Configurar opciones para la automatización de facturas de proveedores

Este artículo describe las opciones que están disponibles para configurar y configurar la automatización de facturas de proveedores. Las funciones de automatización de facturas utilizan los siguientes tipos de parámetros de configuración:

• Parámetros para la aplicación automática de prepagos en facturas importadas.

• Los parámetros para enviar facturas de proveedores importadas al sistema de flujo de trabajo y hacer coincidir las líneas de recepción de productos registradas con las líneas de facturas de proveedores pendientes.

• Parámetros para las tareas en segundo plano de automatización de procesamiento:

  • Envío de facturas de proveedores importadas al sistema de flujo de trabajo.
  • Conciliar automáticamente las líneas de recepción de productos registradas con las líneas de factura de proveedor pendientes.
  • Validar la conciliación de facturas para facturas manuales que se correlacionaron automáticamente con líneas de recepción de productos. Diferentes procesos de negocios utilizan este marco para definir la frecuencia de ejecución de un proceso seleccionado. Las frecuencias disponibles para los procesos de fondo Hacer coincidir la recepción del producto con las líneas de la factura y Enviar las facturas del proveedor al flujo de trabajo incluyen Hora y Diario.

Para configurar o ver información sobre una tarea en segundo plano, vaya a Administración del>sistema, Configuración>de automatizaciones de procesos y Seleccione la pestaña Tarea en segundo plano.

Para lograr la automatización sin contacto desde el proceso de importación a través de la contabilización de facturas de proveedores, debe configurar un flujo de trabajo de facturas de proveedores. Para configurar un flujo de trabajo, vaya a Proveedores>Configurar>flujos de trabajo de proveedores. Para asegurarse de que la factura se pueda procesar de principio a fin sin intervención manual, debe incluir una tarea de registro automatizado en la configuración de su flujo de trabajo.

Parámetros para la aplicación automática de prepagos en facturas importadas

• Aplicar automáticamente anticipos para facturas importadas : cuando esta opción se establece en Sí, el sistema busca automáticamente anticipos existentes para un pedido de compra correspondiente cuando se importan facturas de proveedores. Si se encuentran prepagos que se pueden aplicar, se agrega una línea adicional para aplicar los prepagos en las facturas de proveedor que se están importando.
• Bloquear el proceso de automatización de seguimiento en caso de fallo de la aplicación de prepago: cuando esta opción está configurada en Sí, las facturas se bloquean si no se puede aplicar un prepago. Al igual que otros procesos automatizados, como el proceso de cotejo de recibos y el envío a un proceso de flujo de trabajo, el proceso de automatización de facturas no recoge las facturas bloqueadas hasta que el anticipo se aplica manualmente.

Parámetros para enviar facturas de proveedores importados al sistema de flujo de trabajo

Se usan parámetros específicos para enviar facturas de proveedores importados al sistema de flujo de trabajo. Adicionalmente, se utilizan algunos parámetros para hacer coincidir automáticamente las líneas de recepción de productos registradas con las líneas de factura de proveedor pendientes. En la pestaña Automatización de facturas de proveedores de la página Parámetros de cuentas por pagar, los parámetros que debe establecer se dividen entre las siguientes secciones:

• Flujo de trabajo de facturas de proveedor
• Conciliar automáticamente las recepciones de productos

Están disponibles los siguientes parámetros:

• Enviar automáticamente las facturas importadas al flujo de trabajo:

  • Si establece esta opción en Sí, las facturas se enviarán automáticamente al sistema de flujo de trabajo si completaron el trabajo Asignar recepciones de producto a líneas de factura y si la opción Incluido en procesamiento automatizado está seleccionada. Al configurar esta opción en Sí, habilita un proceso sin contacto desde los resultados de la importación hasta la publicación. Puede configurar esta opción como Sí solo si se configura un flujo de trabajo de facturas de proveedor activo para su entidad legal. Para configurar un flujo de trabajo, vaya a Configuración de proveedores>Flujo>de trabajo de proveedores.
  • Si establece esta opción en No, las facturas deben enviarse manualmente al sistema de flujo de trabajo.

