Guía del administrador de Dynamics 365 for Outlook

Importante

El 1 de octubre de 2020, se retiró la versión heredada de Dynamics 365 for Outlook (también conocida como el complemento COM de Outlook). Microsoft no proporcionará soporte ni actualizaciones adicionales (incluidas actualizaciones críticas y de seguridad) para el complemento COM de Outlook para aplicaciones de Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing y Field Service).

• A partir del 4 de diciembre de 2020, la versión heredada de Dynamics 365 for Outlook no estará disponible para aplicaciones de Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing y Field Service). En su lugar, use la versión moderna de Dynamics 365 App for Outlook.
• Los usuarios de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) pueden seguir usando la versión heredada de Dynamics 365 for Outlook y seguirán recibiendo actualizaciones de seguridad críticas. Sin embargo, le recomendamos que haga la transición a la versión moderna de Dynamics 365 App for Outlook lo antes posible.

Para obtener más información y ver los pasos necesarios para realizar una transición sin problemas, descargue Cuaderno de estrategias de Dynamics 365 for Outlook (complemento COM).

Dynamics 365 for Outlook puede sincronizar mensajes de correo electrónico, contactos, tareas y citas entre Office Outlook y Dynamics 365 (sincronización de cliente a servidor). Similar a la sincronización orientada al servidor, los filtros de sincronización se utilizan para sincronizar los datos de mensajería de Dynamics 365 con Outlook o Exchange. El seguimiento manual o basado en reglas del buzón sirve para sincronizar datos de mensajería de Exchange u Outlook a Dynamics 365.

Cuando se usa Dynamics 365 for Outlook, hay algunos conceptos de sincronización que conviene entender. Tenga en cuenta que para tener cualquiera de estas funciones de Dynamics 365 for Outlook, cada usuario de Dynamics 365 for Customer Engagement debe ejecutar el complemento Dynamics 365 for Outlook y el registro del buzón del usuario de Dynamics 365 se debe configurar adecuadamente.

Al seleccionar Dynamics 365 for Outlook como método de sincronización de datos de mensajes en el registro del buzón del usuario, el correo electrónico, contactos, citas y tareas creados en Outlook se sincronizan con las aplicaciones de Dynamics 365 o Customer Engagement (on-premises).

Importante

• Debe tener la versión más reciente de Dynamics 365 for Outlook (versión 8.2.3) para establecer la conexión con la versión de las aplicaciones de Dynamics 365. La versión 8.2.3 proporciona compatibilidad con Seguridad de la capa de transporte (TLS) 1.2 necesaria para conectar aplicaciones Dynamics 365 for Outlook y Dynamics 365. Para obtener más información, consulte Actualizar para Dynamics 365 for Outlook.
• Cuando utilice la versión 9.0 de Dynamics 365 for Outlook en modo sin conexión, los datos adjuntos a los registros sincronizados no estarán disponibles en modo sin conexión. Si hay datos adjuntos para un registro, los datos adjuntos solo estarán disponibles cuando vuelva a conectarse. Si ha agregado datos adjuntos a un registro en el modo sin conexión, los datos adjuntos se sincronizarán con el servidor cuando vuelva a conectarse. Para usar datos adjuntos en el modo sin conexión, piense en guardar los datos adjuntos en su dispositivo.
• La capacidad sin conexión en Dynamics 365 for Outlook versión 9.0 no está disponible en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
• Las personalizaciones que tienen dependencia en el motor de base de datos SQL y la instancia sin conexión local de Dynamics 365 for Outlook no están admitidas.
• Microsoft Dynamics 365 for Outlook no está habilitado en Dataverse.

Conceptos de sincronización de Dynamics 365 for Outlook

Tenga en cuenta los siguientes conceptos cuando se usa Dynamics 365 for Outlook como el agente de sincronización:

1. Organización sincronizadora Sólo una organización puede designarse como organización sincronizadora. Si tiene más de una organización de Dynamics 365 configurada, puede ver la organización sincronizadora en el Asistente para configuración de Dynamics 365. El Asistente para configuración es una aplicación incluida con Dynamics 365 for Outlook. Tenga en cuenta que puede seguir conectándose a más organizaciones con Dynamics 365 for Outlook. Sin embargo, cuando no se define una organización como la organización sincronizadora en Dynamics 365 for Outlook, los datos de mensajería en Outlook no se sincronizan con esa organización.

2. Buzón sincronizador. Solo un buzón de Exchange o POP3 puede designarse para un usuario individual de Dynamics 365 for Customer Engagement. No puede designar varios buzones y no puede asignar más de un usuario de Dynamics 365 for Customer Engagement a un único buzón de correo electrónico de Exchange o POP3. Este buzón se conoce como buzón principal.

