Configurar tareas manuales en un flujo de trabajo

Este artículo explica cómo configurar las propiedades para una tarea manual.

Para configurar una tarea manual en el editor de flujo de trabajo, haga clic con el botón secundario en la tarea y, a continuación, haga clic en Propiedades para abrir la página Propiedades. A continuación, use los siguientes procedimientos para configurar las propiedades de la tarea manual.

Asignación de un nombre a la tarea

Siga estos pasos para asignar un nombre a la tarea manual.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración básica.
2. En el campo Nombre, especifique un nombre único para la tarea.

Especificación de una línea de asunto e instrucciones

Debe proporcionar una línea de asunto e instrucciones a los usuarios que están asignados a la tarea. Por ejemplo, si está configurando una tarea para solicitudes de compra, el usuario asignado a la tarea ve la línea de asunto y las instrucciones en la página Solicitudes de compra. La línea de asunto se muestra en una barra de mensajes de la página. A continuación, el usuario puede hacer clic en el icono de dicha barra para ver las instrucciones. Siga estos pasos para escribir una línea de asunto e instrucciones.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración básica.

2. En el campo Asunto del elemento de trabajo, escriba la línea de asunto.

3. Para personalizar la línea de asunto, puede insertar marcadores de posición. Estos se reemplazan con los datos adecuados cuando se muestra la línea de asunto a los usuarios. Para insertar un marcador de posición, siga estos pasos:

   1. En el cuadro de texto, gaga clic para especificar dónde debe aparecer el marcador de posición.
   2. Haga clic en Insertar marcador de posición.
   3. En la lista que aparece, seleccione el marcador de posición que desea insertar.
   4. Haga clic en Insertar.

4. Para agregar traducciones de la línea de asunto, siga estos pasos:

   1. Haga clic en Traducciones.
   2. En la página que aparece, haga clic en Agregar.
   3. En la lista que aparece, seleccione el idioma en el que escribe el texto.
   4. En el campo Texto traducido, escriba el texto.
   5. Para personalizar el texto, puede insertar marcadores de posición como se describe en el paso 3.
   6. Haga clic en Cerrar.

5. En el campo Instrucciones del elemento de trabajo, escriba las instrucciones.

6. Para personalizar las instrucciones, puede insertar marcadores de posición. Estos se reemplazan con los datos adecuados cuando las instrucciones se muestran a los usuarios. Para insertar un marcador de posición, siga estos pasos:

   1. En el cuadro de texto, gaga clic para especificar dónde debe aparecer el marcador de posición.
   2. Haga clic en Insertar marcador de posición.
   3. En la lista que aparece, seleccione el marcador de posición que desea insertar.
   4. Haga clic en Insertar.

7. Para agregar traducciones de las instrucciones, siga estos pasos:

   1. Haga clic en Traducciones.
   2. En la página que aparece, haga clic en Agregar.
   3. En la lista que aparece, seleccione el idioma en el que escribe el texto.
   4. En el campo Texto traducido, escriba el texto.
   5. Para personalizar el texto, puede insertar marcadores de posición como se describe en el paso 6.
   6. Haga clic en Cerrar.

Asignación de la tarea

Siga estos pasos para especificar a quién se debe asignar la tarea manual.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Asignación.

2. En la pestaña Tipo de asignación, seleccione una de las opciones de la siguiente tabla. A continuación, siga los pasos adicionales correspondientes a la opción elegida antes de realizar el paso 3.

