Etiquetas financieras

Una vez que se registran las transacciones, es común que las organizaciones requieran visibilidad de los datos de subcontabilidades, de modo que se puedan analizar los asientos contables que se generan a partir de esas transacciones. Hoy en día, las organizaciones utilizan campos como el número de documento, la descripción o las dimensiones financieras para realizar un seguimiento de los datos de subcontabilidad en la contabilidad general, ya que es difícil navegar por el modelo de datos hasta estos datos. Los tipos de datos de subcontabilidad que a menudo se rastrean incluyen números de pedido de compra o de venta, nombres de proveedores o clientes, referencias de pago, números de factura o números de referencia de transacciones externas que se importan en Microsoft Dynamics 365 Finance. Además de usarse para análisis, los datos de subcontabilidad se usan para procesos como la liquidación de contabilidad.

La característica de etiquetas financieras (etiquetas) elimina la necesidad de usar números de documentos, descripciones o dimensiones financieras al permitir que una organización cree e introduzca hasta 20 campos definidos por el usuario en transacciones. Esos campos se almacenan a continuación en los asientos contables que se crean para las transacciones. Los valores de las etiquetas no se almacenan en ninguna subtabla contable, ni en la tabla Transacciones de clientes ni en la tabla Transacciones de proveedores.

Las etiquetas se introdujeron en la versión 10.0.32 de Dynamics 365 Finance. En cada nueva versión, las etiquetas se implementarán en diarios, documentos y procesos adicionales. En la versión 10.0.37, los siguientes diarios y transacciones agregaron soporte para etiquetas:

• Diario general

• Diario general global

• Diario de asignaciones

• Diario de activos fijos

• Todos los diarios de arrendamiento de activos

• Diario periódico

• Diario de ajuste de divisa de notificación

• Diario de pagos de clientes

• Diario de pagos a proveedores

• Diario de facturas (proveedor)

• Diario de facturas global (proveedor)

• Registro de facturas

• Documentos de pedido de ventas (pedido de ventas, albarán y factura del cliente)

  Nota

  Para que la compatibilidad con etiquetas esté disponible en los documentos de pedidos de ventas, habilite la característica Habilitar etiquetas financieras para la facturación de pedidos de ventas en Administración de características.

• Documentos de pedido de compra (pedido de compra, recepción de producto y factura de proveedor)

  Nota

  A partir de la versión 10.0.41 de Dynamics 365 Finance, las etiquetas están disponibles en los documentos de pedidos de compra. La característica Habilitar etiquetas financieras para la facturación de pedidos de compra está disponible en Administración de características. La característica se encuentra en versión preliminar privada controlada por el piloto PurchaseOrderFinTagFeature. Para comenzar a usar etiquetas financieras en los documentos de pedido de compra, primero cree un vale IcM para habilitar el piloto.

Configurar

Para utilizar la función, debe habilitar la característica de Etiquetas financieras en el espacio de trabajo Administración de características. La función se puede desactivar en cualquier momento. Si la característica está habilitada pero luego deshabilitada, cualquier valor que se haya introducido para las etiquetas financieras en las transacciones se mantendrá en la base de datos. Sin embargo, ya no serán visibles en ninguna transacción ni en consultas en Dynamics 365 Finance.

La experiencia de introducir etiquetas en transacciones se parece a la experiencia de introducir una cuenta contable utilizando dimensiones financieras. Las etiquetas no usan el mismo control que una cuenta contable, pero siguen necesitando un delimitador entre los valores de las etiquetas. Debe definir el delimitador de etiquetas antes de definir cualquier etiqueta financieras. En la página Parámetros de contabilidad general, seleccione Etiquetas financieras y especifique el delimitador. El delimitador que especifique no debe usarse en ningún valor de etiqueta que se introduzca en las transacciones. Por ejemplo, si define un guion (-) como delimitador, el nombre del cliente que se introduce como valor de etiqueta no puede contener un guion. El delimitador no se puede cambiar después de definirlo.

Una vez habilitada la característica, cada entidad jurídica puede definir hasta 20 etiquetas financieras. Las etiquetas son propias de la entidad jurídica. Puede utilizar las entidades Configuración de etiquetas financieras y Valor de lista personalizada de etiquetas financieras para importar las etiquetas de cada entidad jurídica. Por lo tanto, puede definir rápida y fácilmente la misma configuración inicial en varias entidades jurídicas.