• Comprobar conciliar estado de recepción de producto antes del envío del flujo de trabajo:

  • Si establece esta opción en Sí, la factura importada no se puede enviar automáticamente al sistema de flujo de trabajo hasta que la cantidad de recepción del producto conciliada sea igual a la cantidad de la factura.
  • Si establece esta opción en No, la factura se envía al sistema de flujo de trabajo después de alcanzar el número de intentos, incluso si la cantidad recibida del producto no es igual a la cantidad de la factura.

  La opción Comprobar conciliación del estado de recepción del producto antes del envío del flujo de trabajo solo está disponible si la opción Habilitar validación de conciliación de facturas está seleccionada. Cuando se selecciona esta opción, la opción Conciliar automáticamente las recepciones de producto con las líneas de factura se establece automáticamente en Sí.

• Conciliar automáticamente las recepciones de productos con las líneas de factura: si establece esta opción en Sí, se puede utilizar el procesamiento en segundo plano para hacer coincidir automáticamente las recepciones de productos registradas con las líneas de factura para las que se define una directiva de triple conciliación. Ese proceso se ejecuta hasta que la cantidad de recepción del producto conciliada sea igual a la cantidad de la factura o hasta que se alcanza el valor del campo Número de veces que se intenta la conciliación automática. El proceso se puede ejecutar hasta que la factura se envíe al sistema de flujo de trabajo.

  La opción Conciliar automáticamente las recepciones de producto con las líneas de factura solo está disponible si la opción Habilitar validación de conciliación de facturas está seleccionada. Si configura la opción Hacer coincidir los recibos de productos con las líneas de la factura antes de que coincidan automáticamente en Sí, esta opción no se puede establecer en No. Para establecer esta opción en No, primero debe establecer la opción Hacer coincidir los recibos de productos con las líneas de la factura antes de que coincidan en No.

• Número de veces que se intenta la conciliación automática: Seleccione el número de veces que el sistema intenta conciliar las recepciones de productos con una línea de factura antes de que se produzca un error en el proceso. Cuando se alcanza el número especificado de intentos, la factura se elimina del procesamiento de automatización.

Incluir facturas en el proceso de automatización de facturas de proveedores

Cuando la opción Enviar automáticamente las facturas importadas al flujo de trabajo o Conciliar automáticamente las recepciones de producto con las líneas de factura está habilitada (es decir, establecida en Sí), la opción Incluir en procesamiento automatizado aparece en el encabezado de la factura.

• Cuando se importa una factura desde un origen externo, la opción Incluir en procesamiento automatizado se habilita automáticamente. Este comportamiento garantiza que las facturas de proveedor se incorporen al proceso de automatización de facturas de proveedores y que las facturas no se puedan editar.
• Para las facturas creadas manualmente, la opción Incluir en el procesamiento automatizado está deshabilitada de forma predeterminada. Si la opción Conciliar automáticamente las recepciones de producto con las líneas de factura está habilitada, el campo Estado de conciliación de recepciones automatizadas se establece inicialmente en No aplicable. Los usuarios pueden habilitar manualmente esta opción para incluir una factura en el proceso de automatización de facturas de proveedores una vez completada la entrada de facturas. El valor del campo Estado de conciliación de recibos automatizada se cambia a No se ha ejecutado todavía. La característica Incluir facturas creadas manualmente en la automatización de facturas controla esta funcionalidad.

Excluir facturas del proceso de automatización de facturas de proveedores

Una factura de proveedor que se incluya en el proceso de automatización de facturas de proveedor se puede excluir de la automatización.

• El usuario puede excluir manualmente la factura deshabilitando la opción Incluir en procesamiento automatizado.

• Si la opción Conciliar automáticamente las recepciones de producto con las líneas de factura está habilitada, la factura se excluye de la automatización en estas condiciones:

  1. La opción Enviar automáticamente las facturas importadas al flujo de trabajo está deshabilitada y el campo Estado de conciliación de recepción automatizada se establece en Completado , Error o No aplicable.
  2. La opción Enviar automáticamente las facturas importadas al flujo de trabajo está habilitada.
  3. La factura no se aprueba una vez que se envía correctamente al sistema de flujo de trabajo.