Compartir a través de

Usar Icertis Contract Intelligence en Azure

  • Artículo

Los contratos son la base del comercio, y los fabricantes de clase mundial se dan cuenta de la necesidad de una plataforma de contratación integral que pueda escalar y evolucionar para gestionar mejor tanto a los clientes como a los proveedores Relaciones. Icertis Contract Intelligence (ICI) para fabricantes, energizado por Microsoft Azure, proporciona a las organizaciones una plataforma globalmente escalable de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) para alinear la intención comercial y las obligaciones capturadas en los acuerdos comerciales entre las empresas de fabricación, sus clientes (contratación del lado vendedor) y sus proveedores de materiales y socios de fabricación por contrato (contratación del lado comprador).

Retos actuales

La industria manufacturera depende en gran medida de un equilibrio calibrado entre la demanda y la oferta. Las decisiones de producción e inventario a corto plazo deben tomarse con base en la demanda real y el movimiento de bienes a través de los canales de consumo. Mientras tanto, la complejidad del producto continúa aumentando y los productos ya no están completos en el punto de venta, sino que deben fabricarse para lanzamientos continuos para ofrecer un valor duradero.

Históricamente, los contratos no han reflejado la creciente complejidad de la industria manufacturera. En lugar de ello, los contratos siguen siendo capturados en documentos estáticos que se almacenan y se olvidan. Todo el arduo trabajo y los meses de esfuerzo que se invirtieron en la negociación de ese contrato se pueden perder cuando los datos del contrato no pueden aparecer en tiempo real a medida que cambian las necesidades comerciales. El cambio incluye información comercial crítica como protecciones de precios, cláusulas de entrega, condiciones de pago e incentivos de pago anticipado, reembolsos, descuentos escalonados, niveles de servicio de calidad y disposiciones de auditoría. La mala visibilidad y control de los datos de este contrato genera fugas y riesgos en una empresa.

Estos desafíos pueden agravarse con el tiempo, a medida que se producen adquisiciones o que varias divisiones operan de forma autónoma y diferentes sistemas de contratación y repositorios almacenan datos de contratos en toda la empresa. Tener múltiples sistemas de contratación amplifica las ineficiencias. Es común que una empresa tenga una herramienta para cada unidad de negocio (legal, adquisiciones, ventas y otro software para equipos periféricos como TI e instalaciones). Tener contratos distribuidos en múltiples sistemas crea un riesgo significativo para las obligaciones de seguimiento y auditoría. También puede agregar costos para comprar, mantener, capacitar y respaldar todas estas herramientas dispares.

Otros desafíos comunes que enfrentan las empresas manufactureras con las soluciones de contratación heredadas incluyen:

  • Oportunidades comerciales perdidas debido a retrasos en los contratos, relacionado con la lentitud en la creación, revisión y ejecución de los contratos.
  • Los sistemas rudimentarios no logran modelar contratos complejos y específicos de la industria, especialmente Relaciones único y específico de la industria, como diseño, ingeniería y fabricación complejos.
  • Bajo rendimiento financiero impulsado por el incumplimiento del valor del contrato, relacionado con pagos atrasados, compromisos contractuales desalineados o facturas de proveedores que no coinciden con los precios contractuales negociados.
  • Riesgo empresarial y de marca introducido por acuerdos comerciales que no cumplen con las normas, especialmente debido a los rápidos cambios en los requisitos regulatorios y de cumplimiento.
  • Recursos críticos consumidos por las actualizaciones manuales de cumplimiento en un momento en que la escasez de mano de obra requiere que los equipos sean muy estratégicos en la forma en que utilizan su tiempo.

Ventajas de Icertis Contract Intelligence en Azure

El entorno empresarial actual exige un nuevo enfoque de los contratos.

  • Para los contratos de venta (es decir, contratos de venta con clientes o distribuidores), los fabricantes necesitan varios factores críticos para contratar una nueva venta. Estos impulsores incluyen plantillas para crear nuevos acuerdos de ventas, posiciones alternativas y alternativas al negociar con clientes, herramientas de creación y revisión fáciles de usar como Microsoft Word, flujos de trabajo de revisión automatizados para acelerar las aprobaciones, además de auditabilidad y trazabilidad para cualquier cambios o ajustes al contrato. En resumen, necesitan un sistema que pueda gestionar los procesos de contratación de principio a fin, desde la cotización hasta la venta.

  • Para los contratos de compra (es decir, contratos para la compra de bienes y servicios de proveedores y socios), la adquisición necesita varias características críticas para ayudar a agilizar la creación y la gobernanza de sus miles de Relaciones. Estos impulsores incluyen guías de contratos para garantizar que los nuevos acuerdos de compra estén estandarizados, capacidades de autoservicio para acuerdos de bajo riesgo como los de no divulgación (NDA), guías de negociación impulsadas por IA, tablas de metadatos adjuntas a los contratos para rastrear los precios de las piezas o las tarifas de mano de obra, fácil Las funciones de firma de uso, las integraciones en sistemas ERP y los informes y análisis avanzados para realizar un seguimiento de los precios solicitados en las facturas están alineados con lo que figura en los contratos.

