Administrar reglas de flujo de correo en Exchange Online

En organizaciones de Exchange Online o organizaciones independientes de Exchange Online Protection (EOP) sin buzones de Exchange Online, puede usar reglas de flujo de correo de Exchange (también conocidas como reglas de transporte) para buscar condiciones específicas en los mensajes que pasan a través de su organización y tomar medidas en ellas.

En este artículo se muestra cómo crear, copiar, ajustar el orden, habilitar o deshabilitar, eliminar, importar o exportar reglas y supervisar el uso de reglas.

Sugerencia

Para asegurarse de que las reglas funcionan de la manera esperada, asegúrese de probar exhaustivamente cada regla y las interacciones entre ellas.

¿Qué necesita saber antes de empezar?

• Tiempo estimado para completar cada procedimiento: 5 minutos.

• Para obtener información sobre cómo acceder al Centro de administración de Exchange (EAC), consulte Centro de administración de Exchange en Exchange Online. Para conectarse al PowerShell de Exchange Online, consulte Conexión a Exchange Online PowerShell. Para conectarse a PowerShell de EOP independiente, consulte Conexión a PowerShell de Exchange Online Protection independiente.

• Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo estos procedimientos. Para ver qué permisos necesita, consulte la entrada "Flujo de correo" en Permisos de características en Exchange Online.

• Para obtener información sobre los métodos abreviados de teclado que se pueden aplicar a los procedimientos de este artículo, consulte Métodos abreviados de teclado para el Centro de administración de Exchange.

Sugerencia

¿Problemas? Solicite ayuda en los foros de Exchange. Visite los foros en Exchange Online o Exchange Online Protection.

Crear una regla de flujo de correo

Puede crear una regla de flujo de correo en el EAC o en PowerShell. En el EAC, también puede crear una regla de flujo de correo copiando una regla existente.

Nota:

Después de crear o copiar una regla de flujo de correo, la nueva regla puede tardar 30 minutos o más en aplicarse a los correos electrónicos.

Uso del EAC para crear una regla de flujo de correo

El EAC permite crear reglas de flujo de correo seleccionando una plantilla o empezando desde cero.

1. En el nuevo EAC de https://admin.exchange.microsoft.com, vaya aReglas de flujo> de correo. O bien, para ir directamente a la página Reglas , use https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules.

2. En la página Reglas , cree la regla mediante una de las siguientes opciones:

   • Para crear una regla a partir de una plantilla, seleccione Agregar un seleccione una plantilla en la lista desplegable.
   • Para crear una nueva regla desde cero, seleccione Agregar un>Cree una nueva regla.

   Se abre el asistente para nueva regla.

3. En la página Establecer condiciones de regla , escriba un nombre único para la regla en el cuadro Nombre y, a continuación, seleccione las condiciones, excepciones y acciones de la regla:

   • Aplique esta regla si...: seleccione una condición de la lista.

     • Algunas condiciones requieren otros valores. Por ejemplo, si selecciona El remitente es..., también debe especificar una dirección de remitente. Si va a agregar una palabra o frase, no se permiten espacios finales.
     • Para agregar más condiciones, seleccione Agregar condición y repita este paso.
     • Seleccione Eliminar condición Para quitar la condición.
     • Para aplicar a todos los mensajes de la organización, seleccione la condición Aplicar a todos los mensajes .

   • Haga lo siguiente...: Seleccione una acción de la lista.

     • Algunas acciones requieren otros valores. Por ejemplo, si selecciona Reenviar el mensaje para su aprobación a..., debe seleccionar un destinatario en su organización.
     • Para agregar más acciones, seleccione Agregar acción y repita este paso.
     • Seleccione Eliminar icono eliminar acción Para quitar la acción.

   • Excepto si...: use esta configuración para especificar las excepciones a la regla. Las excepciones disponibles son idénticas a las condiciones disponibles.

     • Algunas excepciones requieren otros valores. Por ejemplo, si selecciona El remitente es..., también debe especificar una dirección de remitente. Si va a agregar una palabra o frase, no se permiten espacios finales.
     • Para agregar más excepciones, seleccione Agregar excepción y repita este paso.
     • Seleccione Eliminar icono eliminar excepción Para quitar la excepción.

