Registrar pagos detallados de proveedores y clientes
La característica Capacidad de registrar pagos detallados de proveedor y cliente, pero resumir importes en cuenta bancaria registra los pagos de proveedor y cliente como asientos independientes, pero resume los pagos cuando se actualiza el saldo de la cuenta bancaria.
Por ejemplo, su banco paga a tres proveedores 100 euros (EUR) cada uno en nombre de su organización. Cuando el banco complete las transacciones, el extracto bancario puede mostrar los tres pagos en detalle, o puede mostrar un retiro resumido de 300 EUR. Si su banco resume los pagos en un solo retiro, esta función se puede usar para imitar esa funcionalidad. Por lo tanto, puede ayudar a agilizar el proceso de conciliación bancaria.
Importante
Esta característica elimina la necesidad de registrar varios pagos de proveedores o clientes en un solo número de asiento. Para determinar si los parámetros se pueden definir de modo que se prohíban varias transacciones de subcontabilidad en un solo asiento, consulte Un asiento.
Configurar
En el espacio de trabajo Administración de características, habilite la característica denominada Capacidad para registrar pagos detallados de clientes o a proveedores, pero resumir los importes en la cuenta bancaria.
Nombres de diarios
La capacidad de resumir los pagos en el subdiario contable bancario es compatible con los siguientes tipos de diario:
- Diario (Diario general)
- Pagos del proveedor (diario de pagos del proveedor)
- Pago de cliente (diario de pagos de cliente)
En la página Nombres de diarios hay dos nuevos campos disponibles en la sección Banco : Resumir importes en cuenta bancaria y Criterios deresumen.
Cuando la opción Resumir importes en cuenta bancaria está establecida en No (el valor predeterminado), los pagos en un grupo de lotes del diario actualizarán la cuenta bancaria en detalle o resumen, dependiendo de si los pagos se introducen en un solo número de asiento. El registro en la cuenta bancaria funciona igual que cuando la nueva característica está desactivada. Cuando la característica está activada, le recomendamos que ya no introduzca varios pagos en un solo número de asiento.
La opción Resumir importes en cuenta bancaria se puede establecer en Sí solo si el campo Nuevo asiento para el nombre del diario se establece en En relación con el saldo. En este caso, la opción promueve (pero no garantiza) el uso de un solo asiento por proveedor o pago de cliente. Cuando la nueva característica esté activada, el resumen no se producirá si el asiento contiene más de un proveedor o cliente.
Nota
Si el campo Nuevo asiento se establece en un valor que no sea En relación con el saldo e intenta establecer la opción Resumir importes en cuenta bancaria en Sí, recibirá el siguiente mensaje de error: "La configuración Resumir importes en cuenta bancaria debe ser No cuando Nuevo asiento se establece en Manual o Solo un número de asiento".
Si la opción Resumir importes en cuenta bancaria está establecida en Sí e intenta cambiar el valor del campo Nuevo asiento a algo que no sea En relación con el saldo, recibirá el siguiente mensaje de error: "La configuración Nuevo asiento debe ser En relación con el saldo cuando Resumir importes en cuenta bancaria está establecida en Sí".
Si establece la opción Resumir importes en cuenta bancaria en Sí, el campo Criterios de resumen estará disponible. Este campo permite a su organización especificar los criterios que se utilizan para resumir los pagos a la cuenta bancaria. Los siguientes valores están disponibles:
- No resumir : los pagos no se resumirán, incluso si la opción Resumir importes en cuenta bancaria está establecida en Sí.
- Criterios predeterminados : los pagos que tienen la misma cuenta bancaria, método de pago, código de divisa, tipo de cuenta (cliente o proveedor) y fecha de transacción se agruparán para su resumen.
- Criterios predeterminados con número de documento: los pagos que tienen la misma cuenta bancaria, método de pago, código de divisa, tipo de cuenta (cliente o proveedor), fecha de transacción y número de documento se agruparán para su resumen. Si el número de documento para más de un pago está en blanco, el valor en blanco se tratará como un número de documento válido y esos pagos se resumirán juntos.
