Directivas de triple conciliación
Este artículo proporciona ejemplos de triple conciliación.
Ejemplo: Triple conciliación para artículos
Resumen: Ken es el controlador de la sede corporativa de una entidad jurídica llamada Fabrikam. Ken decide que todas las facturas de proveedor basadas en pedidos de compra deben coincidir con las líneas de pedido de compra (doble conciliación). Para las compras de artículos que se utilizan como activos fijos, las facturas deben conciliarse tanto con las líneas del pedido de compra como con las líneas de recepción del producto (triple conciliación).
Fabrikam funciona con las entidades jurídicas y los empleados varias en todas las partes del mundo. Mientras el volumen de transacciones aumenta, las discrepancias entre los recibos y las facturas también se actualizando. Esto resulta en los activos que se han cancelado. Se pagan las facturas de los proveedores, pero el proceso no incluye la identificación de discrepancias cuando se reciben menos artículos de los que se pidieron o cuando no se recibe ningún artículo. El gasto aumenta porque los empleados aún necesitan herramientas y otros materiales para hacer su trabajo. Ken desea asegurarse de que los proveedores se envían los productos que se han que y los artículos se vayan a reciben por los empleados de Fabrikam. Por lo tanto, Ken requiere doble y la triple conciliación para todas las entidades jurídicas de la organización. La conciliación de facturas garantiza que se pueda realizar un seguimiento y resolver los problemas con los artículos que han desaparecido o no se han recibido.
Las directivas de conciliación de facturas de este ejemplo ayudan a cumplir estos objetivos:
- Ken es el controlador de la empresa de Fabrikam. Ken puede ayudar a las personas de la organización a identificar y a sortear problemas con pedir, recepción, y pagar artículos (las mercancías y servicios) de los proveedores.
- Phyllis y april son directores de contabilidad del departamento de los proveedores de la división de Estados Unidos de Fabrikam. Pueden aplicar la directiva corporativa y asegurarse de que las facturas se hayan pagado solo después de que las facturas se asocian al pedido de compra y las recepciones de bienes y servicios, según proceda.
- Tony es el director de producción para la división de Estados Unidos de Fabrikam. Tony y otros personales de producción pueden asegurarse de que los artículos estén recibidos como se pidieron de proveedores, y explicados de modo que personal tengan lo que deben tener para llevar a cabo sus trabajos.
Requisitos previos
Ken establece la directiva de conciliación en el nivel de entidad jurídica en Triple conciliación.
Ken establece la actualización automática de la alternancia de estado de coincidencia del encabezado en la entidad jurídica en Sí.
Ken establece el campo Conciliar totales de precios para la entidad jurídica en Porcentaje, y especifica 15 % como porcentaje de tolerancia.
Ken establece la directiva de conciliación en el nivel de artículo para el artículo 1500 - Máquina de CNC Milicron en Triple conciliación. Este artículo es un artículo del activo que se usa para la producción en Fabrikam. Las facturas para este artículo se asocian a las líneas de pedido de compra para los precios y con las recepciones de producto para las cantidades.
Tony especifica un pedido para cinco máquinas de CNC Milicron. Alicia, vendedora del pedido de compra en Fabrikam, emite un pedido de compra en una entidad jurídica denominada Contoso para suministrar artículos.
Número de artículo Cantidad Precio unitario Importe neto Código de gastos Valor de gastos 1500 - Máquina de CNC Milicron 5 8.000,00 40.000,00 Envío y dirección 3,000.00 Arnie, vendedor de clientes en Contoso, revise los envíos para la semana. Arnie selecciona transacciones de envío a la factura Fabrikam para la entrega de las máquinas de CNC Milicron. Arnie incluye un gasto para enviar y guiar. Fabrikam considera que el cargo es parte del coste del activo.
Escenario
- Sammy, trabajador en el departamento de recepción de Fabrikam, recibe la cantidad total de máquinas que se envían de Contoso. Sammy especifica una cantidad de 5 en una recepción de producto. Puesto que el pedido de compra se ha recibido en su totalidad, el estado del pedido de compra cambia a Recibido.
