Cierre de ejercicio de pedidos de compra
Este artículo describe la configuración y los pasos necesarios para ejecutar el proceso de cierre de fin de año de orden de compra.
El proceso de fin de año del pedido de compra permite a las organizaciones que utilizan el módulo Presupuesto transferir pedidos de compra abiertos durante el cierre de fin de año. Durante esta transferencia, el presupuesto del año de cierre se libera (o revierte) en los registros presupuestarios y se crean nuevas líneas en el siguiente período abierto. Se actualizan las fechas contables y las fechas de distribución financiera en el pedido de compra.
Si registra reservas de gasto para pedidos de compra en el libro mayor, lo que incluye pedidos de compra para proyectos, puede generar entradas de cierre en el libro mayor y con las reservas de presupuesto al final de cada ejercicio. Al inicio del nuevo ejercicio, puede crear entradas de apertura para registrar correctamente las reservas de gastos y las reservas de presupuesto. Estas entradas garantizan que las reservas de gastos de pedidos de compra se registran correctamente en los informes financieros de fin de año y en el control presupuestario. Para obtener más información, consulte Sobre reservas de gastos de pedidos de compra.
Para los proyectos, la cuenta a la que se asignan las distribuciones en el nuevo ejercicio es la cuenta que se define en la página Proceso de fin de año del pedido de compra en el módulo Contabilidad general. No es la cuenta definida en la página Configuración de registro en el módulo Gestión de proyectos y contabilidad.
Para las organizaciones del sector público que usan reservas de presupuesto general, vaya a Finalizar una reserva de presupuesto general (sector público) y Transferir la información de reserva de presupuesto general a un nuevo ejercicio (sector público).
Nota
Las reservas de presupuesto generales solo están disponibles si la clave de configuración Sector público está habilitada.
En el caso de un pedido de compra facturado parcialmente, solo se cierra el importe que no se ha facturado y se vuelve a abrir en el ejercicio siguiente.
El cierre de reservas de gasto de pedidos de compra y el cierre de un ejercicio son procesos independientes. Las reservas de gasto de los pedidos de compra generalmente se cierran antes de que se cierre el ejercicio. Obtenga más información sobre cómo cerrar un ejercicio en Cierre de fin de año.
Nota
(FRA) Las entidades del sector público francés también pueden crear o actualizar compromisos en el nuevo ejercicio. Obtenga más información en (FRA) Acerca de los compromisos (Sector público) y (FRA) Procesar reservas de gasto y compromisos de pedidos de compra al final del año (Sector público).
Requisitos previos
Antes de comenzar el proceso de fin de año del pedido de compra, se deben configurar los siguientes requisitos previos.
Activar el control presupuestario
El control presupuestario suele habilitarse cuando se crean reservas de gastos para pedidos de compra. No tiene que habilitar el control presupuestario para usar este proceso. Sin embargo, las entradas de registro presupuestario se crean solo si el control presupuestario está habilitado.
La opción Procesar y transferir presupuesto de fin de año solo se puede usar si el control presupuestario está habilitado. Obtenga más información en Descripción general del control presupuestario.
Habilitar el proceso de reserva de gasto
El proceso de reserva de gasto debe estar activado para que se puedan registrar las reservas de compra para pedidos de compra en el libro mayor y ejecutar el proceso de fin de año de pedido de compra correctamente. Para obtener más información, consulte Reservo de gasto de órdenes de compra.
Configuración de definiciones de contabilización
En la página Definiciones de registro, configure las siguientes definiciones de registro en el módulo Compras, según sea necesario:
- Fin del año del pedido de compra: esta definición de contabilización se usa para invertir reservas de gasto y reservas de presupuesto pendiente para pedidos de compra en el ejercicio que finaliza y para generar entradas de cierre de fin de año en el libro mayor.
- Reservas de gasto de pedidos de compra: esta definición de contabilización define cómo se registran los importes con reserva de gasto en el libro mayor. También se usa en el nuevo ejercicio para invertir entradas de cierre de fin de año y restablecer reservas de gasto en el libro mayor.
Obtenga más información en Definiciones de contabilización.
Asignar las definiciones de registro a los tipos de registro de transacciones
Use la página Definiciones de registro de transacciones para asignar definiciones de contabilización a las definiciones de contabilización de transacción que les correspondan. También puede definir os criterios que deben cumplir las transacciones de origen para que se use una definición de contabilización específica.
Seleccione los siguientes tipos de registro de transacciones en el módulo Compras y, a continuación, siga los pasos de la página Definiciones de contabilización:
- Cierre de fin de año del pedido de compra: seleccione la definición de registro que se creó para el final del año del pedido de compra.
- Orden de compra: seleccione la definición de contabilización que se usa para las reservas de gastos de pedidos de compra.
Opciones de procesamiento de fin de año
Seleccione una de las siguientes opciones de procesamiento de fin de año para cerrar reservas de gasto de pedidos de compra en el ejercicio que finaliza y volver a reservarlos en el nuevo ejercicio.
Nota
La opción de procesamiento de fin de año que seleccione se usará para las reservas de gasto en todos los pedidos de compra que seleccione. Si está habilitada la clave de configuración del Sector público, puede anular su selección y reemplazar otra opción de procesamiento de fin de año para los fondos específicos que seleccione en la página Fondos.
| Opción | Pasos de cierre y apertura para las reservas de gasto de pedidos de compra |
|---|---|
| Procesar y no transferir presupuesto | Pasos de cierre:
Pasos de apertura:
|
| Procesar y transferir presupuesto | Nota: Esta opción sólo se encuentra disponible si se ha activado el control presupuestario. Pasos de cierre:
Pasos de apertura:
|
Preparar un informe de procesos de pedidos de compra de final de año
Nota
Para poder ejecutar el proceso de fin de año del pedido de compra, el parámetro Incluir importe transferible debe estar habilitado en la pestaña Fondos presupuestarios disponibles en la configuración de control presupuestario.
