Administración de concesión de comercialización
La administración de concesiones de comercialización ayuda a las empresas a administrar los programas de la promoción de ventas que proporcionan recompensas monetarias de pago por rendimiento a los clientes que llegan a los objetivos de rendimiento y volumen. Las capacidades de la función están diseñadas para las empresas que se centran en procesos completos de fomento de ganancias, desde el presupuesto de fondos de la promoción y la asignación, a la creación y el proceso de demandas, al procesamiento de pagos y al análisis de eficacia de la promoción.
Este artículo proporcionará una visión general amplia de las características de la gestión de concesión comercial y le familiarizará con el conjunto típico de tareas implicadas en administrar un programa de promoción de ventas. Se espera que varios tipos de usuarios que tienen responsabilidades operativas y de toma de decisiones utilicen esta funcionalidad para alcanzar sus objetivos respectivos:
- Asignando fondos discrecionales a las cuentas seleccionadas, y configurando acuerdos de concesión comercial para las promociones, en función de las facturaciones por uso y los pagos de suma total excepcionales (para un servicio acordado)
- Ejecutando los contratos negociados de la promoción con ventas en curso y generando demandas de facturación por uso
- Calcular, aprobar, y procesar las demandas generadas y, pasarlas a los clientes (Clientes) como deducciones de liquidación de pago
- Conciliando la pago incompleto del cliente con la deducción
- Seguir el uso del fondo promocional, y evaluar la rentabilidad y la eficacia del programa
Público y propósito
La información de este documento está destinada a aquellos responsables de la toma de decisiones de las empresas, como gerentes de compras, directores financieros (CFO) y administradores contables, que tienen las responsabilidades siguientes:
- Presupuestos y asignación de fondos de nivel superior
- Planificación y análisis de promociones de ventas
- Administrar al personal que procesa demandas de facturación por uso, ejecutar los pagos basándose en eventos de marketing, y liquidar pagos anticipados y deducciones
Las personas de estos puestos buscan formas de conseguir estos objetivos:
- Mejor uso que los fondos promocionales de marketing.
- Adaptar con flexibilidad los diferentes tipos de programas de promoción y las concesiones.
- Reducir la carga administrativa y aquellos errores asociados al rendimiento de los procesos de supervisión y el procesamiento de reclamaciones.
- Mejorar las previsiones del flujo de efectivo mediante la acumulación de futuros pasivos.
- Obtener una base cuantificada para las negociaciones en curso y futuras sobre promociones con los clientes.
Acuerdo de concesión de comercialización y de fondos promocionales
Un acuerdo de concesión comercial es un programa de incentivo donde los premios monetarios de pago por rendimiento se ofrecen a los clientes que consiguen objetivos fijados de volumen o comportamiento. Los fondos promocionales son los gastos presupuestados. De esa manera, las campañas promocionales pueden ser capturadas.
Fondo de promoción
Los fondos asignados a los acuerdos de concesión comercial se registran en la página Fondos. Para abrir la página Fondos, selecciona Ventas y marketing>Permisos comerciales>Fondos>Fondos.
En la página Fondos, puede ver los detalles de los fondos promocionales.
La ficha desplegable General muestra el período durante el cual el fondo es válido así como su importe presupuestado. Para asignar el fondo al acuerdo de la promoción, el campo Estado debe tener el valor Aprobado.
La ficha desplegable Clientes muestra la jerarquía del cliente. Para seleccionar los clientes a los que está destinado el fondo, arrástralos de modo que se encuentren en Fondo de Clientes. Esta ficha desplegable también muestra cómo el importe total del fondo se distribuye.
La ficha desplegable Artículos muestra los artículos que se incluyen en la promoción.
Acuerdo de concesión de comercialización
Después de que la definición de fondo se active, el paso siguiente de la planificación de la promoción es registrar los contratos de la promoción (que se conocen como acuerdos de concesión comercial), asignar fondos, y definir los objetivos de rendimiento para cada evento de merchandising.
Los acuerdos de concesión comercial se registran en la página Acuerdos de concesión comercial. Para abrir la página Acuerdos de concesión comercial, seleccione Ventas y marketing>Permisos comerciales>Acuerdos de concesión comercial.
Encabezado
Seleccione Encabezado para cambiar a la vista de encabezado.
En la ficha desplegable General, los campos Orden a y Orden de definen el período en que el acuerdo es válido. El estado de aprobación Aprobado interno para el acuerdo indica que el acuerdo todavía no es válido y no se puede aplicar durante el procesamiento de pedido de ventas.
La sección Análisis de la ficha desplegable General contiene campos importantes que definen las cantidades y los costes que se usan para la evaluación de la promoción:
- El campo Unidades base especifica la cantidad de productos que se deben vender a los clientes seleccionados antes de que se aplique la promoción.
- El valor Cantidad de envío calculada se calcula en función del valor porcentaje de incremento, que es un aumento planificado objetivo para esta promoción.
- El campo Coste de concesión de comercialización se calcula en función de las cantidades de los distintos eventos del acuerdo de concesión comercial.
