Configurar propiedades del flujo de trabajo

Este artículo explica cómo configurar las diversas propiedades de un flujo de trabajo.

Para configurar las propiedades de un flujo de trabajo, abra el flujo de trabajo en el editor de flujo de trabajo. Haga clic en el lienzo del editor de flujos de trabajo y luego haga clic en Propiedades para abrir la página Propiedades. A continuación, puede usar los siguientes procedimientos para configurar las diversas propiedades del flujo de trabajo.

Asignación de un nombre al flujo de trabajo

Siga estos pasos para asignar un nombre al flujo de trabajo.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración básica.
2. En el campo Nombre, especifique un nombre exclusivo para el flujo de trabajo. Por ejemplo, si crea un flujo de trabajo de solicitud de compra para cada país o región en los que opera, puede llamar al flujo de trabajo de solicitud de compra Solicitudes de compra Dinamarca o Solicitudes de compra España.

Especificación del propietario del flujo de trabajo

El propietario del flujo de trabajo es la persona que administra y mantiene el flujo de trabajo. Siga estos pasos para especificar el propietario del flujo de trabajo.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración básica.
2. En la lista Propietario, seleccione el nombre de la persona que administrará el flujo de trabajo.

Selección de una plantilla de correo electrónico

Siga estos pasos para seleccionar la plantilla de correo electrónico que se usa para generar los mensajes de notificación sobre el flujo de trabajo.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración básica.
2. En la lista Plantilla de correo electrónico para notificaciones de flujo de trabajo, seleccione la plantilla.

Especificación de las instrucciones para los usuarios

Puede proporcionar instrucciones a los usuarios que envían los documentos que se deben procesar y aprobar. A estos usuarios también se les conoce como originadores. Por ejemplo, está creando un flujo de trabajo de solicitudes de compra y especifica instrucciones. Esas instrucciones se pueden ver entonces por los usuarios que especifican solicitudes de compra en la página Solicitudes de compra. Para consultar las instrucciones, el originador hace clic en el icono de la barra de mensajes del flujo de trabajo. Siga estos pasos para escribir las instrucciones para los usuarios.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración básica.

2. En el campo Instrucciones de envío, escriba las instrucciones.

3. Para personalizar las instrucciones, puede insertar marcadores de posición. Estos se reemplazan con los datos adecuados cuando las instrucciones se muestran a los usuarios. Para insertar un marcador de posición, siga estos pasos:

   1. Haga clic en el campo Instrucciones de envío para especificar dónde debe aparecer el marcador de posición.
   2. Haga clic en Insertar marcador de posición.
   3. En la lista que aparece, seleccione el marcador de posición que desea insertar.
   4. Haga clic en Insertar.

4. Para agregar traducciones de las instrucciones, siga estos pasos:

   1. Haga clic en Traducciones.
   2. En la página que aparece, haga clic en Agregar.
   3. En la lista que aparece, seleccione el idioma en el que escribirá el texto.
   4. En el campo Texto traducido, escriba el texto.
   5. Para personalizar el texto, puede insertar marcadores de posición. Para obtener instrucciones acerca de cómo agregar un marcador de posición, consulte el paso 3.
   6. Haga clic en Cerrar.

Nota

Los marcadores de posición no se pueden agregar usando copiar y pegar porque la información de destino no se pega correctamente. Utilice la interfaz para agregar marcadores de posición.

Especifique cuándo se usa este flujo de trabajo mediante condiciones de activación

Puede crear varios flujos de trabajo que estén basados en el mismo tipo de flujo de trabajo. Cuando existen varios flujos de trabajo basados en el mismo tipo, debe especificar cuándo se usa cada uno usando condiciones de activación. Si no se cumplen las condiciones de activación, se utiliza el flujo de trabajo predeterminado. De manera similar, si solo hay una configuración de flujo de trabajo definida para un tipo de flujo de trabajo, entonces esa configuración de flujo de trabajo se usará independientemente de las condiciones de activación.

Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo de solicitudes de compra para cada país o región en los que opera como, por ejemplo, Solicitudes de compra Dinamarca y Solicitudes de compra España, con las siguientes condiciones:

• Se usa Solicitudes de compra Dinamarca cuando: país/región = DK
• Se usa Solicitudes de compra España cuando: país/región = ES

Siga estos pasos para especificar cuándo se usa el flujo de trabajo que está configurando.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Activación.
2. Active la casilla Establecer condiciones para ejecutar este flujo de trabajo.
3. Haga clic en Agregar condición.
4. Escriba una condición.
5. Escriba condiciones adicionales que sean necesarias.
6. Revise el flujo de trabajo con algunos registros de destino para comprobar que la condición incluya y excluya correctamente los registros.

