Acerca de la migración de los datos del proyecto desde otros sistemas ERP
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
El proceso de migración de datos del proyecto desde otro sistema de planificación de recursos empresariales a Microsoft Dynamics AX consta de dos tareas principales:
Crear un diario de contabilidad general para registrar los saldos de cuenta desde otro sistema
Crear un diario de proyecto de saldo inicial para especificar los saldos de proyecto
Al migrar datos de proyecto a Microsoft Dynamics AX desde registros sin conexión o desde otro sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), es necesario conservar los detalles del proyecto. Además, durante la migración, es necesario registrar las facturas de progresos o hitos acumulados desde el principio del proyecto hasta la fecha de migración. Si desea migrar detalles de proyecto de los que se realizó el seguimiento, pero no desea que la contabilidad general se vea afectada, use el formulario Diario de saldos iniciales para registrar los detalles de saldo de apertura del proyecto. A continuación, ejecute el proceso de estimación de Microsoft Dynamics AX, que se usa para reconocer ingresos de proyectos de precio fijo. Tras completar correctamente el proceso de migración, los valores registrados en Gestión de proyectos y contabilidad coinciden con los valores de cuenta de la contabilidad general y esta no contiene entradas duplicadas ni saldos inflados.
Puede migrar detalles de proyecto a Microsoft Dynamics AX para los siguientes tipos de proyecto:
Precio fijo
Tiempo y material
Inversión
Interno
Tiempo
Coste
Migración de proyectos de precio fijo
Como parte del proceso de migrar un proyecto de precio fijo a Microsoft Dynamics AX, debe ejecutar el proceso de estimación. Microsoft Dynamics AX puede calcular el porcentaje de proyecto completado en la fecha de la migración. Dado que los proyectos de precio fijo acumulan ingresos, se asume que las transacciones de factura se han registrado pero no se han facturado.
Según las estimaciones de costes y las facturaciones de ventas anteriores, puede especificar el detalle del trabajo en curso (WIP) del método de seguimiento anterior en el formulario Diario de saldos iniciales. A continuación, los detalles se registran en la Gestión de proyectos y contabilidad de Microsoft Dynamics AX. El detalle de trabajo en curso puede contener transacciones de horas, gastos y artículos y se registra en el balance de situación como trabajo en curso bruto.
El trabajo en curso se puede basar en las dos reglas de reconocimiento de ingresos de contabilidad aceptadas: el contrato completado o el porcentaje de finalización. El trabajo en curso se puede valor por precio de coste, precio de ventas o producción y ganancias.
Porcentaje de finalización: este método reconoce los ingresos, los costes y el margen bruto de cada período, en función del progreso de un proyecto a largo plazo. Por ejemplo, si el 25% de un proyecto de construcción se completó a lo largo del año, el constructor puede reconocer el 25% de las ganancias totales que se espera obtener del contrato. Normalmente, se prefiere este método porque asigna los ingresos y gastos de un período fiscal mejor que el método de contrato completado. Debido a los principios del conservadurismo, la pérdida prevista se suele reconocer totalmente en el ejercicio actual.
Contrato completado: este método sólo reconoce los ingresos y las ganancias al completar un proyecto a largo plazo.
Si usa el método de porcentaje de finalización, el trabajo en curso neto se calcula restando las facturas a cuenta que se registran del trabajo en curso bruto. El trabajo en curso bruto es el trabajo que se realiza. El trabajo en curso neto representa la inversión que la empresa ha realizado en el proyecto.
Para migrar los detalles de proyecto, es necesario completar las tareas siguientes:
Nota
Se supone que ha creado un proyecto de precio fijo y que lo ha configurado para realizar un seguimiento de las transacciones de acuerdo con sus requisitos empresariales a medida que progrese el proyecto.
Cree un diario de saldo de apertura desde el formulario Diario de saldos iniciales. A continuación, especifique los detalles de transacción de los proyectos que está migrando a Microsoft Dynamics AX en el nivel que sea necesario. Considere los detalles de artículos, trabajadores y categorías del proyecto que desee migrar a Microsoft Dynamics AX a fin de generar informes. Considere también el nivel de detalle necesario para calcular el reconocimiento de ingresos.
Cree y ejecute un cálculo de saldo de apertura.
A partir de los datos reales y previstos, el proceso de estimación calcula el porcentaje de proyecto completado y usa el valor para registrar los ingresos acumulados.
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Migración al final del ejercicio o a mediados de año
Si migra los detalles de proyecto al principio del ejercicio, se registran los eventos siguientes para el método de porcentaje de finalización y el método de contrato completado:
Se registra un diario general de activos y pasivos en el balance de situación de la contabilidad general. Este diario incluye un importe de débito para el trabajo en curso bruto registrado y un importe de crédito para el trabajo en curso facturado. No se registra ninguna entrada de pérdidas y ganancias.
Se registra un diario de saldo de apertura detallado en Gestión de proyectos y contabilidad. Este diario incluye los costes y las facturas registrados en el sistema anterior hasta el final del ejercicio.
Se registra una estimación de saldo de apertura al final del ejercicio. Esta estimación incluye costes e ingresos.
Migración durante el ejercicio
Si migra los detalles de proyecto a mediados del ejercicio, se registra una segunda estimación. Esta estimación abarca el final del último ejercicio hasta la fecha de la migración.
Además, se pueden producir los eventos que se describen en la tabla siguiente, en función del método que use para la evaluación.
