Retenciones de crédito para pedidos de ventas
En este artículo se describe la configuración de las reglas utilizadas para colocar un pedido de ventas en retención de crédito. Las reglas de bloqueo de la administración de crédito pueden aplicarse a un cliente individual o a un grupo de clientes. Las reglas de bloqueo definen respuestas a las siguientes circunstancias:
- Número de días vencido
- Estado de cuentas
- Condiciones de pago
- Límite de crédito vencido
- Importe vencido
- Importe de pedido de ventas
- Parte usada del crédito disponible
Además, dos parámetros controlan escenarios adicionales que bloquean un pedido de ventas:
- Cambio en las condiciones de pago
- Cambio en los descuentos de liquidación
Configurar reglas de bloqueo y reglas de exclusión
Cuando un cliente inicia una transacción de ventas, la información del pedido de ventas se revisa con un conjunto de reglas de bloqueo. Esas reglas guían la decisión de otorgar o no crédito al cliente y permitir que la venta avance. También puede definir exclusiones que anulen las reglas de bloqueo y permitan que se procese un pedido de ventas. Puede configurar reglas de bloqueo y reglas de exclusión en la página Administración de crédito > Configuración > Configuración de administración de crédito> Reglas de bloqueo.
A partir de la versión 10.0.21, las reglas de bloqueo de la Administración de crédito se han rediseñado de las siguientes formas:
- Las solicitudes de extensibilidad están habilitadas y se pueden crear reglas de bloqueo.
- La casilla Despachar pedido de venta está disponible para todas las reglas de bloqueo. Anteriormente, solo estaba disponible para la regla de bloqueo Pedido de ventas. Cuando se activa esta casilla, la regla de exclusión libera el pedido de ventas sin tener en cuenta ninguna otra regla que pueda bloquear los pedidos de ventas. Esta casilla solo está disponible para el tipo de regla Exclusión.
Se requieren reglas de bloqueo y puntos de control de gestión de crédito para verificar el límite de crédito en una orden de venta. En las versiones 10.0.34 y anteriores, hubo un error que permitía la verificación de crédito sin la configuración de reglas de bloqueo. Esto se solucionó a partir de la versión 10.0.35 y se requieren reglas de bloqueo con la gestión de crédito.
Días desde el vencimiento
Abre la pestaña Días desde el vencimiento si la regla de bloqueo se aplica al cliente con una o más facturas vencidas durante un número de días determinado.
- Seleccione el rango de clientes al que se aplica esta regla, según Válido para.
- Seleccione Tabla si la regla se aplica a un cliente específico.
- Seleccione Grupo si la regla se aplica a nivel de grupo de clientes.
- Seleccione Todos si la regla se aplica a todos los clientes.
- Después de seleccionar el rango, especifique la Cuenta/grupo usada en el rango.
- Para el rango Tabla, la búsqueda proporciona una lista de clientes que se pueden seleccionar.
- Seleccione un Grupo si la regla se aplica a un grupo de administración de crédito de cliente.
- Seleccione Todos si la regla se aplica a todos los clientes.
- Seleccione un Grupo de riesgo para utilizar criterios para aplicar una retención de gestión de crédito a clientes que están agrupados por un conjunto común de factores. Los factores pueden incluir su calificación de Dun and Bradstreet, la cantidad de años que han estado en el negocio y la cantidad de tiempo que han sido sus clientes. Si está utilizando un grupo de riesgo, primero debe seleccionar un grupo de cuentas.
- Seleccione el tipo de proyecto que está configurando. La opción Bloqueo crea una regla que bloquea un pedido. La opción Exclusión crea una regla que excluye a otra regla de bloquear un pedido.
- Seleccione un Tipo de valor. La entrada predeterminada es un número fijo de días. Si va a crear una exclusión, puede especificar un número fijo de días o un importe en su lugar.
- Introduzca en Vencido el número de días vencidos que se permiten para la regla de bloqueo seleccionada antes de colocar un pedido en espera de administración de crédito para su revisión. El número de días vencidos representa un número adicional de días de gracia que se agregan al número de días más allá de la fecha de vencimiento del pago que puede tener la factura antes de que se considere vencida. Si especificó el Tipo de valor como un importe para una exclusión, introduzca un importe y una divisa para ese importe. Este importe representa el importe total vencido del cliente. No es el importe del pedido de ventas.
