Acerca de los cobros
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
La información de los cobros de clientes se gestiona en una vista central: el formulario Cobros. Los administradores de crédito y cobros pueden usar esta vista central para gestionar los cobros. Los agentes de cobros pueden comenzar el proceso de cobro por las listas de clientes que se generan mediante criterios de cobro predefinidos o por el formulario Empresas cliente.
Antes de comenzar a configurar cobros o a trabajar con éstos, debe comprender los siguientes conceptos:
Las instantáneas de vencimientos de clientes contienen información de saldos vencidos.
Las secciones de clientes le ayudan a organizar su trabajo.
Los agentes de cobros tienen sus propias secciones de clientes.
En las páginas de lista, se organizan los clientes, las actividades y los casos de cobros.
Toda la información de cobros de un cliente se encuentra en un único formulario y usted puede actuar a partir de éste.
Renunciar, restablecer o invertir el interés y las cuotas en un paso
Crear transacciones de cancelación en un paso
Procesar pagos de fondos insuficientes (NSF) en un paso
En las siguientes secciones, se describe cada concepto.
Las instantáneas de vencimientos de clientes contienen información de saldos vencidos.
Una instantánea de vencimientos contiene los saldos vencidos calculados en un momento determinado. Esta información se muestra en la página de lista Cobros y en el formulario Cobros. Es necesario crear una instantánea de vencimientos para poder visualizar la información de las páginas de lista de cobros.
Para cada cliente, las instantáneas de vencimientos contienen un encabezado de instantánea de vencimientos y los registros de detalle que corresponden a cada período de vencimiento en la definición de período de vencimiento.
El encabezado de instantánea de vencimientos contiene el importe vencido total, el límite de crédito, el importe del albarán, el importe del pedido de ventas, el número de transacciones con conflicto y el importe total de las transacciones con conflicto para la cuenta de cliente. Todas las transacciones del cliente se incluyen al calcular estos importes. El importe vencido total, el límite de crédito, el importe del albarán y el importe del pedido de ventas aparecen en el cuadro informativo Información crediticia del formulario Cobros.
Para cada período de vencimiento de la definición de período de vencimiento, se crea un registro de detalle de la instantánea de vencimientos. Cada registro de detalles de las instantáneas de vencimiento contiene el id. del período de vencimiento y el importe total de las transacciones con las fechas del período de vencimiento. Las transacciones tienen asignado un período de vencimiento, como 30 días pasados desde el vencimiento. La fecha está relacionada con la fecha de Vencimiento a partir de que se haya especificado al crear la instantánea de vencimientos. Esta información se muestra en la página de lista Cobros y en el cuadro informativo Saldos vencidos en el formulario Cobros.
Para obtener más información, consulte Crear una instantánea de vencimientos y Instantánea de vencimientos del cliente (formulario).
Las secciones de clientes le ayudan a organizar su trabajo.
Las secciones de clientes son consultas que definen un grupo de registros de cliente que se pueden mostrar y gestionar para cobros o procesos de vencimiento. Use las secciones de clientes para filtrar información en las páginas de lista Cobros, Actividades de cobros y Casos de cobros. También se usan las secciones de clientes para filtrar las cuentas de cliente que se incluyen al crear instantáneas de vencimientos.
Para obtener más información, consulte Configurar cobros y Secciones de clientes (formulario).
Los agentes de cobros tienen sus propias secciones de clientes.
De forma predeterminada, los usuarios de Microsoft Dynamics AX pueden ver toda la información de clientes en las páginas de listas de cobros. Puede usar los registros del agente de cobros para determinar las secciones de clientes que se encuentran disponibles para filtrar la información de las páginas de lista de cobros y en el formulario Cobros.
El agente de cobros es una persona que trabaja con clientes para asegurarse de que los pagos se cobran a tiempo. En Microsoft Dynamics AX, los agentes de cobros son los trabajadores que hayan sido configurados como usuarios en el formulario Relaciones del usuario.
Para obtener más información, consulte Configurar cobros y Agente de cobros (formulario).
En las páginas de lista, se organizan los clientes, las actividades y los casos de cobros.
En las siguientes páginas de lista, se le ayuda a organizar la información de cobros.
Cobros: en las columnas de la página de lista, se muestran los saldos de clientes y los importes vencidos por período de vencimiento. Esta información se almacena como una instantánea de vencimientos. Los períodos de vencimiento se determinan por la definición de período de vencimiento que se use. La definición del período de vencimiento se toma de la sección de clientes, si se ha especificado una para la consulta de secciones. Si la sección no tiene definición de período de vencimiento, se usará la definición de período de vencimiento predeterminada que se haya especificado en el formulario Parámetros de clientes. Si no se especifica ninguna definición de período de vencimiento predeterminada, se usa la primera definición de período de vencimiento del formulario Definiciones de período de vencimiento.
Actividades de cobros: en las columnas de la página de lista, se muestran las actividades identificadas como actividades de cobros. Estas actividades se crean mediante el uso del formulario Cobros. Use actividades para realizar un seguimiento de lo que hace en relación a los cobros.
Casos de cobros: en las columnas de la página de lista, se muestra información de los casos que tengan una categoría de caso cuyo tipo de caso sea Cobros.
