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Procedimientos recomendados para marketing por correo electrónico

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Enviar correos electrónicos de marketing no es lo mismo que enviar correos electrónicos personales, como la mayoría de las personas los conocen. Puede que parezcan similares, pero existe una diferencia importante: los mensajes de correo electrónico personales se entregan a una o a varias personas, mientras que los correos electrónicos de marketing se entregan a miles de personas o más cada mes.

En respuesta a diversos abusos por correo electrónico, como correo no deseado y fraudes con numerosos destinatarios, la mayoría de las compañías y proveedores de correo electrónico ahora implementan mecanismos de filtrado y bloqueo para defender su ancho de banda y mantener limpias las bandejas de entrada de los usuarios. Por tanto, cuando alguien empieza a enviar grandes volúmenes de correo electrónico, Internet toma nota y podría poner en marcha mecanismos defensivos que pueden impedir que los mensajes lleguen a las bandejas de entrada de los contactos. Los clientes de correo electrónico individuales también aplican sus propios algoritmos de filtrado que, entre otras cosas, pueden filtrar en función del historial personal de interacciones de cada usuario, lo que puede suponer que un mensaje idéntico que se entrega a un destinatario podría ser bloqueado por el cliente de correo electrónico de otro destinatario.

Estos sistemas están pensados para detener todos los tipos legítimos de correo electrónico de marketing, sino para evitar el abuso. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys está diseñado para actuar correctamente (para facilitar el marketing de suscripción y colaborativo), pero debe saber cómo trabajar en el contexto de estrategias de filtrado comunes, leyes contra el correo no deseado y otros mecanismos anti abuso para asegurarse de que los mensajes de marketing se entregan a los contactos, en lugar de quedar bloqueados en los filtros de correo electrónico no deseado.

Crear y proteger su reputación como remitente

Cuando un mensaje pasa a través de Internet, la dirección IP que lo envió estará disponible para cada servidor que procesa ese mensaje. Las organizaciones de vigilancia independientes, como ReturnPath, controlan la actividad, el contenido de los mensajes y las denuncias asociadas a las direcciones de envío; además, generan una puntuación de reputación para cada dirección IP de envío y/o para el nombre del dominio. Cuanto más baja sea su puntuación de reputación, más probable será que sus mensajes se omitan o sean bloqueados por los filtros; si su puntuación es bastante baja, terminará en una lista de bloqueo y no se entregará ninguno de sus mensajes.

Los grandes proveedores de correo electrónico (como Hotmail o Gmail) y los sistemas privados de correo electrónico de las grandes organizaciones utilizan técnicas similares de generar sus propias reputaciones y puntuaciones internas del remitente, que establecen otro nivel más de filtrado.

Además de la reputación como remitente, la legislación de muchos países y regiones regula los mensajes de correo electrónico comerciales, y si estas leyes se incumplen puede verse sometido a costosos litigios. Ejemplos de esto son CAN-SPAM en Estados Unidos y CASL en Canadá. Otras leyes y regulaciones de privacidad establecen reglas estrictas sobre cómo pueden las empresas administrar datos y comunicarse digitalmente con los individuos.

¿Qué puede hacer para maximizar la posibilidad de entrega y cumplir la legislación, y cómo le puede ayudar Customer Insights - Journeys? Lea las subsecciones siguientes para averiguarlo. Para obtener más información sobre las posibilidades de entrega y la reputación de remitentes, busque con Bing para consultar muchos otros artículos útiles acerca de este artículo.

Crear contenido limpio, de colaboración y responsable

Los filtros de correo no deseado y los sistemas de reputación de remitentes analizan el contenido de los mensajes que intenta enviar. Estos filtros buscan señales de que trabaja conjuntamente con los destinatarios y de que se identifica honradamente. En esta línea, los requisitos comunes es incluir vínculos para cancelar la suscripción e incluir la dirección postal física de la organización en el cuerpo del mensaje. Los mensajes en formato HTML también deben incluir una versión en texto sin formato con la misma información. Customer Insights - Journeys proporciona características para que resulte sencillo incluir estos elementos esenciales en los mensajes y ayuda a evitar que los abandone por error.