Ejemplo 1: Desea bloquear pedidos de venta (ponerlos en una retención de crédito) para todos los clientes si tienen facturas que tienen más de 61 días de vencimiento. Sin embargo, desea excluir a algunos clientes (o grupos) de una retención de crédito si tienen menos de 100 días de atraso. Siempre que el tipo de valor sea el mismo, la regla de exclusión anula la regla de bloqueo.
Ejemplo 2: Desea bloquear pedidos de venta (ponerlos en retención de crédito) para todos los clientes si tienen facturas que tienen más de 61 días de retraso. Sin embargo, desea excluir al cliente US-001 de una retención de crédito si su monto total vencido es menor que 1000 $. Además, desea excluir al cliente US-009 de una retención de crédito si su importe vencido es menor que 2500 $. Debido a que el tipo de valor Importe difiere del tipo de valor Días , la regla de exclusión en el nivel cliente (o grupo) no anula la regla de bloqueo. En este caso, la casilla de verificación Liberar orden de venta debe estar seleccionada para que este escenario funcione.
Estado de cuenta
Abre la pestaña Estado de cuentas si la regla de bloqueo se aplica a un cliente con el estado de cuentas seleccionado.
- Seleccione el tipo de proyecto que está configurando. El bloqueo crea una regla que bloquea un pedido. La exclusión crea una regla que excluye a una regla del bloqueo de un pedido.
- Seleccione el Estado de cuentas que hace que la regla coloque un pedido de ventas en espera o lo excluya.
Condiciones de pago
Seleccione Condiciones de pago si la regla de bloqueo se aplica al plazo de pago seleccionado.
- Seleccione el tipo de proyecto que está configurando. El bloqueo crea una regla que bloquea un pedido. La exclusión crea una regla que excluye a una regla del bloqueo de un pedido.
- Seleccione las Condiciones de pago que hace que la regla coloque un pedido de ventas en espera o lo excluya.
Límite de crédito vencido
Abre la pestaña Límite de crédito vencido si la regla de bloqueo se aplica a clientes con límites de crédito que han expirado.
- Seleccione el rango de clientes al que se aplica esta regla, según Válido para.
- Seleccione Tabla si la regla se aplica a un cliente específico.
- Seleccione Grupo si la regla se aplica a nivel de grupo de clientes.
- Seleccione Todos si la regla se aplica a todos los clientes.
- Después de seleccionar el rango, especifique la Cuenta/grupo usada en el rango.
- Para el rango Tabla, la búsqueda proporciona una lista de clientes que se pueden seleccionar.
- Seleccione un Grupo si la regla se aplica a un grupo de administración de crédito de cliente.
- Seleccione Todos si la regla se aplica a todos los clientes.
- Seleccione un Grupo de riesgo para limitar todavía más la lista de clientes que se pondrán en espera de administración de crédito. Si está utilizando un grupo de riesgo, primero debe seleccionar un grupo de cuentas.
- Seleccione el tipo de proyecto que está configurando.
- Seleccione Bloqueo para crear una regla que bloquea un pedido.
- Seleccione Exclusión para crear una regla que excluirá a otra regla de bloquear un pedido.
- Introduzca los Días de límite de crédito vencido para la regla de bloqueo seleccionada antes de que se coloque un pedido en espera de administración de crédito. El número de días vencidos representa días de gracia adicionales que se agregan al número de días de vencimiento del límite de crédito.
Importe vencido
Abra la pestaña Importe vencida si la regla de bloqueo se aplica a clientes con facturas con importes vencidos.
- Seleccione el rango de clientes al que se aplica esta regla, según Válido para.
- Seleccione Tabla si la regla se aplica a un cliente específico.
- Seleccione Grupo si la regla se aplica a nivel de grupo de clientes.
- Seleccione Todos si la regla se aplica a todos los clientes.
- Cuando haya especificado el rango, debe especificar qué Cuenta/grupo se usa en el rango.
- Para el rango Tabla, la búsqueda proporciona una búsqueda de clientes.
- Seleccione un Grupo si la regla se aplica a un grupo de administración de crédito de cliente.
- Seleccione Todos si la regla se aplica a todos los clientes.