   Cuando haya terminado en la página Establecer condiciones de regla , seleccione Siguiente.

4. En la página Set rule settings (Establecer configuración de regla ), configure los siguientes valores:

   • Modo de regla: seleccione uno de los valores siguientes:

     • Aplicar: active la regla e inicie el procesamiento de mensajes inmediatamente. Se realizan todas las acciones de la regla.
     • Probar con sugerencias de directiva: active la regla y se envían todas las acciones de sugerencia de directiva ( notificar al remitente con una sugerencia de directiva), pero no se realizan acciones relacionadas con la entrega de mensajes.
     • Probar sin sugerencias de directiva: solo se aplica la acción Generar informe de incidentes . No se realizan acciones relacionadas con la entrega de mensajes.

   • Gravedad: seleccione un nivel de gravedad para esta regla. Las coincidencias de reglas se agrupan por nivel de gravedad en los informes de actividad. El nivel de gravedad es solo un filtro para facilitar el uso de los informes. El nivel de gravedad no afecta a la prioridad en la que se procesa la regla.

     • No especificado
     • Baja
     • Media
     • Alto
     • No auditar: las coincidencias de reglas no aparecen en los informes de reglas.

   • Active esta regla y desactive esta regla: use esta configuración para activar y desactivar la regla durante un período de tiempo específico. Si crea la regla antes de activar esta regla en la fecha, la regla está habilitada, pero no se procesa. Después de desactivar esta regla en la fecha, la regla permanece habilitada, pero no se procesa.

   • Detener el procesamiento de más reglas: use esta configuración para evitar que se apliquen reglas adicionales al mensaje después de esta regla. Si esta regla procesa un mensaje, no se procesan reglas posteriores para ese mensaje.

   • Aplazar el mensaje si no se completa el procesamiento de reglas: especifique cómo se debe controlar el mensaje si el procesamiento de reglas no puede finalizar. De forma predeterminada, la regla se omite y otras reglas continúan procesando el mensaje. Si selecciona esta opción, el mensaje se vuelve a enviar para su procesamiento.

   • Coincidencia de la dirección del remitente en el mensaje: especifique qué dirección de correo electrónico se evalúa por condiciones o excepciones que inspeccionan la dirección de correo electrónico del remitente:

     • Encabezado: solo se examinan los encabezados del mensaje.
     • Sobre: solo se examina el sobre del mensaje SMTP.
     • Encabezado o sobre: se examinan los encabezados de mensaje y el sobre del mensaje SMTP.

   • Comentarios: agregue un comentario opcional a la regla.

   Cuando haya terminado en la página Establecer configuración de regla , seleccione Siguiente.

5. En la página Revisar y finalizar , compruebe la configuración. Seleccione Atrás o use los vínculos Editar condiciones de regla o Editar configuración de regla para modificar la configuración.

   Cuando haya terminado en la página Revisar y finalizar , seleccione Finalizar.

6. En la página de confirmación, seleccione Listo.

Uso de Exchange Online PowerShell para crear una regla de flujo de correo

En el ejemplo siguiente se crea una nueva regla de flujo de correo que antepone el texto External message to Sales DG: a la línea Asunto de los mensajes externos que se envían al grupo de distribución Departamento de ventas:

New-TransportRule -Name "Mark messages from the Internet to Sales DG" -FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Department" -PrependSubject "External message to Sales DG:"

Para obtener información detallada acerca de la sintaxis y los parámetros, vea New-TransportRule.

Nota:

Los parámetros y la acción utilizados en el ejemplo anterior son solo para ilustración. Revise todas las condiciones y acciones de regla de flujo de correo disponibles para determinar cuáles cumplen sus requisitos.

Uso del EAC para copiar una regla de flujo de correo

1. En el nuevo EAC de https://admin.exchange.microsoft.com, vaya aReglas de flujo> de correo. O bien, para ir directamente a la página Reglas , use https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules.

