Flujo de trabajo de factura de proveedor
Para comprobar y controlar el procesamiento de las facturas de los proveedores y para facilitar el proceso de contabilización, Proveedores cuenta con características que proporcionan a los usuarios las herramientas para administrar este proceso:
- Los totales de la factura del proveedor deben coincidir con el total registrado antes de que pueda enviarse al flujo de trabajo
- Un paso en el flujo de trabajo de la factura del proveedor para contabilizar la factura una vez que pasa los criterios del flujo de trabajo
Prohibir el envío al flujo de trabajo cuando el total de la factura y el total de la factura registrado no coincidan
Con esta característica, si tiene Flujo de trabajo de factura de proveedor activado, una factura no puede enviarse al flujo de trabajo cuando la cantidad registrada difiere de la cantidad facturada. Si ese es el caso, la persona que introduce la factura recibe un mensaje de error que indica que la factura no se puede enviar al flujo de trabajo.
Aquí hay un vídeo de cómo funcionará este proceso:
Registro de lotes de facturas de proveedor
Para minimizar los retrasos entre la aprobación de una factura de proveedor en el flujo de trabajo y la contabilización de la misma, puede elegir que la factura se agregue a un lote para contabilizarla en el flujo de trabajo.
En la captura de pantalla, puede ver un flujo de trabajo de factura de proveedor con esta tarea agregada:
Proveedores > Configuración > Flujo de trabajo de proveedores
En esta captura de pantalla, puede ver el historial del flujo de trabajo y el proceso de publicación que ha tenido lugar.
Y, finalmente, después de la contabilización por lotes, la factura aparece en la página Facturas de proveedor abiertas:
Proveedores > Facturas > Facturas de proveedor abiertas
Actualizar las cantidades de las facturas para conciliarlas con las cantidades de recepciones de productos del flujo de trabajo
Para algunos procesos empresariales, antes de crear una factura es necesario que un proveedor reciba todos los bienes y servicios. Para lograr esto, existe la opción de activar la característica Actualizar las cantidades de las facturas para que coincidan con las cantidades recibidas del producto en el flujo de trabajo del espacio de trabajo Gestión de características.
Esta característica permite a los usuarios tener flexibilidad para actualizar la cantidad de la factura dentro del proceso de flujo de trabajo en lugar de recibir un error de flujo de trabajo. Cuando se produce un error, el usuario debe actualizar la cantidad recibida y luego comenzar el proceso de facturación de nuevo. Esta característica evita los errores de publicación, y la pérdida de tiempo y esfuerzo del usuario.
Para obtener más información sobre la instalación y la configuración necesarias para esta característica, consulte Registrar la factura de proveedor y compararla con la cantidad recibida.