- Seleccione un Grupo de riesgo si desea limitar todavía más la lista de clientes que se pondrán en espera de administración de crédito. Si está utilizando un grupo de riesgo, primero debe seleccionar un grupo de cuentas.
- Seleccione el tipo de proyecto que está configurando.
- Seleccione Bloqueo para crear una regla que bloquea un pedido.
- Seleccione Exclusión para crear una regla que excluye a otra regla de bloquear un pedido.
- Introduzca el Importe vencido para la regla de bloqueo seleccionada antes de que se coloque un pedido en espera de administración de crédito.
- Seleccione el Tipo de valor que define el tipo de valor que se usa para probar también cuánto del límite de crédito se ha usado. Las reglas de bloqueo y las reglas de exclusión solo permiten un porcentaje para Importe vencido. El umbral se relaciona con el límite de crédito.
- Introduzca el valor del Umbral de límite de crédito para la regla seleccionada antes de que un cliente quede en espera de administración de crédito.
- La regla comprueba que se superan el Importe vencido y el Umbral de límite de crédito.
Pedido de ventas
Seleccione Pedido de ventas si la regla de bloqueo se aplica al valor del pedido de ventas.
- Seleccione el rango de clientes al que se aplica esta regla, según Válido para.
- Seleccione Tabla si la regla se aplica a un cliente específico.
- Seleccione Grupo si la regla se aplica a nivel de grupo de clientes.
- Seleccione Todos si la regla se aplica a todos los clientes.
- Después de seleccionar el rango, especifique la Cuenta/grupo usada en el rango.
- Para el rango Tabla, la búsqueda proporciona una búsqueda de clientes.
- Seleccione un Grupo si la regla se aplica a un grupo de administración de crédito de cliente.
- Seleccione Todos si la regla se aplica a todos los clientes.
- Seleccione un Grupo de riesgo si desea limitar todavía más la lista de clientes que se pondrán en espera de administración de crédito. Si está utilizando un grupo de riesgo, primero debe seleccionar un grupo de cuentas.
- Seleccione el tipo de proyecto que está configurando.
- Seleccione Bloqueo para crear una regla que bloquea un pedido.
- Seleccione Exclusión para crear una regla que excluirá a otra regla de bloquear un pedido.
- Introduzca el Importe de pedido de ventas para la regla de bloqueo seleccionada antes de que se coloque un pedido en espera de administración de crédito.
Límite de crédito utilizado
Seleccione Límite de crédito utilizado si la regla de bloqueo se aplica al importe de límite de crédito del cliente utilizado.
- Seleccione el rango de clientes al que se aplica esta regla, según Válido para.
- Seleccione Tabla si la regla se aplica a un cliente específico.
- Seleccione Grupo si la regla se aplica a nivel de grupo de clientes.
- Seleccione Todos si la regla se aplica a todos los clientes.
- Después de seleccionar el rango, especifique la Cuenta/grupo usada en el rango.
- Para el rango Tabla, la búsqueda proporciona una búsqueda de clientes.
- Seleccione un Grupo si la regla se aplica a un grupo de administración de crédito de cliente.
- Seleccione Todos si la regla se aplica a todos los clientes.
- Seleccione un Grupo de riesgo si desea limitar todavía más la lista de clientes que se pondrán en espera de administración de crédito. Si está utilizando un grupo de riesgo, primero debe seleccionar un grupo de cuentas.
- Seleccione el tipo de proyecto que está configurando.
- Seleccione Bloqueo para crear una regla que bloquea un pedido.
- Seleccione Exclusión para crear una regla que excluirá a otra regla de bloquear un pedido.
- Selecciona el Umbral restante que define el porcentaje del límite de crédito que bloqueará el pedido de ventas. Si el valor de un pedido aumenta el importe del límite de crédito utilizado por encima del porcentaje, el pedido se pondrá en espera.
Poner un pedido de cliente en espera según otros criterios
Clasificar condiciones de pago
Puede forzar la ejecución de las reglas de control de crédito cuando se cambian las condiciones de pago. Debe clasificar las condiciones de pago y asignarles un valor de clasificación. Si cambia las condiciones de pago en el pedido a condiciones de pago que están clasificadas por encima de las condiciones de pago anteriores, el pedido se enviará a la administración de crédito y requerirá aprobación.
Para configurar las clasificaciones de términos de pago, siga estos pasos.
