Tutorial: administración de proyectos

Este tutorial le presenta a las funciones de administración de proyectos. Los proyectos le permiten programar el uso de los recursos de su empresa y realizar un seguimiento de los diversos costes asociados con los recursos de un proyecto específico. Los proyectos implican el consumo de horas de mano de obra, horas de maquinaria, productos de inventario y otros tipos de consumo que es posible que desee controlar a medida que avance un proyecto.

Este tutorial cubre la configuración de un nuevo proyecto y las tareas relacionadas:

• Gestión de precios fijos
• Creación de pagos a plazos
• Contabilizar facturas de proyectos
• Copiar proyectos

Acerca de este tutorial

En este tutorial, se demuestran las siguientes tareas:

Configurar un proyecto

Con la configuración de la estructura del presupuesto para los proyectos, crear un proyecto es directo. Este tutorial trata los siguientes procedimientos:

• Configurar líneas de planificación y líneas de tarea de un proyecto.
• Crear precios específicos de proyectos para productos y cuentas.
• Facturar a clientes por un proyecto

Gestión de precios fijos

Puede gestionar precios fijos y precios de servicios o mercaderías que se acuerdan por adelantado con los clientes. En este tutorial aprenderá a:

• Ver cómo se determinan los valores de facturas y contratos.
• Permitir trabajo adicional en el programa que no se ha facturado.

Copiar un proyecto

Esta parte del tutorial se centra en cómo copiar una parte o la totalidad de un proyecto para reducir la introducción manual de datos y mejorar la precisión.

• Copiar parte de un proyecto en un proyecto nuevo.
• Copiar precios específicos de proyectos.
• Copiar líneas de planificación.

Creación de pagos a plazos

Cuando un proyecto amplio y caro tiene una larga duración, el cliente suele llegar a un acuerdo con la empresa para pagar a plazos. Este ejemplo muestra cómo configurar pagos a plazo y trata lo siguiente:

• Crear pagos a plazo para un proyecto.
• Facturar pagos a clientes.
• Tener en cuenta el uso en un proyecto de pagos a plazo.

Roles

En este tutorial se incluyen tareas para las siguientes funciones:

• Director de proyectos
• Miembro del equipo del proyecto

Requisitos previos

Para poder realizar las tareas del tutorial, debe:

• Instale la base de datos de demostración CRONUS.
• Cree datos de ejemplo como indican los pasos de la siguiente sección.

Historia

Este tutorial se centra en CRONUS, que es una empresa ficticia de diseño y consultoría que diseña y adapta nuevas infraestructuras. Por ejemplo, salas de conferencias y oficinas con muebles, complementos y unidades de almacenamiento. La mayor parte de su trabajo está orientado a los proyectos. Prakash, un administrador de proyectos de CRONUS utiliza proyectos para obtener un panorama de cada tarea en curso que CRONUS ha iniciado y completado. Prakash es uno de los que trata con los clientes e introduce el núcleo del proyecto, que son líneas de tareas y de planificación, además de los precios, en Business Central. Prakash observa que crear, mantener y revisar la información es directo. Prakash también considera positiva la forma en que Business Central activa copiar los proyectos y el pago por plazos.

Tricia, miembro del equipo del proyecto que depende de Prakash, es la responsable de supervisar el día a día del proyecto. Tricia especifica el trabajo realizado por técnicos en todas las tareas, registra los productos que han utilizado y los costes en los que han incurrido.

Preparación de datos de ejemplo

Para prepararse para este tutorial, deberá añadir a Tricia como un recurso.

Para preparar los datos de ejemplo

1. Elija el icono , introduzca Recursos y después elija el enlace relacionado.

2. Selecione la acción Nuevo para crear una nueva ficha de recursos.

3. En la ficha desplegable General, introduzca la siguiente información:

   • Nº: Tricia
   • Nombre: Tricia
   • Tipo: Persona

4. Seleccione el campo Unidad de medida base y seleccione la acción Nuevo para abrir la página Unidad de medida de recursos. En el campo Código, seleccione Hora.

5. En la ficha desplegable Facturación, escriba la siguiente información:

   • Coste unit. directo: 5
   • % Coste indirecto: 4
   • Coste unitario: 10
   • Gen. Grupo registro prod.: Servicios
   • Grupo registro IVA prod.: IVA 25

6. Cierre la página.

En el siguiente procedimiento, cree un lote de diarios de proyecto para Tricia, para contabilizar su uso.

