Gestión de turnos y caja registradora
En este artículo se describe cómo configurar y usar turnos en Microsoft Dynamics 365 Commerce el apunte de venta (PDV).
En Dynamics 365 Commerce, el término turno describe la recopilación de datos transaccionales de PDV y actividades entre dos puntos en el tiempo. Para cada turno, la suma de dinero prevista se compara con la suma que se cuenta y declara.
Normalmente, los turnos están abiertos al inicio del día laboral. En ese momento, un usuario declara el importe inicial que contiene la caja registradora. Las transacciones de venta se realizan durante todo el día. Finalmente, al final del día, se cuenta la caja y se declaran los importes de cierre. Se cierra el turno y se genera un informe Z. El informe Z indica si hay un exceso o una escasez.
Escenarios de turno típicos
Commerce proporciona varias opciones de configuración y operaciones de PDV para admitir una amplia gama de procesos empresariales al final del día para el PDV. Esta sección describe algunos escenarios de turno típicos.
Caja registradora fija
Por lo general, el escenario de turnos de caja fijos se usa con mayor frecuencia. En un turno de labranza fija, el turno y la caja registradora están asociados a un registro específico. No se mueven de un registro a otro. Un turno de caja fijo puede ser utilizado por un solo usuario o compartido entre varios usuarios. Los turnos de caja fijos no requieren ninguna configuración especial.
Caja registradora flotante
En un turno de caja flotante, el turno y la caja registradora se pueden mover de una caja registradora a otra. Aunque un registro puede tener solo un turno activo por caja registradora, los turnos pueden suspenderse y luego reanudarse más tarde o en un registro diferente.
Por ejemplo, una tienda tiene dos registros. Cada registro se abre al principio del día cuando el cajero abre un nuevo turno y proporciona el importe inicial. Cuando un cajero está listo para tomarse un descanso, ese cajero suspende su turno y quita la parte superior de la caja registradora. Ese registro quedará entonces disponible para otros cajeros. Otro cajero puede iniciar sesión y abrir su propio turno en el registro. Después de que termine el primer descanso del cajero, ese cajero puede reanudar su turno cuando uno de los otros registros esté disponible. Los turnos de labranza flotante no requieren ninguna configuración o permiso especial.
Usuario único
Muchos minoristas prefieren dejar solo un usuario por turno para ayudar a garantizar el nivel superior de contabilidad para el efectivo en la caja registradora. Si solo un usuario puede utilizar la caja registradora asociada a un turno, ese usuario será el único responsable de cualquier discrepancia. Si más de un usuario utiliza un turno, es difícil determinar quién cometió un error o quién podría estar intentando robar de la caja registradora.
Varios usuarios
Algunos minoristas están dispuestos a sacrificar el nivel de contabilidad que proporcionan los turnos de usuario único y a permitir más de un usuario por turno. Este planteamiento es habitual cuando hay más usuarios que registros disponibles, y la necesidad de flexibilidad y velocidad supera la posibilidad de pérdidas. También es habitual cuando los administradores de tienda no tienen sus propios turnos pero, si es necesario, pueden usar los turnos de cualquiera de sus cajeros. Para iniciar sesión y usar un turno que abrió otro usuario, un usuario debe tener el permiso de PDV Permitir varios inicios de sesión de turno.
Turno compartido
Una configuración de turnos compartidos permite a los minoristas tener un solo turno en varias cajas registradoras, cajas registradoras y usuarios. Un turno compartido tiene un único importe inicial y un único importe de cierre que se resumen en todos los cajones de efectivo. Los turnos compartidos son los más habituales cuando se utilizan dispositivos móviles. En esta situación, no se reserva una caja registradora independiente para cada registro. En su lugar, todos los registros pueden compartir una caja registradora.
Para turnos compartidos que se utilizarán en una tienda, la caja registradora debe configurarse como una "caja registradora de turno compartido" en Retail y Commerce > Configuración de canal > Configuración de PDV > Perfiles de PDV > Perfiles de hardware > Caja. Además, los usuarios deben tener uno o ambos permisos de turno compartido (Permitir administrar turno compartido y Permitir usar turno compartido).
