Liquidaciones de contabilidad parciales
El proceso de liquidación de contabilidad permite a una organización "conciliar" cuentas de compensación. De esta manera, la organización se asegura de que el importe que se registra en una cuenta principal se liquide completamente de esa cuenta.
Ejemplo
Una organización paga a una compañía de seguros 12.000 dólares estadounidenses (USD) en octubre por una póliza anual. Los 12.000 USD aún no se puede registrar como gasto en su totalidad porque la compañía de seguros no ha cumplido con sus obligaciones contractuales. A medida que pasa cada mes, 1000 USD se reconocen como un gasto y 1000 USD se borran de la cuenta de gastos acumulados como un importe de crédito. Por lo tanto, la cuenta de gastos acumulados comienza con un saldo de débito de 12.000 USD. Luego, cada mes, se registra un crédito 1000 USD para reducir el saldo de la cuenta. Después de 12 meses, se compensan los 12.000 USD y se puede completar la liquidación del libro mayor marcando las 13 transacciones, que se reducen a 0 (cero). No puede liquidar el débito 12.000 USD hasta que se registren todos los créditos. Si los gastos de este tipo cruzan los ejercicios, puede ser difícil usar las liquidaciones de contabilidad y las opciones de reconocimiento avanzadas, porque las liquidaciones no pueden cruzar los ejercicios.
En Microsoft Dynamics 365 Finance versión 10.0.42, está disponible la funcionalidad para liquidaciones parciales de contabilidad. Esta funcionalidad soluciona el problema de los gastos que atraviesan ejercicios fiscales, ya que permite realizar una liquidación parcial del libro mayor al final del año (o de cada mes o ejercicio). En el ejemplo anterior de póliza de seguro, a finales de diciembre, 3000 USD se ha eliminado de la cuenta de gastos acumulados. Por lo tanto, en la página Liquidaciones de contabilidad, se pueden seleccionar el débito de 12.000 USD original y tres transacciones de crédito de 1000 USD y liquidarlas en el libro mayor. Los 9000 USD restantes se transfieren al año siguiente para la liquidación contable.
Otra ventaja de las liquidaciones de contabilidad del libro mayor es que las liquidaciones que se originan en las cuentas a pagar o en las cuentas a cobrar pueden liquidarse automáticamente en la contabilidad general. Para habilitar esta funcionalidad, establezca la opción Liquidación automática de subdiario a libro mayor en Sí en la ficha Liquidaciones de contabilidad de la página Parámetros de contabilidad general (Contabilidad general>Configuración de contabilidad>Parámetros de contabilidad general).
Requisitos previos para las liquidaciones de contabilidad parcial
Para usar liquidaciones parciales de contabilidad, establezca las siguientes opciones en Sí en la página Parámetros de contabilidad general:
- Habilitar opciones de conocimiento avanzado
- Habilitar registro de pérdidas o beneficios realizados en divisa para liquidaciones contables
Nota
En la versión 10.0.40, las opciones Habilitar opciones de conocimiento avanzado, Habilitar registro de pérdidas o beneficios realizados en divisa para liquidaciones contables y Habilitar automatización de procesos para liquidación de contabilidad se movieron de Administración de características y se convirtieron en opciones en la página Parámetros de contabilidad general.
Importante
Después de habilitar la funcionalidad para liquidaciones parciales de contabilidad, no se puede deshabilitar ni desactivar, porque los datos se migran a nuevas tablas. Todas las opciones de liquidación de contabilidad anterior que se requieren tampoco se pueden deshabilitar ni desactivar. Estas opciones incluyen Habilitar opciones de conocimiento avanzado y Habilitar registro de pérdidas o beneficios realizados en divisa para liquidaciones contables. Sin embargo las opciones Habilitar automatización de procesos para liquidación de contabilidad y Liquidación automática de subdiario a libro mayor se pueden establecer en Sí o No en cualquier momento.
Para liquidaciones de contabilidad parciales, como en la funcionalidad existente para liquidaciones de contabilidad, la cuenta principal debe agregarse a la lista de cuentas. La excepción a esta regla es cualquier cuenta que se liquide en el subdiario (proveedores o clientes). Si la opción Liquidación automática de subdiario a libro mayor se establece en Sí, las cuentas de ese tipo se liquidan automáticamente y no tienen que incluirse en la lista de cuentas. Si se agregan a la lista, puede verlas en la página Liquidaciones de contabilidad.
Liquidar transacciones parcialmente
Si las opciones Las transacciones entre la liquidación de contabilidad y el cierre de fin de año y Liquidaciones de contabilidad parciales se establecen en Sí, la página Liquidaciones de contabilidad cambia de las siguientes maneras:
La cuenta principal es necesaria, porque todas las liquidaciones del libro mayor deben completarse para las transacciones en una única cuenta principal.
Todas las liquidaciones del libro mayor deben completarse dentro de un ejercicio fiscal.
Puede cambiar la capa de registro según necesite, pero no puede liquidar transacciones que estén en diferentes capas de registro.
Para mostrar la cuenta principal y las dimensiones por separado, seleccione un conjunto de dimensiones financieras.
El filtro Estado tiene un estado Parcialmente liquidado y se puede seleccionar más de un estado a la vez. Están disponibles las siguientes opciones de estado:
- Todo
- No liquidado (la opción predeterminada)
- Liquidada
- Parcialmente liquidado
Se muestran la divisa de contabilidad y los totales de la divisa de notificación.
El botón Revertir transacciones marcadas se mueve a la página Historial de liquidaciones de contabilidad.
En el caso de las liquidaciones parciales de contabilidad, los débitos no tienen por qué ser iguales a los créditos. Por lo tanto, si las transacciones se liquidan parcialmente, algunas transacciones tienen un saldo pendiente. Ahora se realiza un seguimiento del historial de liquidación para todas las transacciones y se agregan las siguientes columnas a la cuadrícula para realizar un seguimiento de esta información.