3. Sincronización de la instancia de Dynamics 365 for Outlook. Sólo una instancia de Dynamics 365 for Outlook puede designarse como instancia sincronizadora de Dynamics 365 for Outlook. Al iniciar sesión en una organización desde otro PC que ejecute Dynamics 365 for Outlook que no es la instancia sincronizadora de Dynamics 365 for Outlook, recibirá un mensaje de diálogo que pregunta si desea designar la instancia actual de Dynamics 365 for Outlook como instancia sincronizadora de Dynamics 365 for Outlook. Observe que, cuando decide no establecer la instancia de Dynamics 365 for Outlook como instancia sincronizadora, puede seguir conectándose a la organización de Dynamics 365 for Customer Engagement y realizar tareas, pero los datos de mensajería de Outlook no se sincronizarán con la organización de Dynamics 365 for Customer Engagement.

4. Sincronización de datos con Desconectarse. La función Desconectarse utiliza SQL Server Express como almacén de datos local. Cuando se desconecta o se vuelve a conectar, Dynamics 365 for Outlook sincroniza los registros para los tipos de entidad que usted elige con Dynamics 365 for Customer Engagement o Customer Engagement (on-premises). Cuando se desconecta o vuelva a conectar, se realiza un proceso de sincronización aparte que no forma parte de la sincronización de datos de mensajería descrita aquí. La función Desconectarse permite a los usuarios crear, modificar o eliminar registros sin conexión que pueden sincronizarse posteriormente con Dynamics 365 for Customer Engagement o Customer Engagement (on-premises) cuando Dynamics 365 for Outlook vuelve a conectarse.

Avisos de privacidad

Para usar Microsoft Dynamics 365 for Outlook, debe iniciar sesión con sus credenciales (una dirección de correo electrónico y una contraseña). Puede optar por guardar esta información localmente para que no se le solicite cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información localmente, Dynamics 365 for Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics 365 (online) cada vez que abra Outlook.

Después de iniciar sesión y usar Dynamics 365 for Outlook por vez primera, la conexión entre su equipo y Dynamics 365 (online) estará siempre abierta mientras esté conectado Internet. Solo podrá desactivar la conexión entre el equipo y Dynamics 365 mediante una opción de configuración, pero si lo hace, el rendimiento de Dynamics 365 for Outlook puede reducirse.

Si usa Dynamics 365 for Outlook para realizar un seguimiento del correo electrónico, el hilo de correo electrónico estará visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.

Por cada correo electrónico que reciba, Dynamics 365 for Outlook enviará a Dynamics 365 (online) la dirección de correo electrónico del remitente y del receptor, así como la línea de asunto del mensaje. De esta forma, Dynamics 365 (online) puede validar si el servicio de Dynamics 365 (online) debe o no almacenar un mensaje de correo específico. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio de Dynamics 365 mantiene una copia del mismo, que estará visible para los usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si cancela el seguimiento de un elemento, esa copia se eliminará automáticamente del servicio Dynamics 365 (online) solo si es el propietario del elemento.

Si utiliza Microsoft Dynamics 365 for Outlook, cuando se desconecte, se creará una copia de los datos con los que está trabajando y se almacenarán en su equipo local. Los datos se transfieren de Dynamics 365 (online) al equipo a través de una conexión segura, y se mantiene un vínculo entre la copia local y Dynamics 365 Online. La próxima vez que inicie sesión en Dynamics 365 (online), los datos locales se sincronizarán con Dynamics 365 (online).

Los administradores utilizan roles de seguridad para determinar si los usuarios de una organización tienen permiso o no para desconectarse con Microsoft Dynamics 365 for Outlook.

Los usuarios y los administradores pueden configurar qué entidades que se van a descargar mediante la sincronización sin conexión utilizando los parámetros de Filtros de sincronización en el cuadro de diálogo Opciones. Como alternativa, los usuarios y los administradores pueden configurar los campos que se descargan (y cargan) mediante Opciones avanzadas en el cuadro de diálogo Filtros de sincronización.

Si usa Dynamics 365 (online), cuando usa la característica Sincronizar con Outlook, los datos de Dynamics 365 que esté sincronizando se "exportarán" a Outlook. Se establece y conserva un vínculo entre la información de Outlook y la información de Dynamics 365 (online) para garantizar que la información entre ambos esté siempre actualizada. Sincronizar con Outlook descarga solo los identificadores de registros de Dynamics 365 relevantes que hay que usar cuando un usuario intenta realizar el seguimiento y establecer referente a un elemento de Outlook. Los datos de la empresa no se almacenan en el dispositivo.

Para determinar si los usuarios de su organización tienen permiso para sincronizar datos de Dynamics 365 con Outlook, un administrador utiliza roles de seguridad.