2. En la página Reglas , seleccione la regla seleccionando el botón de radio que aparece junto al valor Estado y, a continuación, seleccione la acción Duplicar aparece.

3. En el control flotante Crear una copia de "<Nombre> de regla" que se abre, los valores de las pestañas Condiciones y Configuración se rellenan con la configuración de la regla copiada. El nombre predeterminado es Copiar el nombre> de regla<. Puede cambiar cualquiera de los valores de regla. La configuración disponible es idéntica a la de la creación de una nueva regla, como se explica en la sección Uso del EAC para crear una regla de flujo de correo .

4. Cuando haya terminado de editar la configuración de la regla, seleccione Crear copia en la parte inferior del control flotante.

5. En el control flotante de confirmación que se abre, seleccione Duplicar.

6. En el control flotante correcto que se abre, seleccione Cerrar X.

¿Cómo sabe que ha creado correctamente una regla de flujo de correo?

Para comprobar que ha creado correctamente una regla de flujo de correo, realice uno de los pasos siguientes:

• En la página Reglas del EAC en https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules, compruebe que aparece la regla de flujo de correo que creó o copió.

• En Exchange Online PowerShell, reemplace New Rule Name> por <el nombre de la regla que creó o copió y ejecute el siguiente comando:

  Get-TransportRule -Identity "<New Rule Name>""
  

Visualización o modificación de una regla de flujo de correo

Nota:

Después de modificar una regla de flujo de correo, la regla actualizada puede tardar 30 minutos o más en aplicarse a los correos electrónicos.

Uso del EAC para ver o modificar una regla de flujo de correo

1. En el nuevo EAC de https://admin.exchange.microsoft.com, vaya aReglas de flujo> de correo. O bien, para ir directamente a la página Reglas , use https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules.
2. En la página Reglas , seleccione una regla de la lista haciendo clic en cualquier lugar de la fila que no sea la casilla de verificación redonda situada junto al nombre.
3. En el control flotante de detalles que se abre, puede ver la configuración existente y realizar cambios seleccionando Editar condiciones de regla y Editar configuración de regla en la parte superior del control flotante. La configuración disponible es idéntica a la de la creación de una nueva regla, como se explica en la sección Uso del EAC para crear una regla de flujo de correo .

Uso de Exchange Online PowerShell para ver o modificar una regla de flujo de correo

En el ejemplo siguiente se devuelve una lista de resumen de todas las reglas de flujo de correo de la organización:

Get-TransportRule

Para ver la información detallada sobre una regla de flujo de correo específica, proporcione el identificador único de la regla (por ejemplo, Nombre, DistinguishedName o GUID). Es útil enviar la salida al cmdlet Format-List para dar formato a las propiedades.

En el ejemplo siguiente se devuelven todas las propiedades de la regla de flujo de correo especificada:

Get-TransportRule -Identity "Sender is a member of marketing" | Format-List

En el ejemplo siguiente se agrega una excepción a la regla existente denominada "El remitente es un miembro de marketing" para que no se aplique a los mensajes enviados por el usuario Kelly Rollin:

Set-TransportRule -Identity "Sender is a member of marketing" -ExceptIfFrom "Kelly Rollin"

Para obtener información detallada sobre la sintaxis y los parámetros, consulte Set-TransportRule.

¿Cómo sabe que ha modificado correctamente una regla de flujo de correo?

Para comprobar que ha modificado correctamente una regla de flujo de correo, siga estos pasos:

• En la página Reglas del EAC en https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules, seleccione la regla que modificó haciendo clic en cualquier lugar de la fila que no sea el botón de radio situado junto al valor Estado . En el control flotante de detalles que se abre, confirme la configuración.

• En Exchange Online PowerShell, reemplace <Nombre> de regla por el nombre de la regla que ha modificado y ejecute el siguiente comando:

  Get-TransportRule -Identity "<Rule Name>" | Format-List Name,ExceptIfFrom
  

Establecer la prioridad de una regla de flujo de correo

En la página Reglas del EAC, las reglas de flujo de correo se muestran en el orden en que se procesan. La regla de la parte superior de la lista tiene el valor De prioridad 0 y se procesa primero.

