Facturar por mantenimiento de activos del cliente

La característica Facturación de órdenes de trabajo le permite crear, procesar y facturar el trabajo de mantenimiento que se realiza en los activos que poseen sus clientes. Esta característica le permite realizar las tareas siguientes:

• Conectar a los clientes con los activos que poseen.
• Seleccionar un cliente y ver los activos que posee cuando crea una orden de trabajo.
• Configurar un proyecto principal para cada cliente.
• Registrar horas, artículos, gastos y tarifas en la orden de trabajo y crear una propuesta de factura para el cliente más tarde.

Además, la función proporciona la siguiente funcionalidad:

• El contrato de proyecto del proyecto principal de un cliente se copia automáticamente en el proyecto de orden de trabajo relevante.
• La administración de activos ahora puede utilizar el tipo de transacción de proyecto tarifa tanto en las previsiones de órdenes de trabajo como en los diarios de órdenes de trabajo.

Activar o desactivar la característica Facturación de pedido de trabajo

Para usar esta característica, debe estar activada para su sistema. A partir de la versión 10.0.32 de Supply Chain Management, esta característica es obligatoria y no se puede desactivar. Si está ejecutando una versión anterior a la 10.0.32, los administradores pueden activar o desactivar esta funcionalidad buscando la característica Facturación de orden de trabajo en el espacio de trabajo Administración de características.

Supuesto de ejemplo

Para aprender cómo funciona esta característica, trabaje con el siguiente escenario de ejemplo.

Para trabajar en este escenario mediante el uso de los registros y valores de muestra que se especifican aquí, debe estar en un sistema donde estén instalados los datos de demostración estándar. Debe seleccionar la entidad legal USMF antes de comenzar.

También puede usar este escenario como guía para usar la característica cuando trabaje en un sistema de producción. Sin embargo, en ese caso, debe sustituir sus propios valores y puede que le falten algunos tipos de registros necesarios que proporcionan los datos de demostración estándar.

Paso 1: crear un nuevo contrato de proyecto para el cliente

1. Vaya a Gestión de proyectos y contabilidad > Proyectos > Contratos de proyecto.

2. En el panel de acciones, haga clic en Nueva.

3. En el cuadro de diálogo Nuevo contrato de proyecto, establezca los valores siguientes:

   • Nombre:Pelican Wholesales
   • Tipo de financiación:Cliente
   • Fuente de financiación:US-013 (Pelican Wholesales)

4. Seleccione Aceptar.

Paso 2: crear un nuevo proyecto principal para el cliente

El proyecto principal que cree aquí se utilizará cuando se creen las órdenes de trabajo para el cliente.

1. Vaya a Gestión de proyectos y contabilidad > Proyectos > Todos los proyectos.

2. En el panel de acciones, haga clic en Nueva.

3. En el cuadro de diálogo Nuevo proyecto, establezca los valores siguientes:

   • Tipo de proyecto:Tiempo y material
   • Nombre del proyecto:Órdenes de trabajo de Pelican Wholesales
   • Grupo de proyecto:TM
   • Id. del contrato del proyecto:Pelican Wholesales (el contrato que creó antes)
   • Fecha de inicio: seleccione la fecha de hoy.

4. Seleccione Crear proyecto.

5. El nuevo proyecto está abierto. Anote el valor Id. del proyecto. Tendrá que introducirlo más tarde.

Paso 3: crear un nuevo tipo de orden de trabajo en la Administración de activos

1. Vaya a Administración de activos > Configuración > Orden de trabajo > Tipos de órdenes de trabajo.

2. En el panel de acciones, haga clic en Nueva.

3. Se agrega un nuevo registro a la lista. Establezca los siguientes valores para este registro:

   • Tipo de orden de trabajo:Servicio
   • Nombre:Órdenes de trabajo de servicios
   • Estado del ciclo de vida de la orden de trabajo:Estándar

Paso 4: vincular la cuenta del cliente al proyecto principal

Ahora debe vincular la cuenta del cliente al proyecto principal en la configuración del proyecto en Administración de activos.

1. Vaya a Administración de activos > Configuración > Órdenes de trabajo > Configuración del proyecto.

2. En la pestaña Proyecto principal, seleccione Agregar para agregar una línea.

3. En la nueva línea, establezca los siguientes valores:

   • Cuenta de cliente:US-013 (Pelican Wholesales)
   • Id. del proyecto: introduzca el Id. del proyecto que anotó anteriormente.