En la ficha desplegable Clientes, en la lista situada a la izquierda, puede seleccionar y ver los grupos de clientes, que se configuran como jerarquías predefinidas. A continuación puede seleccionar toda la jerarquía o cuentas específicas como destinos del acuerdo de concesión.
En la ficha desplegable Artículos, como en la ficha desplegable Artículos de la página Fondos, los productos se agregan al acuerdo para asociar sus ventas a la concesión que se acordó.
En la ficha desplegable Fondos, se pueden ver los fondos de promoción asociados a este contrato. También puede ver la asignación de costes del evento del contrato. Una asignación de costes del evento del 100 por ciento significa que esta promoción se financiará exclusivamente desde un fondo. Como alternativa, se puede crear un acuerdo de la promoción en varios fondos, y se puede utilizar una asignación del porcentaje igual o diferenciada.
Líneas
A continuación, seleccione Líneas para cambiar a la vista Líneas.
La pestaña Eventos de marketing muestra los tipos de eventos que cubre un acuerdo. Hay tres tipos: pago por uso, suma total y descuento en factura.
Cuando selecciona el evento de marketing y después selecciona la pestaña Importes, los detalles del evento se encuentran.
En la sección Líneas de concesión de comercialización , especifique los intervalos de cantidad o importe que el cliente debe conseguir para que las definicones obtengan las recompensas.
En el caso de un evento de marketing del tipo Facturación por uso, la sección superior la pestaña Importes define las reglas de aplicación, generación y pago de la facturación por uso. Por ejemplo, las reglas pueden especificar las siguientes condiciones para la demanda de facturación por uso:
- Se basa en la fecha de creación del pedido de ventas (el valor Tipo de la fecha de cálculo es Creado).
- Se calcula basándose en el importe de la línea de pedido de ventas antes de los descuentos, no el importe neto, que incluye descuentos (el valor Procedente de es Bruto).
- Se basa en el volumen de los productos vendidos, no en el importe (el valor Tipo de salto de línea de devolución es Cantidad).
- Se calcula por período de un mes (el valor Acumular ventas por es Mes).
- Se liquida como deducción, no usando A/P (el valor Tipo de pago es Deducciones de clientes).
En el caso de un evento de marketing del tipo Suma total, la pestaña Importes muestra la cantidad que se pagará al cliente en forma de deducción cuando el cliente alcance un rendimiento específico. Un estado de aprobación abierto indica que la suma total aún no se ha abonado.
Para aplicar el acuerdo a los pedidos de ventas que cumplen las condiciones de acuerdo, el estado del contrato debe ser Confirmado.
Realice las ventas en evento de marketing planificado y genere las demandas de facturación por uso
Al crear un pedido de ventas que tenga líneas que satisfagan los requisitos del acuerdo, puede ver la información relacionada en la página pedido de ventas seleccionando Línea de pedido de ventas>Visión>Detalles de precio.
En la página Detalles de precio, en la ficha desplegable Devoluciones, el vendedor puede ver una facturación por uso de un acuerdo de concesión comercial (se muestra el identificador del programa de devoluciones) y el importe total que se aplica a la línea. Este importe también se muestra en el campo Importe de devolución que está en la sección Estimación de margen de la página Detalles del precio.
Cuando se registra la factura de ventas, se genera una demanda de facturación por uso correspondiente para cada línea de factura.
Nota
Para ver la página Detalles de precio, en la página Parámetros de clientes, en la pestaña Precios, seleccione la casilla de verificación Habilitar detalles del precio. I
Procese las demandas y páselas como deducciones a Clientes
Los siguientes pasos del proceso para administrar las facturas por uso consisten en revisar, calcular, y aprobar las demandas y, a continuación, convertirlas en deducciones.
El área de trabajo de facturación por uso es el lugar donde el propietario del acuerdo de la promoción periódicamente revisa y procesa las demandas que se generan. También es donde el administrador de Clientes convierte las demandas aprobadas en deducciones o pagos periódicos, en función del método de pago para la demanda.
En la página Área de trabajo de facturación por uso, puede revisar las líneas de la demanda. Si las demandas se encuentran en estado Para volver a calcular, se deben volver a calcular para cualquier efecto acumulativo.
Recalcular las demandas
Para recalcular las demandas, en el panel de acciones, seleccione Acumular. A continuación, en el cuadro de diálogo Devoluciones acumuladas, seleccione al cliente.
Como resultado del recálculo, el programa genera nuevas demandas para los importes para ajustar las demandas originales al importe por unidad. Una demanda de ajuste se genera para cada combinación única de un cliente, un artículo, una divisa, una unidad de medida, dimensiones de inventario, dimensiones financieras, y un grupo de impuestos. Estas demandas de ajuste tienen la misma referencia al número de pedido de ventas y número de factura que las demandas que se están ajustando (es decir, las demandas creadas originalmente del documento de ventas). A diferencia de la demanda original, la demanda del ajuste no tiene valores en los campos que describen los importes y la cantidad de la línea de pedido de ventas original.