Para crear una sección de diario de proyecto

1. Elija el icono , introduzca Libro de proyecto y después elija el vínculo relacionado.

2. En la página Diario proyecto, seleccione el campo Nombre sección. Aparecerá la página Secciones diario proyectos.

3. Seleccione la acción Nuevo, para crear una línea con la siguiente información:

   • Nombre: Tricia
   • Descripción: Tricia
   • Nº Serie: JJNL-GEN

4. Elija el botón Aceptar para guardar los cambios.

Configurar un proyecto

En este escenario, CRONUS ha ganado un contrato con un cliente, Progressive Home Furnishings, para diseñar una sala de conferencias y un refectorio. El cliente tiene su sede en los Estados Unidos y el proyecto precisa un software especial. El director del proyecto llega a un acuerdo con el cliente y crea un proyecto que cubra el acuerdo.

Para configurar un proyecto

1. Elija el icono , introduzca Proyectos y después elija el vínculo relacionado.

2. Selecione la acción Nuevo para crear una nueva ficha.

3. En la ficha desplegable General, introduzca la siguiente información:

   • Descripción: Asesoramiento en el equipamiento de la sala de conferencias
   • Factura-a Nº cliente: 01445544

4. En la ficha desplegable Registro, escriba la siguiente información:

   • Estado: Planificación
   • Grupo contable de proyecto: Configurando
   • Método WIP: Valor coste

5. En la ficha desplegable Duración, escriba la fecha de hoy en los campos Fecha inicial y Fecha final. Estas fechas ayudan a aplicar las conversiones de divisas cuando se facture el proyecto.

6. En la ficha desplegable Comercio exterior, defina el código de divisa en USD. Si selecciona USD en el campo Código divisa factura, el proyecto se factura en dólares estadounidenses y se planifica en la divisa local de CRONUS.

Puede personalizar el precio para los clientes por cada proyecto, en función de los contratos que ha configurado. En el siguiente procedimiento, el director de proyectos especifica un coste para el tiempo de Tricia, define el precio del software correspondiente y añade en el viaje costes que el cliente ha acordado pagar.

Para personalizar los precios

1. Desde la Ficha de proyecto, elija la acción Recurso.

2. En la página Precios recursos proyecto, escriba la siguiente información:

   • Código: Tricia
   • Precio venta: 20

3. Cierre la página.

4. Elija la acción Producto.

5. En la página Precios productos proyecto, escriba la siguiente información y el precio personalizado:

   1. Nº producto: 80201 (Programa gráfico)
   2. Precio venta: 200

6. Cierre la página.

7. Elija la acción Cuentas C/G.

8. En la página Precios de la cuenta de proyectos, introduzca la siguiente información y el coste de viaje, para el que el cliente ha acordado pagar el coste además de un porcentaje del 25 %:

   1. Cuenta: 8430 (Viajes)
   2. Factor coste unitario: 1,25

9. Cierre la página.

Los pasos finales en la configuración de un proyecto añaden las tareas del proyecto y las líneas de planificación que forman parte de cada tarea. Las líneas de planificación determinan qué se factura al cliente.

Para agregar tareas de proyecto

1. En la ficha Proyecto para el nuevo proyecto, seleccione la acción Líneas de tarea de proyecto.

2. La siguiente tabla describe la información que tiene que debería introducir en los campos.

   N.º tarea proyecto	Descripción	Tipo tarea proyecto
   1000	Consultoría sobre la equipación de salones	Total inicio
   1010	Reunión de consulta con el cliente	Auxiliar
   nº 1020	Desarrollo	Auxiliar
   1090	Total de consultoría	Fin Total

3. Para indicar que algunas tareas son subcategorías de otras tareas, elija la acción Indentar tareas proyecto.

Una línea de planificación puede ser uno de los siguientes tipos:

• Presupuesto: añadido a la previsión, pero no facturado.
• Facturable: facturado, pero no añadido a la previsión.
• Presupuesto y facturable: Facturado y añadido a la previsión.

En este tutorial, el director de proyectos utiliza Presupuesto y facturable. Crean tres líneas de planificación para la tarea 1010, y dos líneas de planificación para la tarea 1020.

