Procedimientos recomendados para configurar reglas de flujo de correo en Exchange Online
En organizaciones de Exchange Online o organizaciones independientes de Exchange Online Protection (EOP) sin buzones de Exchange Online, siga estas recomendaciones de procedimientos recomendados para las reglas de flujo de correo (también conocidas como reglas de transporte) con el fin de evitar errores de configuración comunes. Cada recomendación se vincula a un artículo con un ejemplo e instrucciones paso a paso.
Probar las reglas
Para asegurarse de que no suceden cosas inesperadas en los mensajes de correo electrónico y para asegurarse de que realmente cumple las intenciones empresariales, legales o de cumplimiento de la regla, asegúrese de probarlo exhaustivamente. Existen muchas opciones y las reglas pueden interactuar entre sí, por lo que es importante probar los mensajes que espera que coincidan con la regla, así como los que no coincidan con la regla en caso de que una regla sea, sin pretenderlo, demasiado general. Para obtener información sobre todas las opciones para probar reglas, consulte Reglas de flujo de correo de prueba en Exchange Online.
Ámbito de la regla
Asegúrese de que la regla se aplica únicamente a los mensajes que desee. Por ejemplo:
- Restringir una regla a los mensajes que entran o salen de la organización: de forma predeterminada, se aplica una nueva regla a los mensajes enviados y recibidos por personas de la organización. Por lo tanto, si desea que la regla se aplique solo en una dirección, asegúrese de especificarlo en las condiciones de la regla. Para obtener ejemplos, consulte Uso de reglas de flujo de correo para escenarios de bloqueo de datos adjuntos en Exchange Online.
- Restringir una regla basada en el dominio del remitente o del receptor: de forma predeterminada, se aplica una nueva regla a los mensajes enviados desde o recibidos por cualquier dominio. A veces deseará que una regla se aplique a todos los dominios excepto uno, o solamente a un dominio. Consulte Creación de listas de remitentes bloqueados en EOP.
Para obtener una lista completa de todas las condiciones y excepciones disponibles para las reglas de flujo de correo, consulte Condiciones y excepciones de reglas de flujo de correo (predicados) en Exchange Online.
Cuándo se necesitan dos reglas
A veces se necesitan dos reglas para hacer lo que se desea. Las reglas de flujo de correo se procesan en orden, por lo que se pueden aplicar varias reglas al mismo mensaje. Se necesitarán dos reglas si, por ejemplo, una de las acciones es bloquear el mensaje y hay otra acción que también desea aplicar, como enviar una copia del mensaje al administrador del remitente o cambiar al asunto del mensaje de notificación. La primera regla podría enviar una copia al administrador del remitente y cambiar al asunto, mientras que la segunda regla podría bloquear el mensaje.
Si se usan dos reglas así, asegúrese de que las condiciones sean idénticas. Por ejemplo:
- Configuración de una cadena de aprobación de mensajes
- Modificación de la línea de asunto para las notificaciones
No repetir una acción en cada correo electrónico de una conversación
La cadena de correo electrónico de una conversación puede incluir muchos mensajes, y repetir la acción en cada mensaje del hilo podría ser molesto. Por ejemplo, si tiene una acción como la adición de una renuncia, quizá desee aplicarla únicamente al primer mensaje del hilo. Si es así, agregue una excepción para los mensajes que ya incluyan el texto de renuncia. Para obtener un ejemplo, consulte Declinaciones de responsabilidades de mensajes de toda la organización, firmas, pies de página o encabezados en Exchange Online.
Cuándo hay que detener el procesamiento de reglas
A veces tiene sentido detener el procesamiento de reglas una vez que se coincide con una regla. Por ejemplo, si tiene una regla para bloquear mensajes con datos adjuntos y otra para insertar una declinación de responsabilidades en los mensajes que coinciden con un patrón, probablemente debería detener el procesamiento de reglas una vez que se bloquee el mensaje. No es necesario realizar más acciones.
Para detener el procesamiento de reglas una vez que se desencadena una regla, seleccione en la regla la casilla Detener el procesamiento de más reglas.
Si tiene una gran cantidad de palabras clave o patrones para buscar coincidencias, cárguelos desde un archivo
Por ejemplo, quizá desee evitar el envío de mensajes de correo electrónico si contienen una lista de palabras inaceptables o malsonantes. Puede crear un archivo de texto que contenga estas palabras y frases y, a continuación, usar PowerShell para configurar una regla de flujo de correo que bloquee los mensajes que los usan.
El archivo de texto puede contener expresiones regulares para patrones. Estas expresiones no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Algunas expresiones regulares comunes son las siguientes:
| Expression | Coincidencias |
|---|---|
| . | Cualquier carácter individual |
| * | Cualquier carácter adicional |
| \d | Cualquier dígito decimal |
| [character_group] | Cualquier carácter individual engrupo_caracteres. |
Para ver un ejemplo que muestra un archivo de texto con expresiones regulares y los comandos de Windows PowerShell del módulo de Exchange que se van a usar, consulte Uso de reglas de flujo de correo para enrutar el correo electrónico en función de una lista de palabras, frases o patrones en Exchange Online.
Para obtener información sobre cómo especificar patrones mediante expresiones regulares, consulte la referencia de expresiones regulares.
No encadenar acciones de regla DLP ni condiciones de regla de flujo de correo
En la canalización de transporte, las reglas de flujo de correo evalúan y actúan en el mensaje antes que las reglas DLP. Una vez que un mensaje se ha evaluado mediante reglas de flujo de correo, las reglas de flujo de correo no evalúan ni actúan de nuevo durante la entrega.
Si una regla DLP cambia las propiedades del mensaje que afectan a la entrega (por ejemplo, agregando destinatarios), el mensaje se vuelve a enviar a la canalización de transporte para su entrega. Las reglas de flujo de correo no evalúan de nuevo el mensaje, porque el mensaje ya se ha evadido.
Por lo tanto, si una regla DLP agrega destinatarios a un mensaje, las reglas de flujo de correo no evalúan el mensaje que contiene esos nuevos destinatarios.