- April, la coordinadora de proveedores en Fabrikam, especifica y comprueba la factura que envía Contoso y verifica la siguiente información:
- Para los artículos que requieren una triple conciliación, la cantidad de la línea de la factura coincide con la cantidad recibida. La cantidad recibida se indica en el recibo del producto y se corresponde con la factura.
- Para los artículos que requieren doble o triple conciliación, los precios en la línea de factura se encuentran dentro de las tolerancias que se definen en Microsoft Dynamics 365 Finance. Esto incluye los siguientes tipos de conciliación de precio:
- Conciliación de precio neto unitario – el precio unitario neto de la línea de factura coincide con el precio unitario neto de la línea de pedido de compra, dentro del porcentaje de tolerancia. En este ejemplo, la tolerancia de precio unitario neto es el +8%.
- Conciliación de totales de precios: la desviación entre el importe neto de las líneas de facturas y el importe neto de las líneas de pedidos de compra deben estar dentro de los porcentajes de tolerancia permitidos. En este ejemplo, los totales de precio coincidentes tolerancia son los +15%.
La factura de papel de Contoso contiene la siguiente información.
| Artículo | Cantidad | Precio unitario | Importe neto |
|---|---|---|---|
| 1500 - Máquina de CNC Milicron | 5 | 8.100,00 | 40,500.00 |
| Envío y manipulación | 4,000.00 | ||
| Impuestos | 0,00 | ||
| Total | 44,500.00 |
La línea de factura incluye la información siguiente.
| Número de artículo | Cantidad | Precio unitario | Importe neto de línea | Directiva de conciliación | Cantidad de recepciones de producto para asignar | Conciliación de precios | Conciliación total de precios |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1500 - Máquina de CNC Milicron | 5 | 8.100,00 | 40.500,00 | Triple conciliación | Aprobada | Aprobada | Aprobada |
Puesto que esta línea se aprobará el proceso de conciliación de facturas, la factura se pueda registrar.
Ejemplo: Triple conciliación para combinaciones de artículo y proveedor
Resumen: Ken es el controlador en las jefaturas corporativas de una entidad jurídica denominada Fabrikam. Ken decide que todas las facturas basadas en pedidos de compra deben coincidir con las líneas de pedido de compra (doble conciliación). Cassie es la contable en la división de Fabrikam en Malasia. Cassie especifica que los artículos seleccionados que se piden de determinados proveedores en Malasia deben coincidir con las líneas de pedido de compra y las líneas de recepción de producto (triple conciliación). Cassie también puede anular la directiva de conciliación en un nivel superior de conciliación para determinados pedidos de compra.
El volumen y las cantidades son pequeños y ha habido algunos problemas con la entrega de algunos proveedores en Malasia. Por estas razones, Cassie establece el nivel de comprobación para ciertas combinaciones de artículo y proveedor que se adquieren en Malasia en la triple conciliación.
Las directivas de conciliación de facturas de este ejemplo ayudan a cumplir estos objetivos:
- Ken es el controlador de la empresa de Fabrikam. Ken puede ayudar a las personas de la organización a identificar y a sortear problemas con pedir, recepción, y pagar artículos (las mercancías y servicios) de los proveedores.
- Cassie es la contable en la división de Fabrikam en Malasia. Cassie puede hacer cumplir la directiva corporativa y asegurarse de que las facturas se paguen solo después de que se concilien con las líneas del pedido de compra y los recibos de productos que representan el recibo de bienes y servicios. Cassie también puede aumentar el nivel de comprobación a la triple conciliación para determinados artículos, para controlar los costes operativos.
Requisitos previos
Ken establece la directiva de conciliación en el nivel de entidad jurídica en Doble conciliación.
Ken establece el campo Conciliar totales de precios para la entidad jurídica en Porcentaje, y especifica 10 % como porcentaje de tolerancia.
Ken establece el porcentaje de tolerancia de precios por unidad para todos los artículos al 2%.
Cassie establece la directiva de conciliación en el nivel de la combinación de artículo y proveedor para el artículo PH2500: equipo y proveedor Contoso en Triple conciliación.
