Comprender la distribución de registros en las reglas de asignación
En Dynamics 365 Sales, las reglas de asignación distribuyen o asignan automáticamente clientes potenciales, oportunidades y conocimientos nuevos y actualizados a su equipo de ventas. El proceso automatizado ahorra tiempo y esfuerzo y optimiza la carga de trabajo en todo su equipo de ventas.
Las reglas de asignación pueden distribuir estos registros de dos maneras: round robin o equilibrio de carga.
- En distribución round robin, la consideración principal es cuándo se asignó un registro a los vendedores por última vez.
- En distribución de equilibrio de carga, la consideración principal es su capacidad o en cuántos registros activos están trabajando.
Dependiendo de su definición, una regla que priorice el equilibrio de carga aún podría utilizar criterios de operación por turnos para asignar registros a los vendedores.
Es importante entender tanto las diferencias entre ellos como la forma en que otros criterios, como la carga de trabajo y los horarios de sus vendedores, afectan a la asignación de los registros.
Los segmentos y las reglas de asignación son parte de la función de asignación de trabajo. La asignación de trabajo está disponible en la versión 9.1.23074.10021 del acelerador de ventas y se implementa por fases en diferentes regiones. Más información sobre la asignación de trabajo.
Distribución round robin
La asignación round robin distribuye un registro nuevo o actualizado de manera justa entre los vendedores que cumplen con los criterios de la regla. Otorga el registro al vendedor que más tiempo haya esperado un nuevo cliente potencial, oportunidad o información, incluidos los registros que se asignaron manualmente o mediante un complemento.
Nota
El orden de asignación de los vendedores mediante el algoritmo round robin se almacena a nivel de organización y no en el nivel de regla.
Veamos algunos escenarios para comprender la distribución round robin.
Escenario1
Un cliente potencial entra en el sistema a las 1:33 p. m. Según los criterios de selección definidos en la regla de asignación, potencialmente tres vendedores pueden trabajar en el cliente potencial:
| Vendedor | Último cliente potencial asignado |
|---|---|
| Miriam | 10:02 a.m. |
| Sanjay | 10:31 a.m. |
| Susana | 11:17 a.m. |
El último encargo de Miriam es anterior al de Sanjay y Susana. Ha estado esperando más tiempo, por lo que se le asigna el cliente potencial y se actualiza su última hora de asignación.
Otro cliente potencial entra en el sistema a las 1:50 p. m. Esta vez, solo Miriam y Sanjay tienen los atributos necesarios para trabajar en él:
| Vendedor | Último cliente potencial asignado |
|---|---|
| Miriam | 1:33 p.m. |
| Sanjay | 10:31 a.m. |
Pero esta vez, Sanjay ha estado esperando más que Miriam. Sanjay obtiene el cliente potencial.
Escenario 2
Suponga que tiene tres vendedores: Miriam, Sanjay y Susana. Se crea un conjunto de reglas para asignarles registros. El orden inicial es Miriam, Sanjay y Susana.
- La regla 1 asigna una ventaja entrante 1 a Miriam. El nuevo orden pasa a ser Sanjay, Susana y Miriam.
- La regla 2 asigna la siguiente ventaja entrante 2 a Sanjay. El orden es ahora Susana, Miriam y Sanjay.
- La regla 3 asigna la pista 3 a Susana. El orden final pasa a ser Miriam, Sanjay y Susana.
- Ahora, llega una nueva pista a la aplicación: la regla 1 asigna la pista 4 a Miriam.
Sin embargo, habrá observado que solo la Regla 1 asigna el registro a Miriam dos veces consecutivas. Esto se debe a que el orden de asignación de registros se almacena en el nivel de organización y no en el nivel de regla.
Escenario 3
Suponga que tiene dos vendedores: Miriam y Sanjay. Se crea una regla para asignarles registros. El orden inicial es Miriam y Sanjay.
Ahora, si el cliente potencial 1 es generado por Miriam, ella se convierte automáticamente en su propietaria. Como resultado, cuando se ejecuta la regla, el cliente potencial se asigna a Sanjay ya que Miriam ya es la propietaria y forma parte de la lista de distribución. El nuevo orden de asignación cambia a Miriam y Sanjay.
Esto se debe a que cada vez que un vendedor crea un nuevo registro, se incluye automáticamente en la lista de distribución. Esto afecta el orden de asignación de registros futuros.
Distribución de equilibrio de carga
La asignación de equilibrio de carga busca a los vendedores que cumplen los criterios de la regla y da el registro a quien puede asumir más trabajo. Este método garantiza que todos los vendedores tengan una parte justa de trabajo y reduce las cargas de trabajo desiguales.
