Configurar la contabilidad para proyectos facturables

Se aplica a: Project Operations para escenarios basados en recursos/no mantenidos, implementación lite: del acuerdo a la factura proforma

Dynamics 365 Project Operations admite varias opciones de contabilidad para proyectos facturables que incluyen transacciones de tiempo y material y de precio fijo.

• Transacciones de tiempo y material: estas transacciones se facturan a medida que avanza el trabajo en función del consumo de horas, gastos, elementos o tarifas del proyecto. Estos costes de la transacción se pueden combinar con los ingresos de cada transacción, y el proyecto se factura a medida que avanza el trabajo. Los ingresos del proyecto también se pueden acumular en el momento en que se produce la transacción. Durante la facturación, se reconocen los ingresos y, si corresponde, se revierten los ingresos acumulados.
• Transacciones de precio fijo: estas transacciones se facturan de acuerdo con un programa de facturación que se basa en un contrato de proyecto. Los ingresos por transacciones de precio fijo pueden reconocerse en el momento de la facturación o calcularse y registrarse periódicamente, de acuerdo con los métodos Contrato completado o Porcentaje completado.

Un proyecto se considera facturable cuando está asociado a una o más líneas de contrato. Una línea de contrato de proyecto define por sí misma el método de facturación y los tipos de transacciones permitidos.

Como ejemplo, Fabrikam Robotics ha ganado un contrato de proyecto con Adatum Corporation para la optimización de equipos. Adatum pagará una cantidad fija de $10 000 USD para cubrir los gastos incurridos en el proyecto. Este es un método de facturación de precio fijo. El tiempo del proyecto y las tarifas se facturarán por uso. Este es un método de facturación por tiempo y material. Todo el trabajo se seguirá bajo un solo proyecto llamado Optimización de equipos Adatum.

Un miembro del equipo del proyecto presenta ocho horas de trabajo en el proyecto Optimización del equipamiento Adatum. Cuando el director del proyecto aprueba este tiempo, el sistema utiliza el método de facturación de tiempo y material para crear transacciones reales, una factura y una cuenta. Esta transacción no se incluirá en el cálculo de la estimación de ingresos de precio fijo.

Otro miembro del equipo del proyecto presenta un gasto de viaje de $2000,00 USD contra el proyecto Optimización de equipos Adatum. Cuando el director del proyecto aprueba este envío, el sistema utiliza un método de facturación de precio fijo para crear transacciones reales y una cuenta para este gasto del proyecto. No se facturará al cliente basándose en esta transacción. En su lugar, se le facturarán hitos de facturación configurados por separado. Esta transacción de gasto, junto con las estimaciones de gasto, se incluirá en el cálculo de la estimación de ingresos de precio fijo.

Los principios de contabilidad de las transacciones de un proyecto se definen en los perfiles de ingresos y costes del proyecto. Para cada transacción del proyecto, el sistema determina el perfil de costes e ingresos del proyecto adecuado mediante el uso de las reglas del perfil de costes e ingresos del proyecto que se han configurado.

Definir los perfiles de costes e ingresos del proyecto

Los perfiles de costes e ingresos del proyecto determinan las reglas contables de las transacciones del proyecto. Estos perfiles se configuran en la gestión de proyectos y contabilidad.

Complete los siguientes pasos para crear un nuevo perfil de costes e ingresos del proyecto.

1. Vaya a Gestión de proyectos y contabilidad>Preparar>Contabilidad>Perfiles de costes e ingresos del proyecto.

2. Seleccione Nuevo para crear un nuevo perfil de costes e ingresos del proyecto.

3. En el campo Nombre, escriba el nombre y una breve descripción del perfil.

4. En el campo Método de facturación, seleccione Tiempo y material o Precio fijo.

5. Expanda la ficha desplegable Libro mayor. Los campos de esta pestaña definen los principios de contabilidad que se utilizan cuando las transacciones del proyecto se registran en el diario utilizando el diario de integración de Project Operations y luego se facturan a través de la propuesta de factura del proyecto.

6. Seleccione la información adecuada en los siguientes campos de la ficha desplegable Libro mayor:

   • Costes de registro, hora:

     • Sin libro mayor: el coste de las transacciones de tiempo no se contabilizará en el Libro mayor cuando se registre el diario de integración de Project Operations. Sin embargo, el contable puede registrar costes utilizando la función Registrar costes en un momento posterior.
     • Saldo: el coste de las transacciones de tiempo se cargará al tipo de cuenta del Libro mayor, WIP: valor de costo y se abonará a la Cuenta de asignación de nómina en la configuración de registro del Libro mayor. El contable utilizará la función Registrar costes para mover este coste de una cuenta de saldo a una cuenta de pérdidas y ganancias de forma periódica.
     • Pérdidas y ganancias: al registrar el diario de integración de Project Operations, el coste de la transacción de tiempo se cargará al tipo de cuenta del Libro mayor Coste, y se abonará a la Cuenta de asignación de nómina definida en la pestaña Coste de la página Configuración de registro contable (Gestión de proyectos y contabilidad>Configuración>Registro>Configuración de registro contable). Esta es la configuración más común para transacciones de tiempo y material.
     • Nunca al Libro mayor: el coste de las transacciones de tiempo nunca se contabilizará en el Libro mayor.

