Configurar la importación de datos de SharePoint

Artículo
03/08/2023

Para importar datos de un archivo entrante mediante el marco de informes electrónicos (ER), debe configurar un formato de ER que admita la importación y luego ejecutar una asignación del modelo del tipo A destino que utilice el formato como un origen de datos. Para importar datos, debe navegar hasta el archivo que desee importar. El usuario puede seleccionar manualmente el archivo entrante. Con la nueva capacidad de ER de admitir la importación de datos de Microsoft SharePoint, este proceso se puede configurar de manera automática. Puede usar las configuraciones de ER para realizar la importación de datos de los archivos que se almacenan en las carpetas de Microsoft SharePoint. Este artículo explica cómo completar la importación desde SharePoint. Los ejemplos utilizan transacciones del proveedor como datos empresariales.

Requisitos previos

Para completar los ejemplos de este artículo, debe tener el acceso siguiente:

Acceda a uno de los roles siguientes:
- Desarrollador de informes electrónicos
- Consultor funcional de informes electrónicos
- Administrador del sistema
Acceda a la instancia de Microsoft SharePoint Server que está configurada para su uso con la aplicación.
Configuraciones del formato y el modelo de ER para pagos 1099.

Crear las configuraciones de ER necesarias

Reproduzca las guías de tareas Datos de importación de ER de un archivo de Microsoft Excel, que forman parte del proceso empresarial 7.5.4.3 Adquirir o desarrollar componentes de soluciones y servicios de TI (10677). Estas guías de tareas le guiarán por el proceso de diseño y uso de configuraciones de ER para importar de forma interactiva transacciones del proveedor desde archivos de Microsoft Excel. Para obtener más información, consulte Analizar documentos de entrada en formato Excel. Cuando haya completado las guías de la tarea, tendrá la siguiente configuración.

Configuraciones ER

Configuración del modelo de ER, Modelo de pagos 1099
Configuración del formato de ER, Formato para importar transacciones de los proveedores desde Excel

Configuraciones de ER para importar datos de SharePoint.

Ejemplo del archivo entrante para la importación de datos

Archivo de Excel 1099import-data.xlsx, con las transacciones del proveedor que deben importarse.

Ejemplo de archivo de Excel para importar desde SharePoint.

Nota

El formato para importar transacciones del proveedor se selecciona como la asignación del modelo predeterminado. Por lo tanto, si ejecuta una asignación del modelo del Modelo de pagos 1099, y esta asignación del modelo es del tipo A destino, la asignación del modelo ejecuta este formato para importar datos desde archivos externos. A continuación, emplea esos datos para actualizar tablas de la aplicación.

Configurar el acceso a SharePoint para el almacenamiento de archivos

Para almacenar archivos electrónicos de informes en una ubicación de SharePoint, debe configurar el acceso a la instancia de SharePoint Server que usará la empresa actual. En este ejemplo, la empresa es USMF. Para obtener instrucciones, consulte Configurar el almacenamiento de SharePoint.

Complete los pasos indicados en Configurar el almacenamiento de SharePoint.
Abra el sitio de SharePoint configurado.
Cree las carpetas siguientes en las que los archivos electrónicos entrantes de informe de errores se pueden almacenar:
- Origen de la importación de los archivos (principal) (ejemplo que se muestra en captura de pantalla de abajo)
- Origen de la importación de los archivos (alternativa)
(Opcional) Cree las carpetas siguientes en las que los archivos se pueden almacenar después de la importación.
- Carpeta de archivos archivados - esta carpeta sería para los archivos importados correctamente.
- Carpeta de archivos con advertencia - esta carpeta sería para los archivos importados con una advertencia.
- Carpeta de archivos con error - esta carpeta sería para los archivos importados con error.
Vaya a Administración de la organización > Gestión de documentos > Tipos de documento.
Cree los siguientes tipos de documentos que se usarán para obtener acceso a las carpetas de SharePoint que ha creado. Para obtener instrucciones, consulte Configurar tipos de documentos.

Tipo de documento	Grupo	Ubicación	Carpeta SharePoint
SP principal	Archivo	SharePoint	Origen de la importación de los archivos (principal)
SP alternativo	Archivo	SharePoint	Origen de la importación de los archivos (alternativa)
Archivo SP	Archivo	SharePoint	Carpeta de archivos archivados
Advertencia de SP	Archivo	SharePoint	Carpeta de archivos con advertencias
Error de SP	Archivo	SharePoint	Carpeta de archivos con errores

Configuración de SharePoint – nuevo tipo de documento.