Una vez que el recálculo se completa, el estado de las notificaciones cambia a Calculado. Para aprobar las demandas, en el panel de acciones, seleccione Aprobar.
Procese las demandas y páselas a Clientes
Las demandas están listas para el procesamiento de Clientes. Para procesarlas, en el panel de acciones, seleccione proceso.
Al procesar las demandas, el estado ha cambiado a Marcar e indica que un registro de diario (el diario que se registra es el diario de acumulación de devoluciones, como se especifica en los parámetros de A/R) ha hecho que los eventos siguientes aparezcan:
- Las demandas se han transferido al saldo del cliente temporal como deducciones.
- La cuenta de acumulación de devoluciones se ha abonado para representar el pasivo de futuros del cliente.
- La cuenta de gastos de la devolución se ha abonado para reconocer el coste que se incurrió en relación con las ventas.
Para completar el proceso, el administrativo de Clientes debe ahora gestionar las deducciones de acumulación transfiriéndolas al saldo de los clientes como nota de crédito (pasivo).
Para iniciar la tarea, en el panel de acciones de la página Cliente, seleccione Cobrar>Liquidar transacciones. A continuación, en la página Liquidar transacciones, seleccione Funciones>Programa de facturación por uso. Esta página de devoluciones muestra todas las demandas de facturación por uso que se procesaron anteriormente.
Si desea crear una nota de abono, seleccione la casilla de verificación Marcar para todas las líneas y, a continuación, seleccione Funciones>Crear nota de abono.
Al crear la nota de abono, se registra un diario. (El diario que se registra es el diario de consumo de clientes, como se especifica en los parámetros de Clientes.) Como consecuencia, el importe real de pasivo (crédito) se ha movido al saldo del cliente. Financieramente esta situación implica que los eventos siguientes han aparecido:
- Se ha abonado la cuenta de clientes del cliente.
- Se ha cargado la cuenta de acumulación de devoluciones.
Para aprobar un evento de comercialización del tipo Suma total, seleccione el evento en la página Acuerdos de concesión comercialización y, a continuación, en la pestaña importe, seleccione aprobar.
Liquide la deducción que vence y el pago anticipado del cliente mediante el área de trabajo de deducciones
Con frecuencia, adelantándose a los anticipos, los clientes eligen pagar anticipos de facturas seleccionadas. Para evitar problemas de conciliación de pagos en el futuro, el administrativo de Clientes registra esos anticipos como deducciones cuando registra los pagos reales del cliente. A continuación, en el área de trabajo de deducciones, dichas deducciones de clientes se pueden realizar fácilmente con los importes debidos de la empresa.
Para registrar un pago anticipado de un cliente en el diario de pagos, seleccione clientes>Pagos>Diario de pagos y cree un nuevo diario de pagos. A continuación, en el panel de acciones, seleccione Deducciones. En la página Deducción, puede crear y realizar un seguimiento del importe que se pagó por anticipado.
El administrador de cobro es responsable ahora de liquidar entre sí la transacción de nota de abono abierta y la transacción de facturación por anticipado en el área de trabajo de la deducción.
Para gestionar deducciones, seleccione Ventas y marketing>Permisos comerciales>Deducciones>Área de trabajo de deducciones. La sección superior de la página contiene las líneas que representan los pagos anticipados del cliente. En la sección inferior de la página se ven las transacciones de crédito abiertas de clientes.
Para liquidar la deducción con la transacción abierta, marque la línea de deducciones y, a continuación, en la ficha Transacciones abiertas, marque la línea. En el panel de acciones, haga clic en Mantener > Asignar.
Ahora el estado de las demandas de origen es completado.
Analizar la eficacia de la promoción y el consumo de fondos
Para obtener una visión general de las estadísticas básicas del programa y el uso de fondos, puede usar varios informes y visiones analíticas disponibles en administración de concesión comercial.
En la página Actividad de concesión de comercialización , la pestaña Visión general muestra los detalles principales del acuerdo de concesión comercial. Las otras fichas muestran más detalles específicos acerca de los documentos asociados, los pagos, y otros eventos relacionados con el programa.
La pestaña Resumen muestra la cantidad total de productos que se han vendido en promoción, el importe de ventas que se ha facturado, y las facturaciones por uso y sumas totales que se han pagado.
La pestaña Créditos de facturación por uso contiene los detalles de facturaciones por uso individuales que se han abonado al cliente.
Para obtener una visión general más analítica de las distintas medidas de rendimiento para la promoción, puede usar la vista de análisis. Para ir a la vista de análisis, haga clic en Ventas y marketing>Concesiones comerciales>Acuerdos de concesión comercial. En el panel de acciones, haga clic en la ficha Análisis.
Para obtener una visión general más analítica de las distintas medidas de rendimiento para la promoción, puede usar la vista de análisis. Para ir a la vista de análisis, haga clic en Ventas y marketing>Concesiones comerciales>Acuerdos de concesión comercial. En el panel de acciones, haga clic en la ficha Análisis.