Método |
Entradas |
|---|---|
Porcentaje de finalización |
|
Contrato completado |
|
Conciliación
Después de migrar los detalles de proyecto, concilie los saldos de trabajo en curso en el balance de situación con los detalles que se registran en la Gestión de proyectos y contabilidad. Los informes siguientes contienen información detallada sobre las transacciones:
Conciliación contable: trabajo en curso (informe)
Proyectos: trabajo en curso (informe)
Migración de proyectos de tiempo y material
También puede migrar los saldos de apertura de proyectos de tiempo y material, de modo que las transacciones registradas en el sistema ERP anterior se puedan supervisar y facturar en Microsoft Dynamics AX.
Si migra detalles de proyecto de proyectos de tiempo y material, tenga en cuenta las preguntas siguientes:
¿Registra los costes en los ingresos acumulados y trabajo en curso o los registra en pérdidas y ganancias?
¿Se ejecutó la facturación en el sistema anterior?
Nota
Si se facturaron transacciones anteriores, configure el campo Estado de la transacción del formulario Líneas de diario para saldos iniciales como Facturado.
¿Se registraron ingresos en el sistema anterior y se registraron como suma total en la contabilidad general?
No es necesario ejecutar el proceso de estimación con los detalles de proyecto de los proyectos de tiempo y material. Especifique los detalles sólo en el formulario Diario de saldos iniciales.
Sugerencia
Las transacciones del diario de saldo de apertura se excluyen de la función de ajuste. Por tanto, debe corregir los saldos de apertura manualmente en el formulario Diario de saldos iniciales. Para corregir los saldos de apertura, use transacciones de diario de inversión y transacciones de diario nuevas.
Migración de proyectos de inversión
Al realizar el seguimiento de los proyectos de inversión, los gastos se registran en el balance de situación. Para migrar el detalle de coste, especifique los costes registrados del sistema anterior en el formulario Diario de saldos iniciales. Sin embargo, después de registrar el trabajo en curso, debe ejecutar igualmente el proceso de estimación en Microsoft Dynamics AX. A continuación, Microsoft Dynamics AX puede calcular el porcentaje de proyecto completado y registrar la transacción como procesada.
Migración de otros proyectos: internos, de coste y de tiempo
Si migra detalles de gastos de proyectos internos o tiene proyectos de cuyas horas intenta realizar un seguimiento, tenga en cuenta las preguntas siguientes:
¿Está registrando los gastos en las pérdidas y ganancias o en el balance de situación? El método que use para registrar los gastos de cada proyecto determina la forma de migrarlos a Microsoft Dynamics AX.
¿Qué tipo de proyecto tiene y cuáles son las opciones de registro? El tipo de proyecto y las opciones de registro determinan la forma de gestionar y realizar el mantenimiento de los proyectos.
Reglas de registro de costes en diarios de saldo de apertura
En el caso de los proyectos de precio fijo y los proyectos de inversión, la regla de contabilidad de aprobación de ingresos del grupo de proyectos asociado controla las ubicaciones en que se registran los costes. El libro mayor en que se registra una transacción depende de la configuración del grupo de proyectos para registrar en el balance de situación o las pérdidas y ganancias. La configuración del grupo de proyecto para registrar en el balance de situación o las pérdidas y ganancias se puede anular activando la casilla Capitalizar coste de la propiedad de línea asociada en el formulario Propiedades de la línea. (Haga clic en Gestión de proyectos y contabilidad > Configurar > Propiedades de la línea > Propiedades de la línea.) Si la casilla Capitalizar coste no se activa, la transacción se registra en pérdidas y ganancias, independientemente de la configuración del grupo de proyecto.
Nota
Si cambia el estado de coste predeterminado de las líneas del diario de saldo de apertura, es posible que el proceso de estimación registre transacciones de coste adicionales. La contabilidad general no se actualiza.
La tabla siguiente describe las reglas para registrar costes en los diarios de saldo de apertura.
Tipo de reconocimiento de ingresos |
Condición |
Estado de coste registrado |
|---|---|---|
Porcentaje de finalización –o– Contrato completado |
El tipo de transacción es Hora y el estado de coste de las horas de la configuración del libro mayor del grupo de proyectos es No registrar. Nota Si el estado es No registrar, los costes sólo se registran en el subdiario del proyecto, no en la contabilidad general. |
No registrar |
Contrato completado |
La propiedad de línea Capitalizado se define como Verdadero. |
Balance de situación |
Porcentaje completado |
La propiedad de línea Capitalizado se define como Verdadero. |
Pérdidas y ganancias |
Porcentaje de finalización –o– Contrato completado |
La propiedad de línea Capitalizar se define como Falso. |
Pérdidas y ganancias |
Uso de la característica de reducción de la previsión
Al especificar la previsión de los proyectos en curso, los importes que indica incluyen los importes de previsión que no se gastaron anteriormente. Sin embargo, si usa la característica de reducción de la previsión, la previsión que especifique incluye los importes gastados previamente. A continuación, al especificar los diarios de saldo inicial con los importes gastados anteriormente, los importes de previsión se reducen al saldo actual.
Importante
Si registró los diarios de saldo de apertura antes de registrar las previsiones, puede usar la característica de reducción de previsiones igualmente. Es recomendable especificar las previsiones totales, habilitar la reducción de las previsiones y registrar los diarios de saldo de apertura.
Los temas siguientes proporcionan información acerca la migración de datos del proyecto de otro sistema ERP y la creación de entradas de diario de saldo inicial:
Crear y validar diarios y líneas de diario
Crear un saldo inicial de un proyecto
Diario de saldo inicial (formulario)
Líneas del diario para saldos iniciales (formulario)