Creación de etiquetas financieras

Antes de crear etiquetas financieras, tenga en cuenta lo siguiente:

• Evalúe si se debe realizar un seguimiento de los datos como una dimensión financiera o una etiqueta financiera. Las etiquetas financieras son una alternativa a las dimensiones financieras, especialmente cuando realiza un seguimiento de valores que tienen poca o ninguna reutilización, como los números de pedidos de ventas o los números de pedidos de compra. Para obtener más información sobre las diferencias entre etiquetas financieras y dimensiones financieras, consulte Diferencias entre etiquetas financieras y dimensiones financieras.
• Tras crear una etiqueta financiera, podrá desactivarla pero no eliminarla. Esta restricción ayuda a garantizar que los valores de las etiquetas permanezcan disponibles para la generación de informes en los movimientos de contabilidad general registrados. Las etiquetas financieras se pueden activar y desactivar fácilmente en cualquier momento.
• La etiqueta de cada etiqueta financiera se puede cambiar en cualquier momento, incluso después de registrar las transacciones.
• Si no se han registrado transacciones para una etiqueta financiera específica, un cambio en la etiqueta de la etiqueta no tendrá ningún impacto. Este comportamiento es útil cuando debe reutilizar una etiqueta para poder realizar un seguimiento de otros datos.
• Si se han registrado transacciones para una etiqueta financiera específica, los valores de la etiqueta no cambian. Si la etiqueta de la etiqueta era originalmente "Número de pedido de compra", pero luego se cambió a "Número de pedido de ventas", los asientos contables que se registraron antes del cambio de etiqueta aún contendrán los números de pedido de compra que se introdujeron y registraron en la contabilidad general.

Crear una etiqueta financiera

Para crear una etiqueta financiera, siga estos pasos.

1. Vaya a Contabilidad general > Plan contable > Etiquetas financieras > Etiquetas financieras.
2. Seleccionar Nuevo para crear una etiqueta financiera.
3. Especifique un nombre para la etiqueta. El nombre debe comenzar con una letra o guion bajo y solo puede contener letras, números y guiones bajos. No se permiten caracteres especiales, incluidos espacios.
4. En el campo Tipo de valor, seleccione Texto, Lista o Lista personalizada..
5. Si ha seleccionado Lista en el campo Tipo de valor, seleccione el origen del valor en el campo Usar valores de. El campo incluye una lista de entidades de las que se pueden seleccionar los valores de etiqueta durante la entrada de la transacción.
6. Si ha seleccionado Lista personalizada en el campo Tipo de valor, seleccione Valores de etiqueta para crear la lista personalizada de valores de etiquetas que estarán disponibles para su selección durante la entrada de la transacción.
7. Para activar la etiqueta, seleccione Activar.

Introducir valores de etiquetas financieras en transacciones

Una vez que se activa una etiqueta financiera, las etiquetas estarán disponibles para ingresar en cada transacción que admita la función.

Diarios y líneas

Al introducir diarios, puede definir valores de etiqueta en el encabezado de la sección diario. Esos valores se utilizarán como valores predeterminados para las líneas del diario. En cuanto a otros valores predeterminados del diario, se introducirán automáticamente en las nuevas líneas que se agreguen al diario. Sin embargo, no se introducirán en líneas que ya existan al definir los valores en el encabezado.

Valores predeterminados para diarios

Los valores de etiqueta que introduce en un diario se introducen como valores predeterminados de la siguiente manera:

• Línea única por asiento:

  • Los valores de etiqueta que agrega al encabezado de la sección del diario se introducen como valores predeterminados en la cuenta.
  • Los valores de etiqueta que agrega a la cuenta se introducen como valores predeterminados en la cuenta de contrapartida.
  • Si la cuenta de contrapartida ya existe cuando agrega valores de etiqueta a la cuenta, esos valores de etiqueta no se introducen como valores predeterminados en la cuenta de contrapartida.
  • Si existen valores de etiqueta tanto en la cuenta como en la cuenta de contrapartida, los cambios en los valores de las etiquetas en un lugar no hacen que se actualicen los valores en el otro lugar. Por ejemplo, si cambia los valores de las etiquetas en la cuenta, los valores de las etiquetas en la cuenta de contrapartida no se actualizan. Este comportamiento ayuda a evitar la pérdida de datos si un usuario reemplaza manualmente los valores predeterminados.
  • Cuando agrega una nueva línea, si asigna un nuevo número de asiento (que representa una nueva transacción), el comportamiento predeterminado comienza de nuevo. Los valores de etiqueta de las líneas de un asiento nunca se introducen como valores predeterminados en las líneas de un asiento diferente.

• Asiento multilínea:

  • Los valores de etiqueta que agrega al encabezado de la sección del diario se introducen como valores predeterminados en la cuenta de cada línea que se ha agregado al asiento.
  • Los valores de etiqueta que agrega a la cuenta en la primera línea no se introducen como valores predeterminados en la cuenta de la siguiente línea del asiento, y así sucesivamente.

Los valores de etiqueta predeterminados no existen en los datos maestros y no están disponibles como valores predeterminados. Por ejemplo, no hay capacidad para definir valores de etiqueta predeterminados en clientes o proveedores. Además, las propiedades de una transacción en sí no se introducen automáticamente como valores predeterminados. Por ejemplo, se creó una etiqueta para realizar un seguimiento del nombre del cliente. Si una transacción incluye un cliente, el nombre del cliente no se usa como valor de etiqueta del cliente de forma predeterminada. El valor debe introducirse manualmente o importarse.

Valores predeterminados para documentos

Para los documentos, al igual que para los diarios, los valores de etiqueta no se introducen como valores predeterminados de los datos maestros, porque los datos maestros no contienen valores de etiqueta predeterminados. La mayoría de los documentos, como los pedidos de venta, seguir este orden predeterminado general:

1. Los valores de etiqueta se pueden definir en el encabezado del documento.
2. Los valores de etiqueta del encabezado se utilizan como valores predeterminados en las líneas del documento.
3. Los valores de etiqueta de las líneas del documento se utilizan como valores predeterminados en las distribuciones contables (si el documento es un documento de origen y admite distribuciones contables).