Para permitir que los pedidos de compra se recuperen durante el proceso de fin de año del pedido de compra, se deben cumplir las siguientes condiciones:
- Los pedidos de compra tienen un estado Confirmado o tienen valores presupuestarios reservados (reserva de gasto).
- Un pedido de compra está abierto para ser facturado parcialmente.
- El flujo de trabajo de aprobación de pedido de compra está completo.
- No existen borradores de factura para el pedido de compra. Si existe un borrador de factura, debe eliminarse o registrarse antes de iniciar el proceso de fin de año.
- El estado de compra es Pedido pendiente o Recibido.
- El último evento contable para el pedido de compra se produce en el ejercicio seleccionado durante el final del año del pedido de compra. Por ejemplo, si se selecciona 2023, la fecha contable del último evento contable debe ser en 2023. Si no, se excluirá el pedido de compra.
- Tanto el periodo del ejercicio actual como el siguiente están abiertos.
Seleccionar pedidos de compra y ejecutar el proceso de fin de año de pedido de compra
Vaya a Contabilidad general>Periódico>Cierre del año fiscal>Proceso de fin de año del pedido de compra.
En el panel inferior, seleccione Recuperar pedidos de compra.
En el cuadro de diálogo de consulta que aparece, defina los criterios para los pedidos de compra que desea incluir en el procesamiento de fin de año. Los criterios incluyen la fecha, el intervalo de fechas, la cuenta del proveedor, el tipo de pedido de compra, el saldo del pedido de compra y las dimensiones financieras. Cuando haya terminado, seleccione Aceptar.
En la página Proceso de fin de año del pedido de compra, el panel inferior muestra los resultados de la consulta. Para incluir solo pedidos de compra específicos de los resultados de la consulta en el procesamiento de fin de año, seleccione la casilla Incluir para cada uno. Para incluir todos los pedidos de compra de los resultados de la consulta, seleccione Incluir todo. Para borrar la selección de todos los pedidos de compra, seleccione Excluir todo. Las reservas de gasto de los pedidos de compra seleccionados se revierten en el ejercicio que termina. Los importes comprometidos estarán disponibles en el nuevo ejercicio.
Sugerencia
Puede ver los detalles de un pedido de compra seleccionando Ver pedido de compra. También puede seleccionar Ver diario de sublibro para ver las entradas de cierre de fin de año y apertura que se generan para los pedidos de compra individuales.
En el campo Opción de fin de año, seleccione cómo se deben procesar las reservas de gastos del pedido de compra.
Si seleccionó la opción Procesar y transferir presupuesto de fin de año, seleccione un código de presupuesto original. Este código se usa para los ajustes de presupuesto que se realizan en el ejercicio de cierre. No se debe seleccionar ningún flujo de trabajo para el código seleccionado. De lo contrario, el procesamiento de fin de año se detendrá para las aprobaciones de flujo de trabajo.
Si seleccionó la opción Procesar y transferir presupuesto de fin de año, seleccione un código de presupuesto transferible. Este código se usa para los ajustes de presupuesto que se realizan en el nuevo ejercicio. No se debe seleccionar ningún flujo de trabajo para el código seleccionado. De lo contrario, el procesamiento de fin de año se detendrá para las aprobaciones de flujo de trabajo.
Revise los valores predeterminados en los campos Calendario y Ejercicio. Puede cambiar el ejercicio seleccionado directamente en esta página. Sin embargo, para cambiar el calendario fiscal seleccionado, debe usar la página Libro mayor.
Puede seleccionar el nombre del calendario para abrir la página Calendarios fiscales. Allí puede ver una descripción del calendario fiscal. También puede ver los ejercicios que se incluyen en el calendario fiscal.
Revise los valores predeterminados de los campos de Parámetros de cierre y realice los cambios necesarios.
- El campo Fecha contable especifica el último día del ejercicio seleccionado. Este valor no se puede modificar.
- El campo Tipo suele establecerse en Operando para un período que se pueda usar para registrar transacciones de contabilidad. Si usa un período de cierre para separar las entradas de cierre, puede seleccionar Cerrando.
- Si ha seleccionado Cierre como tipo, seleccione el período de cierre que desee usar.
Revise los valores de los campos Parámetros de apertura. Estos valores no se pueden cambiar.
- El campo Fecha contable especifica el primer día de apertura del ejercicio seleccionado.
- El campo Período especifica el primer período que tiene un tipo En proceso de desarrollo en el ejercicio de apertura. Este tipo de período se usa para registrar transacciones de contabilidad.
Cuando esté listo para ejecutar el proceso de pedido de compra de fin de año, seleccione Proceso.
Si recibe algún mensaje, haga las correcciones necesarias. A continuación, vuelva a ejecutar el proceso para los pedidos de compra afectados.
Importante
Revise las entradas del registro de presupuestos que se crearon en los años fiscales anterior y actual para garantizar la precisión del proceso de cierre de reserva de gasto de fin de año. Puede ver los asientos de registro presupuestario en la página Entradas de registro de presupuesto.