Uso del EAC para establecer la prioridad de una regla

1. En el EAC de https://admin.exchange.microsoft.com, vaya aReglas de flujo> de correo. O bien, para ir directamente a la página Reglas , use https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules.
2. En la página Reglas , seleccione una regla seleccionando el botón de radio situado junto al valor Estado y, a continuación, seleccione las acciones Subir o Bajar para mover la regla hacia arriba o hacia abajo de la lista.

Uso de Exchange Online PowerShell para establecer la prioridad de una regla

En el ejemplo siguiente se establece la prioridad de la regla de flujo de correo especificada en 2:

Set-TransportRule -Identity "Sender is a member of Marketing" -Priority "2"

Para obtener información detallada sobre la sintaxis y los parámetros, consulte Set-TransportRule.

¿Cómo sabe que ha establecido correctamente la prioridad de una regla de flujo de correo?

Para comprobar que ha establecido correctamente la prioridad de una regla de flujo de correo, realice uno de los pasos siguientes:

• En la página Reglas del EAC en https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules, compruebe el orden de las reglas.

• En Exchange Online PowerShell, ejecute el siguiente comando:

  Get-TransportRule | Format-List Name,Priority
  

Habilitación o deshabilitación de una regla de flujo de correo

De forma predeterminada, el estado de la regla de flujo de correo se deshabilita al crearlos mediante EAC. Esto se hace para que pueda revisar la regla una vez más antes de habilitarla finalmente. Puede habilitar la regla una vez completada la creación de la regla.

Uso del EAC para habilitar o deshabilitar una regla de flujo de correo

1. En el EAC de https://admin.exchange.microsoft.com, vaya aReglas de flujo> de correo. O bien, para ir directamente a la página Reglas , use https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules.
2. En la página Reglas , seleccione la regla haciendo clic en cualquier lugar de la fila que no sea el botón de radio situado junto al nombre. El valor Status de la regla es Enabled (Habilitado) o Disabled (Deshabilitado).
3. En el control flotante de detalles que se abre, use el botón de alternancia de la sección Habilitar o deshabilitar regla cerca de la parte superior del control flotante para habilitar o deshabilitar la regla.

Uso de Exchange Online PowerShell para habilitar o deshabilitar una regla de flujo de correo

En el ejemplo siguiente se deshabilita la regla de flujo de correo especificada:

Disable-TransportRule -Identity "Sender is a member of marketing"

En el ejemplo siguiente se habilita la regla de flujo de correo especificada:

Enable-TransportRule -Identity "Sender is a member of marketing"

Para obtener información detallada sobre la sintaxis y los parámetros, vea Disable-TransportRule y Enable-TransportRule.

¿Cómo sabe que ha habilitado o deshabilitado correctamente una regla de flujo de correo?

Para comprobar que ha habilitado o deshabilitado correctamente una regla de flujo de correo, realice uno de los pasos siguientes:

• En la página Reglas del EAC en https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules, compruebe el valor de la columna Estado .

• En Exchange Online PowerShell, ejecute el siguiente comando para devolver una lista de todas las reglas de la organización junto con sus valores de estado:

  Get-TransportRule | Format-Table Name,State
  

Eliminación de una regla de flujo de correo

Uso del EAC para quitar una regla de flujo de correo

1. En el EAC de https://admin.exchange.microsoft.com, vaya aReglas de flujo> de correo. O bien, para ir directamente a la página Reglas , use https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules.
2. En la página Reglas , seleccione la regla seleccionando el botón de radio situado junto al valor Estado y, a continuación, seleccione el icono Eliminar Acción que aparece.
3. En el control flotante de confirmación que se abre, seleccione Confirmar.

Uso de Exchange Online PowerShell para quitar una regla de flujo de correo

En el ejemplo siguiente se quita la regla de flujo de correo especificada:

Remove-TransportRule -Identity "Sender is a member of marketing"

Para obtener información detallada sobre la sintaxis y los parámetros, consulte Remove-TransportRule.

¿Cómo sabe que ha quitado correctamente una regla de flujo de correo?