Nota
Solo puede estar abierto un turno compartido cada vez en cada tienda. Los tunos compartidos e independientes se puede utilizar en el mismo almacén.
Operaciones de turnos y caja registradora
Se pueden realizar distintas operaciones para cambiar el estado de un turno, o para aumentar o reducir el importe de dinero en la caja registradora. Esta sección describe estas operaciones de cambio para Store Commerce.
Turno abierto
El PDV requiere que los usuarios tengan un turno activo y abierto para realizar cualquier operación que produzca una transacción financiera, como una venta, una devolución o un pedido de cliente.
Cuando un usuario inicia sesión en el PDV, en primer lugar el sistema verifica que haya un turno activo disponible para ese usuario en el registro actual. Si un turno activo no está disponible, el usuario puede abrir un nuevo turno, reanudar un turno existente o iniciar sesión utilizando el modo "sin cajón", según la configuración del sistema y los permisos del usuario.
Declarar importe inicial
Esta operación es a menudo la primera operación que se realiza para un turno recién abierto. Para esta operación, los usuarios especifican el importe de efectivo de inicio en la caja del turno. Esta operación es importante porque el cálculo de superávit/déficit que se produce cuando se cierra un turno tiene en cuenta el importe inicial.
Entrada flotante
Las entradas flotantes son transacciones no relacionadas con las ventas que se realizan en un turno activo para aumentar la cantidad de efectivo en la caja registradora. Un ejemplo típico de una entrada flotante es una transacción para agregar el cambio adicional a la caja cuando se está acabando.
Supresión de forma de pago
Las retiradas de forma de pago son transacciones que no son de venta y que se realizan en un turno activo para reducir la cantidad de efectivo en la caja registradora. Esta operación se usa con mayor frecuencia con una operación de entrada flotante en un turno diferente. Por ejemplo, puesto que el registro 1 se está quedando sin cambio, el usuario en el registro 2 realiza un supresión de forma de pago para reducir el importe de su caja. El usuario en el registro 1 realiza una entrada flotante para aumentar el importe de su caja.
Suspender turno
Los usuarios pueden suspender su turno activo para liberar la caja registradora actual para otro usuario o para mover su turno a una caja registradora diferente. En tales casos, el cambio a menudo se denomina cambio de caja flotante.
La suspensión de un turno evita la ejecución de nuevas transacciones o cambios en el turno hasta que este se reanuda.
Reanudar turno
Esta operación permite a los usuarios reanudar un cambio suspendido anteriormente en cualquier registro que todavía no tiene ningún cambio activo.
Declaración por forma de pago
Esta operación se realiza para especificar el importe monetario total que hay actualmente en la caja. Los usuarios suelen realizar con mucha frecuencia esta operación antes de cerrar un turno. El valor especificado se compara con la cantidad de turnos esperada para calcular el importe de superávit/déficit.
Ingreso en caja fuerte
Los ingresos en caja fuerte se pueden realizar en cualquier momento de un turno activo. Esta operación quita dinero de la caja para que se pueda transferir a una ubicación más segura como una caja fuerte en una sala aparte. El importe total registrado para los ingresos en caja fuerte aún está incluido en los totales de cambio, aunque no es necesario contarlo como parte de la declaración por forma de pago.
Ingreso bancario
Al igual que los ingresos en caja fuerte, los ingresos bancarios se realizan en turnos activos. Esta operación quita dinero del turno para prepararse para el depósito bancario.
Turno cerrado en ciego
Los turnos cerrados a ciegas ya no están activos, pero no están completamente cerrados . A diferencia de los turnos supendidos, los turnos cerrados en ciego no se pueden reanudar. Sin embargo, las operaciones como Declarar importe inicial y Declaración por forma de pago se pueden realizar posteriormente o desde un registro diferente.