Tenga en cuenta el tamaño del contenido HTML

Limite el contenido HTML de los mensajes de correo electrónico a un tamaño máximo de 100 KB. Este límite de tamaño incluye todo el texto HTML, estilos, comentarios y gráficos incrustados (pero no gráficos externos anclados). Si el contenido HTML excede los 128 KB, recibirá una advertencia de tamaño, pero todavía puede seguir adelante con el correo electrónico y cualquier recorrido del cliente que incluya el correo electrónico.

El límite de tamaño de HTML es importante porque los proveedores de correo electrónico (como Gmail) "recortan" los mensajes de correo electrónico que están por encima de cierto tamaño (102 KB, en el caso de Gmail). En lugar de incluir el mensaje completo en la bandeja de entrada del destinatario, el proveedor de correo electrónico truncará el mensaje e incluirá un enlace para ver el mensaje completo. Además, algunos filtros de correo no deseado prestan mucha más atención cuando detectan correos electrónicos grandes.

Si realiza la puesta en marcha con un mensaje, Customer Insights - Journeys procesa el contenido HTML para crear estilos en línea, comprimir espacios, etc., por lo que puede resultar difícil determinar el tamaño final exacto del mensaje. Si sospecha que un mensaje incumple el límite de tamaño HTML, haga lo siguiente:

  1. Abra un explorador web y escriba una dirección URL del formulario: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Donde:

  • <your_domain> es la raíz de su instancia Dynamics 365 Customer Insights - Journeys (como "contoso.crm.dynamics.com").
  • <email_id> es el ID del mensaje que desea comprobar. Para buscar este ID, abra el mensaje en Dynamics 365 Customer Insights - Journeys y busque el valor del parámetro id= mostrado en la barra de direcciones del explorador.

  1. Busque el valor del campo “msdyncrm_emailbody” en el JSON devuelto.

  2. Copie el valor de ese campo en un programa de texto que pueda indicarle el tamaño exacto del contenido HTML.

Autenticar su dominio de envío

Customer Insights - Journeys proporciona una característica que le permite configurar DomainKeys Identified Mail (DKIM) para vincular su dominio de envío de Customer Insights - Journeys con su propio dominio de correo electrónico. Para ver todos los detalles acerca de por qué esto es importante y cómo se hace, vea Configurar el DKIM para su dominio de envío.

Evitar hacer envíos a direcciones de correo electrónico no válidas e inactivas

Si envía un mensaje a una dirección de correo electrónico no válida, inactiva o cancelada, el mensaje normalmente se devolverá en lo que se llama un "rechazo permanente". Los rechazos permanentes existen, pero los guardianes de la reputación, los proveedores públicos y los hosts privados se percatarán de ello y, cuantos más rechazos permanentes tenga asociados a su IP de envío, más baja será la puntuación de su reputación. Las direcciones asociadas a un rechazo permanente probablemente nunca volverán a estar en línea, por tanto, es mejor no tenerlas en la base de datos; Customer Insights - Journeys dejará automáticamente de enviar mensajes durante seis meses a las direcciones con un rechazo permanente antes de volver a probarlas.

Microsoft debe defender la reputación de las direcciones IP de envío, por lo que el Soporte técnico de Microsoft puede ponerse en contacto con las organizaciones que generan constantemente un gran número de devoluciones permanentes o quejas de correo no deseado para asesorarles sobre formas de mejorar las listas de envío o la mensajería. Las organizaciones que siguen generando devoluciones permanentes o quejas de correo no deseado se arriesgan a que les cierren las cuentas.