- Vaya a Administración de crédito > Configuración > Configuración de administración de crédito > Términos de pago de clasificación.
- En el campo Términos de pago, seleccione los términos de pago a clasificar.
- En el campo Clasificación, seleccione los términos de pago a clasificar. Todos los valores son relativos entre sí. Por lo tanto, puede usar 1, 2, 3 o 10, 20, 30. También puede usar el mismo valor para la mayoría de las condiciones de pago, de forma que solo una o dos condiciones de pago activen la comprobación de crédito.
Clasificar descuentos de liquidación
Puede forzar la ejecución de las reglas de control de crédito cuando se cambian los descuentos de liquidación. Debe clasificar los descuentos de liquidación y asignarles un valor de clasificación. Si cambia los descuentos de liquidación en el pedido a descuentos de liquidación que están clasificados por encima de los descuentos de liquidación anteriores, el pedido se enviará a la administración de crédito y requerirá aprobación.
Puede configurar las clasificaciones de condiciones de pago en la página Administración de crédito > Configuración > Configuración de administración de crédito > Clasificar descuentos de liquidación.
- Seleccione el Descuento por pronto pago que desee clasificar. Se muestra la Descripción del descuento de liquidación.
- Seleccione el valor Clasificación. Todos los valores son relativos entre sí. Por lo tanto, puede usar 1, 2, 3 o 10, 20, 30. También puede usar el mismo valor para la mayoría de los descuentos de liquidación, de forma que solo uno o dos descuentos de liquidación activen la comprobación de crédito.
Secuenciar la aplicación de reglas
Las reglas se ejecutan en un orden específico para adaptarse a las necesidades de su organización.
- Cualquier regla de exclusión puede anular todas las reglas que podrían bloquear un pedido de venta. En cada regla de bloqueo puede crear una regla de exclusión y marcar la opción Liberar pedido de ventas. El pedido no se pone en espera si esa regla de exclusión es verdadera, y no se comprobará ninguna otra regla.
- Las reglas de bloqueo pueden poner el pedido en espera.
- Las reglas de exclusión se ejecutan a continuación de las reglas de bloqueo. Las reglas de exclusión solo afecta a la regla en la que se definen.
- Las reglas de bloqueo y exclusión se ejecutan en Tabla, a continuación en Grupo y después en Todos los pedidos. Debido a este orden de procesamiento, es posible tener una regla de bloqueo del nivel Todas que no se ejecutará porque se ejecuta una regla de exclusión en el nivel de Tabla o Grupo. Este hecho es cierto cuando el tipo de valor de las reglas de bloqueo y exclusión es el mismo. Vea los ejemplos en la sección anterior Días vencidos en este artículo.
- Las exclusiones no anulan la regla de bloqueo si están en el mismo nivel. Por ejemplo, una regla de exclusión a nivel de Grupo no anulará la regla de bloqueo a nivel de Grupo. No necesita configurar exclusiones en el nivel Todas excepto como se indicó anteriormente con el uso de la casilla de verificación Liberar pedido de ventas.
El comportamiento de la regla Límite de crédito utilizado cambiará en función de la configuración del parámetro Comprobar el límite de crédito para el pedido de ventas que se encuentra en la página Parámetros de Crédito y cobros.
- Si el parámetro se establece en No, la regla de límite de crédito utilizado no se ejecutará.
- Si el parámetro se establece en Sí, la regla de límite de crédito utilizado se ejecutará.
- Se deben configurar reglas de bloqueo para poner la orden de venta en retención de crédito.
Valores de configuración que cambiarán la forma en que se pone un pedido en espera
Los pedidos se pueden excluir de la administración de crédito aunque haya reglas vigentes.
- Si cambia la opción Excluir cliente de la administración de crédito en Todos los clientes > Seleccionar un cliente > Ficha desplegable Crédito y y cobros a Sí, no se procesarán pedidos para ese cliente.
- Si cambia Excluir de la administración de crédito en el Encabezado de pedidos de ventas en la Ficha desplegable Administración de crédito a Sí, las reglas de administración de crédito no se procesan.