- Historial
- Importe en divisa de notificación
- Importe restante en la divisa de la transacción
- Importe restante en la divisa de contabilidad
- Importe restante en la divisa de notificación
Cuando una transacción de débito se liquida parcialmente con una transacción de crédito o cuando una transacción de crédito se liquida parcialmente con una transacción de débito, el estado de la transacción totalmente liquidada es Liquidado. El estado de la transacción parcialmente liquidada es Parcialmente liquidada y las columnas de importe restante muestran el importe que aún debe liquidarse. Se puede liquidar una transacción de débito con varias transacciones de crédito o una transacción de crédito se puede liquidar con varias transacciones de débito. Por ejemplo, el asiento GJ00105 es un débito para 1000 USD. El asiento GJ00210 para 700 USD y el asiento GJ00236 para 300 USD se marcan para su liquidación con el débito.
| Status | Comprobante | Fecha | Id. de liquidación | Fecha de liquidación | Débito | Abonar | Importe restante |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| No liquidado | GJ00105 | 10/01/2024 | 1000,00 | ||||
| No liquidado | GJ00210 | 10/15/2024 | 700.00 | ||||
| No liquidado | GJ00236 | 11/05/2024 | 400,00 |
Después de la liquidación, la columna Id de liquidación se establece en Múltiplo para la transacción de débito, porque se liquidó más de un crédito. Cada par de transacciones de débito/crédito tiene su propio id. de liquidación, que se muestra en la columna Id. de liquidación. Dado que la segunda transacción de crédito de 400,00 no se ha liquidado por completo, el estado es Parcialmente liquidado y el importe restante se actualiza a 100,00.
| Status | Comprobante | Fecha | Id. de liquidación | Fecha de liquidación | Débito | Abonar | Importe restante |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Liquidado | GJ00105 | 10/01/2024 | Múltiple | 11/05/2024 | 1000,00 | 0,00 | |
| Liquidado | GJ00210 | 10/15/2024 | 012264 | 11/05/2024 | 700.00 | 0,00 | |
| Parcialmente liquidado | GJ00236 | 11/05/2024 | 012265 | 400,00 | 100,00 |
Ver el historial de liquidaciones/liquidaciones de contabilidad
Para ver el Id. de liquidación y el historial de liquidaciones, seleccione una transacción que tenga un valor de Id. de liquidación y luego seleccione Ver liquidaciones en el Panel de acciones. La página Historial de liquidaciones de contabilidad muestra cada par de transacciones de débito y crédito que se liquidaron utilizando el id. de liquidación creado para cada par.
Use la página Historial de liquidaciones de contabilidad para revertir cualquier transacción que ya se haya liquidado. Cuando se selecciona una transacción, se selecciona automáticamente la transacción correspondiente que tiene el mismo id. de liquidación. Seleccione Revertir transacciones marcadas, seleccione las opciones de fecha de reversión e introduzca un comentario según sea necesario. A continuación, seleccione Revertir. Si una transacción se liquidó y después se revirtió y tiene un estado de Parcialmente liquidada o No liquidada, la columna Historial tiene una marca de verificación para indicar que hay un historial. Para ver todo el historial de liquidaciones, seleccione Ver liquidaciones. Para ver todas las liquidaciones revertidas, active la casilla de verificación Mostrar reversiones.
La columna Id. de usuario proporciona una traza de auditoría del id. de usuario que liquidó o revirtió la transacción.
Solicitud de liquidaciones de contabilidad
Para ver transacciones contables liquidadas, vaya a Contabilidad general>Consultas e informes>Solicitud de liquidaciones de contabilidad.
Las columnas Importe restante en la divisa de la transacción, Importe restante en la divisa de contabilidad e Importe restante en la divisa de notificación de la cuadrícula muestran valores para las transacciones parcialmente liquidadas.
Si la columna Id. de liquidación se establece en Múltiple, seleccione Ver liquidaciones para abrir la página Historial de liquidaciones de contabilidad, en la que puede ver el historial de liquidaciones completo.
Liquidación automática de subdiario a libro mayor
La opción Liquidación automática de subdiario a libro mayor se encuentra en la ficha Liquidaciones de contabilidad de la página Parámetros de contabilidad general. Antes de habilitarla, se deben establecer las siguientes opciones en Sí:
- Habilitar opciones de conocimiento avanzado
- Habilitar registro de pérdidas o beneficios realizados en divisa para liquidaciones contables
- Liquidaciones de contabilidad parciales
La opción Liquidación automática de subdiario a libro mayor se puede activar (establézcala en Sí) y desactivar (establézcala en No) según sea necesario. Cuando se establece en Sí, las cuentas de proveedores y clientes se liquidan automáticamente durante el proceso de liquidación en el subdiario. Debe establecer esta opción en Sí para realizar la liquidación automática. Sin embargo, las cuentas de clientes y proveedores no tienen que agregarse manualmente a la lista de cuentas. Si las cuentas se agregan a la lista de cuentas, se pueden ver en la página Liquidaciones de contabilidad. A continuación, se pueden ver las transacciones que se liquidan automáticamente. Según sea necesario, puede liquidar manualmente cualquier transacción que use las cuentas de proveedores o clientes.
Las demás subcuentas contables que se agregan a la lista de cuentas no se liquidan automáticamente. Sin embargo, esas subcuentas contables se pueden liquidar manualmente en la página Liquidaciones de contabilidad.
Las transacciones existentes en las cuentas de proveedores y clientes no se liquidan automáticamente si las transacciones relacionadas del subdiario contable se liquidaron antes de que la opción de Liquidación automática de subdiario a libro mayor en Sí.