Para crear líneas de planificación

1. Seleccione línea 1010 y, a continuación, elija la acción Líneas de planificación de proyecto.

2. Cree líneas de planificación con la siguiente información:

   Línea	Tipo de línea	Fecha planif.	Escriba	Nº	Cantidad	Precio unitario
   1	Presupuesto y facturable	(fecha de hoy)	Recurso	Tricia	40
   2	Presupuesto y facturable	(fecha de hoy)	Recurso	Alfredo	40
   3	Presupuesto y facturable	(fecha de hoy)	Cuenta	8430 (viajes)	2	400

   Cierre la página. Los totales se actualizan en la página Líneas tarea proyecto.

3. Seleccione línea 1020 y, a continuación, elija la acción Líneas de planificación de proyecto. Escriba la siguiente información:

   Línea	Tipo de línea	Fecha planif.	Escriba	Nº	Cantidad	Precio unitario
   1	Presupuesto y facturable	(fecha de hoy)	Recurso	Tricia	80
   2	Presupuesto y facturable	(fecha de hoy)	Producto	80201 (programa gráfico)	1

4. Cierre la página. Los totales se actualizan en la página Líneas tarea proyecto.

Cálculo del uso restante

Tricia, el miembro del proyecto de equipo, ha estado trabajando en el proyecto durante algún tiempo y desea registrar sus horas y utilización. Tricia no ha trabajado más horas que las acordadas previamente con el cliente. Tricia utiliza el trabajo por lotes Cálcular el uso restante para calcular el uso restante para el proyecto en un diario del proyecto. Para cada tarea, el trabajo por lotes calcula la diferencia entre el uso programado de productos, recursos y gastos de contabilidad, y el uso real registrado en los movimientos del proyecto. A continuación, se muestra el uso restante en el diario del proyecto y Tricia puede registrarlo.

Para calcular el uso restante

1. Elija el icono , introduzca Libro de proyecto y después elija el vínculo relacionado.
2. En la página Diario proyectos, en el campo Nombre sección, abra la lista Secciones diario proyecto. Seleccione la sección de diario de proyecto de Tricia.
3. Seleccione la acción Cálcular uso restante.
4. En la página Calc. uso restante proyecto, en la ficha desplegable Tarea proyecto, elija el campo de Nº proyecto y seleccione el número de proyecto correspondiente, normalmente proyecto J00010.
5. En la ficha desplegable Opciones, escriba J00001 en el campo Nº documento. Esta información facilita el futuro seguimiento del registro.
6. Escriba la fecha de hoy como fecha de registro.
7. Elija el botón Aceptar. Esta acción genera las líneas de diario del proyecto derivadas de las líneas de planificación que creó Prakash para el proyecto.
8. Elija el botón Aceptar en la página de confirmación. Las líneas generadas se añaden al diario del proyecto.
9. Asegúrese de que todos los números del documento son J00001 y, a continuación seleccione la acción Registrar. Elija Sí para confirmar el registro.

Ya se han registrado las líneas.

Creación y registro de una factura de ventas de proyecto

A continuación, Tricia puede crear una factura nueva para el proyecto completo o para parte de un proyecto. Tricia también puede adjuntar la factura a otra factura para el mismo cliente y proyecto. En este caso, Tricia factura todo el proyecto, ya que éste ya se ha completado.

Para crear una factura de ventas del proyecto

1. Elija el icono , introduzca Proyectos y después elija el vínculo relacionado.
2. Seleccione el proyecto que ha creado antes y, después, seleccione la acción Crear factura de venta de proyecto.
3. En la ficha desplegable Tarea proyecto, desactive cualquier filtro en Nº tarea proyecto para facturar el proyecto. En el campo Nº proyecto, seleccione el proyecto correspondiente.
4. En la ficha desplegable Opciones, introduzca la fecha de registro y defina si desea crear una factura por tarea o una sola factura para todas las tareas.
5. Elija el botón Aceptar para crear la factura y seleccione el botón Aceptar en la página de confirmación.

Después de que Tricia cree la factura, está disponible desde el área de trabajo Procesadora de pedidos de ventas, por ejemplo.