Paso 5: vincular el grupo y tipo del proyecto al proyecto de la orden de trabajo

Todavía debería estar en la página de Configuración del proyecto (Administración de activos > Configuración > Órdenes de trabajo > Configuración del proyecto).

1. En la pestaña Grupo del proyecto, seleccione Agregar para agregar una línea.

2. En la nueva línea, establezca los siguientes valores:

   • Tipo de orden de trabajo:Servicio (el tipo de orden de trabajo que creó anteriormente)
   • Grupo de proyecto:TM

Nota

El contrato del proyecto en el proyecto de la orden de trabajo siempre se hereda del proyecto principal.

Paso 6: vincular un activo al Id. de cliente

1. Vaya a Administración de activos > Activos > Activos activos.

2. En el campo Filtrar, introduzca VE-102 y seleccione filtrar por Activo.

3. Seleccione el activo para abrir su configuración.

4. En la ficha desplegable Cliente, configure el campo Cuenta de cliente a US-013 (Pelican Wholesales).

   El campo Nombre se actualiza automáticamente a Pelican Wholesales.

Paso 7: crear una nueva orden de trabajo sobre el activo

1. Vaya a Administración de activos > Órdenes de trabajo > Órdenes de trabajo activas.

2. En el panel de acciones, haga clic en Nueva.

3. En el cuadro de diálogo Crear orden de trabajo, establezca los siguientes valores:

   • Tipo de orden de trabajo:Servicio

   • Descripción:Reparar camión

   • Cuenta de cliente:US-013 (Pelican Wholesales)

   • Activo:VE-102

     Nota

     La búsqueda muestra solo los activos que están vinculados a la cuenta de cliente seleccionada.

   • Tipo de trabajo de mantenimiento:Reparación

   • Comercio:Mecánico

   • Nivel de servicio:4

4. Seleccione Aceptar.

Paso 8: revisar la orden de trabajo y comenzar a trabajar en ella

En esta sección, trabajará en la orden de trabajo que creó en la sección anterior.

1. Siga estos pasos para verificar que el proyecto principal es el proyecto Orden de trabajo de Pelican Wholesales:

   1. En la sección Trabajos de mantenimiento de orden de trabajo, seleccione una línea.
   2. En la ficha desplegable Detalles de línea, inspeccione el valor Id. de proyecto. Debe ser un número con guion de la siguiente forma <Parent-Project-ID>-<Project-ID>. Este valor es un vínculo.
   3. Seleccione el vínculo del Id. del proyecto para abrir una página donde puede ver el proyecto principal y los nombres del proyecto.

2. En el panel de acciones, en la ficha Orden de trabajo, en el grupo Estado de ciclo de vida, seleccione Actualizar el estado de la orden de trabajo.

3. En el cuadro de diálogo Actualizar el estado de la orden de trabajo, en la columna Seleccionar, seleccione la casilla de la fila donde el campo Estado de ciclo de vida se encuentre En curso.

4. Seleccione Aceptar.

5. En el cuadro de diálogo Estado de ciclo de vida: En curso, seleccione Aceptar.

Paso 9: publicar las horas dedicadas a la orden de trabajo y crear una nueva propuesta de factura

En esta sección, seguirá trabajando en la orden de trabajo en la que trabajó en la sección anterior.

1. En el panel de acciones, en la ficha Orden de trabajo, en el grupo Proyecto, seleccione Diarios.

   Aparecerá la página Diarios de órdenes de trabajo. Aquí puede registrar el tiempo que dedicó a la orden de trabajo.

2. En la ficha desplegable Horas, seleccione Agregar línea.

3. En la nueva línea, establezca el campo Horas a 4.

4. En el panel de acciones, seleccione Registrar diarios.

5. Cierra la página Diarios de órdenes de trabajo para volver a la orden de trabajo.

6. En el panel de acciones, en la pestaña Facturación, seleccione Nueva propuesta de factura.

7. En el cuadro de diálogo Crear propuesta de factura, en la sección Transacciones de proyecto, seleccione la casilla Seleccionar para todas las líneas que quiera facturar.

8. Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y ver la nueva propuesta de factura.