Alicia, responsable del pedido de compra en Fabrikam en la división de Malasia, emite pedidos de compra a Contoso para suministrar tres artículos, tal y como se muestra en la siguiente tabla. Al crear el pedido de compra, Alicia anula la directiva de conciliación para que el ratón inalámbrico sea de triple conciliación en lugar de doble conciliación.
Número de artículo Cantidad Precio unitario Importe neto Directiva de conciliación (entrada predeterminada) Directiva de conciliación (en la línea de pedido de compra) Equipo: PH2500 2 2.500,00 5.000,00 Triple conciliación Triple conciliación MM01: mouse inalámbrico 2 40,00 80,00 Doble conciliación Triple conciliación Unidad USB 200 10,00 2.000,00 Doble conciliación Doble conciliación
Situación
- Llegan los artículos. Sammy, un trabajador del departamento de recepción de la división de Malasia de Fabrikam, se distrae debido a una interrupción y no publica la recepción del producto de inmediato.
- April, coordinadora de Proveedores de Fabrikam, introduce y verifica la factura enviada por Contoso y verifica la siguiente información:
- Para los artículos que requieren triple conciliación, la cantidad de la línea de factura coincide con la cantidad que se ha recibido. La cantidad recibida se indica en la recepción de producto que se asigna a la factura.
- Para los artículos que requieren doble o triple conciliación, los precios en la línea de factura se encuentran dentro de las tolerancias que se definen en la aplicación. Esto incluye los siguientes tipos de conciliación de precio:
- Conciliación del precio unitario neto: el precio unitario neto de la línea de factura se corresponde con el precio unitario neto de la línea del pedido de compra, dentro del porcentaje de tolerancia. En este ejemplo, la tolerancia de precio unitario neto es el +2%.
- Conciliación del precio total: el importe neto de la línea de factura se corresponde con el importe neto de la línea del pedido de compra, dentro de la tolerancia de porcentaje, importe, o porcentaje e importe. En este ejemplo, los totales de precio coincidentes tolerancia son los +10%.
La factura de papel de Contoso contiene la siguiente información.
| Artículo | Cantidad | Precio unitario | Importe neto |
|---|---|---|---|
| Equipo: PH2500 | 2 | 2.500,00 | 5.000,00 |
| MM01: mouse inalámbrico | 2 | 41.00 | 82.00 |
| Unidad USB | 200 | 10.05 | 2,010.00 |
| Factura total | 7,092.00 |
La línea de factura incluye la información siguiente.
| Número de artículo | Cantidad | Precio unitario | Importe neto de línea | Directiva de conciliación | Cantidad de recepciones de producto para asignar | Conciliación de precios | Conciliación total de precios |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Equipo: PH2500 | 2 | 2.500,00 | 5.000,00 | Triple conciliación | Error | Aprobada | Aprobada |
| MM01: mouse inalámbrico | 2 | 41,00 | 82,00 | Triple conciliación | Error | Error | Aprobada |
| Unidad USB | 200 | 10,05 | 2010,00 | Doble conciliación | Aprobada | Aprobada |
Tenga en cuenta los siguientes elementos:
- Para la línea PH2500: equipo, la columna Cantidad de recepciones de producto para asignar tiene un icono de advertencia porque la línea de factura no coincide con un recibo de producto.
- Para la línea MM01: mouse inalámbrico, la columna Cantidad de recepciones de producto para asignar tiene un icono de advertencia porque la línea de factura no coincide con un recibo de producto. La columna Conciliación de precios unitarios tiene un icono de advertencia porque se ha excedido la tolerancia del precio unitario neto del 2 %.
- Para la línea Unidad USB, la columna Cantidad de recepciones de producto para asignar está en blanco porque la doble conciliación no concilia las cantidades de línea de factura y línea de recepción del producto.
Si es necesaria la aprobación para que las facturas se registren con discrepancias de conciliación de facturas, se debe activar Aprobar registro con discrepancias en la página Detalles de coincidencia de factura antes de poder registrar la factura con errores de conciliación de precio y de cantidad. Si no se requiere aprobación, el Procesamiento de facturas puede continuar si no hay otros errores de contabilización.
Para obtener más información, consulte Visión general de la conciliación de facturas de proveedores.