Resumen de órdenes de compra de subcontratos

Se aplica a: Project Operations para escenarios basados en recursos/no mantenidos en existencias.

Este artículo presenta una descripción general de la función de subcontratación en Microsoft Dynamics 365 Project Operations que se integra perfectamente con Dynamics 365 Finance. Esta función permite a los usuarios generar subcontratos, documentar hojas de horas y gastos, y otra información relevante que proporcionan los subcontratistas, en Dataverse. Para cada subcontrato en Dataverse, el sistema genera automáticamente órdenes de compra en Finanzas. Del mismo modo, para cada hoja de horas o gasto registrado en Dataverse, el sistema genera los recibos de productos correspondientes en Finanzas. Cuando un subcontratista envía una factura en Finanzas, el empleado de Cuentas por pagar (AP) obtiene acceso a todas las hojas de horas registradas y gastos asociados con el subcontrato. Luego, el empleado de AP puede realizar un proceso de comparación de tres vías y registrar la factura en Finanzas.

Requisitos previos

Para utilizar la funcionalidad, active las siguientes funciones:

• Habilite el procesamiento de datos reales de subcontratos con Project Operations para escenarios basados en recursos/sin existencias
• Habilitar pedidos de compra del proyecto en Project Operations para escenarios basados en recursos/sin existencias
• Habilitar pedidos de compra del subcontrato en Project Operations para escenarios basados en recursos/sin existencias

Versiones mínimas requeridas

Para usar la característica para escenarios basados en recursos/sin existencias de Project Operations, se requieren las siguientes versiones:

• Dataverse de Project Operations versión 4.91.0.0 o posterior
• Dynamics 365 Finance versión 10.0.39 o posterior

Configurar categorías de adquisiciones y categorías de proyectos predeterminadas para líneas de subcontrato

Para generar líneas de orden de compra en Finanzas para cada línea de subcontrato que se crea en Dataverse, debe configurar categorías de adquisición y categorías de proyecto predeterminadas. Esta configuración debe basarse en los roles o detalles de gastos que se especifican en la línea de subcontrato.

Para configurar categorías de adquisiciones y categorías de proyectos predeterminadas, siga estos pasos.

1. En Finance, vaya a Gestión de proyectos y contabilidad>Configuración>Categorías>Categorías de subcontrato de proyecto.

2. Seleccione Nuevo para crear un registro.

3. En el campo Tipo de transacción de subcontrato, seleccione Hora para tiempo o Gasto para gastos.

4. Opcional: seleccione ID de rol para tiempo o Categoría de transacción para gastos.

   Nota

   Este paso solo es necesario si se requiere configuración para una categoría de transacción o ID de función específica.

5. Seleccione la categoría de compras para la asignación.

6. Seleccione la categoría de proyecto para la asignación.

Configurar una secuencia numérica para recibos de producto

Cuando se registran las entradas o los gastos de la hoja de horas Dataverse, Finance genera y publica automáticamente el recibo del producto para la orden de compra del subcontrato a través de los procesos periódicos Generar recibo de producto del subcontrato y Recepción de producto posterior a la subcontratación. Para facilitar la generación automática de recibos de productos, debe configurar una secuencia numérica.

Para configurar la secuencia numérica para recibos de productos subcontratados, siga estos pasos.

1. En Finance, vaya a Gestión y contabilidad de proyectos>Parámetros de gestión de proyectos y contabilidad.
2. En la pestaña Secuencia numérica , seleccione la referencia Recibo de producto y luego seleccione la secuencia numérica para recibos de producto subcontratados.

Configuración de asignación de la doble escritura

Antes de que las órdenes de compra y las líneas de orden de compra en Finance se puedan generar automáticamente para cada subcontrato en Dataverse, las siguientes asignaciones de escritura dual deben estar en la etapa de ejecución.

Asignación de doble escritura necesaria	Versión requerida
Datos reales de integración de Project Operations (msdyn_actuals)	1.0.0.18
Entidad de exportación de facturas de proveedores de proyectos de integración de Project Operations V2 (msdyn_projectvendorinvoices)	1.0.0.0
Entidad de exportación de línea de facturas de proveedores de proyectos de integración de Project Operations (msdyn_projectvendorinvoicelines)	1.0.0.7
Encabezado de orden de compra del subcontrato del proyecto (msdyn_subcontracts)	1.0.0.0
Línea de orden de compra del subcontrato del proyecto (msdyn_subcontractlines)	1.0.0.0

Crear y administrar subcontratos

Después de crear un subcontrato en Dataverse, se genera una orden de compra correspondiente en Finance. Además, para cada línea de subcontrato en Dataverse, se crea una línea de orden de compra. El sistema utiliza la asignación de categorías de subcontratos de proyecto que se describió anteriormente para identificar la categoría de adquisición y la categoría de proyecto para cada línea de orden de compra.

Una vez confirmado el subcontrato en Dataverse, las órdenes de compra se confirman automáticamente en Finance. Si el subcontrato o sus líneas se modifican en Dataverse, las órdenes de compra se actualizan sin problemas en Finanzas. Por lo tanto, el estado de la orden de compra en Finanzas refleja cualquier cambio.

Importante

La creación de órdenes de compra de subcontratos directamente en Finance está restringida.

Para obtener información sobre cómo crear y gestionar subcontratos en Dataverse, consulte Gestión de subcontratos en Project Operations.

Para ver la lista de órdenes de compra de subcontratos en Finance, siga estos pasos.