   Opción	Usuarios a los que está asignada la tarea	Pasos adicionales
   Participante	Usuarios asignados a un grupo o rol específicos	Tras seleccionar Participante, en la pestaña Basado en funciones, en la lista Tipo de participante, seleccione el tipo de grupo o rol al que desea asignar la tarea. En la lista Participante, seleccione el grupo o rol al que se debe asignar la tarea.
   Jerarquía	Usuarios de una jerarquía organizativa específica	Tras seleccionar Jerarquía, en la pestaña Selección de jerarquía, en la lista Tipo de jerarquía, seleccione el tipo de jerarquía al que desea asignar la tarea. El sistema debe recuperar un intervalo de nombres de usuario de la jerarquía. Dichos nombres representan a los usuarios a los que se puede asignar la tarea. Siga estos pasos para especificar el punto de inicio y de finalización del intervalo de nombres de usuario que el sistema recupera: Para especificar el punto de inicio, seleccione una persona en la lista Comenzar desde. Para especificar el punto de finalización, haga clic en Agregar condición. A continuación, especifique una condición que determine en qué parte de la jerarquía el sistema dejará de recuperar nombres. En la pestaña Opciones de jerarquía, especifique a qué usuarios del intervalo se debe asignar la tarea: Asignar a todos los usuarios recuperados: la tarea se asigna a todos los usuarios del intervalo. Asignar sólo al último usuario recuperado: la tarea se asigna únicamente al último usuario del intervalo. Excluir usuarios con la siguiente condición: la tarea no se asigna a ninguno de los usuarios del intervalo que cumplen con una condición determinada. Haga clic en Agregar condición para especificar la condición.
   Usuario del flujo de trabajo	Usuarios del flujo de trabajo actual	Tras seleccionar Usuario del flujo de trabajo, en la pestaña Usuario del flujo de trabajo, en la pestaña Usuario del flujo de trabajo, seleccione un usuario que participe en el flujo de trabajo.
   Usuario	Usuarios concretos	Tras seleccionar Usuario, haga clic en la pestaña Usuario. La lista Usuarios disponibles incluye todos los usuarios. Seleccione aquellos a los que desea asignar la tarea y, a continuación, muévalos a la lista Usuarios seleccionados.
   Cola	Una cola de elementos de trabajo	Tras seleccionar Cola, haga clic en la pestaña Basado en cola. Para asignar la tarea a una cola específica, siga estos pasos: En la lista Tipo de cola, seleccione Colas de elementos de trabajo. En la lista Nombre de cola, seleccione la cola. Si la cola a la que se debe asignar la tarea debe estar determinada por una condición específica, siga estos pasos: En la lista Tipo de cola, seleccione Colas de elementos de trabajo condicional. En la lista Nombre de cola, seleccione Cola condicional. NOTA: Esta opción solo se usa para algunos flujos de trabajo, como la Administración de casos.

3. En la pestaña Límite de tiempo, en el campo Duración, especifique el tiempo del que dispone el usuario para completar la tarea. Seleccione una de las siguientes opciones:

   • Horas : introduzca el número de horas que tiene el usuario para completar la tarea. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.
   • Días : introduzca el número de días que tiene el usuario para completar la tarea. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.
   • Semanas : introduzca el número de semanas que el usuario tiene para completar la tarea.
   • Meses : seleccione el día y la semana en que el usuario debe completar la tarea. Por ejemplo, tal vez desee que el usuario haya completado la tarea antes del viernes de la tercera semana del mes.
   • Años : Seleccione el día, la semana y el mes en que el usuario debe completar la tarea. Por ejemplo, tal vez desee que el usuario haya completado la tarea antes del viernes de la tercera semana de diciembre.

   Si el usuario no completa la tarea en el tiempo asignado, la tarea se considera vencida. Las tareas vencidas se pueden remitir a una instancia superior en función de las opciones que se seleccionen en el área Remisión a una instancia superior de la página.

Especificación de la acción que se realiza cuando vence la tarea

Si un usuario no completa la tarea manual en el tiempo asignado, la tarea se considera vencida. Las tareas vencidas se pueden remitir a una instancia superior o asignar a otro usuario de forma automática. Si la tarea ha vencido, siga estos pasos para remitirla a una instancia superior.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Remisión a una instancia superior.

2. Active la casilla de verificación Usar ruta de remisión a una instancia superior para crear una ruta de remisión a una instancia superior. De manera automática, el sistema asigna la tarea a los usuarios que forman parte de la ruta de remisión a una instancia superior. La siguiente tabla, por ejemplo, representa una ruta de remisión a una instancia superior.

   Secuencia	Ruta de remisión a una instancia superior
   1	Asignar a rol: Donna
   2	Asignar a rol: Erin
   3	Acción final: Rechazar

   En este ejemplo, el sistema asigna la tarea vencida a Donna. Si Donna no completa la tarea en el tiempo asignado, el sistema la asigna a Erin. Si Erin no completa la tarea en el tiempo asignado, el sistema rechaza el documento que se debía procesar.

3. Para agregar un usuario a la ruta de remisión a una instancia superior, haga clic en Agregar remisión a una instancia superior. En la pestaña Tipo de asignación, seleccione una de las opciones de la siguiente tabla. A continuación, siga los pasos adicionales correspondientes a la opción elegida antes de realizar el paso 4.