Los turnos cerrados en ciego se suelen usar para liberar un registro para un nuevo usuario o turno, sin tener que contabilizar completamente, conciliar y cerrar el turno primero.
Cerrar turno
La operación de cierre de turno calcula los totales de turnos y las cantidades de excedente/escasez, y luego finaliza un turno activo o cerrado a ciegas. Dependiendo de los permisos del usuario, también se imprie un informe Z para el turno. Los turnos cerrados no se pueden reanudar ni modificar.
Al habilitar la configuración del perfil de la funcionalidad Requerir importes iniciales y declaración por forma de pago, se aplica el importe inicial y las acciones de declaración por forma de pago antes de que se pueda cerrar el turno.
Nota
- A partir de la versión 10.0.40 de Commerce, solo los dispositivos con una caja registradora configurada están sujetos a la validación de la configuración Requerir importes iniciales y declaración por forma de pago.
- Si todos los cajones de efectivo del perfil de hardware del PDV están configurados como "Ninguno", debe definir al menos un cajón de efectivo como "Manual" para Gatillo la validación de la configuración de Requerir importes iniciales y declaración de forma de pago.
Imprimir X
Esta operación genera e imprime un informe X para el turno activo actual.
Volver a imprimir Z
Esta operación vuelve a imprimir el último informe Z que el sistema generó cuando se cerró un turno.
Administrar cambios
Esta operación permite a los usuarios ver todos los turnos activos, suspendidos, y cerrados en ciego de la tienda. En función de los permisos, los usuarios pueden realizar los procedimientos de cierre finales como las operaciones de declaración por forma de pago y de cierre de turno para los turnos cerrados en ciego. Esta operación también permite a los usuarios ver y eliminar turnos no válidos, en el raro caso de que los turnos estén en mal estado después de cambiar entre los modos sin conexión y en línea. Estos turnos no válidos no contienen información financiera ni datos transaccionales necesarios para la conciliación.
Permisos de turnos y caja registradora
Los siguientes permisos de PDV afectan a lo que un usuario puede y no puede hacer en varios escenarios:
- Permitir cierre ciego
- Permitir la impresión de informes X
- Permitir la impresión de informes Z
- Permitir declaración por forma de pago
- Permitir declaración flotante
- Cajón abierto sin venta
- Permitir inicio de sesión de varios turnos: este permiso permite al usuario iniciar sesión y utilizar un turno que haya abierto otro usuario. Los usuarios que no tienen este permiso solo pueden iniciar sesión y usar los turnos que abran.
- Permitir administrar turnos compartidos: los usuarios deben tener este permiso para abrir o cerrar un turno compartido.
- Permitir usar turno compartido: los usuarios deben tener este permiso para iniciar sesión y usar un turno compartido.
Commerce headquarters consideraciones al final del día
La forma en que los turnos y la conciliación de la caja registradora se utilizan en el PDV difiere de la forma en que las datos de transacción se resumen durante el cálculo del extracto. Es importante que entienda esta diferencia. En función de su configuración y de sus procesos de negocio, los datos de turnos en el PDV (el informe Z) y una declaración calculada en la sede central pueden darle resultados diferentes. Esta diferencia no significa necesariamente que los datos de turnos o la instrucción calculada sean incorrectos o que haya un problema con los datos. Significa que los parámetros que se proporcionan pueden incluir transacciones adicionales o menos transacciones, o que las transacciones se resumen de manera diferente.
Aunque cada minorista tiene distintos requisitos empresariales, le recomendamos que configure su sistema de la siguiente forma para evitar situaciones en las que se produzcan diferencias de este tipo:
Vaya a Retail y Commerce > Canales > Tiendas > Todas las tiendas > Extracto/cierre, y para cada tienda, establezca el campo Método de extracto y el campo Método de cierre en Turno.
Esta configuración ayuda a garantizar que los extractos de la sede central incluyan las mismas transacciones que los turnos en el PDV y que los datos se resuman por turno.
Para obtener más información sobre los métodos de extracto y de cierre, consulte Almacenar configuraciones para los extractos de Retail.