Mejorar un flujo de proceso de negocio con bifurcación

Los flujos de proceso de negocio le guían a través de diversas fases de procesos de ventas, marketing o servicios hasta su finalización. En casos simples, un flujo de proceso de negocios lineal es una buena opción. Sin embargo, en situaciones más complejas, puede mejorar un flujo del proceso de negocio mediante bifurcación. Si tiene los permisos de creación de flujos de proceso de negocio, podrá crea el flujo de proceso de negocio con varias bifurcaciones utilizando la lógica If-Else. La condición de bifurcación se puede formar con varias expresiones lógicas que usan una combinación de operadores AND o OR. La selección de bifurcación se realiza automáticamente, en tiempo real, en función de reglas definidas durante la definición del proceso. Por ejemplo, en la venta de los coches, puede configurar un solo flujo de proceso de negocio, que después de una fase de calificación común se divide en dos ramas en función de una regla (prefiere el cliente un coche nuevo o uno usado, es el presupuesto del comprador inferior a $20.000 o superior, etc.), una bifurcación para vender coches nuevos y otra para vender coches usados. Para obtener más información acerca de los flujos de proceso de negocio, consulte Información general sobre flujos de proceso de negocio.

El diagrama siguiente muestra un flujo de proceso de negocio con dos ramas.

Qué debe conocer al diseñar los flujos de proceso de negocio con ramas

Tome nota de la siguiente información cuando diseñe el flujo de proceso de negocio con las ramas:

• Un proceso puede abarcar un máximo de 5 entidades únicas.

• Puede usar un máximo de 30 fases por proceso y un máximo de 30 pasos para fase.

• Cada rama puede tener un máximo de 10 niveles de profundidad.

• La regla de bifurcación se debe basar en los pasos de la fase que inmediatamente la precede.

• Puede combinar varias condiciones en una regla mediante el operador AND o el operador OR, pero no ambos operadores.

• Al definir un flujo de proceso, puede seleccionar de manera opcional una relación de entidad. Esta relación debe ser relación de entidad de 1:N (uno a varios).

• En el mismo registro de datos se puede ejecutar en paralelo más de un proceso activo.

• Puede reorganizar las ventanas (Fases, Pasos, Condiciones, etc.) en el flujo de proceso mediante arrastrar y colocar.

• Al combinar ramas, todas las ramas del mismo nivel deben combinarse en una sola fase. Las ramas del mismo nivel deben combinarse en una sola fase, o cada rama del mismo nivel debe finalizar el proceso. Una rama del mismo nivel no se puede combinar con otras ramas y a la vez finalizar el proceso.

Nota

• Una entidad usada en el proceso puede ser revisitada varias veces (varios bucles de entidad cerrados).

• Un proceso puede volver a la fase anterior independientemente del tipo de entidad. Por ejemplo, si la fase activa es Entregar oferta en un registro de oferta, los usuarios del proceso pueden devolver la fase activa a la fase Proponer en un registro de oportunidad.

  En otro ejemplo, suponga que un proceso está en la fase Presentar propuesta del flujo de proceso: Aprobar cliente potencial>Identificar necesidades>Crear propuesta>Presentar propuesta>Cerrar. Si la propuesta presentada al cliente requiere más investigación para identificar las necesidades del cliente, los usuarios pueden, sencillamente, seleccionar la fase Identificar necesidades del proceso y elegir Activar.

Ejemplo: proceso de venta de coche con dos ramas

Veamos el ejemplo del flujo de ejemplo de proceso de negocio con dos ramas, para vender coches nuevos y usados.

Primero, crearemos un nuevo proceso llamado Proceso de venta en coche.

1. Vaya a Configuración>Procesos.

2. Seleccione Nuevo para crear un nuevo proceso.

3. Especifique la Categoría como Flujo de proceso de negocio y para la Entidad primaria elija Cliente potencial.

4. Agregue la primera fase al proceso llamada Calificar y agregaremos pasos, Intervalo de tiempo de compra y Preferencia de coche.

5. Después de la fase común Calificar, dividimos el proceso en dos ramas separadas, mediante la ventana Condición.

   1. Configure la ventana de condición con las reglas que cumplan sus requisitos empresariales.

   2. Para agregar la primera rama de una fase, agregue una ventana Fase en la ruta “Sí” de la ventana de condición.

   3. Para agregar la segunda rama que se ejecuta cuando la condición no se cumple, agregue otra ventana Fase en la ruta ”No” de la ventana de condición.

Propina

Puede agregar otra condición en la ruta ”No” de una ventana existente para crear bifurcaciones más complejas.

Si Preferencia de coche = Nuevo, el proceso se bifurca a la fase Ventas de coches nuevos; de lo contrario, salta a la fase Ventas de coches usados, en la segunda rama, como se muestra a continuación.

Después de completar todos los pasos de la fase Ventas de coches nuevos o Ventas de coches usados, el proceso regresa al flujo principal, con la fase Entregar oferta.

Evitar la divulgación de información

Imagine un flujo de proceso de negocio con ramas para procesar una solicitud de préstamo en un banco, como se muestra a continuación. Aparecen entre paréntesis las entidades personalizadas que se usan en las fases.

En este escenario, el responsable de préstamos del banco debe tener acceso al registro de solicitudes, pero que no debe tener ninguna visibilidad en la investigación de la solicitud. En el primer vistazo, parece que podemos hacerlo fácilmente asignando al responsable de préstamos un rol de seguridad que especifique sin acceso a la entidad de investigación. Pero, veamos el ejemplo con mayor detalle y si esto es así realmente.

Digamos que un cliente realiza la solicitud de préstamo de más de $60.000 al banco. El responsable de préstamos revisa la solicitud en la primera fase. Si se cumple la regla de bifurcación que comprueba si el importe debido al banco superará $50,000, la siguiente fase en el proceso es investigar si la solicitud es fraudulenta. Si se determina que se trata de un caso de fraude, el proceso pasará a tomar acciones legales contra el solicitante. El responsable de préstamos no debe tener visibilidad en las dos fases de investigación, ya que no tiene acceso a la entidad Investigación.

Sin embargo, si el gestor de préstamos abre el registro Solicitud, podrían ver el proceso completo. No solo podrán ver la fase de la investigación de fraude, sino que también podrán identificar el resultado de la investigación para haber podido ver la fase de acción legal en el proceso. Además, podrán obtener una vista previa de los pasos de las fases de investigación eligiendo la fase. Si bien no podrán ver los datos ni el estado de conclusión del paso, podrán identificar las acciones potenciales que se tomaron contra el solicitante durante las fases de investigación y de acción legal.

En este flujo del proceso, el responsable de préstamos podrá ver las fases de la investigación de fraude y de acción legal, lo que constituye una divulgación de información indebida. Se recomienda prestar especial atención a información que pueda divulgarse debido a la bifurcación. En nuestro ejemplo, divida el proceso en dos procesos independientes, una para el procesamiento de solicitudes y otro para la investigación del fraude, a fin de evitar la divulgación de información. El proceso para el responsable de préstamos tendría el siguiente aspecto:

El proceso para la investigación será independiente e incluirá las fases siguientes:

Deberá proporcionar un flujo de trabajo para sincronizar la decisión de aprobar o denegar desde el registro de la investigación al registro de solicitudes.

Vea también

Información general sobre flujos de proceso de negocio
Crear un flujo de proceso de negocio
Crear una lógica de negocios personalizada con procesos
Comprender los roles de seguridad