Customer Insights - Journeys proporciona análisis detallados y KPI de cómo sus contactos interactúan con sus correos electrónicos de marketing (y otras iniciativas), incluidos recuentos de apertura, clics, devoluciones, y reenvíos. Use esta información para evaluar su éxito al contactar con sus contactos y para mantener su base de datos libre de direcciones que devuelven los mensajes. Más información: Analizar los resultados para obtener información

Nota

Customer Insights - Journeys no intentará enviar a una dirección conocida por realizar devoluciones de forma permanente durante el período de cuarentena de seis meses. Sin embargo, la información detallada de correo electrónico indicará un resultado de devolución de forma permanente para cada entrega que haya solicitado. Estas devoluciones permanentes "virtuales" no afectan a la reputación de la IP de envío, pero cuentan para la cuota de envíos mensuales de Customer Insights - Journeys y estas direcciones se volverán a probar tras la cuarentena de seis meses. Por esta razón, es recomendable comprobar periódicamente los resultados de devolución permanente y quitar de los registros de contactos las direcciones con devoluciones permanentes.

No use listas de distribución de correo compradas o alquiladas

Customer Insights - Journeys está diseñado facilitar el marketing de suscripción, en el que todos los contactos han decidido recibir mensajes de marketing de su organización, y puede decidir con facilidad dejar de hacerlo en cualquier momento. La aplicación le ayuda a crear sus propias listas de distribución de correo de manera orgánica y en colaboración con sus clientes actuales y potenciales al proporcionar características, como suscripción doble, administración de suscripciones y administración del consentimiento conforme a la privacidad de los datos.

Le recomendamos que no compre ni alquile listas de distribución de correo, ya que estas listas pueden infringir las leyes y regulaciones de consentimiento de privacidad de los datos, así como otra legislación local en otros países y regiones. Las listas compradas o alquiladas también son poco eficaces, ya que es probable que contengan numerosas direcciones caducadas que tendrán un rechazo permanente y también es probable que contengan muchos contactos que no estén interesados en sus productos y que pueden quejarse por recibir correo electrónico no solicitado (posiblemente a autoridades jurídicas); las quejas y los rechazos permanentes afectarán a su reputación de envío y, con ella, su índice de capacidad de entrega.

Enviar volúmenes constantes

Las puntuaciones altas de reputación de remitente están asociadas con direcciones IP que envían volúmenes constantes de correos electrónicos. Un pico súbito bajará la puntuación, al igual que los volúmenes de envío intermitentes. Microsoft mantiene varias direcciones IP dedicadas para enviar mensajes desde Customer Insights - Journeys en cada región, y equilibra la carga de envío entre ellas para seguir enviando un volumen uniforme a lo largo del tiempo para cada IP. Cada vez que agregamos una nueva dirección IP de envío a una región, la "preparamos" aumentando gradualmente el volumen que envía hasta que finalmente llega al mismo nivel que otras direcciones IP de esa región. Para la mayoría de los suscriptores de Customer Insights - Journeys, esto se controla de manera automática e invisible, pero los nuevos suscriptores que tienen pensado enviar mensajes de marketing a un gran número de destinatarios (es decir, millones) quizá necesiten empezar poco a poco e ir aumentando con el tiempo antes de llegar al volumen completo. En tal caso, el soporte técnico de Microsoft lo avisará y le ayudará durante este proceso.

Configuración el DKIM para el dominio de envío

Uno de los timos en línea más comunes, también conocido como suplantación de identidad (phishing), se produce cuando un mensaje fraudulento finge provenir de un servicio o entidad financiera en línea muy conocido. El objetivo es engañar a los destinatarios para que respondan al mensaje proporcionando datos privados como contraseñas o números de tarjetas de crédito. Una manera de evitar la suplantación de identidad es autenticar la dirección del remitente para que cada mensaje confirme que se envió realmente desde un dominio que pertenece a la empresa u organización a la que afirma pertenecer. Una tecnología denominada DKIM (DomainKeys Identified Mail) ayuda a lograr esto al incorporar los siguientes elementos:

  • Una firma de clave pública/privada que prueba que el mensaje fue enviado desde un servidor propiedad de una organización conocida.
  • Un registro central de firmas autenticadas que permite al DNS (Sistema de Nombres de Dominio) confirmar que cada firma es legítima y que el dominio de envío y la dirección de remitente reclamada pertenecen a la misma organización.

