Información general de los procesos automatizados de facturación de proveedores

Este artículo describe la capacidad para automatizar el procesamiento de facturas de su proveedor y los beneficios de utilizar un proceso automatizado. Esta capacidad consta de funciones que están activadas en la gestión de funciones. Estas funciones se aplican solo a las facturas de proveedores, no a las facturas que se procesan con la página Diario de facturas o Diario de registro de facturas.

A menudo las organizaciones trabajan con terceros o Invoice Capture para procesar las facturas de papel mediante un proveedor de servicios de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR). El proveedor de servicios devuelve metadatos de facturas legibles por máquina. Para ayudar con la automatización, las funciones de automatización de Cuentas por pagar le permiten consumir estos artefactos de Cuentas por pagar.

Puede automatizar algunos procesos de facturación de proveedores de Cuentas a pagar usando la automatización de facturas de proveedor. El procesamiento de automatización de facturas de proveedores incluye varias tareas que se basan en la configuración de automatización de proveedores. El proceso automatizado muestra información sobre el progreso de la factura de un proveedor a medida que avanza por cada uno de los procesos. Esta capacidad puede ayudar a los empleados y gerentes de cuentas a pagar a procesar las facturas de los proveedores de manera más eficiente. También ayuda a reducir los errores y las ineficiencias que pueden ocurrir cuando la información se ingresa y procesa manualmente.

Los procesos de automatización se pueden utilizar para realizar estas tareas:

• Aplicar anticipo automáticamente para facturas de proveedores
• Concilia recepciones de productos con líneas de factura de proveedor pendientes.
• Envíe automáticamente facturas importadas al sistema de flujo de trabajo.
• Simule la contabilización antes de que se contabilice una factura de proveedor.
• Vea el historial del flujo de trabajo y automatización de manera rápida y eficiente.
• Vea y analice los resultados de la automatización del procesamiento de facturas de proveedores.
• Reanude el procesamiento automatizado de varias facturas.

Enviar facturas de proveedores a la automatización de facturas de proveedores

Cuando el parámetro Enviar automáticamente factura a flujo de trabajo o el parámetro Conciliar automáticamente las recepciones de productos con las líneas de factura están habilitados, todas las facturas importadas se envían automáticamente a la automatización de facturas de proveedores y esperan a que el trabajo en segundo plano de automatización las procese.

Las facturas creadas manualmente se pueden enviar a la automatización de facturas de proveedores habilitando la opción Incluir en procesamiento automatizado en el encabezado de la factura. Esta opción solo es visible cuando una de las características de automatización está habilitada.

Las facturas que se incluyen en el procesamiento automatizado no se pueden editar. Si desea editar una factura, primero debe excluirla del procesamiento automatizado desactivando la opción Incluir en procesamiento automatizado.

Hacer coincidir los recibos de productos con líneas de factura que tienen una directiva de triple conciliación

Los recibos de productos registrados se pueden conciliar automáticamente para facturas líneas de factura para las que se define una directiva de triple conciliación. El proceso se ejecuta hasta que la cantidad recibida del producto coincidente sea igual a la cantidad de la factura. Como parte de este proceso, puede especificar el número máximo de veces que el sistema debe intentar hacer coincidir los recibos de productos con una línea de factura antes de concluir que el proceso falló. El proceso se ejecuta en segundo plano, ya sea cada hora o diariamente. Para definir su propio intervalo, vaya a Automatización de procesos>Procesos en segundo plano>Conciliar las líneas de factura de proveedor con las recepciones de productos y seleccione Editar.

La característica se controla mediante el parámetro Conciliar la recepción de productos con líneas de factura. Cuando este parámetro está habilitado, el campo Estado de la conciliación de recepción automatizada aparece en la página Lista de facturas de proveedor pendientes. Para las facturas que se importan desde orígenes externos, el valor inicial de este campo es Todavía no ejecutado.

Cuando se ejecuta la conciliación automática de recibos de facturas, el estado se actualiza en función de diferentes condiciones:

• No aplicable : no se encuentra ninguna línea coincidente triple. La directiva de conciliación se define en la pestaña Configuración debajo de la línea de compra conectada.
• Completo: la cantidad de la línea de factura se ha conciliado completamente con la cantidad de la línea de recepción del producto.
• Error: la cantidad de la línea de recepción del producto conciliado es menor que la cantidad de la línea de factura y se ha alcanzado el número máximo de intentos.
• En espera: la cantidad de la línea de recepción del producto conciliado es menor que la cantidad de la línea de factura y todavía no se ha alcanzado el número máximo de intentos.

Enviar automáticamente facturas de proveedores importadas al sistema de flujo de trabajo

Como parte de un proceso de facturación de Proveedores sin contacto, se pueden enviar automáticamente facturas enviadas al sistema del flujo de trabajo. Esta característica está controlada por el parámetro Enviar automáticamente factura a flujo de trabajo. Solo las facturas que hayan completado la tarea Conciliar automáticamente las recepciones de productos con las líneas de factura y que aún estén en procesamiento automatizado se pueden enviar automáticamente al sistema de flujo de trabajo. El proceso se ejecuta en segundo plano mediante el trabajo de procesamiento Enviar las facturas de proveedores al flujo de trabajo . Para definir el intervalo, vaya a Automatización de procesos>Procesos en segundo plano, seleccione el trabajo y, a continuación, seleccione Editar.