- Criterios predeterminados con referencia de pago: los pagos que tienen la misma cuenta bancaria, método de pago, código de divisa, tipo de cuenta (cliente o proveedor), fecha de transacción y referencia de pago se agruparán para su resumen. Si la referencia de pago para más de un pago está en blanco, el valor en blanco se tratará como una referencia de pago válida y esos pagos se resumirán juntos.
Parámetros
Cuando se resumen los pagos de proveedores o clientes, se asigna un nuevo número a la transacción de cuenta bancaria única.
En la página Parámetros de gestión de efectivo y bancos, en la pestaña Secuencias numéricas, defina una secuencia numérica para la referencia de id . de resumen de transacciones bancarias .
Introducir pagos en un diario
Cuando se utiliza esta característica, los pagos se pueden resumir en la cuenta bancaria cuando se vuelven a introducir desde cualquiera de los siguientes diarios:
- Proveedores - Pagos - Diario de pagos del proveedor
- Clientes - Pagos - Diario de pagos de cliente
- Contabilidad general - Movimientos de diario - Diarios generales
Una vez creado un diario, compruebe la configuración del resumen en la pestaña Configuración del encabezado de la sección diario. La configuración predeterminada se toma del nombre del diario, pero puede reemplazarla para números de lote de diario individuales.
Una vez introducidos todos los pagos en el diario, se utilizan los siguientes criterios durante el registro para determinar qué pagos se pueden tener en cuenta para el resumen. Estos criterios afectan a cómo se deben introducir los pagos en el diario.
- Solo se consideran para el resumen los pagos que tienen las siguientes combinaciones de una cuenta y una cuenta de contrapartida: Proveedor/Banco, Banco/Proveedor, Cliente/Banco y Banco/Cliente. Los pagos que se registran en una cuenta contable (pagos puente) no se tienen en cuenta para el resumen.
- Cada asiento de pago debe contener solo un proveedor o cliente. Si un número de asiento incluye varios proveedores o clientes, no se tendrá en cuenta para el resumen.
- Debe haber más de un pago, en asientos separados, en el número de lote del diario.
- Los pagos en diferentes números de lote de diario no se tienen en cuenta para el resumen.
Registro de pagos en un diario
Durante el registro, el grupo de líneas de pago se tiene en cuenta para el resumen, tal y como se describe en la sección anterior. Una vez determinado el grupo de líneas de pago, se realiza un resumen, en función de la configuración del encabezado de la sección del diario.
El resumen de transacciones bancarias no se producirá si la opción Resumir importes en cuenta bancaria está establecida en No o si el campo Criterios de resumen en el encabezado de lote del diario está establecido en No resumir.
Si se definió un nombre de diario para que los pagos se registren en la cuenta bancaria en resumen, pero el campo Criterios de resumen en el encabezado de la sección diario está establecido en No resumir, las transacciones no se resumirán.
El resumen de transacciones bancarias se realizará cuando la opción Resumir importes en cuenta bancaria esté establecida en Sí y el campo Criterios de resumen esté establecido en Criterios predeterminados, Criterios predeterminados con número de documento o Criterios predeterminados con referencia de pago. Para obtener más información, consulte la descripción del campo Criterios de resumen en la sección Nombres de diarios .
Se puede registrar más de un grupo de pagos resumidos en una cuenta bancaria. Por ejemplo, si el diario contiene un grupo de pagos a proveedores y un grupo de pagos a clientes, puede tener dos o más pagos resumidos. Se pueden crear una o más transacciones de cuenta bancaria resumidas para los pagos de proveedores y se pueden crear una o más transacciones de cuenta bancaria resumidas para los pagos de clientes.
