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Tutorial: Configuración de Smartsheet para el aprovisionamiento automático de usuarios

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El objetivo de este tutorial es demostrar los pasos a realizar en Smartsheet y Microsoft Entra ID para configurar Microsoft Entra ID para aprovisionar y des aprovisionar automáticamente usuarios y/o grupos a Smartsheet. Para obtener información importante acerca de lo que hace este servicio, cómo funciona y ver preguntas frecuentes al respecto, consulte Automatización del aprovisionamiento y desaprovisionamiento de usuarios para aplicaciones SaaS con Microsoft Entra ID.

Funcionalidades admitidas

  • Creación de usuarios en Smartsheet
  • Quitar usuarios de Smartsheet cuando ya no necesitan acceso
  • Mantenga sincronizados los atributos de usuario entre Microsoft Entra ID y Smartsheet
  • Inicio de sesión único en Smartsheet (recomendado)

Requisitos previos

En el escenario descrito en este tutorial se supone que ya cuenta con los requisitos previos siguientes:

Paso 1: Planeación de la implementación de aprovisionamiento

  1. Obtenga información sobre cómo funciona el servicio de aprovisionamiento.
  2. Determine quién estará en el ámbito de aprovisionamiento.
  3. Determinar qué datos asignar entre Microsoft Entra ID y Smartsheet.

Paso 2: Configurar Smartsheet para que admita el aprovisionamiento con Microsoft Entra ID

Antes de configurar Smartsheet para el aprovisionamiento automático de usuarios con Microsoft Entra ID, deberá habilitar el aprovisionamiento SCIM en Smartsheet.

  1. Inicie sesión como el administrador del sistema en el portal de Smartsheet y vaya a Cuenta > Centro de administración.

    Captura de pantalla de la administración de la cuenta de Smartsheet

  2. En la página Centro de administración, haga clic en la opción Menú para exponer el panel de menú.

    Captura de pantalla de los controles de seguridad de Smartsheet

  3. Vaya a Menú > Configuración > Dominios y Aprovisionamiento automático de usuarios.

    Captura de pantalla del dominio de Smartsheet

  4. Para agregar un dominio nuevo, haga clic en Agregar dominio y siga las instrucciones. Una vez que se agregue el dominio, asegúrese de que también se comprueba.

  5. Genere el Token secreto necesario para configurar el aprovisionamiento automático de usuarios con Microsoft Entra ID accediendo al portal de Smartsheet y, a continuación, a Cuenta > Aplicaciones e integraciones.

  6. Elija el acceso a la API. Haga clic en Generate new access token (Generar nuevo token de acceso).

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo Configuración personal con las opciones de acceso de API y de generación de un nuevo token de acceso resaltadas.

  7. Defina el nombre del token de acceso de la API. Haga clic en OK.

    Captura de pantalla del paso 1 de 2: generación de token de acceso de API con la opción Aceptar resaltada.

  8. Copie el token de acceso de la API y guárdelo, ya que esta será la única vez que podrá verlo. Se requiere en el campo Token secreto en Microsoft Entra ID.

    Token de Smartsheet

Agregue Smartsheet desde la galería de aplicaciones de Microsoft Entra para comenzar a administrar el aprovisionamiento a Smartsheet. Si ha configurado previamente Smartsheet para el inicio de sesión único, puede usar la misma aplicación. Sin embargo, se recomienda que cree una aplicación independiente al probar la integración inicialmente. Puede encontrar más información sobre cómo agregar una aplicación desde la galería aquí.

Paso 4: Determinar quién estará en el ámbito de aprovisionamiento

El servicio de aprovisionamiento de Microsoft Entra le permite definir quién se aprovisionará, en función de la asignación a la aplicación y de los atributos del usuario o grupo. Si elige el ámbito del que se aprovisionará en la aplicación en función de la asignación, puede usar los pasos siguientes para asignar usuarios y grupos a la aplicación. Si elige el ámbito del que se aprovisionará en función únicamente de los atributos del usuario o grupo, puede usar un filtro de ámbito, tal como se describe aquí.

  • Empiece por algo pequeño. Pruebe con un pequeño conjunto de usuarios y grupos antes de implementarlo en todos. Cuando el ámbito del aprovisionamiento se define en los usuarios y grupos asignados, puede controlarlo asignando uno o dos usuarios o grupos a la aplicación. Cuando el ámbito se establece en todos los usuarios y grupos, puede especificar un filtro de ámbito basado en atributos.

  • Para garantizar la paridad en las asignaciones de funciones de usuario entre Smartsheet y Microsoft Entra ID, se recomienda utilizar las mismas asignaciones de funciones rellenadas en la lista completa de usuarios de Smartsheet. Para recuperar esta lista de usuarios de Smartsheet, vaya a Administrador de cuenta > Administración de usuarios > Más acciones > Descargar lista de usuarios (csv).

  • Para acceder a ciertas características de la aplicación, Smartsheet requiere que un usuario tenga varios roles. Para obtener más información sobre los tipos de usuarios y permisos en Smartsheet, vaya a User Types and Permissions (Tipos de usuarios y permisos).

  • Si un usuario tiene múltiples roles asignados en Smartsheet, DEBE asegurarse de que estas asignaciones de roles se repliquen en Microsoft Entra ID para evitar un escenario en el que los usuarios podrían perder permanentemente el acceso a los objetos de Smartsheet. Cada rol único en Smartsheet DEBE asignarse a un grupo diferente en Microsoft Entra ID. El usuario DEBE agregarse a cada uno de los grupos correspondientes a los roles deseados.

