Presupuestos preliminares y prorrateos en el sector público

En este artículo se aborda la creación de un presupuesto preliminar y la configuración de la gestión presupuestaria y el control presupuestario para el reparto y un presupuesto preliminar.

En las siguientes secciones de este artículo se describen las características de gestión presupuestaria disponibles para el sector público. Antes de leer este artículo, también debe leer Gestión presupuestaria en el sector público.

• Configuración del presupuesto y el control presupuestario para repartos: puede definir uno o más códigos de presupuesto para el tipo de presupuesto de reparto y configurar el control presupuestario para los repartos.
• Configuración de la gestión presupuestaria y el control presupuestario para un presupuesto preliminar: puede definir códigos de presupuesto para el tipo de presupuesto preliminar y configurar el control presupuestario para presupuestos preliminares.
• Crear, ver e revertir un presupuesto preliminar: puede crear movimientos de presupuesto preliminares, así como movimientos de presupuesto originales.

Configurar la gestión presupuestaria y el control presupuestario para repartos

El reparto es la parte del presupuesto original que se ha aprobado para gasto. Por ejemplo, una organización puede tener un presupuesto original de $1000000 pero solo tener autoridad para gastar $150,000 en el primer trimestre del año fiscal. Podría registrar una entrada de registro de presupuesto original para $1000000 para el ejercicio. Luego podría registrar una entrada de registro de presupuesto de reparto para $150,000 durante los primeros tres meses del año. Solo el $150,000 que se prorrateó se pudo gastar durante el primer trimestre.

Nota

No puede asignar más del importe del presupuesto original para los valores de la dimensión financiera.

Después de configurar la gestión presupuestaria básica y el control presupuestario, utilice lo siguiente para agregar información sobre el reparto a la gestión presupuestaria básica y el control presupuestario.

¿Cómo defino los códigos de presupuesto para el tipo de presupuesto de reparto?

Puede definir uno o más códigos de presupuesto para el tipo de presupuesto de reparto en la página Códigos de presupuesto. Debe definir los códigos de presupuesto para el tipo de presupuesto original durante la configuración de la gestión presupuestaria básica. Cuando cree un nuevo código y descripción de presupuesto, Seleccione también el tipo de presupuesto de reparto.

Use códigos de presupuesto para el tipo de presupuesto de reparto cuando introduzca entradas de registro presupuestario para los importes de presupuesto prorrateados. Use códigos de presupuesto para el tipo de presupuesto original cuando introduzca entradas de registro de presupuesto para los importes del presupuesto original.

¿Cómo configuro el control presupuestario para el reparto?

La página Configuración de control presupuestario contiene opciones para trabajar con repartos.

En la sección Fondos presupuestarios disponibles , cuando Seleccionar la opción Usar solo el importe prorrateado, las otras opciones de Importes a sumar dejan de estar disponibles. Además, el cálculo de fondos disponibles del presupuesto incluye solo los importes prorrateados en los importes para sumar. Por lo general, incluiría gastos reales, reservas de presupuesto para reservas de gasto, reservas de presupuesto para reservas de gasto no confirmadas y reservas de presupuesto para pre-reservas de gasto en los importes que se van a restar.

Nota

Cuando se selecciona Usar solo importe prorrateado, se sigue haciendo un seguimiento del presupuesto original, las transferencias y las revisiones, pero no se usan en el cálculo.

En la sección Documentos y diarios , al Seleccionar Solicitudes decompra, tenga en cuenta que las opciones de pedidos de compra y facturas de proveedores se seleccionan automáticamente.

Después de definir los códigos de presupuesto para el presupuesto básico y configurar el control presupuestario para los repartos, puede crear entradas de registro presupuestario para el presupuesto original y los tipos de presupuesto de reparto. Para obtener más información, consulte "¿Cómo puedo crear y ver un presupuesto preliminar?" más adelante en este artículo.

Sugerencias

En la página Entradas de registro de presupuesto, puede realizar un seguimiento y auditar las actividades presupuestarias para el reparto viendo lo siguiente:

• Saldos presupuestarios
• Estadísticas de control presupuestario
• Totales reales frente a totales presupuestados
• Entradas de registro de presupuesto que incluyen el presupuesto original y los repartos

También puede realizar un seguimiento y auditar las actividades presupuestarias para los repartos desde las siguientes páginas:

• La página Presupuestos del periodo muestra los saldos del presupuesto y del reparto por periodo, los importes acumulados y el porcentaje acumulado de la suma del presupuesto y los repartos para todos los periodos.
• La página Estadísticas de control presupuestario muestra los saldos presupuestarios para un ciclo presupuestario y un modelo presupuestario. Para ver detalles adicionales, Seleccione una línea en la cuadrícula y luego haga clic en Repartos. Una vez que se hayan registrado las solicitudes de compra y los pedidos de compra, puede usar la página Estadísticas de control presupuestario para ver las reservas presupuestarias para reservas de gasto y pre-reservas de gasto. Nota: Los campos Repartos y Presupuesto preliminar aparecen solo si ha seleccionado Presupuesto preliminar y Usar solo el importe prorrateado en la sección Fondos presupuestarios disponibles de la página Configuración de control presupuestario.
• La página Real frente a presupuesto por período muestra los gastos reales frente a la suma de las entradas de registro presupuestarias para el período:
  • El campo Repartos contiene una suma de todas las entradas del registro de presupuesto de reparto para el modelo presupuestario y los valores de dimensión.
  • La columna Importe de desviación muestra el resultado del siguiente cálculo: Reparto del periodo - Real del periodo = Importe de desviación del periodo.
  • El campo Presupuesto preliminar contiene una suma de todas las entradas del registro de presupuesto preliminar para el modelo presupuestario y los valores de dimensión.