1. En Finance, vaya a Gestión de proyectos y contabilidad>Tareas de elementos>Órdenes de compra de subcontratación.

2. Seleccione la orden de compra para ver sus detalles. Ninguno de los campos se pueden editar.

3. Seleccione la pestaña Encabezado del de pedido de compras.

   La pestaña General muestra los detalles del subcontrato, como el ID del subcontrato, el nombre, la fecha y el estado.

4. Seleccione la pestaña Líneas del de pedido de compras.

   La pestaña Líneas enumera las líneas de orden de compra que se crearon para cada línea de subcontrato. Para cada línea de subcontrato en Dataverse, se crea una línea de orden de compra en Finance.

   • Líneas de transacción de los tipos Gastos y Tiempo utilizan categorías de adquisiciones. Estas categorías se derivan de la asignación de subcontratos del proyecto. Los grupos de impuestos sobre las ventas de artículos predeterminados se toman de la configuración de categorías de adquisiciones.
   • Líneas de transacción del tipo Material usan productos liberados. Un sitio y un almacén se asignan desde la configuración de pedido predeterminada. Además, las categorías de proyectos predeterminadas y los grupos de impuestos sobre las ventas de artículos se toman de la página de productos lanzados.

   La pestaña Proyecto muestra los detalles de la línea de subcontrato, como el ID de línea de subcontrato, tipo e identificador de rol.

5. En el panel de acciones, seleccione Recibo.

   La sección Diario enumera los recibos de productos que se publicaron para la orden de compra. Los recibos de productos para órdenes de compra de subcontratos se contabilizan automáticamente en función de las hojas de tiempo y los gastos que se registran en Dataverse. No se permiten recibos manuales de productos para órdenes de compra de subcontratos.

Generar recibos de productos para subcontratos

Cuando se registran las entradas o los gastos de la hoja de horas Dataverse, Finance genera y publica automáticamente el recibo del producto para la orden de compra del subcontrato a través de los procesos periódicos Generar recibo de producto del subcontrato y Recepción de producto posterior a la subcontratación.

Para generar recibos de productos para hojas de horas y gastos que registran los recursos del subcontratista o que los subcontratistas comparten en Dataverse, siga estos pasos.

1. En Finance, vaya a Gestión de proyectos y contabilidad>Periódico>Subcontratos>Generar recibo de producto para subcontratos.

2. Seleccione Generar recibo de producto para subcontratos para generar el recibo del producto. Puede utilizar un proceso por lotes para realizar esta actividad de forma periódica. Le recomendamos que ejecute este proceso para en modo lote cada día.

   Finance utiliza las entradas de la hoja de horas, gastos, uso de materiales o diario para considerar todas las entradas de la hoja de horas, gastos y materiales que se aprobaron en Dataverse para el subcontrato.

   Después de publicar la integración del proyecto diario para todas las entradas, el sistema genera recibos de productos para las órdenes de compra de subcontratos. Durante el proceso de generación de recibos de producto, el sistema considera cada fecha contable que se utiliza para los diarios. Si se publicaron varias entradas a través de la integración del Proyecto diario, pero tienen diferentes fechas contables, se generan múltiples recibos de productos. Cada recibo de producto corresponde a la fecha contable correspondiente.

3. En Finance, vaya a Gestión y contabilidad de proyectos>Subcontratos>Recibos de productos de subcontratos de proyectos para ver la lista de recibos de productos junto con el estado publicado.

Publicar recibos de productos para subcontratos

Para publicar los recibos subcontratos de producto, siga uno de estos pasos en Finance.

• Vaya a Gestión y contabilidad de proyectos>Subcontratos>periódicos>Registrar la recepción del producto para subcontratos, y seleccione Registrar recibo de producto para subcontratos para publicar el recibo de producto. Puede utilizar un proceso por lotes para realizar esta actividad de forma periódica. Le recomendamos que ejecute este proceso para en modo lote cada día.
• Vaya a Gestión y contabilidad de proyectos>Subcontratos>Recibos de productos de subcontratos de proyectos para ver la lista de recibos de productos junto con el estado publicado. Seleccione el recibo de producto y seleccione Publicar para publicarlo.

En ambos casos, el sistema genera el comprobante financiero de recepción de producto si la acumulación de recepción de producto está configurada para las categorías de compras, de acuerdo con la política de compras.

Crear y contabilizar las facturas de los proveedores subcontratados

Cuando un empleado del departamento de proveedores recibe una factura del subcontratista, se crea una nueva factura en Finance.

Para crear y registrar facturas de proveedores subcontratados, siga estos pasos.

1. En Finance, vaya a Proveedores>Pedidos de compra>Todos los pedidos de compra.
2. En el panel de acciones, en la pestaña Factura, seleccione Factura para crear la factura de proveedor para la orden de subcontrato de compra.
3. En el Panel de acciones, en la pestaña Valor predeterminado de, seleccione la opción Cantidad de recepción de producto. Las líneas de la orden de compra se muestran junto con la cantidad de recepción del producto.
4. Introduzca el número y fecha de la factura.
5. Seleccione Registrar para registrar la factura del proveedor.

Cuando se contabiliza la factura del proveedor, se produce la sincronización con Dataverse y se realiza una confirmación automática para las facturas del proveedor en Dataverse. En Dataverse, el sistema inicia un proceso de cotejo automático para las líneas de factura del proveedor y la hoja de horas original o las entradas de gastos asociadas con los subcontratos. Este proceso de coincidencia implica generar un asiento de reversión para el registro original y luego crear un nuevo asiento para la línea de factura del proveedor en la entidad Actual.