Cuando envía un correo electrónico desde Customer Insights - Journeys, sus mensajes proceden de un dominio propiedad de Microsoft (como contosomarketing.onmicrosoft.com), pero la dirección de remitente pertenecerá probablemente a uno de sus propios administradores de marketing, ventas o cuentas usando un dominio más conocido que pertenece a su organización (como you@contoso.com). Esta discrepancia puede ser una señal de alerta cuando un servidor de correo electrónico entrante realiza una comprobación de DKIM en mensajes entrantes, razón por la cual una implementación completa de DKIM es tan importante para garantizar una alta capacidad de entrega, especialmente cuando utiliza un servicio de envío de terceros como Customer Insights - Journeys.

Customer Insights - Journeys le ayuda a generar, registrar y confirmar las claves DKIM para cada uno de sus dominios de envío. Vea Autenticar sus dominios para obtener instrucciones.

Importante

Si su organización usa la autenticación de mensajes Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC) para proteger a su dominio contra ataques suplantación de identidad, es importante que configure DKIM como su dominio de envío como se describe en Autenticar sus dominios. Esto permite evitar falsos positivos durante las búsquedas de DMARC creadas recibiendo los sistemas.

Pruebe su capacidad de entrega

Una vez que tenga todos los sistemas de autenticación de correo electrónico pertinentes en su sitio, le recomendamos encarecidamente que pruebe su capacidad de entrega en todos los hosts de correo electrónico principales (como Gmail, Outlook.com, Yahoo, etc.), y a tantos dominios privados como pueda (incluido el suyo propio). Para hacerlo:

  1. Configure una cuenta de correo electrónico que puede leer todos los servicios y dominios que pueda.
  2. Configurar un registro de contacto para cada una de estas direcciones en Customer Insights - Journeys.
  3. Ejecute una campaña de correo electrónico sencilla que se dirige a todos sus contactos de prueba.
  4. Inspeccione la bandeja de entrada de cada cuenta para confirmar los mensajes que llegan a la bandeja de entrada y no se etiquetan como correo no deseado.

Directiva contra correo no deseado de Microsoft para el marketing por correo electrónico

En este artículo hemos insistido en la importancia de mantener listas de suscripciones de envío limpias combinadas con contenido de valor y comportamiento de envío colaborativo. Son aspectos muy importantes a la hora de generar una reputación del remitente sólida y por tanto para conseguir una alta capacidad de entrega y entregas en la bandeja de entrada. Como el correo electrónico enviado por Customer Insights - Journeys se entrega desde dominios de envío compartidos, Microsoft controla constantemente todos los resultados de entrega, las quejas de correo no deseado y las listas de bloqueados para asegurarse de que nuestros dominios de envío mantengan su buena reputación en beneficio de todos los clientes.

Como ayuda para protegerlo a usted, en su calidad de vendedor responsable, contra el comportamiento de aquellos usuarios malintencionados a los que no puede controlar, Customer Insights - Journeys ha implementado una directiva anti correo no deseado que protege su reputación de envío. Así es como funciona:

Etapa 1: Informar y advertir

Cuando detectemos que un entorno de Customer Insights - Journeys está generando una alta tasa de devoluciones o quejas de correo no deseado, enviaremos un correo electrónico al administrador para informarle del problema y ofrecerle ayuda para solucionarlo. Si se necesita asistencia adicional, en la comunicación se instará al administrador a ponerse en contacto con el soporte técnico de Microsoft.

Fase 2: Pasar a un grupo de envío de riesgo alto

Si el problema de la tasa de devoluciones o quejas por correo no deseado persiste durante más de unos pocos días, y si el administrador aún no se ha puesto en contacto con el soporte técnico de Microsoft, pasaremos el entorno de Customer Insights - Journeys a un grupo de envíos de alto riesgo. El grupo de envío de alto riesgo tiene una puntuación de reputación más baja que el grupo de envío estándar de alta capacidad de entrega.

