Respuesta a preguntas de proveedores sobre solicitudes de presupuesto
Cuando su agencia ha enviado una solicitud de presupuesto, los proveedores a veces tienen preguntas relacionadas con la solicitud. Los proveedores que tengan preguntas relacionadas con una solicitud de presupuesto pueden enviar sus preguntas y leer las respuestas en la página Colaboración de proveedor, cuando haga esa página disponible para ellos. Cuando se aceptan preguntas de proveedores, Preguntas y respuestas está disponible en la página Oferta de solicitud de presupuesto en Colaboración de proveedor, y para su agencia a través de la página Solicitud de presupuesto , Preguntas y respuestas.
Los usuarios pueden publicar respuestas a preguntas de proveedores más de una vez. Los proveedores ya no pueden publicar preguntas después de que se selecciona un proveedor y se otorga la solicitud de presupuesto, o después de que se alcanza la fecha límite para las preguntas.
Activar o desactivar esta característica
Para usar esta característica, debe estar activada para su sistema. A partir de la versión 10.0.21 de Supply Chain Management, está activada de forma predeterminada. A partir de la versión 10.0.32 de Supply Chain Management, esta característica es obligatoria y no se puede desactivar. Si está ejecutando una versión anterior a la 10.0.32, los administradores pueden activar o desactivar esta funcionalidad buscando la característica Preguntas y respuestas sobre solicitudes de presupuestos en el espacio de trabajo Administración de características.
Permitir que se utilicen preguntas y respuestas en las solicitudes de presupuesto
- Vaya a Adquisición y abastecimiento > Configuración > Parámetros de adquisición y abastecimiento.
- Abra la pestaña Solicitud de presupuesto.
- Configure las siguientes opciones según sea necesario:
- Permitir preguntas de proveedores: habilita o deshabilita las preguntas de proveedores para casos de solicitud de presupuesto. Debe configurar esto en Sí para utilizar las funciones descritas en este artículo.
- Respuesta directa predeterminada: cuando responde a una pregunta, puede elegir responder a todos los proveedores que recibieron la solicitud de presupuesto o responder solo al proveedor específico que envió la pregunta. Puede elegir esta opción cada vez que responda, pero esta configuración controla la opción predeterminada. Si normalmente responde a todos los proveedores, configúrelo en No. Si normalmente responde a proveedores individuales, configúrelo en Sí.
Configuración para preguntas de proveedores
Al crear una solicitud de presupuesto, usted determina si los proveedores pueden hacer preguntas sobre esta.
- Vaya a Adquisición y abastecimiento > Solicitudes de presupuestos y haga clic en Nueva > Solicitud de presupuesto
- En la página Nueva solicitud de presupuesto, vaya a Encabezado, para configurar los campos Opciones de pregunta de proveedores a fin de permitir preguntas antes de una fecha determinada.
- Establezca la opción Permitir pregunta de proveedor en Sí para que los proveedores puedan ingresar preguntas. Los usuarios pueden ingresar y responder preguntas y designar preguntas frecuentes para publicarlas para los proveedores cuando se envía la solicitud de presupuesto a los proveedores.
- Opcional: en el campo Fecha límite, defina la fecha final antes de la cual se deben enviar las preguntas. Si no se ingresa una fecha límite, las preguntas se aceptan siempre que la solicitud de presupuesto esté abierta y acepte ofertas.
- Haga clic en Guardar para guardar la solicitud de presupuesto.
- Haga clic en Enviar para enviar la solicitud de presupuesto a los proveedores para que hagan ofertas.
Introducir y responder preguntas de proveedores
Los proveedores ingresan preguntas en la página Colaboración de proveedor > Oferta de solicitud de presupuesto, en la ficha desplegable Preguntas de proveedores. La pregunta solo es visible para el proveedor y los usuarios.
Introducir una pregunta de proveedor
En colaboración con el proveedor, en la página Oferta de solicitud de presupuesto, haga clic en Preguntas y respuestas y luego haga clic en + Haga una pregunta.
Billete
Alternativamente, un usuario puede ingresar preguntas para un proveedor en la página Solicitud de presupuesto, haciendo clic en Administrar las respuestas, Editar respuesta a solicitud de presupuesto y luego haciendo clic en Preguntas y respuestas.
En el campo Pregunta, ingrese el texto de la pregunta.
Haga clic en Enviar. Repita los pasos 1-3 para agregar una pregunta.
Cuando termine, haga clic en Guardar para guardar las preguntas.
Responder a un solo proveedor
La pregunta y la respuesta solo son visibles para el proveedor y los usuarios.
- En la página Solicitud de presupuestos, haga clic en Preguntas y respuestas para mostrar la página Preguntas y respuestas.
- Haga clic en Editar.
- Introduzca texto en el campo Respuesta para responder a la pregunta del proveedor.
- Marque la casilla Respuesta directa.
- Haga clic en Guardar para guardar su respuesta.
- Hacer clic en Enviar respuestas para enviar las respuestas al proveedor.
Responder a todos los proveedores
Si recibe la misma pregunta de varios proveedores, puede agrupar las preguntas y responder con una sola respuesta. Todos los proveedores reciben una notificación cuando se publican las preguntas y respuestas más frecuentes. Los proveedores y cualquier persona con acceso a la solicitud de presupuesto pueden ver el resumen de preguntas y respuestas.
- En la página Solicitud de presupuestos, haga clic en Preguntas y respuestas para mostrar la página Preguntas y respuestas.
- Haga clic en Editar.
- Elija un código para la pregunta común, como la letra "a".
- Para cada línea que haga una pregunta similar, ingrese el código en el campo Código de grupo. Por ejemplo, para cada línea que pregunte sobre el color del artículo, ingrese "a".
- Elija una de las líneas con el valor del código, e ingrese la pregunta y responda de la manera que desea que se lean en el resumen que estará disponible cuando se publiquen las preguntas y respuestas (campos Pregunta de grupo, Respuesta de grupo).
- Opcional: puede marcar la casilla de verificación Respuesta directa para enviar las respuestas solo a los proveedores seleccionados.
- Haga clic en Guardar para guardar sus respuestas.
- Opcional: puede revertir las preguntas y respuestas a los valores publicados anteriormente si desea deshacer los cambios.
- Hacer clic en Enviar respuestas para enviar las respuestas a los proveedores.
Cambiar solicitud de presupuesto para permitir o no permitir preguntas
Puede realizar cambios para permitir o no permitir preguntas en las solicitudes de presupuesto hasta que se adjudiquen. También puede ampliar o acortar el plazo en el que los proveedores pueden enviar preguntas. Para las solicitudes de presupuesto publicadas, debe modificar una solicitud de presupuesto para permitir o rechazar preguntas de proveedores o ajustar el plazo para las preguntas.
Importante
Si modifica una solicitud de presupuesto existente con el fin de permitir preguntas del proveedor, el sistema borrará todas las respuestas existentes cuando vuelva a enviar la solicitud de presupuesto.