   • Registro de costes, gasto:

     • Saldo: al registrar el diario de integración de Project Operations, el coste de la transacción de gastos se cargará en el tipo de cuenta del Libro mayor WIP: valor de coste como se define en la pestaña Coste de la página Configuración de registro contable y se abona en la cuenta de compensación en la línea del diario. Las cuentas de compensación predeterminadas para gastos se definen en Gestión de proyectos y contabilidad>Configuración>Registro>Cuenta de compensación predeterminada para gastos. El contable utilizará la función Registrar costes para mover este coste desde la cuenta de saldo a la cuenta de pérdidas y ganancias de forma periódica.
     • Pérdidas y ganancias: al registrar el diario de integración de Project Operations, el coste de la transacción de gastos se cargará en el tipo de cuenta del Libro mayor WIP: valor de coste como se define en la pestaña Coste de la página Configuración de registro contable y se abona en la cuenta de compensación en la línea del diario. Las cuentas de compensación predeterminadas para gastos se definen en Gestión de proyectos y contabilidad>Configuración>Registro>Cuenta de compensación predeterminada para gastos.

   • Registrar costes - elemento:

     • Saldo: al contabilizar el diario de integración de Project Operations, el coste de la transacción del elemento se cargará a la cuenta contable tipo Trabajo en curso - Valor de coste - artículo como se define en la pestaña Coste en la página Configuración de registro contable y con abono a lo siguiente:

       • Para el uso del tipo de documento: cuenta Coste - elemento en la Configuración de registro contable.
       • Para el documento de tipo compra: Cuenta de integración de adquisiciones en Administración de proyectos y parámetros contables. El contable utilizará la función Registrar costes para mover este coste desde la cuenta de saldo a la cuenta de pérdidas y ganancias de forma periódica.

     • Pérdidas y ganancias: al contabilizar el diario de integración de Project Operations, el coste de la transacción del elemento se cargará a la cuenta contable tipo Coste como se define en la pestaña Coste en la página Configuración de registro y con abono a lo siguiente:

       • Para el uso del tipo de documento: cuenta Coste - elemento en la Configuración de registro contable.
       • Para el documento de tipo compra: Cuenta de integración de adquisiciones en Administración de proyectos y parámetros contables.

   • Facturación en cuenta:

     • Saldo: al publicar la propuesta de factura del proyecto, se abonará una transacción en cuenta (hito de facturación) en el tipo de cuenta de Libro mayor WIP facturado, en cuenta como se define en la pestaña Ingresos de la página Configuración de registro contable y se carga en la cuenta de saldo del cliente.
     • Pérdidas y ganancias: al publicar la propuesta de factura del proyecto, se abonará una transacción en cuenta (hito de facturación) en el tipo de cuenta de Libro mayor Ingreso facturado, en cuenta como se define en la pestaña Ingresos de la página Configuración de registro contable y se carga en la cuenta de saldo del cliente. Las cuentas de saldo de clientes se definen en Clientes>Configuración>Perfiles de registro de clientes.

   Cuando define los perfiles de contabilización para los métodos de facturación de tiempo y material, tiene la opción de acumular ingresos por tipo de transacción (hora, gasto, artículo y tarifa). Si la opción Acumular ingresos está configurada en Sí, las transacciones de ventas no facturadas del diario de Integración de Project Operations se registrarán en el libro mayor. El valor de las ventas se carga a Trabajo en curso - cuenta de valor de ventas y se abona a la cuenta Ingresos acumulados - valor de ventas que se configuró en la página Configuración de registro contable, en la pestaña Ingresos.

Nota

La opción Acumular ingresos está disponible solo cuando el tipo de transacción respectivo Coste se contabiliza en la cuenta de pérdidas y ganancias.

7. Expanda la ficha desplegable Estimar. Los campos de esta pestaña definen la configuración de cálculo de las estimaciones de ingresos de precio fijo. Los campos de esta pestaña solo se aplican a los perfiles de costes e ingresos del proyecto con un método de facturación de Precio fijo.