Veamos un ejemplo para entender la distribución de equilibrio de carga:
Un cliente potencial entra en el sistema. Según los criterios de selección definidos en la regla de asignación, potencialmente tres vendedores pueden trabajar en el cliente potencial:
| Vendedor | Capacidad disponible |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 15 |
Susana puede manejar más trabajo ahora que Miriam o Sanjay. Susana obtiene el cliente potencial y su capacidad disponible ahora es 14.
Continuando con este ejemplo, supongamos que Miriam, Sanjay y Susana potencialmente pueden trabajar en los próximos clientes potenciales entrantes.
Dos nuevos clientes potenciales entran en el sistema. Susana sigue teniendo la mayor capacidad disponible, por lo que los clientes potenciales se le asignan a ella. Después, su capacidad disponible queda así:
| Vendedor | Capacidad disponible |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 12 |
Un cliente potencial más entra en el sistema. Sanjay y Susana están igualmente disponibles. Susana obtuvo un cliente potencial más recientemente, por lo que el nuevo se asigna a Sanjay según los criterios round robin. Ahora su capacidad disponible queda así:
| Vendedor | Capacidad disponible |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susana | 12 |
Miriam cierra tres clientes potenciales, aumentando su capacidad disponible a 13. Un nuevo cliente potencial entra en el sistema. Miriam ahora tiene la mayor capacidad, por lo que se le asigna a ella.
Otros criterios de distribución
Las reglas de asignación priorizan la equidad de diferentes maneras dependiendo de si selecciona la distribución round robin o por equilibrio de carga. Pero la equidad no es la única consideración cuando hay que asignar registros. También pueden considerar si los vendedores están disponibles para asumir más trabajo, es decir, su carga de trabajo y su horario de trabajo.
Considerar la carga de trabajo del vendedor
En las definiciones de reglas de asignación, puede seleccionar Asignar tipo de registro según la capacidad del vendedor. Esta opción distribuye registros solo a los vendedores que tienen la capacidad de trabajar con ellos. Si nadie tiene esa capacidad, los registros quedan sin asignar.
Echemos un vistazo de nuevo a nuestro equipo de ventas, un poco más tarde el mismo día.
Un nuevo cliente potencial entra en el sistema. Según los criterios de selección definidos en la regla de asignación, potencialmente cuatro vendedores pueden trabajar en él:
| Vendedor | Última asignación | Capacidad disponible |
|---|---|---|
| Sanjay | 2:37 p.m. | 0 |
| Susana | 2:57 p.m. | 4 |
| David | 3:02 p.m. | 1 |
| Miriam | 2:35 p.m. | –2 |
Solo con la distribución round robin, Miriam obtendría el cliente potencial porque ha estado esperando una asignación más tiempo que los demás. Sin embargo, le indicó a la regla Asignar clientes potenciales en función de la capacidad del vendedor y la capacidad disponible de Miriam en este momento es –2. Sanjay ha estado esperando por más tiempo, pero su capacidad disponible es 0. El cliente potencial es para Susana.
Si ningún vendedor que cumpliera los criterios tuviera una capacidad disponible mayor que cero, el cliente potencial quedaría sin asignar.
Considerar la programación de trabajo del vendedor
En las definiciones de reglas de asignación, puede seleccionar Asignar si un vendedor está disponible dentro de N horas, donde N es un número entero del 1 al 120. Esta opción distribuye registros solo a los vendedores cuyo horario de trabajo muestra que están disponibles dentro del tiempo que seleccione. Si nadie tiene esa capacidad, los registros quedan sin asignar. Aprenda a administrar la disponibilidad de los vendedores.
La regla considera a los vendedores coincidentes primero por prioridad de asignación (equilibrio de carga o round robin) y luego por quién está disponible, desde ahora hasta el tiempo máximo permitido.
Como se muestra en el siguiente diagrama, los vendedores coincidentes se dividen en seis grupos de 24 horas cada uno según sus horarios de trabajo. Si ningún vendedor cae en el primer segmento, la distribución round robin reemplaza al equilibrio de carga, incluso si se prioriza la distribución del equilibrio de carga. La regla continúa evaluando los cubos de arriba abajo. Cuando encuentra un cubo no vacío, la regla asigna la ventaja a los vendedores del cubo basándose en criterios de round robin.
Veamos un ejemplo para comprender cómo los horarios de trabajo de los vendedores afectan la asignación de registros.
En sus reglas de asignación, usted prioriza la distribución por turnos y establece un límite de tiempo de 48 horas.
