas del diario desde el grupo de facturas al diario de aprobación.
Grupo de facturas y diario de aprobación
Después de registrar los asientos del registro de facturas, las publicaciones se muestran en el grupo de facturas.
Para ver los registros en el grupo de facturas, vaya a Proveedores > Facturas > Grupo de facturas.
El grupo de facturas muestra la información relevante sobre las facturas que esperan aprobación.
Escenario
April, la responsable de proveedores, registra una factura entrante en el registro de facturas y luego publica el registro. April envía la factura física a Phyllis, la administradora contable, para su aprobación. Phyllis aprueba la factura con una firma o un sello y después devuelve la factura a April. April la registra y publica la aprobación en el diario de aprobación de facturas. Ahora puede pagar la factura.
El grupo de facturas alberga facturas con origen en un pedido de compra que, a su vez, tienen su origen en un registro de facturas. Vaya al Grupo > de facturas de facturas de proveedores > y luego Seleccionar el botón Pedido de compra para Seleccionar y aprobar los pedidos de compra.
Puede usar > la aprobación > de facturas de proveedores para ver todas las facturas registradas que tiene asignadas. A continuación, puede Seleccionar una, varias o todas para agregarlas al diario de aprobación de facturas.
A continuación, debe comprobar en las cuentas de gastos cada cupón y después registrar el diario.
Cuando utiliza este enfoque, Finance revierte las transacciones en el grupo de facturas y, a continuación, actualiza la cuenta de resumen del proveedor. En el perfil de contabilización, esta cuenta de resumen de proveedor se asigna a la cuenta de proveedor de ese mes de abril, el empleado de proveedores, previamente asignado a un asiento registrado.
Diario de facturas
Puede introducir facturas directamente en el diario de facturas. De forma predeterminada, el usuario que ha iniciado sesión y que introduce las líneas del diario aprueba las facturas.
El diario de facturas está diseñado para usuarios que introducen las facturas que reciben de proveedores que no tienen relación con pedidos de compra. Por lo general, estos tipos de facturas serían para bienes gastados, sin existencias. Después de que el usuario introduzca las facturas entrantes, puede registrarlas. Puede ver y usar el diario de facturas en Facturas de proveedores > Diario de > facturas
Escenario
April, la responsable de Proveedores en Contoso, introduce la factura directamente en un nuevo diario de facturas y después la aprueba y la registra en el diario. Ahora puede pagar la factura.
El siguiente Vídeo muestra cómo utilizar el diario de facturas.
Informe de compras acumuladas sin impuestos
El informe de compras acumuladas muestra detalles sobre las recepciones de productos que introduce y registra, pero no factura, a partir de la fecha límite que especifique. El informe contiene datos que puede utilizar para conciliar una o más cuentas de compras acumuladas.
Los detalles de la factura se muestran en el informe cuando se cumple una de las siguientes condiciones:
La fecha de la transacción de recepción es anterior o igual a la fecha límite y la fecha de la transacción de factura es posterior a la fecha límite.
La fecha de la transacción de factura es anterior o igual a la fecha límite y la fecha de la transacción de recepción es posterior a la fecha límite.
Puede usar la fecha límite para incluir recepciones corregidas para generar el informe según la fecha contable o la fecha de la versión. Esta flexibilidad permite a los administrativos de proveedores conciliar mejor y contabilizar la información de las compras acumuladas.