Configurar los procesos de aprobación en un flujo de trabajo

Use el siguiente procedimiento para configurar las propiedades del proceso de aprobación.

Para configurar un proceso de aprobación, en el editor de flujo de trabajo, haga clic con el botón secundario en el elemento de aprobación y, a continuación, haga clic en Propiedades para abrir el formulario Propiedades.

Asignación de un nombre al proceso de aprobación

Siga estos pasos para asignar un nombre al proceso de aprobación.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración básica.
2. En el campo Nombre, especifique un nombre único para el proceso de aprobación.

Especificación de las condiciones en que el sistema realiza una acción automática en el documento

Puede configurar el sistema para que realice alguna acción en el documento de forma automática si se cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, el sistema puede aprobar los informes de gastos con importes totales inferiores a 100 USD. Siga estos pasos para especificar cuándo el sistema realiza una acción en el documento.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Acciones automáticas.

2. Active la casilla Habilitar acciones automáticas.

3. Haga clic en Agregar condición.

4. Escriba una condición.

5. Escriba condiciones adicionales, si fuera necesario.

6. Para comprobar que las condiciones definidas se hayan configurado correctamente, siga estos pasos:

   1. Haga clic en Probar para abrir el formulario Probar la condición del flujo de trabajo.
   2. Seleccione un registro del área Comprobar condición del formulario.
   3. Haga clic en Probar. El sistema evalúa el registro seleccionado para determinar si reúne las condiciones definidas.
   4. Haga clic en Aceptar o en Cancelar para regresar al formulario Propiedades.

7. En la lista Acción de autocompletar, seleccione la acción que el sistema debe realizar en el documento.

Especificación del momento en que se envían notificaciones

Puede enviar notificaciones cuando un documento se ha aprobado, rechazado, delegado o remitido a una instancia superior o cuando se ha solicitado un cambio. Siga estos pasos para especificar cuándo se deben enviar notificaciones y a quiénes se deben enviar.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Notificaciones.

2. Active las casillas de verificación junto a los eventos que deben notificarse:

   • Delegar : cuando un documento se ha asignado a otro usuario para su aprobación.
   • Remitir : cuando el usuario asignado no ha actuado sobre un documento en el tiempo asignado.
   • Aprobar : cuando se ha aprobado un documento.
   • Rechazar : cuando se ha rechazado un documento.
   • Solicitar cambio : cuando el usuario asignado ha solicitado un cambio en un documento que se envió.

3. Seleccione la fila correspondiente a uno de los eventos que seleccionó en el paso 2.

4. Haga clic en la ficha Texto de la notificación.

5. En el cuadro de texto, escriba el texto de la notificación.

6. Para personalizar el texto, puede insertar marcadores de posición, que se reemplazan con los datos adecuados cuando se muestran a los usuarios. Para insertar un marcador de posición, siga estos pasos:

   1. Haga clic en el punto del cuadro de texto en el que debe aparecer el marcador de posición.
   2. Haga clic en Insertar marcador de posición.
   3. En la lista que se abre, seleccione el marcador de posición que desea insertar.
   4. Haga clic en Insertar.

7. Para agregar traducciones de la notificación, haga clic en Traducciones. En el formulario que aparece, siga estos pasos:

   1. Haga clic en Agregar.
   2. En la lista que aparece, seleccione el idioma que usará para escribir el texto.
   3. En el cuadro de texto Texto traducido, escriba el texto.
   4. Para personalizar el texto, inserte marcadores de posición.
   5. Haga clic en Cerrar.

8. Haga clic en la ficha Destinatario.

9. Especifique los destinatarios de las notificaciones. Seleccione una de las opciones de la siguiente tabla y, a continuación, siga los pasos adicionales correspondientes a la opción elegida antes de realizar el paso 10.

   Opción	Destinatarios de las notificaciones	Pasos adicionales
   Participante	Usuarios asignados a un grupo o rol específicos	Tras seleccionar Participante, haga clic en la ficha Basado en el rol. En la lista Tipo de participante, seleccione el tipo de grupo o rol al que enviar las notificaciones. En la lista Participante, seleccione el grupo o rol al que se deben enviar las notificaciones.
   Usuario del flujo de trabajo	Usuarios que participan en el flujo de trabajo actual	Tras seleccionar Usuario de flujo de trabajo, haga clic en la ficha Usuario de flujo de trabajo. En la lista Usuario de flujo de trabajo, seleccione un usuario que participe en el flujo de trabajo.
   Usuario	Usuarios concretos	Tras seleccionar Usuario, haga clic en la pestaña Usuario. Seleccione aquellos usuarios a los que enviar notificaciones y, a continuación, muévalos a la lista de Usuarios seleccionados.

