Clases de documento para América Latina

Podrás crear los diferentes documentos que utiliza una empresa para registrar transacciones con terceros. Los documentos pueden incluir facturas, notas de crédito y notas de débito. Estos documentos también pueden representar métodos de pago como cheques y transferencias bancarias, y documentos de tesorería como recibos y órdenes de pago.

Requisitos previos

Se deben cumplir los siguientes requisitos previos antes de configurar clases de documentos:

• Las longitudes de los prefijos deben configurarse en los parámetros LATAM.
• Se debe crear un punto de venta.
• Se debe crear y configurar al menos un banco para su uso en una clase de documento.
• Se deben crear diarios para su asignación en clases de documentos.
• Previamente se deben crear cartas de clase de documento.
• Previamente se deben crear tipos de clase de documento.

Configurar una clase de documento

1. Vaya a Administración de la organización>Configuración>LATAM>Clase de documento.

2. En el panel de acciones, haga clic en Nueva.

3. En la sección General, especifique la información siguiente.

   Campo	Description
   Id. de clase de documento	Introduzca un código único para identificar la clase de documento.
   Description	Especifique una breve descripción de la clase de docujmento.
   Descripción legal	Ingrese el texto para imprimir en documentos legales para la clase de documento.
   Id. de tipo de clase de documento	Seleccionar un tipo de clase de documento.
   Id. de letra de clase de documento	Seleccione una letra de clase de documento.
   Prefijo	Ingrese un prefijo para usar en el número de documento completo.
   Inactivas	Active esta opción para hacer que la clase de documento sea invisible cuando se contabilizan las transacciones.
   Aplicar cálculo de retención	Active esta opción para habilitar el cálculo de retención en la clase de documento.
   Tipo de cambio original	Active esta opción para evitar que se generen diferencias de tipo de cambio de moneda en los pagos.
   Separador de números de documentos	Introduzca el carácter a utilizar como separador entre el prefijo del documento, el prefijo del punto de venta y el número del documento. Por ejemplo, FCA-0001-12345678.
   Copiar número de documento en	Seleccione una opción para copiar el número de documento que se genera en los campos nativos Factura y Número de documento.
   Requerir número de AC	Active esta opción para que el número del código de autorización (AC) sea obligatorio cuando se registre una transacción.
   Etiquetas conceptuales 1, 2, 3	Complete las etiquetas requeridas para los campos que se muestran en la sección LATAM de información cuando se registra una transacción.
   Requerir código de control	Active el código de control si es necesario.
   Tipo de código de control	Seleccione entre códigos de control automático y manual.
   Id. de servicio/informe	Seleccione una opción si es necesaria para la impresión de documentos.
   Tipo de transacción bancaria	Seleccione el tipo de transacción que se utilizará si un método de pago creado tiene un impacto en las cuentas bancarias.
   Notas 1, 2, 3	Ingrese el texto para incluir en la impresión del documento, si se requiere algún texto.
   Detalles de contribuyente	Active esta opción para que la información relacionada con impuestos sea obligatoria cuando se registre una transacción.
   Documento con impuestos	Cuando esta opción está activada, no se puede crear en un diario más de una línea del tipo de proveedor/cliente al que está asignada esta clase de documento. En este caso, no puede haber dos o más líneas que tengan moneda extranjera y tipos de cambio diferentes.

4. Si el tipo de clase de documento representa un método de pago, actualice la siguiente información en la sección Tipo de método de pago. Si el tipo de clase de documento no representa un método de pago, vaya al paso 6.

   Campo	Description
   Tipo de método de pago	Seleccione una opción que represente el documento que se crea.
   Acción de entrada	Habilite esta opción para permitir que la acción Entrada en el diario de pagos (por ejemplo, recepción de un cheque de un tercero).
   Acción de salida	Habilite esta opción para permitir que la acción Salida en el diario de pagos (por ejemplo, depósito de un cheque de un tercero).
   Acción de nueva entrada	Habilite esta opción para permitir que la acción Re-entrada en el diario de pagos (por ejemplo, rechazo de un cheque de un tercero).
   Acción de emisión	Habilite esta opción para permitir que la acción Emisión en el diario de pagos (por ejemplo, emisión de un cheque propio de la compañía).
   Acción de acumulación	Habilite esta opción para permitir que la acción Acumulación en el diario de pagos (por ejemplo, acumulación de cheques aplazados).
   Acción de cancelación	Habilite esta opción para permitir la acción Cancelación en el diario de pagos.
   Perfil de registro	Seleccione el perfil de contabilización que se utilizará cuando se contabilice una transacción que tenga la clase de documento.
   Habilitar cambio de divisa	Habilite el cambio de la moneda predeterminada cuando se registra una transacción.
   Divisa	Seleccionar la divisa predeterminada para el método de pago.
   Requerir fecha de aplazamiento	Requerir que la fecha de vencimiento sea posterior a la fecha de emisión.

5. Cuando configure un método de pago, agregue al menos un banco a la cuadrícula Cuentas bancarias.

6. Agregue al menos un nombre de diario a la cuadrícula Nombres de diarios, para que pueda usarse cuando se publique una transacción que tenga la clase de documento.

7. En la sección Datos adicionales, especifique qué campos deben mostrarse en la sección de información LATAM cuando se registra una transacción. .

8. En la sección Máscara de documento habilite los puntos de venta que se requieran y configure la máscara de formato para los mismos.

9. En la sección Dimensiones, seleccione las dimensiones predeterminadas que se deben aplicar a las líneas del comprobante cuando se registra una transacción.

Agregar la codificación fiscal proporcionada por las autoridades fiscales

Puede utilizar la opción Solicitud de Impuestos para agregar esta codificación.

1. Vaya a Administración de la organización>Configuración>LATAM>Clase de documento.
2. En el panel de acciones, seleccione Solicitud de impuestos.
3. Seleccione Nuevo para agregar una línea a la cuadrícula.
4. En el campo Id. de aplicación de impuestos, especifique o seleccione un valor.
5. En el campo Código de aplicación de impuestos, ingrese el código que utiliza la autoridad fiscal para identificar el tipo de clase de documento.
6. Seleccione Guardar.