Configurar fuentes de ER para el formato de ER

Haga clic en Administración de la organización>Informes electrónicos>Trabajos de informes electrónicos.
En la página Origen de informes electrónicos, configure los archivos de origen para la importación de datos mediante el formato de ER configurado.
Defina una máscara de nombre de archivo, de manera que solo se importen los archivos con la extensión .xlsx. La máscara de nombre de archivo es opcional y se utiliza solo cuando se ha definido. Solo puede definir una máscara para cada formato de ER.
Cambie Ordenar archivos antes de importar a No ordenar, si hay varios archivos para importar y el orden de la importación no es importante
Seleccione todas las carpetas de SharePoint que creó anteriormente.

Nota

El origen de ER se define individualmente para cada empresa de aplicaciones. En cambio, las configuraciones de ER se comparten entre las empresas.
Cuando elimina una configuración de origen de ER para un formato de ER, también se eliminan todos los estados de los archivos conectados por confirmación (véase más abajo).

Revise los estados de los archivos para el formato de ER

En la página Origen de informes electrónicos, seleccione Estados de archivo para los orígenes para revisar el contenido de los orígenes de archivo configurados para el formato de ER actual.
En la sección Archivos, revise la lista de archivos. Esta lista muestra lo siguiente:
- Archivos de origen que son aplicables, en función de la máscara de nombre de archivo (si se define una máscara de nombre de archivo) y que están listos para la importación de datos. Para estos archivos, la sección Registro de los orígenes para el formato de importación está en blanco.
- Archivos importados anteriormente. Para cada uno de estos archivos, en la sección Registro de los orígenes para el formato de importación, puede revisar el historial de importación de este archivo.

También puede abrir la página Estados de archivo para los orígenes seleccionando Administración de la organización>Informes electrónicos>Estados de archivo para los orígenes. En este caso, la página ofrece información sobre los orígenes de archivo para todos los formatos de ER para los que se han configurado los orígenes de archivo en la empresa en la que está registrado actualmente.

Importar datos de los archivos Excel que están en una carpeta de SharePoint

En SharePoint, cargue el archivo de Microsoft Excel 1099import-data.xlsx que contiene transacciones de proveedores en la carpeta de SharePoint Origen de la importación de los archivos (principal) que creó anteriormente.
En la página Estados de archivo para los orígenes, seleccione Actualizar para actualizar la página. El archivo de Excel que se cargó en SharePoint aparecía en esta página con el estado Preparado. Actualmente se admiten los siguientes estados:
- Preparado - Asignado automáticamente para cada nuevo archivo en una carpeta de SharePoint. Este estado significa que el archivo está listo para la importación.
- Importando - Asignado automáticamente por un informe de ER cuando el archivo se bloquea mediante el proceso de importación para evitar su uso por otros procesos (si muchos de ellos se están ejecutando simultáneamente).
- Importado - Asignado automáticamente por un informe de ER cuando la importación del archivo se completa correctamente. Este estado significa que el archivo importado se ha eliminado desde el origen de archivos configurado (carpeta de SharePoint).
- Fallido - Asignado automáticamente por un informe de ER cuando la importación del archivo se completa con errores o excepciones.
- En espera - Asignado manualmente por el usuario en esta página. Este estado significa que el archivo no se importará por ahora. Este estado se puede utilizar para posponer la importación de algunos archivos.

Importar datos desde archivos SharePoint

Abra el árbol de configuraciones de ER, seleccione el Modelo de sueldo 1099 y amplíe la lista de componentes del modelo de ER.
Seleccione el nombre de la asignación de modelo para abrir la lista de asignaciones de modelo de la configuración seleccionada del modelo de ER.
Seleccione Ejecutar para ejecutar la asignación de modelo seleccionado. Puesto que configuró los orígenes de archivo para el formato de ER, puede cambiar la configuración de la opción Origen de archivo si es preciso. Si conserva el configuración de esta opción, los archivos .xslx se importan desde los orígenes configurados (las carpetas de SharePoint, en este ejemplo).

En este ejemplo, está importando un único archivo. Sin embargo, si hay varios archivos, se seleccionan para importarlos en el orden en el que se han agregado a la carpeta de SharePoint. Cada ejecución de un formato de ER se importa un único archivo seleccionado.
La asignación de modelo puede ejecutarse automáticamente en modo de lote. En este caso, cada vez que un lote ejecuta este formato de ER, se importa un único archivo desde las fuentes de archivo configuradas.