Especificación del momento en que se envían notificaciones

Cuando se envía un documento para que se lo procese, se crea una instancia de flujo de trabajo. Puede enviar notificaciones a los usuarios para indicar el inicio, la finalización, la terminación o la detención debido a un error de las instancias de flujo de trabajo basadas en el flujo de trabajo. Siga estos pasos para especificar cuándo se envían notificaciones.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Notificaciones.

2. Active las casillas de verificación correspondientes a los eventos que deben desencadenar las notificaciones:

   • Iniciado : envíe notificaciones cuando se inicie una instancia de flujo de trabajo.
   • Detenido : envíe notificaciones cuando se detenga una instancia de flujo de trabajo debido a un error.
   • Completado : envíe notificaciones cuando se complete una instancia de flujo de trabajo.
   • Irrecuperable : envíe notificaciones cuando se detenga una instancia de flujo de trabajo debido a un error irrecuperable.
   • Terminado: envíe notificaciones cuando finalice una instancia de flujo de trabajo.

3. Seleccione la fila correspondiente a uno de los eventos que seleccionó en el paso 2.

4. En la pestaña Texto de notificación, escriba el texto de la notificación.

5. Para personalizar el texto, puede insertar marcadores de posición. Estos se reemplazan con los datos adecuados cuando se muestra el texto a los usuarios. Para insertar un marcador de posición, siga estos pasos:

   1. Haga clic en el campo para especificar dónde debe aparecer el marcador de posición.
   2. Haga clic en Insertar marcador de posición.
   3. En la lista que aparece, seleccione el marcador de posición que desea insertar.
   4. Haga clic en Insertar.
   5. Un marcador de posición Texto de notificación común para incluir es "Últimas notas: %Workflow.Last note%", que muestra cualquier comentario del paso anterior.

6. Para agregar traducciones del texto, siga estos pasos:

   1. Haga clic en Traducciones.
   2. En la página que aparece, haga clic en Agregar.
   3. En la lista que aparece, seleccione el idioma en el que escribirá el texto.
   4. En el campo Texto traducido, escriba el texto.
   5. Para personalizar el texto, puede insertar marcadores de posición. Para obtener instrucciones acerca de cómo agregar un marcador de posición, consulte el paso 5.
   6. Haga clic en Cerrar.

7. En la pestaña Destinatario, utilice las siguientes opciones para especificar quién debe recibir las notificaciones.

   Opción	Las notificaciones se envían a estos usuarios	Para enviar notificaciones, siga estos pasos
   Participante	Usuarios asignados a un grupo o rol específicos	En la pestaña Destinatario, haga clic en Participante. En la pestaña Basado en funciones, en la lista Tipo de participante, seleccione el tipo de grupo o rol al que desea enviar las notificaciones. En la lista Participante, seleccione el grupo o rol al que se deben enviar las notificaciones.
   Usuario del flujo de trabajo	Usuarios que participan en el flujo de trabajo	En la ficha Destinatario, haga clic en Usuario del flujo de trabajo. En la pestaña Usuario del flujo de trabajo, en la lista Usuario del flujo de trabajo, seleccione un participante de este flujo de trabajo.
   Usuario	Usuarios concretos	En la ficha Destinatario, haga clic en Usuario. En la pestaña Usuario, la lista Usuarios disponibles incluye todos los usuarios. Seleccione aquellos a los que desea enviar notificaciones y muévalos a la lista Usuarios seleccionados.

8. Repita los pasos 3 a 7 por cada uno de los eventos que haya seleccionado en el paso 2.

Escriba comentarios acerca de los cambios que realizó en el flujo de trabajo.

Para escribir comentarios acerca de los cambios que realizó en el flujo de trabajo, siga estos pasos.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Notas.
2. En el campo Especificar comentarios sobre el flujo de trabajo, escriba sus comentarios.
3. Revise los comentarios: una vez agregados, no podrá modificarlos.
4. Haga Agregar clic en para agregar sus comentarios al área Historial de comentarios.