Icertis y Microsoft trabajan estrechamente con clientes y socios para garantizar que los fabricantes puedan impulsar beneficios estratégicos, financieros y operativos a través de inteligencia de contratos a través de seis palancas de valor:

  1. Reducir la fuga de ingresos : la gestión de los costos de transacción se ve favorecida al vincular las obligaciones contractuales con los pedidos y actuar sobre el precio de compra, el cronograma y las variaciones en la cantidad del pedido (cuatro vías). Con Icertis Contract Intelligence, los clientes pueden vincular sus obligaciones contractuales a los pedidos para identificar rápidamente el precio de compra, las condiciones de pago, el cronograma de fabricación o las variaciones en la cantidad del pedido. ICI también permite la interoperabilidad con sus otros sistemas de registro.

  2. Aumentar la visibilidad de los proveedores : la gestión de las obligaciones comerciales requiere la capacidad de realizar un seguimiento, evaluar y actuar en función de todos los compromisos (cláusulas de inflación, datos de hitos, cláusulas de penalización, reembolsos, etc.) que usted y sus proveedores hayan acordado. . Con Icertis Contract Intelligence, los clientes pueden estar seguros de que comprenden y actúan en función de toda la información, hasta la tabla, la cláusula, los datos de atributos y las notas escritas a mano que figuran en sus contratos.

  3. Mejor mitigación de riesgos y cumplimiento : para seguir cumpliendo, los fabricantes necesitan visibilidad de cómo los nuevos requisitos regulatorios afectan los contratos de proveedores o clientes, y la capacidad de implementar fácilmente modificaciones de manera específica para abordar esos nuevos requisitos. Con Icertis Contract Intelligence, los clientes pueden buscar y analizar contratos hasta la palabra o tabla. Los clientes también pueden conectarse a otros sistemas de registro para eliminar la necesidad de hojas de cálculo, aumentando el tiempo de obtención de valor y disminuyendo el tiempo de mitigación.

  4. Proteja los márgenes : la gestión del margen operativo requiere visibilidad de los índices de materias primas, la inflación y los precios fijos, y dónde puede trasladar estos costos a los clientes. Con Icertis Contract Intelligence, los clientes pueden obtener una visión más granular de los datos más allá de la cláusula. Esta capacidad significa responsabilizar a los clientes y proveedores por los precios, reembolsos, promociones y descuentos por volumen adicionales que de otro modo no se habrían gestionado.

  5. Gestionar los compromisos de flujo ascendente y descendente : confirmar que todas las obligaciones y compromisos de especificaciones con los clientes se reflejan en los acuerdos con los proveedores relacionados con los acuerdos con los clientes (y viceversa) permite la visibilidad empresarial y alertas de desajustes. y flujos de trabajo para escenarios de incumplimiento. Con Icertis Contract Intelligence, los clientes pueden estar seguros de que el flujo descendente abarca los contratos tanto del lado de la compra (por ejemplo, requisitos de piezas que deben cumplirse, tolerancia de PPM defectuosos, especificaciones de calidad, grado de material) como del lado de la venta (por ejemplo, la creación de una alerta, notificación de escenario de incumplimiento).

  6. Impulse la productividad y la eficiencia operativa : los procesos de contratación mejorados reducen el tiempo y el esfuerzo para contratar e incorporar proveedores, tanto nuevos como existentes. Con Icertis Contract Intelligence, los clientes pueden tomar todos los requisitos de la cadena de suministro global y trasladarlos a una plataforma centralizada con capacidades flexibles, que cumpla con los requisitos lingüísticos globales y las necesidades de integración perfecta con otros sistemas.

Icertis Contract Intelligence basada en Azure: arquitectura de referencia

Inteligencia de contratos de Icertis (ICI) opera en una amplia gama de servicios Microsoft Azure. La arquitectura de referencia proporciona una descripción general de los productos comunes de Icertis, especialmente nuestra última capacidad de IA generativa, llamada Icertis ExploreAI Service, integrada con el servicio Microsoft Azure OpenAI. En general, Icertis utiliza más de 50 servicios de Azure para proporcionar escalabilidad segura a nivel mundial, integración profunda y capacidades para herramientas de Microsoft de uso común, así como capacidades de servicios de nube e infraestructura de clase mundial para los clientes.

Arquitectura de referencia para Icertis Contract Intelligence.

Descargue un PDF imprimible de este diagrama de arquitectura de referencia.

Algunos aspectos destacados de cómo Icertis utiliza los servicios de Azure son:

Orígenes de datos

La plataforma ICI se conecta a sistemas empresariales adyacentes que gestionan datos relevantes para los procesos de contratación. Esta conexión agiliza los flujos de trabajo previos a la ejecución y también ayuda a monitorear el cumplimiento de las obligaciones después de la ejecución. La plataforma ICI permite a las empresas utilizar las mejores capacidades del ciclo de vida de los contratos como parte de sus procesos estratégicos de la solicitud al pago o de cliente potencial a efectivo. Por ejemplo, las integraciones con sistemas de gestión de proveedores permiten que la información del proveedor fluya hacia el proceso de contratación para agilizar la creación de documentos y luego regrese al sistema del proveedor después de la ejecución para obtener una visibilidad completa de las obligaciones contractuales del proveedor.