Procesamiento de pedidos en espera mediante la lista de retención de la administración de crédito
La lista Retención de Administración de crédito muestra todos los pedidos de ventas que se han puesto en espera y retenciones eliminadas cuando se hayan solucionado los problemas de crédito. Puede ver la lista de retención en la página Todas las retenciones de crédito (Administración de crédito > Lista de retención de administración de crédito> Todas las retenciones de crédito). Los pedidos de ventas de todas las entidades jurídicas se envían a la misma lista de retención de administración de crédito, lo que proporciona una vista centralizada de todas las transacciones que requieren atención. Los usuarios verán información para las entidades jurídicas a las que tienen acceso. Vaya a Crédito y cobros > Configuración > Configuración de administración de crédito > Motivos de administración de crédito en cada entidad jurídica donde se libera la retención de crédito para configurar Códigos de motivo de liberación.
Se puede colocar un pedido de ventas en la lista de retención por los siguientes motivos:
- El cliente tiene una factura vencida por un número específico de días.
- El pedido tiene un estado de cuenta específico.
- El pedido tiene condiciones de pago específicas.
- El cliente tiene un límite de crédito vencido.
- El cliente tiene un importe vencido y ha utilizado un porcentaje específico de su límite de crédito.
- El pedido de ventas supera un importe determinado.
- El cliente ha superado un porcentaje determinado de su límite de crédito.
- Las condiciones de pago difieren de las condiciones de pago predeterminadas para el cliente.
- Los descuentos de liquidación difieren del descuento de liquidación predeterminado para el cliente.
El motivo de bloqueo se muestra para cada pedido de ventas en la lista de retención. Si hay más de una razón para la retención, se muestra como Varios. Use Motivos del bloqueo para ver los motivos por los que el pedido de ventas se puso en espera. También puede ver los Motivos del bloqueo en un cuadro informativo.
Liberación de pedidos de la lista de retención para su procesamiento
Después de que haya mitigado los motivos de la retención, puede liberar los pedidos de ventas para su posterior procesamiento.
- Seleccione una línea en la lista de retención. Puede liberar varios pedidos seleccionando más de una línea.
- Seleccione un Motivo de liberación para el pedido que se ha seleccionado para su liberación.
- Introduzca la Fecha de revisión para cada pedido que se haya seleccionado para su liberación.
- Selecciona el menú Liberar en el panel de acciones para liberar un pedido. Este menú solo está disponible después de que se hayan seleccionado transacciones. Al usuario se le presentan dos opciones:
- Con registro : esta opción elimina la retención y registra el documento utilizando el mismo proceso de registro que se utilizó cuando se puso en espera. Por ejemplo, si la confirmación del pedido de ventas se puso en espera, la confirmación del pedido de ventas se completará después de la liberación. La página de registro de pedidos de ventas que permite al usuario registrar la confirmación.
- Sin registrar : esta opción elimina la retención sin realizar ningún procesamiento adicional. El pedido de ventas se puede registrar manualmente.
Rechazar pedidos en la lista de retención
Puede usar el menú Rechazar en el panel de acciones para rechazar un pedido de ventas.
- Seleccione una línea en la lista de retención. Puede liberar varios pedidos seleccionando más de una línea.
- El pedido se quita de la lista de retención y el encabezado del pedido de ventas se actualiza para mostrar que se rechazó el pedido.
Liberación automática de retenciones de administración de crédito
Los pedidos de ventas se colocan en la lista de retención según las reglas de bloqueo. Algunas razones para las retenciones pueden cambiar con el tiempo si el pedido de ventas permanece en la lista de retención por un período de tiempo. Por ejemplo, un cliente puede pagar su factura, liberando así su límite de crédito.
Puedes usar el menú Evaluar para liberar para revisar los pedidos de ventas de la lista de retención y liberarlos automáticamente si se ha solucionado el motivo de la retención.
- Seleccione el menú Evaluar para liberar.
- Seleccione Procesar reglas de bloqueo para revisar todos los pedidos de ventas. Seleccione Procesar reglas de bloqueo para líneas seleccionadas para revisar únicamente las líneas que ha seleccionado.
- Aparecerá un control deslizante para que pueda seleccionar un solo cliente. Deje el menú desplegable del cliente en blanco para todos los clientes.
- Cuando haga clic en Aceptar, el proceso se ejecuta en segundo plano y podrá continuar trabajando en otras tareas. Si selecciona el procesamiento por lotes antes de hacer clic en Aceptar, el proceso se ejecutará por lotes cuando haga clic en Aceptar. Es posible que lleve algún tiempo procesar los pedidos en espera en la lista. Haga clic en Actualizar para actualizar el estado de los pedidos.