Para registrar una nueva factura de ventas

1. Elija el icono , introduzca Facturas de ventas y después elija el enlace relacionado.
2. Abra la factura para el nº de cliente 01445544. Puede ver que se ha escrito la información para las líneas de planificación.
3. Seleccione la acción Registrar. Elija Sí para confirmar el registro.

Para visualizar la factura registrada

1. Abra el proyecto y, a continuación, elija la acción Líneas de planificación de proyecto.
2. Seleccione una de las líneas de planificación que se han facturado y, a continuación, seleccione la acción Facturas ventas/abono.
3. En la página Facturas de proyecto, elija la acción Abrir Facturas venta/Abonos venta.

Tricia tiene una pregunta acerca de los precios, los costes y los beneficios correspondientes a este proyecto en particular; por lo que Tricia accede a esa información en la página Estadísticas.

Para abrir la página Estadísticas

1. Elija el icono , introduzca Proyectos y después elija el vínculo relacionado.
2. Seleccione la acción Estadísticas. Puede revisar información detallada acerca de los precios, costes y beneficio bruto del proyecto en las divisas local y extranjera.
3. Elija el botón de Cerrar para cerrar la página Estadísticas proyecto.

Gestión de precios fijos

CRONUS se ha contratado a las salas de conferencias de instalación. Como director del proyecto, Prakash desea tener un buen panorama de las tareas que requiere el proyecto con los costes presupuestados e incurridos asociados de cada tarea. Además, Prakash desea conocer el precio contratado total del proyecto y el importe que se lleva facturado. Han llegado a un acuerdo con el cliente respecto al precio fijo del proyecto.

Para gestionar precios fijos en proyectos

1. Elija el icono , introduzca Proyectos y después elija el vínculo relacionado.

2. Seleccione el número de proyecto Guildford y, después, seleccione la acción Líneas de tarea de proyecto.

3. Seleccione la línea 1120 y, en el campo Presupuesto (coste total), haga clic con el botón secundario en el importe y seleccione Análisis.

   Al revisar las líneas de planificación del proyecto, se determina que Prakash necesita a Tricia durante 30 horas para esta etapa del proyecto. Prakash acuerda un precio fijo con el cliente.

4. En la página Líneas de tarea de proyecto, seleccione la línea 1120 y, a continuación, elija la acción Líneas de planificación de proyecto. Cree una línea de planificación con la siguiente información:

   Línea	Tipo de línea	Escriba	Nº	Cantidad
   1	Presupuesto y facturable	Recurso	Tricia	30

   Cierre la página.

5. En el campo de Presupuesto (coste total), haga clic con el botón secundario en el campo y elija Análisis otra vez en la página Líneas tarea proyecto. Vea los cambios a la programación. Puede ver que se han agregado 30 horas al programa.

6. Cierre las páginas.

Una vez agregada al programa para esta línea de tarea, Tricia trabaja 25 horas en el proyecto e introduce estas horas en el diario de proyectos.

Para especificar horas en el Diario proyectos

1. Elija el icono , introduzca Libro de proyecto y después elija el vínculo relacionado.

2. En una línea nueva, escriba la siguiente información:

   • Tipo línea: (en blanco)
   • Fecha registro: (fecha actual)
   • Nº documento: J00002
   • Nº proyecto: Guildford
   • N.º tarea proyecto: 1120
   • Tipo: recurso
   • Nº: Tricia
   • Cantidad: 25

3. Seleccione la acción Registrar.

   Unos días después, Tricia trabaja otras 10 horas en el proyecto y ha trabajado 35 horas en total. Como el acuerdo con el cliente es por 30 horas, solo cinco se cargan al cliente. Tricia agrega manualmente las otras cinco horas al cronograma.

4. En la página Diario de proyecto, seleccione la acción Cálc. uso restante.

5. En la página Cálc. uso restante proyecto, en la ficha desplegable Opciones, escriba la siguiente información:

   • Nº documento: J00003
   • Fecha registro: (fecha actual)

6. En la ficha desplegable Tarea proyecto, escriba la siguiente información:

   • Nº proyecto: Guildford
   • N.º tarea proyecto: 1120

7. Elija el botón Aceptar para ejecutar el cálculo.

   Existen cinco horas de trabajo que permanecen para Tricia. El campo Tipo línea está vacío, lo que indica que sólo falta registrar el uso, puesto que el trabajo ya se ha programado.