Un nuevo cliente potencial entra en el sistema un viernes por la noche desde un formulario de consulta en su sitio web. Varios vendedores cumplen los criterios de una regla de asignación, pero ninguno de ellos está trabajando ahora. A continuación, la regla considera los vendedores coincidentes que estén disponibles dentro de las próximas 24 horas. Ese día es el sábado. Normalmente, Sanjay estaría trabajando, pero su calendario dice que está de vacaciones. No hay otros vendedores disponibles, por lo que la regla se fija en las próximas 24 horas. Los domingos tampoco trabaja nadie. La regla ha alcanzado el límite de 48 horas, por lo que el cliente potencial queda sin asignar. Si el límite de tiempo hubiera sido de 60 horas, el cliente potencial se habría asignado al primer vendedor que estuviera disponible el lunes por la mañana.
Ejemplos
Veamos algunos ejemplos más en detalle para comprender cómo la disponibilidad del vendedor y la carga de trabajo afectan la distribución round robin y el equilibrio de carga. Usaremos la siguiente notación para la disponibilidad del vendedor en el momento del enrutamiento:
- 0D - Actualmente disponible
- 1D - Más temprano disponible dentro de las 24 horas
- 2D - Más temprano disponible de 24 a 48 horas
- 3D - Más temprano disponible de 48 a 72 horas
- 4D - Más temprano disponible de 72 a 96 horas
- 5D - Más temprano disponible de 96 a 120 horas
Ejemplo 1: Round Robin, considere solo la disponibilidad del vendedor
La regla coincidió con los siguientes vendedores:
| Vendedor | Disponibilidad | Último cliente potencial asignado |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 2:37 p.m. |
| Maya | 1D | 2:15 p.m. |
| Vivek | 0D | 3:02 p.m. |
| María | 2D | 3:10 p.m. |
| Sal | 0D | 2:29 p.m. |
Primero están disponibles dos vendedores, Vivek y Sal. Vivek obtuvo un cliente potencial más recientemente que Sal, por lo que la regla distribuye el cliente potencial a Sal.
Los siguientes clientes potenciales que llegan se asignan a Vivek, luego a Sal, y así sucesivamente, hasta que cambie la disponibilidad de los vendedores coincidentes. La capacidad de los vendedores no es una consideración.
Ejemplo 2: Equilibrio de carga, considere solo la disponibilidad del vendedor
De nuevo, la regla coincidió con los siguientes vendedores:
| Vendedor | Disponibilidad | Capacidad disponible |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| María | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
De nuevo, Vivek y Sal están disponibles primero. Esta vez, Vivek tiene la mayor capacidad, por lo que la regla le distribuye el cliente potencial.
Los siguientes clientes potenciales que llegan se asignan a Vivek hasta que su capacidad cae por debajo de la de Sal. Los siguientes clientes potenciales van a Sal hasta que su capacidad cae por debajo de la de Vivek, y así sucesivamente, hasta que cambia la disponibilidad de los vendedores emparejados. En este escenario, la capacidad de los vendedores no es una consideración. La capacidad de Vivek y Sal puede caer por debajo de cero siempre que estén disponibles antes que los demás.
Ejemplo 3: Equilibrio de carga, considere la disponibilidad y la capacidad del vendedor
De nuevo, la regla coincidió con los siguientes vendedores:
| Vendedor | Disponibilidad | Capacidad disponible |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| María | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 0 |
Como se ha seleccionado Asignar clientes potenciales en función de la capacidad del vendedor en la definición de la regla de asignación, la regla ignora a Vivek y Sal aunque estén disponibles primero. Eso deja a Burt, Maya y María:
| Vendedor | Disponibilidad | Capacidad disponible |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| María | 2D | 10 |
Burt y Maya están disponibles antes que María, por lo que María queda fuera de consideración:
| Vendedor | Disponibilidad | Capacidad disponible |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
La regla está configurada para priorizar el equilibrio de carga. Sin embargo, la distribución de equilibrio de carga solo funciona con vendedores que estén disponibles en el momento de la ruta. Como Burt y Maya no están disponibles ahora, la regla utiliza criterios de round robin.
Como la capacidad ya no es una consideración, la regla considera quién ha estado esperando un cliente potencial por más tiempo:
| Vendedor | Último cliente potencial asignado |
|---|---|
| Burt | 2:37 p.m. |
| Maya | 2:15 p.m. |
La regla asigna el cliente potencial a Maya. Los siguientes clientes potenciales que llegan se asignan a Burt, luego a Maya, y así sucesivamente, hasta que cambie la disponibilidad de los vendedores coincidentes.