Cuando un entorno de Customer Insights - Journeys se mueve al grupo de envíos de alto riesgo, enviaremos un correo electrónico al administrador para informarle sobre el cambio del grupo de envíos e instarlo a ponerse en contacto con el soporte técnico de Microsoft para obtener ayuda. Todavía sigue siendo posible que el entorno de Customer Insights - Journeys vuelva al grupo de envíos de bajo riesgo, pero no antes de que el administrador se ponga en contacto con el soporte técnico de Microsoft para solucionar el problema.

Utilizar un IP de remitente dedicado

En una configuración de Customer Insights - Journeys estándar, todos los IP de remitente los administra Microsoft y se comparten entre clientes con puntuaciones de reputación similares. Esto nos permite administrar la reputación, equilibrar las cargas de envío y preparar nuevos IP según sea necesario. Sin embargo, algunas organizaciones prefieren usar una o más de sus direcciones IP de remitente dedicadas, especialmente si envían volúmenes muy grandes.

Nota

Las direcciones IP de remitente dedicadas no forman parte de la suscripción estándar de Customer Insights - Journeys y Microsoft generalmente no los recomienda porque presentan una complejidad y un gasto adicionales; además, pueden reducir la capacidad de entrega en comparación con los grupos de IP de remitente estándar. Microsoft considera caso a caso las aplicaciones para direcciones IP de remitente dedicadas, y permitimos el uso de varias direcciones IP de remitente dedicadas si es necesario. Si piensa que su organización puede beneficiarse de un IP de remitente dedicado, póngase en contacto con el soporte técnico de Microsoft para averiguar si cumple los requisitos. El objetivo principal de este proceso es ayudarle a lograr la tasa de entrega más alta posible. Algunos de los factores más importantes a considerar cuando se toma esta decisión incluyen:

  • ¿Cuántos mensajes envía su organización cada mes?
  • ¿Su contenido es de alta calidad y cumple con todas las normativas relevantes?
  • ¿Ha habido muchas quejas de correo electrónico no deseado asociadas a sus mensajes hasta ahora?
  • ¿Su organización envía un volumen de mensajes constante durante el mes?

Aunque la obtención de un IP de remitente dedicado tiene sus ventajas, también hay desventajas y no es para todos. Tenga en cuenta lo siguiente:

  • Un nuevo IP de remitente requiere tiempo para prepararse
    Cuando el nuevo IP de remitente se conecta, debe comenzar enviando unos pocos mensajes de cada vez y luego aumentar lentamente durante varias semanas hasta que alcance el volumen de envío deseado, el cual debe seguir manteniendo. Un pico súbito de correo electrónico procedente de una nueva dirección IP dañará gravemente su reputación de envío y podría hacer que pase directamente a una lista de bloqueados. Durante el período de calentamiento, también es importante que solo envíe a destinatarios válidos, que se hayan comprometido. Más adelante, cuando se haya ganado una reputación, puede empezar a agregar destinatarios con menos grado de compromiso.
  • Mantener un volumen de envío regular y constante
    Debe espaciar los envíos de correos electrónicos para asegurarse de que envía aproximadamente el mismo volumen cada semana. No intente enviar todos los mensajes al mismo tiempo al principio de cada mes, por ejemplo.
  • Debe seguir configurando el DKIM
    El estándar de autenticación de remitente DKIM es esencial para optimizar la capacidad de entrega de su correo electrónico de marketing. Es tan importante cuando usa un IP dedicado como cuando usa un IP compartido, y se configura exactamente igual. Para ver todos los detalles acerca de por qué esto es importante y cómo se hace, vea Configurar el DKIM para su dominio de envío.
  • Usted concentrará el riesgo en sí mismo y puede pagar un alto precio por los errores
    Cuando sea el único que usa la dirección IP de envío, cualquier equivocación que cometa afectará a su reputación de remitente directamente, sin que se atenúe por el gran volumen de mensajes correctos que envía un conjunto grande de otros usuarios.