Ingesta de datos

La plataforma ICI presenta más de 200 API para integrarse en otros sistemas empresariales. La plataforma ICI también utiliza varias soluciones de Azure para facilitar la interacción con sistemas externos. Por ejemplo, Azure Service Bus se utiliza para notificar a sistemas externos sobre eventos (por ejemplo, creación de documentos de acuerdo) y activar tareas apropiadas basadas en eventos (por ejemplo, enviar una notificación por correo electrónico).

Icertis Contract Intelligence - Gestión del ciclo de vida del contrato (CLM)

En el centro de la solución se encuentra la gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) de ICI, que le ayuda a comprender la intención y el valor total de cada contrato. La plataforma ICI gestiona todos los elementos del ciclo de vida del contrato, desde el inicio del contrato, pasando por las negociaciones, hasta el seguimiento del desempeño posterior a la ejecución. Además de estos procesos centrales de gestión del ciclo de vida de los contratos, la plataforma ICI también presenta una gran cartera de aplicaciones y soluciones de inteligencia artificial que abordan casos de uso únicos en todos los procesos comerciales y verticales. Esto incluye una lista cada vez mayor de copilotos impulsados ​​por el servicio Icertis ExploreAI creado en Azure. OpenAI:

  • Interactive Insights Copilot le permite interactuar directamente con los contratos y descubrir rápidamente información a través de mensajes jerárquicos predefinidos y mensajes de formato libre que resaltan disposiciones clave e identifican información relacionada con el contrato. Por ejemplo, un líder de ventas puede revelar rápidamente los detalles comerciales de un contrato mediante consultas simples y conversacionales. Alternativamente, un líder de adquisiciones puede encontrar oportunidades de ahorro solicitando al sistema, en lenguaje sencillo, que muestre información sobre reembolsos o compras dentro de un contrato.
  • Risk Assessment Copilot automatiza revisiones de contratos de gran volumen comparando los atributos del contrato con sus criterios de riesgo específicos para garantizar que las cláusulas requeridas y el lenguaje aprobado estén presentes en cada acuerdo. Risk Assessment Copilot asigna acuerdos que no requieren revisión adicional e identifica y lo ayuda a abordar los atributos faltantes o que no cumplen, para que pueda concentrarse en hacer crecer su negocio.

Management

La plataforma ICI utiliza múltiples soluciones de Azure para brindar mayor control, seguridad y medidas de cumplimiento a los usuarios. Por ejemplo, la plataforma Icertis proporciona administración segura de claves acceso y almacenamiento mediante Azure Key Vault.

Innovación

  • Productividad y colaboración : con integraciones profundas en Microsoft 365, Microsoft Teams y Microsoft Power BI, los usuarios pueden crear, ver, aprobar y colaborar en contratos. dentro de las aplicaciones que utilizan todos los días para acelerar el flujo y la adopción de contratos. Por ejemplo, la integración con Outlook permite que la entrada automatizada de correos electrónicos y archivos adjuntos se enrute sin problemas para su revisión y aprobación. De manera similar, con la experiencia de Icertis para Microsoft Word, los usuarios pueden trabajar directamente en Word para configurar plantillas de contratos y redactar y revisar acuerdos, con acceso completo a la biblioteca de cláusulas de contratos. Los usuarios pueden colaborar aún más en contratos en tiempo real a través de la experiencia Microsoft Teams .
  • Planificación y gestión : a través de ICI Experiencias para Microsoft Dynamics 365, los clientes pueden utilizar potentes funciones, como la creación de contratos con un con un solo clic y administrar la creación de contratos, el flujo de trabajo, los hitos y las aprobaciones sin salir de la aplicación Dynamics.

Inteligencia artificial

Las soluciones de IA de Icertis, impulsadas por Microsoft Azure IA y Microsoft Azure OpenAI servicios, permiten a las empresas utilizar de forma segura el poder de la IA generativa para aportar un nuevo nivel de eficiencia a la contratación. que potencia tu negocio. Por ejemplo, el servicio Icertis ExploreAI, impulsado por Microsoft Azure OpenAI, permite a los líderes empresariales y a los usuarios finales utilizar de forma segura la IA generativa para revelar riesgos e información dentro de sus contratos mediante una serie de indicaciones basadas en personas.

Almacenamiento

Icertis utiliza múltiples soluciones de Azure para almacenar y recuperar datos de contratos. Por ejemplo, la plataforma ICI utiliza los servicios Azure Database para proporcionar una plataforma sólida y escalable para almacenar y administrar contratos mientras aborda los requisitos de seguridad, cumplimiento y protección de datos. Esta capacidad permite ampliar y gestionar los derechos y compromisos en más de 10 millones de contratos por valor de más de $1 billones, en más de 40 idiomas.

Pasos siguientes