10. Repita los pasos 3 a 9 por cada uno de los eventos que haya seleccionado en el paso 2.

Especificación de un aprobador final

Para requerir una aprobación adicional si el usuario que envió el documento también lo aprueba, puede especificar un aprobador final para el paso de aprobación.

1. En el editor de flujo de trabajo, haga clic con el botón secundario en el elemento de aprobación y, a continuación, seleccione Propiedades para abrir el formulario Propiedades.
2. En el panel izquiero, haga clic en Configuración avanzada.
3. Seleccione la casilla de verificación Usar aprobador final.
4. En la lista, seleccione un usuario como aprobador final.

Evitar que el remitente apruebe pasos en el flujo de trabajo

Para evitar que los usuarios que envían documentos para su aprobación aprueben ellos mismos los documentos, siga estos pasos:

1. Vaya a Administración del sistema > Flujo de trabajo > Parámetros del flujo de trabajo > General > Aprobador.
2. Actualice la configuración No permitir aprobación por parte del remitente en el flujo de trabajo a Sí.

De forma predeterminada, está configurado en No y los usuarios pueden aprobar el documento si están incluidos en la configuración de asignación del paso de aprobación.

Si el flujo de trabajo está configurado en No permitir aprobación por parte del remitente e incluye pasos de aprobación con un aprobador final, confirme que el aprobador final no es un usuario que normalmente envía documentos al flujo de trabajo. ya que no podrán completar la aprobación.

Definición de un límite de tiempo

Siga estos pasos si el proceso de aprobación se debe completar en un plazo específico.

Nota

Las opciones que seleccione al realizar estos pasos reemplazarán las opciones que haya seleccionado en las áreas de Asignación y Escalada de cada paso de aprobación.

1. En el panel izquiero, haga clic en Configuración avanzada.

2. Active la casilla Configurar un límite de tiempo para el elemento de flujo de trabajo.

3. En el campo Duración, especifique cuándo se debe completar el proceso de aprobación. Seleccione una de las siguientes opciones:

   • Horas : introduzca el número de horas en las que se debe completar el proceso de aprobación. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.
   • Días : introduzca el número de días en los que se debe completar el proceso de aprobación. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.
   • Semanas : introduzca el número de semanas en las que se debe completar el proceso de aprobación.
   • Meses : Seleccione el día y la semana en que se debe completar el proceso de aprobación. Por ejemplo, tal vez desee que el proceso de aprobación se haya completado antes del viernes de la tercera semana del mes.
   • Años : Seleccione el día, la semana y el mes en que se debe completar el proceso de aprobación. Por ejemplo, tal vez desee que el proceso de aprobación se haya completado antes del viernes de la tercera semana de diciembre.

4. Si se supera el límite de tiempo, el sistema realiza una acción en el documento. En la lista Acción, seleccione la acción que debe realizar el sistema.

Especificación de las acciones de las que dispone el usuario

Cuando se asigna un documento a un usuario para que lo apruebe, este debe realizar alguna acción. Siga estos pasos para especificar las acciones que el usuario puede realizar en el documento enviado.

1. En el panel izquiero, haga clic en Configuración avanzada.
2. Active la casilla de verificación Aprobar si el usuario puede aprobar el documento.
3. Active la casilla de verificación Rechazar si el usuario puede rechazar el documento.
4. Active la casilla de verificación Solicitar cambio si el usuario puede solicitar que se realicen cambios en el documento.
5. Active la casilla de verificación Delegar si el usuario puede asignar el documento a otro usuario para que lo apruebe.

Nota

La casilla de verificación Habilitar acciones desde la lista de trabajo de Enterprise Portal se ha quedado obsoleta.

Configuración de los pasos de aprobación

Los procesos de aprobación se componen de pasos de aprobación. Realice el siguiente procedimiento para agregar pasos en el proceso de aprobación y configurarlos.

1. En el editor de flujo de trabajo, haga doble clic en el proceso de aprobación. Los pasos del proceso se mostrarán en el editor de flujo de trabajo.
2. Para agregar un paso de aprobación, arrástrelo desde el área de Elementos del flujo de trabajo al lienzo.
3. Para configurar un paso de aprobación, vea Configurar los pasos de aprobación en un flujo de trabajo.