Procesar cartas de cobro

En este artículo se muestra cómo crear, imprimir y registrar cartas de cobro. Esta tarea usa la empresa de demostración USMF.

Configurar una secuencia de cartas de cobro en el perfil de registro

1. Vaya a Crédito y cobros > Configuración > Perfiles de contabilización del cliente.
2. Haga clic en Editar.
3. Seleccione una secuencia de cartas de cobro en la lista desplegable. Si no desea generar cartas de cobro para las transacciones que usan este perfil de contabilización, deje el campo en blanco.
4. Expanda la pestaña Restricciones de tablas para cambiar la forma en la que se procesan las cartas de cobro. Si este campo está establecido en Sí, se crearán las cartas de cobro para este perfil de contabilización.

Crear cartas de cobro

1. Vaya a Crédito y cobros > Carta de cobro > Crear cartas de cobro.

2. Seleccione los tipos de transacción para los que desee cartas de cobro. Todas las transacciones abiertas de estos tipos se incluirán en el cálculo.

3. En el campo Carta de cobro, seleccione una opción.

4. En el campo Fecha de la carta de cobro, especifique la fecha de la carta de cobro.

5. Seleccione un perfil de contabilización si ha cambiado "Utilizar el perfil de contabilización desde a Seleccionar. Existen dos opciones de perfil de registro:

   • Cuenta : utilice el perfil de registro asignado a la cuenta del cliente para cada nota de interés.
   • Seleccionar : use el perfil de contabilización que Seleccione en el campo Perfil de contabilización.

6. Expanda la sección Registros que incluir.

7. Seleccione Filtro.

8. En el campo Criterios, especifique un Id. de cliente. Por ejemplo, escriba "US-001".

9. Seleccionar Aceptar.

10. Seleccionar Aceptar.

Imprimir cartas de cobro

1. Vaya a Crédito y cobros > Carta de cobro > Revisar y procesar cartas de cobro.

2. En el campo Estado, seleccione Creado.

3. En el campo Impreso, seleccione No se ha impreso.

4. Seleccione Imprimir.

5. Seleccione Nota de la carta de cobro.

6. En la sección Parámetros, especifique la fecha límite para los registros.

7. Expanda la sección Registros que incluir y especifique los detalles de la nota de la carta de cobro.

8. Seleccione Aceptar para imprimir la carta de cobro.

9. Registre la carta de cobro.

   1. Seleccione Registrar.
   2. Escriba la fecha de registro para la carta de cobro.
   3. Expanda la sección Registros que incluir.
   4. Seleccione Aceptar.
   5. En el campo Estado, seleccione Registrado.
   6. En el campo Impreso, seleccione una opción.

Supervisar las cartas de cobro a nivel de cliente

Si las cartas de cobro se configuran a nivel de transacción, se pueden generar varias cartas para un cliente, en función del vencimiento de la transacción. Si las transacciones aparecen en diferentes secuencias de cartas, se generarán para el cliente cartas de cobro independientes para cada grupo de transacciones vencidas. Por lo tanto, un cliente individual puede recibir, por ejemplo, una carta de cobro para transacciones vencidas hace 60 días y otra carta de cobro para transacciones vencidas hace 90 días.

Cada carta de cobro está también asociada con un código de carta de cobro. El código de carta de cobro está asociado con transacciones individuales y se utiliza para determinar cuándo se debe generar la próxima carta de cobro para cada transacción. Por ejemplo, si una transacción está vencida desde hace más de 30 días, el código de la carta de cobro determina que la próxima carta de cobro se enviará cuando el vencimiento de la transacción sea de 60 días, si no se ha pagado antes.

Las cartas de cobro también se pueden configurar a nivel de cliente. En este caso, se hace un seguimiento del código de carta de cobro para cada transacción, pero el procesamiento de la carta de cobro se basará en un único nivel de carta de cobro almacenado para el cliente. La carta de cobro única contendrá todas las transacciones que están vencidas para el cliente. Dado que los días de gracia ahora se siguen a nivel de cliente, la siguiente carta de cobro no se registrará hasta que el número de días de gracia haya pasado para la carta de cobro siguiente de la secuencia, aunque las transacciones vencen después de que la última carta de cobro se haya enviado. Esta opción ayuda a reducir el número de cartas de cobro que hay que enviar a cada cliente.

Configurar el cliente para que controle las cartas de cobro a nivel de cliente

1. Vaya a Crédito y cobros > configuración > Parámetros de clientes y seleccione la pestaña Cobros.
2. Cambie el valor de Cree la carta de cobro por a Cliente.
3. Vaya a Crédito y cobros > Carta de cobro > Revisar y procesar cartas de cobro. Solo una carta de cobro se generará para un cliente con todas las transacciones vencidas.

Omitir pagos y notas de crédito al calcular el código de carta de cobro

Si incluye pagos y notas de crédito en las transacciones que se incluirán en las cartas de cobro, puede hacer que haya pagos o notas de crédito que desencadenen una carta de cobro. Puede controlar la manera en que los pagos y los notas de crédito controlan el código de la carta de cobro modificando el valor del parámetro Omitir pagos y notas de crédito al calcular el código de carta de cobro.

Para omitir pagos y notas de crédito al calcular el código de carta de cobro, haga lo siguiente.

1. Vaya a Crédito y cobros > configuración > parámetros de clientes y haga clic en la pestaña Cobros.
2. Seleccione Sí en el campo Omitir pagos y notas de crédito al calcular el código de carta de cobro.