  • Si necesita roles adicionales, puede actualizar el manifiesto de aplicación para agregar nuevos roles.

Paso 5: Configurar el aprovisionamiento automático de usuarios a Smartsheet

Esta sección lo guía a través de los pasos para configurar el servicio de aprovisionamiento de Microsoft Entra para crear, actualizar y deshabilitar usuarios y/o grupos en Smartsheet basados en asignaciones de usuarios y/o grupos en Microsoft Entra ID.

Para configurar el aprovisionamiento automático de usuarios para Smartsheet en Microsoft Entra ID:

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft Entra como Administrador de aplicaciones en la nube.

  2. Vaya a Identidad>Aplicaciones>Aplicaciones empresariales

    Captura de pantalla del panel Aplicaciones empresariales.

  3. En la lista de aplicaciones, seleccione Smartsheet.

    Captura de pantalla del vínculo a Smartsheet en la lista de aplicaciones.

  4. Seleccione la pestaña Aprovisionamiento.

    Captura de pantalla de las opciones de administración con la opción Aprovisionamiento seleccionada.

  5. Establezca el modo de aprovisionamiento en Automático.

    Captura de pantalla de la lista desplegable Modo de aprovisionamiento con la opción Automático seleccionada.

  6. En la sección Credenciales de administrador, en URL base de SCIM 2.0, especifique https://scim.smartsheet.com/v2 e indique el valor de Token de acceso que recuperó anteriormente desde Smartsheet en Token de secreto, respectivamente. Haga clic en Probar conexión para asegurarse de que Microsoft Entra ID puede conectarse a Smartsheet. Si la conexión no se establece, asegúrese de que la cuenta de Smartsheet tiene permisos de administrador del sistema e inténtelo de nuevo.

    Captura de pantalla del token.

  7. En el campo Correo electrónico de notificación, escriba la dirección de correo electrónico de una persona o grupo que debe recibir las notificaciones de error de aprovisionamiento y active la casilla Enviar una notificación por correo electrónico cuando se produzca un error.

    Captura de pantalla del correo electrónico de notificación.

  8. Haga clic en Save(Guardar).

  9. En la sección Asignaciones, seleccione Sincronizar usuarios de Microsoft Entra con Smartsheet.

  10. Revise los atributos de usuario que se sincronizan desde Microsoft Entra ID a Smartsheet en la sección Asignación de atributos. Los atributos seleccionados como propiedades Matching se usan para buscar coincidencias con las cuentas de usuario de Smartsheet con el objetivo de realizar operaciones de actualización. Seleccione el botón Guardar para confirmar los cambios.

    Atributo Tipo Compatible con el filtrado
    userName String ✓
    active Boolean
    title String
    name.givenName String
    name.familyName String
    phoneNumbers[type eq "work"].value String
    phoneNumbers[type eq "mobile"].value String
    phoneNumbers[type eq "fax"].value String
    emails[type eq "work"].value String
    externalId String
    roles String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:department String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:division String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:costCenter String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:manager String

  11. Para configurar filtros de ámbito, consulte las siguientes instrucciones, que se proporcionan en el artículo Aprovisionamiento de aplicaciones basado en atributos con filtros de ámbito.

  12. Para habilitar el servicio de aprovisionamiento de Microsoft Entra para Smartsheet, cambie el Estado de aprovisionamiento a Activado en la sección Configuración.

    Captura de pantalla del botón de alternancia Estado de aprovisionamiento activado.

  13. Elija los valores deseados en Ámbito, en la sección Configuración, para definir los usuarios o grupos que desea que se aprovisionen en Smartsheet.

    Captura de pantalla del ámbito de aprovisionamiento.

  14. Cuando esté listo para realizar el aprovisionamiento, haga clic en Guardar.

    Captura de pantalla de cómo guardar la configuración de aprovisionamiento.

Esta operación inicia la sincronización inicial de todos los usuarios o grupos definidos en Ámbito en la sección Configuración. La sincronización inicial tarda más tiempo en realizarse que las posteriores, que se producen aproximadamente cada 40 minutos siempre que el servicio de aprovisionamiento de Microsoft Entra esté ejecutándose.

Paso 6: Supervisión de la implementación

Una vez configurado el aprovisionamiento, use los recursos siguientes para supervisar la implementación:

  • Use los registros de aprovisionamiento para determinar qué usuarios se han aprovisionado correctamente o sin éxito.
  • Consulte la barra de progreso para ver el estado del ciclo de aprovisionamiento y cuánto falta para que finalice.
  • Si la configuración de aprovisionamiento parece estar en mal estado, la aplicación pasará a estar en cuarentena. Más información sobre los estados de cuarentena aquí.

Limitaciones del conector

  • Smartsheet no admite las eliminaciones temporales. Cuando el atributo activo de un usuario se establece en "False", Smartsheet elimina al usuario de forma permanente.

Registro de cambios

  • 16/06/2020: se ha agregado compatibilidad con los atributos de extensión de empresa "Centro de costo", "División", "Administrador" y "Departamento" para los usuarios.
  • 10/02/2021: se ha agregado compatibilidad con los atributos principales "emails[type eq "work"]" para los usuarios.
  • 12/02/2022: se ha agregado la dirección URL del inquilino o de SCIM de https://scim.smartsheet.com/v2 para la integración de SmartSheet en la sección Credenciales de administrador.

Recursos adicionales

Pasos siguientes