Cuando se importa un archivo con éxito de la carpeta de SharePoint, se elimina de esa carpeta y se pasa a la carpeta para los archivos importados con éxito o a la carpeta de los archivos importados con avisos. Si no se mueve a la carpeta para los archivos fallidos o permanece en esta carpeta si la carpeta para los archivos fallidos no se ha configurado.
Introduzca el Id. de asiento, como V-00001 y, a continuación, seleccione Aceptar.
En la página Estados de archivo para los orígenes, seleccione Actualizar para actualizar la página.
En la sección Archivos, revise la lista de archivos. La sección Registro de los orígenes para el formato de importación proporciona el historial de importación del archivo de Excel. Dado que este archivo se importó correctamente, se marca como Eliminado en la carpeta de SharePoint.
Revise la carpeta de SharePoint Origen de la importación de los archivos (principal). Los archivos de Excel que se importaron correctamente se han eliminado de esta carpeta.
Seleccione Proveedores>Tareas periódicas>Impuesto 1099>Liquidación del proveedor por 1099s.
En los campos Fecha inicial y Fecha final, introduzca los valores adecuados. A continuación, seleccione Transacciones 1099 manuales.

Las transacciones del proveedor que se importaron de los archivos de Excel en SharePoint para el asiento V-00001 están presentes en la página.

Preparar un archivo de Excel para importación

Abra el archivo de Excel que utilizó anteriormente. En la fila 3 columna 1, agregue un código de proveedor que no exista en la aplicación. Agregue más información del proveedor falsa a la fila.
Cargue el archivo de Excel actualizado que contenga transacciones de proveedores en la carpeta de SharePoint Origen de la importación de los archivos (principal).
Abra el árbol de configuraciones de ER, seleccione el Modelo de sueldo 1099 y amplíe la lista de componentes del modelo de ER.
Seleccione el nombre de la asignación de modelo para actualizar la asignación de modelo de manera que el código de proveedor incorrecto se considere un error durante el proceso de importación de datos.
Seleccione Diseñador.
En la pestaña Validaciones, debe cambiar la acción de posvalidación para la regla de validación que se configuró para evaluar si la cuenta de proveedor que se importa existe en la aplicación. Actualice el valor del campo Acción de posvalidación a Detener ejecución, guarde los cambios y cierre la página.
Guarde sus cambios y cierre el diseñador de asignación de modelos de ER.
Seleccione Ejecutar para ejecutar la asignación de modelo de ER modificado.
Introduzca el Id. de asiento, como V-00002 y, a continuación, seleccione Aceptar.

El registro de información contiene una notificación que informa de que hay un archivo en la carpeta de SharePoint que contiene una cuenta de proveedor incorrecta y no se puede importar.
En la página Estados de archivo para los orígenes, seleccione Actualizar y, a continuación, en la sección Archivos, revise la lista de archivos.

La sección Registro de los orígenes para el formato de importación indica que el proceso de importación ha fallado y que el archivo se encuentra todavía en la carpeta de SharePoint de archivos con error (la casilla Eliminado no está seleccionada). Si arregla este archivo en SharePoint agregando el código de proveedor correspondiente y después lo mueve a la carpeta (principal) de SharePoint del origen de la importación de los archivos, puede importar el archivo de nuevo.

Seleccione Proveedores>Tareas periódicas>Impuesto 1099>Liquidación del proveedor para 1099, introduzca los valores adecuados en los campos Fecha inicial y Fecha final y, a continuación, seleccione Transacciones 1099 manuales.

Solo están disponibles las transacciones para el asiento V-00001. No están disponibles las transacciones para el asiento V-00002 aunque se ha encontrado el error para la última transacción importada en el archivo de Excel.

Limitaciones

En las versiones de Dynamics 365 Finance anteriores a la versión 10.0.25, la interfaz de usuario (IU) del marco ER no ofrece la capacidad de iniciar un nuevo trabajo por lotes que ejecutará una asignación de modelo en modo desatendido para la importación de datos. En su lugar, debe desarrollar una nueva lógica para que la asignación del modelo ER configurada se pueda llamar desde la IU de la aplicación para importar datos de archivos entrantes. Para desarrollar esta lógica, se requiere algo de trabajo de ingeniería.

Para obtener más información sobre la API de ER relevante, consulte la sección Código para ejecutar una asignación de formato para la importación de datos en el tema Cambios en la API de ER Framework para la actualización 7.3 de la aplicación. Revise el código en la clase BankImport_RU del modelo Application Suite para ver cómo se puede implementar su lógica personalizada. La clase BankImport_RU extiende la clase RunBaseBatch. En particular, revise el método runER(), donde se crea el objeto ERIModelMappingDestinationRun como el corredor de un mapeo de modelo ER.

En Finance 10.0.25 y versiones posteriores, el marco ER ofrece la capacidad de iniciar un nuevo trabajo por lotes que ejecutará una asignación de modelo en modo desatendido para la importación de datos. Para obtener más información sobre este proceso, consulte Importar datos en modo por lotes desde archivos seleccionados manualmente.