Configurar la gestión presupuestaria y el control presupuestario para un presupuesto preliminar

Tras configurar la gestión presupuestaria básica y el control presupuestario, utilice lo siguiente para agregar información sobre presupuestos preliminares a la gestión presupuestaria básica y al control presupuestario.

Puede crear un presupuesto preliminar temporal mientras se revisa y aprueba el presupuesto real. Si usa el control presupuestario, puede Seleccionar documentos de origen y diarios de contabilidad para evaluar el control presupuestario mientras usa el presupuesto preliminar. Puede realizar un seguimiento de los importes de presupuesto preliminares mediante el uso de códigos de presupuesto separados para el tipo de presupuesto preliminar y, a continuación, después de adoptar el presupuesto aprobado, los importes de presupuesto preliminares se pueden reducir a medida que se aumentan los importes de presupuesto aprobados.

¿Cómo defino los códigos de presupuesto para el tipo de presupuesto preliminar?

Puede definir códigos de presupuesto para el tipo de presupuesto preliminar en la página Códigos de presupuesto. Si desea realizar un seguimiento de las diferentes categorías de entradas de registro presupuestarias preliminares, puede definir varios códigos de presupuesto para el tipo de presupuesto preliminar.

Debe definir los códigos de presupuesto para el tipo de presupuesto original durante la configuración de la gestión presupuestaria básica. Al crear un código y una descripción de presupuesto, Seleccionar también el tipo de presupuesto preliminar.

Use códigos de presupuesto para el tipo de presupuesto preliminar cuando introduzca entradas de registro de presupuesto para los importes de presupuesto preliminar. Use códigos de presupuesto para el tipo de presupuesto original cuando introduzca entradas de registro de presupuesto para los importes del presupuesto original.

¿Cómo configuro el control presupuestario para presupuestos preliminares?

La página Configuración de control presupuestario contiene las opciones para trabajar con presupuestos preliminares. En la sección Fondos presupuestarios disponibles , Seleccione la opción Presupuesto preliminar. Tenga en cuenta que es posible que deba hacer clic en Crear borrador para continuar.

Nota

Si los presupuestos preliminares se incluyen en el cálculo de los fondos presupuestarios disponibles, es importante invertir las entradas de registro de presupuesto preliminares cuando las entradas de registro de presupuesto originales se registren en los saldos presupuestarios. Si las entradas del registro de presupuesto con códigos de presupuesto preliminar no se revierten, se agregan los tipos de presupuesto preliminar y original, con lo que se sobreestimará el saldo disponible. Para obtener más información, consulte "¿Cómo revertir un presupuesto preliminar?" más adelante en este artículo. En la sección Documentos y diarios , cuando Seleccione la opción Solicitudes de compra, tenga en cuenta que las opciones de pedidos de compra y facturas de proveedores se seleccionan automáticamente.

Crear, ver y revertir un presupuesto preliminar

Después de configurar la gestión presupuestaria básica y el control presupuestario para el presupuesto preliminar, puede crear entradas de registro presupuestario para el tipo de presupuesto preliminar.

¿Cómo puedo crear y ver un presupuesto preliminar?

Puede crear entradas de registro de presupuesto preliminar para un modelo presupuestario concreto y valores de dimensión. Después de que se apruebe el presupuesto real, puede crear entradas de registro presupuestarias original.

Sugerencias

Para ver información adicional sobre los presupuestos preliminares, Seleccione las siguientes consultas:

• Utilice la página Estadísticas de control presupuestario para ver los saldos presupuestarios para un ciclo presupuestario y un modelo presupuestario. Después de que se hayan registrado las solicitudes de compra y los pedidos de compra, puede ver las reservas de presupuesto para reservas de gasto y pre-reservas de gasto.
• Use la página Real frente a presupuesto para ver los gastos reales frente a la suma de las entradas de registro presupuestarias del periodo. El campo Presupuesto preliminar contiene una suma de todas las entradas del registro de presupuesto preliminar para el modelo presupuestario y los valores de dimensiones.

¿Cómo revierto un presupuesto preliminar?

Cuando crea una entrada de presupuesto original y usa el modelo presupuestario y los valores de dimensión que contienen importes presupuestarios preliminares, se pueden invertir los importes presupuestarios preliminares. Por ejemplo, puede introducir un importe de presupuesto preliminar de $2,500 en cuenta contable 50 000. Más adelante, si introduce un importe del presupuesto original de $10,000 en cuenta contable 50000, el importe del presupuesto preliminar de $2,500 se invertirá. El cuenta contable 50000 tendría un importe presupuestario de $10,000.

Puede ver las entradas de registro presupuestario para el presupuesto original seleccionando la entrada contable presupuestaria en la ficha desplegable Asientos contables presupuestarios en la página Entrada de resistencia al presupuesto. En la barra de menús , haga clic enInformación relacionada y, a continuación, haga clic enEntradas de registro de presupuesto.