Usar límites de control de efectivo
En este artículo se explica cómo usar el control de efectivo para definir límites de transacción cuando no hay saldo de efectivo o una transacción hará que el saldo de efectivo caiga por debajo de un importe predefinido.
El control de efectivo le permite definir un límite (umbral) para evitar que se registren transacciones si no hay saldo de efectivo disponible o si la transacción hará que el saldo caiga por debajo del límite definido. La cuenta definida en la definición de contabilización consumida se evalúa cuando se crean, editan y registran transacciones. Si no se genera ningún movimiento, se utiliza la cuenta correspondiente. Si el registro de la transacción hace que el saldo de la cuenta de efectivo relacionada caiga por debajo del límite definido para la cuenta, se muestra un mensaje de error y debe cambiar la cuenta para continuar. .
Puede permitir que grupos de usuarios específicos invaliden el control de efectivo. Luego, si el saldo de la cuenta de efectivo cae por debajo del límite definido, los usuarios de los grupos de usuarios especificados reciben un mensaje de advertencia, pero pueden continuar registrando la transacción. Los usuarios pueden invalidar el control de efectivo si el gasto debe registrarse antes de que se reciban los fondos que lo pagarán o cuando debe producirse una transferencia aprobada, pero la transferencia aún no se ha introducido o registrado.
El límite de control de efectivo se compara con el saldo de control de efectivo (saldo de la cuenta de efectivo menos todas las facturas de proveedores registradas y no pagadas). Cuando el saldo de control de efectivo es menor que el límite de control de efectivo, se excede el límite.
Configurar el control de efectivo
Seguir estos pasos para configurar el control de efectivo y las cuentas de control de efectivo.
- Vaya a Contabilidad general>Configuración de contabilidad>Parámetros de Contabilidad general.
- En el grupo de validación Control de efectivo, en el campoConjunto de dimensiones financiera, Seleccione el conjunto de dimensiones financieras que se usará para validar los saldos de control de efectivo.
- En el campo Anular control de efectivo, Seleccione el grupo de usuarios que puede anular el control de efectivo. Los usuarios de este grupo de seguridad podrán registrar transacciones que excedan el límite de control de efectivo.
- Ir a Contabilidad>general Configuración>de contabilidad Configuración de contabilización>Control de efectivo.
- Establezca la opción Mostrar nombres de cuenta en Sí para mostrar los nombres de las cuentas de efectivo y las cuentas de proveedores que introduzca en la cuadrícula.
- Ingrese cada cuenta de efectivo.
Se recomienda agregar todas las cadenas de dimensión financiera para todas las cuentas de efectivo válidas. Luego puede especificar qué cuentas de efectivo están sujetas al límite de control de efectivo.
- En el campo Cuenta de efectivo, introduzca la cadena de dimensión financiera de la cuenta de efectivo. Debe introducir los números de cuenta completos.
- Seleccione el botónCasilla Participar para indicar que la cadena de dimensión financiera de la cuenta de efectivo está sujeta al control de efectivo. Estas cuentas de efectivo y las cuentas de proveedores correspondientes se validan según las reglas de configuración de control de efectivo.
- Opcional: en el campo Cuenta de proveedores , introduzca la cadena de dimensión financiera de la cuenta de proveedores que se usa con las facturas de proveedores. Debe introducir un número de cuenta completo.
- En el campo Umbral , introduzca el importe que debe permanecer en la cuenta de efectivo para pasar la validación. Puede ingresar un número negativo si la cuenta de efectivo puede estar sobregirada (es decir, los importes de las transacciones pueden exceder el saldo de la cuenta).
Ver cuentas en control de efectivo
Puede revisar el saldo actual de las cuentas que definió en la página Configuración de Control de efectivo. Vaya a Consultas>de contabilidad>general, Consulta de control de efectivo.
La consulta incluye la siguiente información:
- El saldo actual de la cuenta de efectivo
- El saldo de todas las facturas de proveedores registradas y no pagadas que se aplican a la cuenta de proveedores correspondiente de la cuenta de efectivo
- El saldo de control de efectivo o el saldo de la cuenta de efectivo actual menos todas las facturas de proveedores registradas y no pagadas
- El límite de control de efectivo, para que pueda compararlo con el saldo de control de efectivo y determinar si el pago de las facturas de proveedores hará que el saldo de la cuenta de efectivo caiga por debajo del límite de control de efectivo
Procesar transacciones mediante la validación de control de efectivo
Los saldos de las cuentas de efectivo se validan para las facturas de proveedores y los movimientos avanzados. El importe del elemento de línea se valida con las cuentas de efectivo y las cuentas de proveedores a las que están asociadas las distribuciones financieras de la línea.
[! NOTA] El control presupuestario es independiente del control de efectivo y puede mostrar errores no relacionados.
Si se excede el límite de control de efectivo, se muestra un mensaje de error. El error impide que se siga procesando la factura a menos que se permita una invalidación del control de efectivo.
Flujo de trabajo de facturas de proveedores
El flujo de trabajo está configurado para el registro automático
Al usar la funcionalidad de control de efectivo con el flujo de trabajo de factura de proveedor de proveedores, y el flujo de trabajo está configurado para el registro automático, el sistema valida que el usuario que envía la factura de proveedor tiene privilegios para anular el límite de control de efectivo en el paso de registro automático.
Si la factura excede el límite de control de efectivo y el usuario tiene privilegios de invalidación, la factura se contabiliza automáticamente como parte del proceso de flujo de trabajo. Si el usuario no tiene privilegios de invalidación, se muestra un mensaje de error en el historial de flujo de trabajo de la factura de proveedor relacionada. En este caso, la factura se puede procesar correctamente mediante el registro solo si se cumple una de las siguientes condiciones:
- Un usuario que tiene privilegios de anulación vuelve a enviar la factura
- La factura se modifica para que se use una cuenta de efectivo diferente
- Se modifica el saldo del control de efectivo
El flujo de trabajo no está configurado para el registro automático
Cuando utiliza la funcionalidad de control de efectivo con el flujo de trabajo de factura de proveedor de proveedores y el flujo de trabajo no está configurado para el registro automático, un usuario que tenga privilegios de anulación puede enviar una factura al flujo de trabajo. La validación del control de efectivo se vuelve a Listo cuando se registra la factura. Esta segunda validación es Listo porque los saldos de efectivo pueden cambiar entre el momento en que la factura se envía al flujo de trabajo y el momento en que se registra la factura.
Si la factura excede el límite de control de efectivo y el usuario no tiene privilegios de invalidación, se muestra un mensaje de error y la factura no se puede enviar al flujo de trabajo. En este caso, la factura solo se puede enviar correctamente si se cumple una de las siguientes condiciones:
- Un usuario que tiene privilegios de anulación vuelve a enviar la factura
- La factura se modifica para que se use una cuenta de efectivo diferente
- Se cambia el saldo del control de efectivo