En el siguiente ejemplo se introdujeron los siguientes pagos a proveedores en un diario. El número de lote del diario se configuró para que el campo Criterios de resumen esté establecido en Criterios predeterminados con número de documento. Durante el registro, los pagos se resumen, o no se resumen, como se muestra aquí.
| Número de asiento | Fecha de transacción | Cuenta | Divisa | Débito | Crédito | Cuenta de contrapartida | Método de pago | Número de documento | ¿Qué se resume? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 15 de agosto | Proveedor A | EUR | 100 | USMF OPER | Electrónico | Resumen de los asientos 1 y 2 | ||
| 2 | 15 de agosto | Proveedor B | EUR | 200 | USMF OPER | Electrónico | Resumen de los asientos 1 y 2 | ||
| 3 | Agosto de 17 | Proveedor C | CAD | 300 | USMF OPER | Electrónico | Registrado en la cuenta bancaria en detalle | ||
| 4 | Agosto de 18 | Proveedor B | EUR | 400 | USMF OPER | Electrónico | Registrado en la cuenta bancaria en detalle | ||
| 5 | Agosto de 28 | Proveedor D | EUR | 500 | USMF OPER | Electrónico | 1 | Resumen de los asientos 5 y 6 | |
| 6 | Agosto de 28 | Proveedor Z | EUR | 600 | USMF OPER | Electrónico | 1 | Resumen de los asientos 5 y 6 | |
| 7 | Agosto de 28 | Proveedor Z | EUR | 700 | USMF OPER | Electrónico | 2 | Resumen de los asientos 7, 8 y 9 | |
| 8 | Agosto de 28 | Proveedor B | EUR | 800 | USMF OPER | Electrónico | 2 | Resumen de los asientos 7, 8 y 9 | |
| 9 | Agosto de 28 | Proveedor A | EUR | 900 | USMF OPER | Electrónico | 2 | Resumen de los asientos 7, 8 y 9 |
Se registrarán cinco transacciones en la cuenta bancaria. Para dos, se mantendrán los detalles de pago originales. Para los otros tres, los pagos se resumirán según las reglas de resumen.
Después de registrar los pagos en un diario
Una vez completado el registro, puede encontrar los pagos resumidos (o detallados) en las transacciones de la cuenta bancaria. Vaya a Gestión de efectivo y de banco>Cuentas bancarias>Cuentas bancarias.
Para cualquier pago resumido, se mostrará un asterisco (*) en el campo Número de asiento . Cada pago se sigue registrando en detalle en la contabilidad general.
Todas las transacciones de cuentas bancarias resumidas tendrán un id. de resumen único. Si el campo Criterios de resumen se estableció como Criterios predeterminados con número de documento, se utilizará el número de documento de las líneas de pago como id. de resumen. De lo contrario, el id. de resumen se generará a partir de la secuencia numérica configurada en la página Parámetros de gestión de efectivo y bancos. Si el id. de resumen que se asignará a una transacción bancaria resumida ya lo utiliza otra transacción bancaria resumida, se seleccionará uno nuevo de la secuencia numérica. La referencia de pago no se usa como identificador de resumen.
Los usuarios pueden ver los detalles de pago de una transacción de cuenta bancaria resumida seleccionando Ver detalles de resumen en la página Detalles de resumen de pagos.
Mientras ve los detalles del resumen, puede ver el asiento de contabilidad general de cada pago, volver a la transacción resumida de la cuenta bancaria o ver la información de liquidación del pago seleccionado.
Las transacciones resumidas de la cuenta bancaria también se mostrarán en el extracto bancario. Por lo tanto, la conciliación bancaria es más sencilla, independientemente de si se utiliza la conciliación de cuentas manual o la conciliación bancaria avanzada. Ambos procesos de conciliación muestran el id. de resumen bancario. Si la conciliación bancaria avanzada está habilitada para la cuenta bancaria, se generará un documento bancario del tipo de transacción resumida para dicha cuenta. Los usuarios pueden hacer coincidir y conciliar transacciones de la misma manera para otros tipos de documentos bancarios.