Para comprobar que ha quitado correctamente la regla de flujo de correo, realice uno de los pasos siguientes:

• En la página Reglas del EAC en https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules, compruebe que la regla que quitó ya no aparece.

• En Exchange Online PowerShell, ejecute el siguiente comando y compruebe que la regla que quitó ya no aparece:

  Get-TransportRule
  

Supervisión del uso de reglas

Puede comprobar el número de veces que se coincide con cada regla mediante el informe regla de transporte de Exchange en el EAC. Para que una regla se incluya en el informe, una regla no puede tener el valor GravedadNo audit (todos los demás valores son Correctos). Puede ver el informe en línea o descargar los datos del informe en un archivo .csv.

Nota:

Aunque la mayoría de los datos del informe son de las últimas 24 horas, algunos datos pueden tardar hasta 5 días en aparecer.

1. En el EAC de https://admin.exchange.microsoft.com, vaya aFlujo de correode informes>. O bien, para ir directamente a la página Informes de flujo de correo, use .https://admin.exchange.microsoft.com/#/reports/mailflowreportsmain
2. En la página Informes de flujo de correo , busque y seleccione Informe de regla de transporte de Exchange.

Para obtener más información sobre el informe, vea Informe de reglas de transporte de Exchange en el nuevo Centro de administración de Exchange en Exchange Online.

Importación o exportación de una colección de reglas de flujo de correo en Exchange Online

Use el cmdlet Export-TransportRuleCollection de Exchange Online PowerShell para exportar todas las reglas de flujo de correo de la organización a un archivo XML. Para obtener más información, vea Export-TransportRuleCollection.

El cmdlet Import-TransportRuleCollection quedará en desuso de Exchange Online PowerShell. Para importar manualmente un archivo XML de colección de reglas de flujo de correo en Exchange Online PowerShell, siga estos pasos:

1. Realice una copia de seguridad de todas las reglas de flujo de correo existentes mediante el cmdlet Export-TransportRuleCollection (el siguiente paso quita todas las reglas de flujo de correo existentes, al igual que lo hizo el cmdlet Import-TransportRuleCollection ). Por ejemplo:

   $file = Export-TransportRuleCollection
   
   [System.IO.File]::WriteAllBytes('C:\MailFlowRuleCollections\BackupRuleCollection.xml', $file.FileData)
   

2. Para quitar todas las reglas de flujo de correo existentes de la organización, ejecute el siguiente comando:

   Get-TransportRule | foreach {Remove-TransportRule $_.Guid -Confirm:$false}
   

3. Copie el texto siguiente en el Bloc de notas:

   if ((Get-TransportRule).Count -ne 0)
   
   {
      Write-Host "Please remove your current mail flow rules first."
   
       return
   }
   
   [xml]$xml = Get-Content "C:\MailFlowRuleCollections\RuleCollectionToImport.xml"
   
   $rulesToImport = $xml.SelectNodes("//rules/rule")
   
   if ($rulesToImport.Count -eq 0)
   
   {
       Write-Host "There are no mail flow rules to be imported."
   
       return
   }
   
   Write-Host "Importing $($rulesToImport.Count) mail flow rules."
   
   $index = 0
   
   foreach ($rule in $rulesToImport)
   
   {
       $index++
   
       Write-Host "Importing rule '$($rule.Name)' $index/$($rulesToImport.Count)."
   
       Invoke-Expression $($rule.version.commandBlock.InnerText) | Out-Null
   }
   

4. Actualice la siguiente línea con la ruta de acceso y el nombre de archivo de la colección XML de reglas de flujo de correo que desea importar:

   [xml]$xml = Get-Content "C:\MailFlowRuleCollections\RuleCollectionToImport.xml"
   

5. Guarde el archivo como .ps1 en una ubicación que sea fácil de encontrar (por ejemplo, C:\Data\Import-Rules.ps1).

6. En PowerShell, use la sintaxis siguiente para ejecutar el script:

   & "<Path to script file>\<FileName>.ps1"
   

   Por ejemplo:

   & "C:\Data\Import-Rules.ps1"
   

¿Necesita más ayuda?

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