   Opción	Usuarios a los que se remite la tarea	Pasos adicionales
   Jerarquía	Usuarios de una jerarquía organizativa específica	Tras seleccionar Jerarquía, en la pestaña Selección de jerarquía, en la lista Tipo de jerarquía, seleccione el tipo de jerarquía al que desea remitir la tarea para una instancia superior. El sistema debe recuperar un intervalo de nombres de usuario de la jerarquía. Dichos nombres representan a los usuarios a los que se puede remitir la tarea para una instancia superior. Siga estos pasos para especificar el punto de inicio y de finalización del intervalo de nombres de usuario que el sistema recupera: Para especificar el punto de inicio, seleccione una persona en la lista Comenzar desde. Para especificar el punto de finalización, haga clic en Agregar condición. A continuación, especifique una condición que determine en qué parte de la jerarquía el sistema dejará de recuperar nombres. En la pestaña Opciones de jerarquía, especifique a qué usuarios del intervalo se debe remitir la tarea para una instancia superior: Asignar a todos los usuarios recuperados: la tarea se remite para una instancia superior para todos los usuarios del intervalo. Asignar sólo al último usuario recuperado: la tarea se remite para una instancia superior únicamente al último usuario del intervalo. Excluir usuarios con la siguiente condición: esta tarea no se remite para una instancia superior a ninguno de los usuarios del intervalo que cumplen con una condición determinada. Haga clic en Agregar condición para especificar la condición.
   Usuario del flujo de trabajo	Usuarios del flujo de trabajo actual	Tras seleccionar Usuario del flujo de trabajo, en la pestaña Usuario del flujo de trabajo, en la pestaña Usuario del flujo de trabajo, seleccione un usuario que participe en el flujo de trabajo.
   Usuario	Usuarios concretos	Tras seleccionar Usuario, haga clic en la pestaña Usuario. La lista Usuarios disponibles incluye todos los usuarios. Seleccione aquellos a los que desea remitir la tarea para una instancia superior y, a continuación, muévalos a la lista Usuarios seleccionados.

4. En la pestaña Límite de tiempo, en el campo Duración, especifique el tiempo del que dispone el usuario para completar la tarea. Seleccione una de las siguientes opciones:

   • Horas : introduzca el número de horas que tiene el usuario para completar la tarea. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.
   • Días : introduzca el número de días que tiene el usuario para completar la tarea. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.
   • Semanas : introduzca el número de semanas que el usuario tiene para completar la tarea.
   • Meses : seleccione el día y la semana en que el usuario debe completar la tarea. Por ejemplo, tal vez desee que el usuario haya completado la tarea antes del viernes de la tercera semana del mes.
   • Años : Seleccione el día, la semana y el mes en que el usuario debe completar la tarea. Por ejemplo, tal vez desee que el usuario haya completado la tarea antes del viernes de la tercera semana de diciembre.

5. Repita los pasos 3 a 4 por cada usuario que se debe agregar a la ruta de remisión a una instancia superior. El orden de los usuarios se puede modificar.

6. Si los usuarios de la ruta de remisión a una instancia superior no completan la tarea en el tiempo asignado, el sistema realiza una acción en la tarea. Para especificar la acción que el sistema realiza, seleccione la fila Acción y, a continuación, en la pestaña Finalizar acción, seleccione una acción.

Especificación de las condiciones en que el sistema realiza una acción automática en la tarea

Puede configurar el sistema para que realice alguna acción en la tarea manual si se cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, supongamos que existe una tarea que requiere que un miembro del departamento Informes de gastos revise los recibos que se adjuntan a un informe de gastos. De acuerdo con las directivas de la empresa, esta tarea se debe realizar si el importe total del informe de gastos es superior a 100 USD. Dada esta situación, puede configurar el sistema para que el estado de la tarea cambie a Completo si el importe total es menor que 100. Siga estos pasos para especificar cuándo el sistema realiza una acción en la tarea manual.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Acciones automáticas.

2. Active la casilla Habilitar acciones automáticas.

3. Haga clic en Agregar condición.

4. Escriba una condición.

5. Escriba condiciones adicionales que sean necesarias.

6. Para comprobar que las condiciones definidas se hayan configurado correctamente, siga estos pasos:

   1. Haga clic en Probar.
   2. En la página Probar condición de flujo de trabajo, en el área Comprobar condición, seleccione un registro.
   3. Haga clic en Probar. El sistema evalúa el registro seleccionado para determinar si reúne las condiciones definidas.
   4. Haga clic en Aceptar o en Cancelar para regresar a la página Propiedades.

7. En la lista Acción de finalización automática, seleccione la acción que el sistema debe realizar en la tarea.

Especificación del momento en que se envían notificaciones

Puede enviar notificaciones cuando una tarea manual se ha delegado, completado, rechazado, remitido a una instancia superior o cuando se ha solicitado un cambio. Siga estos pasos para especificar cuándo se deben enviar notificaciones y a quiénes se deben enviar.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Notificaciones.

2. Active las casillas de verificación junto a los eventos que deben notificarse:

   • Delegar : la tarea ha sido asignada a otro usuario.
   • Remitir a una instancia superior: el usuario asignado no ha completado la tarea en el tiempo asignado.
   • Completar : el usuario asignado ha completado la tarea.
   • Rechazar : el usuario asignado ha rechazado el documento que se envió.
   • Solicitar cambio : el usuario asignado ha solicitado un cambio en el documento que se envió.