Nota
Es necesario crear una instantánea de vencimientos antes de que pueda visualizar información en estas páginas de lista. Sólo se muestra información para aquellos clientes para los que se haya creado una instantánea de vencimientos.
Los registros que se muestran en la página de lista pueden estar más limitados, por ejemplo:
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De forma predeterminada, un usuario de Microsoft Dynamics AX tiene acceso a todos los clientes que dispongan de una instantánea de vencimientos.
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Si existen secciones de clientes, es necesario configurar un usuario como agente de cobros para que pueda usar las secciones para filtrar información de páginas de listas de cobros. El acceso a esta información está limitado a los clientes incluidos en la sección de clientes seleccionada.
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Si un usuario está configurado como agente de cobros, sólo estarán disponibles en la página de lista las secciones seleccionadas para dicho agente de cobros. Si la casilla Permitir que el agente vea todas las secciones de clientes está activada en el formulario Agente de cobros del agente de cobros, dicho agente podrá obtener acceso a todas las secciones.
Para obtener más información, consulte Tareas clave: cobros.
Toda la información de cobros de un cliente se encuentra en un único formulario y usted puede actuar a partir de éste.
Use el formulario Cobros para ver, administrar y actuar en la información de cobros, actividades y casos de un cliente.
En el panel superior, se muestran las transacciones del cliente seleccionado. En el panel inferior, se muestran las actividades del cliente. Puede crear casos de cobros para realizar seguimientos de la información de cobros de una o varias transacciones y actividades. La información que aparece en la parte superior y en los paneles inferiores se puede filtrar por caso.
En los cuadros informativos, se muestran los saldos vencidos y la información de límite de crédito para el cliente seleccionado. Esta información se almacena en la instantánea de vencimientos. En caso necesario, puede actualizar la instantánea de vencimientos con información actual.
El panel de acciones contiene los botones que muestran información relacionada para el cliente, el caso, la transacción o la actividad seleccionada. También puede realizar acciones comunes, como cambiar el estado de cobros de una transacción, enviar mensajes de correo electrónico gracias a la integración con Microsoft Outlook, realizar reembolsos a clientes, procesar pagos NSF y cancelar saldos incobrables.
Para obtener más información, consulte Tareas clave: cobros y Cobros (formulario).
Renunciar, restablecer o invertir el interés y las cuotas en un paso
Puede renunciar, restablecer o invertir notas de interés completas, o las cuotas e intereses de la transacción que forman parte de las notas de interés. Puede hacerlo desde la ficha Cobrar en el panel de acciones de la página de lista Todos los clientes al hacer clic en Nota de interés, Interés de transacción o Cuota. Para obtener más información, consulte Condonar, restablecer o revertir interés o cuotas.
Estos ajustes sólo afectan a las notas de interés, así como a los intereses y cuotas incluidos en éstos. Realice los pasos descritos en la sección “Crear transacciones de cancelación en un paso” para cancelar todos los cargos que debe un cliente.
Crear transacciones de cancelación en un paso
Puede cancelar deudas incorrectas al hacer clic en Cancelar en el formulario Cobros y en las páginas de lista Cobros, Empresas cliente y Facturas de cliente abiertas.
Al cancelar transacciones para un cliente, todas las transacciones del cliente se marcan automáticamente para liquidación. El importe que se cancela depende del importe neto de las transacciones marcadas. La transacción de cancelación se crea en un diario general, que puede contener hasta tres tipos de líneas de diario.
El primer tipo de línea de diario contiene la entrada de cancelación del cliente. Si las transacciones marcadas contienen varias combinaciones de códigos de divisa, dimensiones y perfiles de registro, se crea una línea de diario independiente para cada combinación.
El segundo tipo de línea de diario contiene la entrada de cancelación del libro mayor. Si las transacciones marcadas contienen varias combinaciones de códigos de divisa, dimensiones y perfiles de registro, se crea una línea de diario independiente para cada combinación.
El tercer tipo de línea del diario contiene información de cancelación del libro mayor para los impuestos sobre las ventas. Esta línea de diario sólo se crea si la casilla Impuestos independientes está activada en el formulario Parámetros de clientes. Si las transacciones marcadas contienen varias combinaciones de cuentas a pagar de impuestos sobre las ventas, dimensiones y códigos de impuestos sobre las ventas, se crea una línea de diario independiente para cada combinación.
La transacción de cancelación se crea en la divisa de la transacción.
Para obtener más información, consulte Configurar cobros, Acerca de las entradas predeterminadas para transacciones de cancelación, Tareas clave: cobros y Cobros (formulario).
Procesar pagos de fondos insuficientes (NSF) en un paso
Para procesar pagos NSF, haga clic en Pago NSF en el formulario Cobros. Al hacer clic en este botón, se cancela el pago. Si se aplica una cuota NSF para el cliente, se creará una transacción de cargos en un diario de pagos. El importe de la cuota se basa en la configuración de los cargos automáticos. Los cargos automáticos que se aplican para los pagos NSF se especifican en función del grupo de cargos seleccionado en el formulario Cuentas bancarias de la cuenta bancaria afectada.
Para obtener más información, consulte Configurar cobros, Tareas clave: cobros y Cobros (formulario).