- Si un motivo de bloqueo ya no es aplicable para un pedido, el motivo de bloqueo ya no es válido y, cuando vea los motivos de bloqueo, dejará de ver una marca de verificación junto al motivo.
- Si se borran todos los motivos de bloqueo, Listo para liberar se añade a la lista de motivos de bloqueo. El pedido de ventas se puede liberar automáticamente.
- Si el parámetro Liberar automáticamente de la pestaña Crédito y cobros > Configuración > Parámetros de crédito y cobros > Crédito > Liberación automática se establece en Con registro, se le pedirá que registre con la página de registro para el documento bloqueado.
- Si el parámetro Liberar automáticamente de la pestaña Crédito y cobros > Configuración > Parámetros de crédito y cobros > Crédito > Liberación automática se establece en Sin registro, registre el pedido manualmente.
Flujo de trabajo de aprobación de administración de crédito
También puede crear Flujos de trabajo de administración de crédito para controlar la liberación de las retenciones de crédito. Una vez que haya configurado el flujo de trabajo a través de la página Administración de crédito > Configuración > Flujos de trabajo de administración de crédito, los pedidos marcados para liberación o rechazo se enviarán al flujo de trabajo donde deben ser aprobados antes de ser liberados o rechazados.
Si incluye las tareas de liberación con registro o liberación sin registro en su flujo de trabajo, la aprobación del flujo de trabajo liberará el pedido de ventas. En caso de error en el proceso de liberación, recupere el pedido de ventas del flujo de trabajo, solucionar el problema que causó el error y luego volver a enviar el pedido al flujo de trabajo.
Si no incluye las tareas para la liberación con registro o la liberación sin registro en su flujo de trabajo, el proceso de aprobación del flujo de trabajo le permitirá liberar el pedido de ventas manualmente una vez que se haya completado la aprobación.
Retención crediticia forzada
Puede ser necesario bloquear los pedidos de ventas aunque el pedido no cumpla los criterios de las reglas de bloqueo. Por ejemplo, un administrador de crédito puede recibir una notificación de un problema no relacionado con el cliente y decidir poner manualmente los pedidos en espera de inmediato hasta que se resuelva el problema. Puede forzar manualmente que un pedido de ventas esté en espera.
- Abra el pedido de ventas que desea poner en espera.
- Seleccione Forzar retención de crédito en la pestaña Administración de crédito en el panel de acciones de Administración de crédito.
- Seleccione un Motivo de retención forzada.
- Haga clic en Aceptar. El pedido de ventas se devolverá a la lista de retención de Administración de crédito.
También puede forzar la espera de varios pedidos en la página Administración de crédito > Tareas periódicas > Forzar retención de crédito. Puede, por ejemplo, poner todos los pedidos de ventas en espera para un cliente determinado.
- Seleccione un Motivo de retención forzada.
- Hacer clic Registros que incluir para seleccionar los pedidos de ventas que desea poner en espera.
- Haga clic en Aceptar para procesar los pedidos de ventas seleccionados.
Los pedidos de ventas que se han en espera de manera forzada no se pueden procesar con el flujo de trabajo.
Liberación de pedidos que se agregaron a la lista de retención de administración de crédito con una retención de crédito forzada
Los pedidos de ventas que tienen un motivo de retención forzada no se pueden liberar automáticamente. Si el pedido de ventas se puso en espera de manera forzada y ha utilizado un proceso que libera automáticamente pedidos de ventas, el pedido de ventas se muestra como Listo para liberar y permanece en la lista de espera. Use el menú Liberar para liberar el pedido.
Compatibilidad con facturas de servicios, pedidos y soporte de facturas de proyectos en Administración de crédito
Actualmente, la administración de crédito solo se puede usar para pedidos de ventas. Las facturas de servicios, los pedidos de punto de venta y los pedidos de centro de llamadas utilizarán los límites de crédito temporales y los seguros/garantías que se agreguen para ajustar el límite de crédito. No utilizarán las reglas de bloqueo y no se incluirán en la lista de retención si hay un problema con el límite de crédito.
En la administración de crédito no se admiten facturas de proyectos.