Para los asientos contables que se crean, los valores de etiqueta se introducen como valores predeterminados de la siguiente manera:

• Documentos no de origen:

  • Los valores de etiqueta para la cuenta de resumen, como Proveedores o Clientes, se introducen de forma predeterminada desde el encabezado.
  • El resto de cuentas, como la de gastos, ingresos, impuestos y descuentos, utilizan de forma predeterminada los valores de etiqueta de las líneas.

• Documentos de origen:

  • Los valores de etiqueta para la cuenta de resumen, como Proveedores o Clientes, se introducen de forma predeterminada desde el encabezado o desde las distribuciones contables, según los parámetros de contabilidad general que se utilizan para las cuentas de resumen. (Vaya a Contabilidad general>Configuración de contabilidad>Parámetros de contabilidadgeneral). Los valores de etiqueta se introducen de forma predeterminada con la misma lógica que se usa para los valores de la dimensión financiera de la cuenta de resumen.
  • El resto de cuentas, como la de gastos, ingresos, impuestos y descuentos, utilizan de forma predeterminada los valores de etiqueta de las distribuciones contables.

Si un documento tiene documentos posteriores, las etiquetas del elemento primario se utilizan para los elementos secundarios. Por ejemplo, los valores de etiqueta del encabezado y las líneas del pedido de ventas se utilizan para la contabilidad que se crea para el albarán y la factura del cliente, de acuerdo con la lógica descrita anteriormente.

Validación

Cuando se introducen valores de etiqueta en las transacciones, no se realiza ninguna validación durante la entrada ni el registro de la transacción. Incluso si se define una etiqueta del tipo de valor Lista o Lista personalizada, los valores de la etiqueta no se validan para garantizar que existan en la lista. Por ejemplo, se crea una etiqueta del tipo de valor Lista y se selecciona el número de pedido de compra como origen de la lista. Aunque se presentará una lista de números de pedido de compra, el usuario puede introducir un número de pedido de compra que no exista en la lista.

Registro de transacciones que tienen valores de etiqueta

Después de registrar una transacción, las etiquetas financieras están disponibles en las líneas del movimiento de cuenta contable. Se muestran en las páginas Transacciones de asiento y Transacciones para la cuenta principal. Las etiquetas financieras se muestran en columnas separadas, para que sean más fáciles de ordenar y filtrar.

Para los informes, las etiquetas no forman parte de los conjuntos de dimensiones. Por lo tanto, no puede obtener un saldo resumido de transacciones para un valor de etiqueta específico. Por ejemplo, cuando mira el saldo de comprobación, no puede obtener saldos por valor de etiqueta. Sin embargo, al explorar en profundidad los saldos del saldo de comprobación, los valores de las etiquetas se mostrarán en las transacciones detalladas. Las transacciones detalladas, incluidos los valores de las etiquetas en columnas separadas, se pueden exportar a Excel, donde se pueden resumir si se requieren saldos.

Si una etiqueta está desactivada, los valores de la etiqueta permanecen en las transacciones registradas. De forma predeterminada, las etiquetas desactivadas no se muestran en las páginas de consulta. Sin embargo, puede agregar las columnas seleccionando Mostrar etiquetas financieras inactivas.

Corregir los valores de las etiquetas después del registro

Aunque las etiquetas financieras están disponibles para la generación de informes, no forman parte de la cuenta contable y no tienen ningún impacto en los informes financieros. Debido a que las etiquetas se utilizan solo para análisis internos, se permiten ediciones en los valores de las etiquetas después de que se registran las transacciones.

1. En el espacio de trabajo Administración de características, habilite la característica denominada Permitir ediciones en datos internos en asientos de contabilidad general. Esta característica permite que algunos roles modifiquen el campo Descripción de los asientos contables registrados. Si la característica Etiquetas financieras también está habilitada, esta función se mejora para permitir la edición de los valores de la etiqueta.
2. Después de habilitar la característica, vaya a Transacciones de asiento.
3. Use la consulta para encontrar las transacciones que quiera editar.
4. Seleccionar las líneas en Transacciones de asientos y, a continuación, seleccione Editar datos internos de asientos. Solo puede editar las líneas que están seleccionadas.

La página muestra las líneas que seleccionó en las Transacciones de asiento, incluidas las etiquetas financieras actuales y las nuevas etiquetas financieras. Los valores de etiqueta actuales se introducen como valores predeterminados para las etiquetas nuevas. Por lo tanto, no es necesario volver a introducir todo manualmente, sino que solo puede cambiar lo incorrecto. Puede usar el botón Actualizar registros seleccionados en masa para realizar actualizaciones masivas. Las actualizaciones masivas son útiles si desea asignar valores de etiqueta a grandes grupos de transacciones registradas que eran incorrectas o para las que no se definieron valores de etiqueta (por ejemplo, porque se publicaron antes de que se habilitara la característica).