8. En la opción Diario proyecto, cree una línea nueva con la siguiente información. Asegúrese de que ambos números de proyecto son secuenciales con los que ha utilizado ya:

   • Tipo de línea: Presupuesto
   • Nº proyecto: Guildford
   • N.º tarea proyecto: 1120
   • Tipo: recurso
   • Nº: Tricia
   • Cantidad: 5

   Si utiliza el tipo de línea Presupuesto, se actualizan los costes y los precios previstos, pero no se factura al cliente ninguna de las actualizaciones de costes y precios de contrato.

9. Seleccione la acción Registrar. Elija el botón Aceptar para cerrar la página.

10. Abra la lista Proyectos.

11. Seleccione el proyecto GUILDFORD y, a continuación, en la sección Líneas tarea proyecto, seleccione la línea 1120 y en el campo Presupuesto (coste total), haga clic con el botón derecho en el importe. Elija Análisis para ver la información.

    Los cambios se introducen automáticamente en la línea para el N.º tarea de proyecto 1120 En el coste total del proyecto programado, cinco horas adicionales de trabajo de Tricia se han añadido a la previsión.

12. Elija el botón Cerrar para cerrar la página.

13. Haga clic con el botón secundario en el importe del campo Contrato (Coste total) y elija Análisis para ver la información.

En el precio total del contrato, solo se han incluido las 30 horas originales contratadas según lo acordado con el cliente.

Copiar proyectos

Prakash ha alcanzado un acuerdo con un cliente, Sellafrio S.L. para equipar 10 salas de conferencias. El acuerdo se parece a un proyecto anterior. Por tanto, ahorra tiempo si copia ese proyecto anterior.

En la página Copiar proyecto, puede seleccionar las líneas de proyecto y tarea que desea copiar.

• Copie los asientos del libro mayor del proyecto de origen para crear líneas de planificación basadas en el uso real.
• Copie las líneas de planificación del proyecto de origen para copiar las líneas de planificación originales al nuevo proyecto.

A continuación, puede elegir el tipo de línea de planificación o de movimiento que desea incluir, solo seleccione el que sea relevante para este nuevo proyecto. Finalmente, puede seleccionar el proyecto que desea copiar y definir si los precios y las cantidades deben copiarse también.

Para copiar un proyecto

1. Elija el icono , introduzca Proyectos y después elija el vínculo relacionado.

2. Seleccione Nuevo para crear un nuevo proyecto. Escriba la siguiente información:

   • Descripción: Equipamiento de 10 salas de conferencias
   • Factura-a Nº cliente: 20000

3. Seleccione la acción Copiar tareas de proyecto desde.

4. En la página Copiar tareas de proyecto, introduzca lo siguiente:

   • Nº proyecto: Guildford
   • N.º tarea proyecto desde: 1000
   • Origen: Líneas planificación proyecto
   • Incl. Tipo línea planificación: Presupuesto + Facturable
   • Nº tarea proyecto hasta: GuildfordSetting 10 salas de conferencias
   • Seleccione los campos Copiar dimensiones y Copiar cantidad.

5. Elija el botón Aceptar para copiar el proyecto y, a continuación, seleccione el botón Aceptar para cerrar la página de confirmación.

Comparando los precios, las líneas de tareas de proyectos y las líneas de planificación del proyecto para los dos proyectos, puede ver que la información se copió correctamente.

Creación de pagos a plazos

CRONUS acaba de iniciar un proyecto grande de un año de duración. Dado que requiere numerosos recursos, el director del proyecto configura el contrato de manera que el cliente pague parte del precio por adelantado, parte cuando el proyecto vaya por la mitad y el último pago tras su finalización.

Para configurar una cuenta nueva

1. Elija el icono , introduzca Plan de cuentas y después elija el enlace relacionado.

2. En la página Plan de cuentas, seleccione la acción Nuevo para crear una ficha nueva.

3. En la ficha Cuenta nueva, escriba la siguiente información:

   • Nº: 40255
   • Nombre: Pago proyecto

4. En la ficha desplegable Registro, en el campo Grupo contable producto, seleccione Servicios. Cierre la página.

5. En la página Plan de cuentas, seleccione Nº 40255 de pago del proyecto y, a continuación, seleccione la acción Incidente en plan de cuentas. Seleccione Sí para confirmar.

