Exportar a una hoja de cálculo dinámica de Excel

Este artículo se aplica a Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) versión 9.1 utilizando el cliente web heredado. Si está usando la Interfaz unificada, sus aplicaciones funcionan igual que la Interfaz unificada para modelos basados en Power Apps. Para la versión de Power Apps de este artículo, consulte: Exportar a una hoja de cálculo dinámica de Excel

Exporte datos a una hoja de cálculo de Office Excel para que los usuarios tengan la información más reciente sobre Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) en cualquier momento que vean la hoja de cálculo. Imagine el director general de su empresa obtiene información fundamental que necesita sin que sea necesario desplazarse por Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), sino que, al contrario, solo abre el vínculo de Excel en su escritorio. Puede exportar hasta 100,000 registros cada vez.

Importante

La configuración regional del sistema operativo (en Windows, Panel de control>Región) y el idioma y la configuración regional de la organización de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) (Configuración>Administración>Configuración del sistema>pestaña Formatos>Formato actual) deben ser iguales. Si no es así, la actualización de los datos dinámicos con Actualizar desde CRM puede producir cambios de datos.

Exportar datos a una hoja de cálculo dinámica de Excel

No se pueden exportar datos a una hoja dinámica en Excel para todos los tipos de registros de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Si no ve la opción, no está disponible para ese registro.

1. Abra una lista de registros.

2. En la barra de comandos, seleccione Exportar a Excel>Hoja de cálculo dinámica.

3. En Tareas comunes, configure los valores de columna y luego seleccione Exportar.

4. Seleccione Guardar y luego guarde el archivo .xlsx. Tome nota de la ubicación donde guardó el archivo.

   Nota

   Si va a editar el archivo de datos más adelante, se recomienda guardar el archivo antes de abrirlo. De lo contrario, es posible que reciba este mensaje de error: Microsoft Excel no pueden abrir o guardar más documentos porque no hay suficiente memoria o espacio en disco disponible.

   Para solucionar este problema, haga lo siguiente:

   1. Abra Excel y vaya a Archivo>Opciones>Centro de confianzaConfiguración del Centro de confianza>Vista protegida.
      2. En Vista protegida, desactive los tres elementos.
      3. A continuación, seleccione Aceptar>Aceptar.

      Se recomienda que guarde y después abra el archivo de datos, en vez de deshabilitar la vista protegida, que puede poner su equipo en peligro.

5. Abra Excel y, luego, abra el archivo .xlsx que guardó en el paso anterior.

6. Si ve la advertencia de seguridad Se han deshabilitado las conexiones de datos externos, seleccione Habilitar contenido.

7. Para actualizar los datos del archivo, en la pestaña Datos, seleccionar Actualizar todo>Actualizar todo.

   Si aparece un mensaje de advertencia que especifica que la consulta web no devolvió datos, seleccione Aceptar. El archivo de Excel aparece en blanco. Para resolver la advertencia, siga los pasos descritos en Los datos desaparecen después de actualizar el archivo de Excel dinámico exportado.

   Nota

   • Para ver y actualizar datos dinámicos, es necesario instalar Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Si ya está instalado y configurado, seleccione Actualizar desde CRM para iniciar sesión en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Si no desea que se le solicite volver a iniciar sesión, seleccione Guardar mi dirección de correo y contraseña en la página Inicio de sesión.
   • Si tiene un número de teléfono que comienza con + o –, por ejemplo, +1-123-456-7890, al actualizar la hoja de cálculo dinámica el campo de número de teléfono no mostrará el número correctamente.
   • Para evitar este problema, use un campo o paréntesis (), de este modo: +1 123-456-7890 o +1 (123)-456-7890

Recomendaciones

• Los archivos de Excel dinámicos se pueden enviar por correo electrónico o almacenarse como archivos compartidos si los destinatarios están en el mismo dominio que el suyo. Cuando los destinatarios abran el archivo dinámico, verán los datos que tengan permiso para ver en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), por lo que los datos que ellos vean pueden ser distintos de los que vea.

• Algunas vistas del sistema, como Cuentas: ninguna actividad de campaña en los 3 últimos meses, solo se pueden exportar a una hoja de cálculo estática de Excel.

• En Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), los valores monetarios se exportan a Excel como números. Una vez completada la exportación, para dar formato a los datos como moneda, consulte el tema de Ayuda de Excel acerca de la "visualización de números como moneda".

• Los valores de fecha y hora que ve en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) aparecen como Fecha solo cuando exporta el archivo a Excel pero la celda realmente muestra la fecha y la hora.

• Si va a realizar cambios y a importar el archivo de datos en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), recuerde que campos protegidos, calculados y compuestos (como Nombre completo) son de solo lectura y no se pueden importar en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Podrá modificar estos campos en Excel pero cuando importe los datos en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) estos campos no se actualizarán. Si desea actualizar estos campos, como nombre de contacto, es recomendable usar esa vista para exportar los datos, actualizarlos en Excel, e importarlos de nuevo a Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) para los cambios.

Aviso de privacidad

Si utiliza Microsoft Dynamics 365 (online), la exportación de datos a una hoja de cálculo estática crea una copia local de los datos exportados y los almacena en su equipo. Los datos se transfieren de Dynamics 365 (online)al equipo a través de una conexión segura, y no se mantendrá una conexión entre esta copia local y Dynamics 365 (online).

Cuando exporta a una hoja de cálculo dinámica o tabla dinámica, se establece y conserva un vínculo entre la hoja de cálculo de Excel y Dynamics 365 (online). Cada vez que se actualiza una hoja de cálculo dinámica o una tabla dinámica, su identidad se autenticará con Dynamics 365 (online) mediante sus credenciales. Podrá ver aquellos datos para los que disponga de permiso.

Para determinar si los usuarios de su organización tienen permiso para exportar los datos a Excel, un administrador utiliza los roles de seguridad.

Consulte también

Exportar datos a Excel