El parámetro Comprobar estado de conciliación de recepción de producto antes de enviar al flujo de trabajo comprueba primero el valor de Estado de la conciliación de recepción automatizada y determina si la factura debe enviarse al sistema de flujo de trabajo. Cuando el parámetro está habilitado, la factura se envía al sistema de flujo de trabajo cuando el estado de Conciliar la recepción de producto es Completo o No aplicable. Cuando el parámetro está deshabilitado, la factura se puede enviar al sistema de flujo de trabajo aunque el estado de Conciliar la recepción de producto es Con errores.

Las facturas que se crean con el espacio de trabajo Facturación de colaboración con proveedores deben enviarse manualmente al sistema de flujo de trabajo.

Aplicar anticipos automáticamente

Cuando el parámetro Aplicar anticipo automáticamente para facturas importadas está habilitado, cualquier anticipo que exista se aplicará automáticamente cuando la factura se importe en la factura del proveedor. El parámetro Bloquear proceso de automatización de seguimiento en caso de error de solicitud de anticipo determina si el proceso de automatización de facturas de proveedor debe continuar en caso de fallo de la aplicación de anticipo.

Validar previamente la contabilización de facturas de proveedor

La simulación de contabilización completa los pasos de validación que se realizan durante el proceso de contabilización de facturas de proveedor, pero no se actualizan cuentas. Para ejecutar el proceso, puede seleccionar una sola factura o varias facturas en la página Facturas de proveedores pendientes.

Experiencia mejorada para ver la información histórica del flujo de trabajo y la automatización para las facturas de proveedores

Se proporciona una vista fácil de leer del historial del flujo de trabajo de las facturas del proveedor. Se puede acceder al historial del flujo de trabajo de la factura del proveedor directamente desde la factura del proveedor. Por lo tanto, se requieren menos clics para encontrar esa información. Si su organización ha habilitado la capacidad de enviar automáticamente facturas de proveedores importadas al flujo de trabajo, se proporciona el historial de automatización para las facturas importadas. El historial de automatización le ayuda a identificar el paso del proceso actual, así como los pasos que ya se han completado. Cuando un paso no tiene éxito, se proporcionará información detallada para ayudarle a comprender el motivo del error.

Análisis y métricas

El espacio de trabajo Centro de factura de proveedor le permite concentrarse en las facturas de los proveedores que no pasaron por el proceso automatizado. Los mosaicos en el espacio de trabajo muestran información sobre las facturas de los proveedores que no se enviaron correctamente al sistema de flujo de trabajo, no se importaron o coincidieron con los recibos de productos. Las métricas de Microsoft Power BI también se proporcionan para brindar a los gerentes de Proveedores información sobre las eficiencias de la automatización de facturas de proveedores.

Reanudar el procesamiento automatizado de varias facturas

Cuando una factura importada no se envía correctamente al flujo de trabajo con el proceso automatizado, el sistema la eliminará del procesamiento automatizado adicional. Un empleado de la sección de proveedores puede revisar y editar la factura antes de que el proceso automatizado la vuelva a enviar al flujo de trabajo. Cuando un motivo de error se puede resolver con la misma solución para varias facturas, puede reiniciar el proceso automatizado en la página Reanudar el procesamiento automatizado de facturas.

Seguimiento del valor de la fecha de recepción de la factura

El valor Fecha de recepción de la factura indica la fecha en que la empresa recibió la factura del proveedor. Proporciona un punto de partida para realizar un seguimiento del progreso de la factura a través de los procesos de automatización. Este valor se puede incluir en los datos importados para una factura de proveedor. Para las facturas que se crearon manualmente, puede especificar la fecha. Si no se introduce ningún valor, la fecha actual se usa por defecto.

Seguimiento del importe de la factura importada y los valores del importe del impuesto sobre ventas importado

Los valores Importe de la factura importada e Importe del impuesto sobre las ventas importado para las facturas de proveedores se pueden proporcionar en el archivo de importación de facturas de proveedores. Por lo general, estos valores provienen de una factura que fue escaneada por un proveedor externo e incluida en el archivo de importación. A medida que la factura se procesa en Proveedores, los valores se calcularán en función de los datos de la factura. La factura se puede contabilizar solo si los valores importados coinciden con los valores calculados. Cuando el flujo de trabajo está habilitado, aplica la validación antes del envío del flujo de trabajo. Los valores coincidentes garantizan que la factura refleje con precisión el importe adeudado al proveedor. Si su organización permite que las facturas importadas se envíen automáticamente al sistema de flujo de trabajo, puede solicitar opcionalmente que los totales importados coincidan con los totales calculados antes de que la factura se envíe al sistema de flujo de trabajo. La característica está controlada por el parámetro Requerir que los totales calculados sean iguales a los totales importados para el envío al flujo de trabajo.