8. Seleccione la información adecuada en los siguientes campos de la ficha desplegable Estimación:

   • Principio utilizado para los cálculos de finalización de proyectos:

     • Contrato completado: La confrontación de costes y el reconocimiento de ingresos no ocurren hasta el final del proyecto. Los costes se reflejan como WIP en el saldo hasta que se complete el proyecto.
     • Porcentaje completado: los ingresos acumulados se calculan y se registran en el libro mayor cada período en función del porcentaje de finalización del proyecto. Hay varios métodos disponibles para calcular el porcentaje de finalización. Estos métodos pueden ser automáticos, según la configuración, o manuales.
     • Sin WIP: esta configuración se utiliza para proyectos de precio fijo con un período de tiempo corto y donde la factura y los costes ocurren en el mismo período. En este caso, el valor del campo Facturación en cuenta de la ficha desplegable Libro mayor se establece automáticamente en Pérdidas y ganancias para garantizar que los ingresos se reconozcan en la facturación. El proceso de estimación de ingresos no se utilizará para este perfil de costes e ingresos del proyecto.

   • Principio de coincidencia: este campo determina cómo se contabilizará el valor de ventas calculado (ingresos acumulados) en el libro mayor.

     • Utilizando el principio Valor de ventas, el sistema calculará el valor de las ventas haciendo corresponder los costes y los ingresos, y luego lo registrará como un solo importe.
     • Utilizando el principio Producción y beneficio, el sistema dividirá el valor de las ventas en costes incurridos y ganancias calculadas. Estos se registran por separado.

   • Plantillas de costes: permite que las transacciones del proyecto se agrupen según el tipo de transacción y la categoría del proyecto y define las reglas de cálculo del porcentaje de finalización para estos grupos.

   • Códigos de período: define la frecuencia con la que se calculan las estimaciones de ingresos para un perfil de ingresos y costes de proyecto determinado.

   • Categorías para estimación: se utiliza para la contabilización del valor de las ventas (ingresos acumulados) en las transacciones del proyecto. Primero, configure la categoría de proyecto dedicada de un tipo de transacción Tarifa y luego establezca el marcado, Estimar para esta categoría de proyecto. A continuación, según el principio de coincidencia seleccionado, elija esta categoría de proyecto en el valor Ventas o el campo Beneficio del perfil de costes e ingresos del proyecto.

Configuraciones de muestra para perfiles de costes e ingresos del proyecto

Tiempo y materiales: no WIP

Tiempo y materiales: WIP (ingresos)

Precio fijo: sin WIP

Precio fijo: contrato completado

Precio fijo: porcentaje completado

Ejemplos de eventos contables de perfiles de costes e ingresos del proyecto de muestra.

Evento contable	Tiempo y material: sin WIP	Tiempo y material: WIP	Precio fijo: sin WIP	Precio fijo: contrato completado	Precio fijo: porcentaje completado
Registro de transacciones de tiempo	Cargo: costo Crédito: asignación de nómina	Cargo: costo Crédito: asignación de nómina Débito: valor de ventas WIP Crédito: valor de ventas de ingresos acumulados	Cargo: costo Crédito: asignación de nómina	Cargo: costo Crédito: asignación de nómina	Cargo: costo Crédito: asignación de nómina
Registro de transacciones de gastos	Cargo: costo Crédito: cuenta de compensación por gastos	Cargo: costo Crédito: cuenta de compensación por gastos Cargo: valor de ventas WIP Crédito: valor de ventas de ingresos acumulados	Cargo: costo Crédito: cuenta de compensación por gastos	Cargo: costo Crédito: cuenta de compensación por gastos	Cargo: costo Crédito: cuenta de compensación por gastos
Cliente de facturación	Débito: saldo del cliente Crédito: ingresos facturados	Débito: saldo del cliente Crédito: ingresos facturados Crédito, cargo de valor de ventas WIP, valor de ventas de ingresos acumulados	Débito: saldo del cliente Crédito, ingresos facturados, en cuenta	Débito: saldo del cliente Crédito, WIP, facturado en cuenta	Débito: saldo del cliente Crédito, WIP, facturado en cuenta
Estimación de registro de ingresos	No aplicable	No aplicable	No aplicable	Cargo: valor de coste WIP Crédito: coste	Cargo, WIP, valor de ventas Crédito: valor de ventas de ingresos acumulados
Eliminar	No aplicable	No aplicable	No aplicable	Cargo: valor de coste WIP Cargo: costo Crédito: valor de ventas de ingresos acumulados Cargo, WIP, facturado en cuenta	Cargo, WIP, facturado en cuenta Cargo: valor de ventas WIP

Configurar las reglas de perfiles de costes e ingresos del proyecto

Las reglas del perfil de costes e ingresos del proyecto determinan el perfil de costes e ingresos del proyecto que se debe utilizar al procesar cualquier transacción facturable del proyecto. Defina las reglas yendo a Gestión de proyectos y contabilidad>Configuración>Registro>Reglas de perfil de costes e ingresos del proyecto.

Las reglas se pueden definir por contrato de proyecto, grupo de proyecto o para un proyecto específico. El sistema siempre elegirá primero la regla de granularidad más alta.