Los siguientes procedimientos muestran cómo crear un proyecto nuevo, establece las tarifas y, a continuación, el pago a plazos configurado. En las líneas de tareas del proyecto, puede crear líneas específicas dedicadas al pago a plazos. Todo el trabajo finalizado del proyecto que se agregue a la previsión se escribirá en las líneas de uso. Para cada línea de tarea de pago en las líneas de planificación, el tipo de línea es Facturable, lo que significa que se va a facturar al cliente. Añada una nueva línea para la entrada del pago. En la línea de tarea de uso, puede escribir la información para los productos y recursos utilizados en este proyecto, lo cual aumentará la previsión, como horas de empleado y productos usados en el proyecto.

Para crear un pago a plazos

1. Permite crear un proyecto nuevo.

2. En la nueva ficha Proyecto, rellene la siguiente información:

   • Descripción: Redecoración del área de recepción
   • Factura-a Nº cliente: 30000
   • Grupo contable de proyecto: Configurando
   • Método WIP: Valor coste

3. En la ficha de proyecto, elija la acción Precios y, a continuación, la acción Recurso. Escriba la siguiente información:

   • Código: Tricia
   • Precio venta: 10

   Cierre la página.

4. En la ficha Proyecto, en la sección Tareas, agregue líneas de tarea de un proyecto como se describe en la siguiente tabla:

   Línea	N.º tarea proyecto	Descripción	Tipo tarea proyecto
   1	1000	Pago del Pago inicial	Registro
   2	2000	Uso	Registro
   3	3000	Pago - Intermedio	Registro
   4	4000	Pago - Finalización	Registro

5. Elija la tarea 1000 y, a continuación, la acción Líneas de planificación de proyecto.

6. Cree una línea de planificación con la siguiente información:

   Línea	Tipo de línea	Fecha planif.	Escriba	Nº	Cantidad	Precio unitario
   1	Facturable	(fecha de hoy)	Cuenta	40255	1	5000

   Cierre la página.

7. Elija la tarea 2000 y, a continuación, la acción Líneas de planificación de proyecto.

8. Cree una línea de planificación con la siguiente información:

   Línea	Tipo de línea	Fecha planif.	Escriba	Nº	Cantidad
   1	Presupuesto	(fecha de hoy)	Recurso	Tricia	120
   2	Ppto	(fecha de hoy)	Artículo	70104	10

   Cierre la página. En la página Líneas tarea proyecto, podrá ver que se han actualizado los importes del programa.

9. Elija la tarea 32 000 y, a continuación, la acción Líneas de planificación de proyecto.

10. Cree una línea de planificación con la siguiente información:

    Línea	Tipo de línea	Fecha planif.	Escriba	Nº	Cantidad	Precio unitario
    1	Facturable	(una fecha futura)	Cuenta	40255	1	5000

    Cierre la página.

11. Crear un movimiento de línea similar de planificación de la tarea 4000 del proyecto.

Ahora que se han especificado las líneas de tarea y de planificación, Prakash crea una factura para el primer pago. Prakash lo hace desde las líneas de tarea del proyecto, para asegurarse de que la factura sólo contenga las líneas del primer pago. Puede abrir el pedido de venta desde las líneas de planificación o desde las líneas de tarea.

Para crear una factura

1. En la página Líneas de tarea de proyecto, seleccione la línea 1000 y, a continuación, elija la acción Crear factura de ventas.
2. En la página Crear factura venta, establezca la fecha de hoy como la fecha de registro, especifique Por la tarea y elija el botón Aceptar para crear una factura con la información predeterminada. Elija el botón Aceptar para cerrar la página de confirmación.
3. Elija la acción Crear factura/abono de venta. En la factura de venta, puede ver que sólo se incluye en la factura el pago de entrada. Ahora puede enviarlo al cliente como acordaron.

Resumen

Este tutorial le ha llevado por algunos de los pasos básicos de trabajo con los proyectos en Business Central. Ha aprendido acerca de cómo crear un proyecto nuevo, cómo copiar un proyecto y cómo administrar los pagos. Además, ha visto una demostración de cómo seguir las horas y crear las facturas.

Consulte también .

Tutoriales de procesos empresariales
Configurar la administración de proyectos
Usar recursos
Supervisar el progreso y el rendimiento
Facturar proyectos
Trabajar con Business Central

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