3. Seleccione la fila correspondiente a uno de los eventos que seleccionó en el paso 2.

4. En la pestaña Texto de notificación, en el cuadro de texto, escriba el texto de la notificación.

5. Para personalizar la notificación, puede insertar marcadores de posición. Estos se reemplazan con la información adecuada cuando se muestra la notificación a los usuarios. Para insertar un marcador de posición, siga estos pasos:

   1. En el cuadro de texto, gaga clic para especificar dónde debe aparecer el marcador de posición.
   2. Haga clic en Insertar marcador de posición.
   3. En la lista que aparece, seleccione el marcador de posición que desea insertar.
   4. Haga clic en Insertar.

6. Para agregar traducciones de la notificación, siga estos pasos:

   1. Haga clic en Traducciones.
   2. En la página que aparece, haga clic en Agregar.
   3. En la lista que aparece, seleccione el idioma en el que escribe el texto.
   4. En el campo Texto traducido, escriba el texto.
   5. Para personalizar el texto, puede insertar marcadores de posición como se describe en el paso 5.
   6. Haga clic en Cerrar.

7. En la pestaña Destinatario, especifique a quién se envían las notificaciones. Seleccione una de las opciones de la siguiente tabla y, a continuación, siga los pasos adicionales correspondientes a esa opción antes de realizar el paso 8.

   Opción	Destinatarios de las notificaciones	Pasos adicionales
   Participante	Usuarios asignados a un grupo o rol específicos	Tras seleccionar Participante, en la pestaña Basado en funciones, en la lista Tipo de participante, seleccione el tipo de grupo o rol al que desea enviar las notificaciones. En la lista Participante, seleccione el grupo o rol al que se deben enviar las notificaciones.
   Usuario del flujo de trabajo	Usuarios del flujo de trabajo actual	Tras seleccionar Usuario del flujo de trabajo, en la pestaña Usuario del flujo de trabajo, en la pestaña Usuario del flujo de trabajo, seleccione un usuario que participe en el flujo de trabajo.
   Usuario	Usuarios concretos	Tras seleccionar Usuario, haga clic en la pestaña Usuario. La lista Usuarios disponibles incluye todos los usuarios. Seleccione aquellos a los que desea enviar notificaciones y, a continuación, muévalos a la lista Usuarios seleccionados.

8. Repita los pasos 3 a 7 por cada uno de los eventos que haya seleccionado en el paso 2.

Definición de un límite de tiempo

Siga estos pasos si la tarea manual se debe completar en un plazo específico.

Nota

Las opciones que seleccione en este procedimiento anulan las opciones elegidas en las áreas Asignación y Remisión a una instancia superior de la página.

1. En el panel izquiero, haga clic en Configuración avanzada.

2. Active la casilla Configurar un límite de tiempo para el elemento de flujo de trabajo.

3. En el campo Duración, especifique cuándo se debe completar la tarea. Seleccione una de las siguientes opciones:

   • Horas : introduzca el número de horas en que se debe completar la tarea. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.
   • Días : introduzca el número de días en los que se debe completar la tarea. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.
   • Semanas : introduzca el número de semanas en las que se debe completar la tarea.
   • Meses : seleccione el día y la semana en que se debe completar la tarea. Por ejemplo, tal vez desee que la tarea se haya completado antes del viernes de la tercera semana del mes.
   • Años : Seleccione el día, la semana y el mes en que se debe completar la tarea. Por ejemplo, tal vez desee que la tarea se haya completado antes del viernes de la tercera semana de diciembre.

4. Si se supera el límite de tiempo, el sistema realiza una acción en la tarea. En la lista Acción, seleccione la acción que debe realizar el sistema.

Especificación de las acciones de las que dispone el usuario

Cuando la tarea manual se asigna a un usuario, este debe realizar alguna acción en ella. Siga estos pasos para especificar las acciones que el usuario puede realizar en la tarea.

Nota

Las acciones disponibles variarán en función del diseño de la tarea.

1. En el panel izquiero, haga clic en Configuración avanzada.
2. Active la casilla de verificación Completar si el usuario debe poder cambiar el estado de la tarea a Completo.
3. Active la casilla de verificación Rechazar si el usuario debe poder rechazar el documento enviado.
4. Active la casilla de verificación Solicitar cambio si el usuario debe poder solicitar que se realicen cambios en el documento enviado.
5. Active la casilla de verificación Delegar si el usuario debe poder asignar la tarea a otro usuario.
6. Active la casilla de verificación Volver a asignar si el usuario debe poder reasignar la tarea a otro usuario de la cola de elementos de trabajo.
7. Active la casilla de verificación Liberar si el usuario debe poder reasignar la tarea a la cola de elementos de trabajo. Otro usuario podrá encargarse de completar la tarea.