Trabajar con contratos de servicio y ofertas de contrato de servicio
Puede crear un contrato de servicio de forma manual o desde una oferta de contrato de servicio. Puede utilizar una oferta de contrato de servicio como precursora de un contrato de servicio, en ésta su empresa realiza una oferta al cliente para obtener así su aprobación para poder convertirla en un contrato de servicio. Los procedimientos para crear un contrato de servicio o una oferta de contrato de servicio son similares.
Para crear un contrato u oferta de contrato de servicio
- Elija el icono
, especifique Contratos servicio u Ofertas contrato servicio y, a continuación, elija el vínculo relacionado. - Crear un contrato u oferta de contrato de servicio nuevos:
- Rellene el campo No.. Se abrirá un cuadro de diálogo en el que se le preguntará si desea rellenar los datos comunes del contrato a partir de una plantilla de contrato. Si desea crear este tipo de contrato u oferta de contrato de servicio, seleccione Sí. Se abrirá la página Lista plantilla contrato serv.
- Seleccione la plantilla adecuada y, a continuación, elija Aceptar para utilizarla al crear el contrato u oferta de contrato de servicio.
- En el campo Nº cliente, elija el cliente.
- Si no desea que se distribuya automáticamente la diferencia de importe anual, elija la casilla Permite importes sin saldar. Los valores de los campos Importe anual e Importe anual calculado no se igualan automáticamente. Si desea que la aplicación distribuya automáticamente la diferencia de importe anual que pueda generarse con el cambio de contrato de servicio, no seleccione la casilla Permite importes sin saldar.
- Agregue líneas de contrato al contrato o a la oferta de contrato de servicio.
- Rellene el resto de campos según sea necesario.
Para convertir una oferta de contrato de servicio en un contrato de servicio
Una vez que el cliente ha aceptado la oferta de contrato de servicio, puede convertirla en un contrato de servicio. Al mismo tiempo, puede crear una factura de servicio para el periodo inicial del contrato si la fecha inicial del mismo es anterior al inicio del siguiente periodo de factura.
Una vez que finalice los pasos siguientes, se crea un contrato de servicio con el estado Firmado. Si se crea una factura de servicio para el periodo inicial del contrato, se calcula el importe facturado de la siguiente forma, en función de si se trata de un contrato detallado o no:
Para los contratos detallados, el importe facturado se calcula de la siguiente forma:
- Importe facturado = suma del importe facturado de cada línea de contrato.
- Importe facturado para cada línea de contrato = ((valor de la oferta ÷ 12) × número de meses del periodo inicial) + ((valor de la oferta ÷ número de días del año) × número de días restantes del periodo inicial).
- Si la línea de contrato vence antes de que finalice el periodo inicial, la fecha de finalización se convierte en la fecha final del periodo inicial de la línea.
Para contratos no detallados, el importe facturado se calcula de la siguiente forma:
- Importe facturado = (importe anual ÷ número de días del año) × número de días del periodo inicial.
- Si el contrato vence antes de que finalice el periodo inicial, la fecha de finalización se convierte en la fecha final del periodo inicial.
- Elija el icono , escriba Ofertas de contrato de servicio y luego elija el enlace relacionado.
- Abra la oferta de contrato de servicio que desea convertir en contrato de servicio.
- Seleccione la acción Crear contrato.
- Si la fecha inicial del contrato es anterior al inicio del siguiente periodo de facturación, se le preguntará si desea crear una factura de servicio para el periodo inicial del contrato. Elija Sí.
La factura de servicio se registra en la cuenta de servicio del contrato, incluso si el contrato es de prepago.
Para crear abonos de servicio de contrato
Puede utilizar abonos de servicio de contrato cuando un cliente cancela un contrato de servicio de prepago o elimina un producto de servicio de un contrato de prepago. También sirven para corregir una factura de servicio incorrecta.
Elija el icono
, escriba Notas de abono de servicio y, a continuación, elija el vínculo relacionado.Cree un abono de servicio nuevo.
Rellene el campo No..
En el campo Nº cliente, especifique el número del cliente del contrato de servicio.
La ficha desplegable Facturación, muestra la información que se ha copiado de la ficha Cliente. Si desea registrar el abono con un cliente que no esté especificado en la ficha desplegable General, escriba el número del cliente en el campo Factura a-Nº cliente.
Nota
Puede comparar el abono con el documento original registrado en la página Facts. ventas (servicio) regis. Elija el icono
, escriba Facturas de servicio registradas y, a continuación, elija el vínculo relacionado.Rellene los campos Fecha registro y Fecha documento.
En las líneas de abono, especifique información acerca de los productos devueltos o eliminados o de la deducción que se enviará. También puede utilizar el proceso Trae movs. contrato prepag.
Para crear automáticamente un abono cuando se eliminen líneas de contrato de un contrato de servicio, en la página Contrato servicio de la ficha desplegable Detalles factura, active la casilla de verificación Abonos automáticos.
Para crear manualmente un abono cuando se quiten líneas de contrato de un contrato de servicio, en la página Contrato servicio, elija la acción Abono.
Actualización y evaluación de los contratos
A veces es necesario cambiar las condiciones de un contrato una vez creado. En la mayoría de las ocasiones, el contrato correspondiente se abre en la página Contrato servicio y se cambia según sea necesario.
Puede cambiar el estado del contrato, inicialmente configurado en Bloqueado, agregar y eliminar líneas del contrato y cancelar un contrato. Si desea ver el desempeño de su empresa en términos de pérdidas y ganancias, puede realizar un rápido análisis empresarial usando la función de análisis de contrato.
Para agregar una línea de contrato a una oferta de contrato o contrato de servicio
Cuando un cliente compra un producto nuevo y desea incluirlo en el contrato u oferta de contrato de servicio existente, debe registrar el producto como un producto de servicio y, a continuación, agregarlo como una nueva línea al contrato u oferta de contrato.
- Elija el icono , introduzca Contratos de servicio y, a continuación, elija el vínculo relacionado.
- Abra el correspondiente contrato u oferta de contrato de servicio al que desea añadir una línea de contrato nueva.
- Elija la acción Abrir contrato para abrir el contrato u oferta de contrato de servicio para su modificación.
- En la ficha desplegable Detalles fact., seleccione el campo Permite importes sin saldar si desea cambiar el importe anual y distribuir la diferencia del importe anual manualmente en las líneas de contrato. En caso contrario, desactive el campo Permite importes sin saldar. Esto distribuirá la diferencia de importe anual automáticamente en las líneas de contrato después de cambiar el importe anual.
- En la ficha desplegable Líneas, agregue un producto, producto de servicio o una descripción de texto en cada línea de contrato. Alternativamente, puede agregar líneas de oferta de contrato. Tenga en cuenta que puede crear múltiples contratos por producto de servicio para incluirlo en diferentes contratos u ofertas de contrato de servicio al mismo tiempo.
- Verifique y corrija los números de los campos % Descuento línea, Importe dto. línea, Hora respuesta, Periodo servicio y otros campos según sea necesario.
Para eliminar líneas de contrato
Es posible que tenga que eliminar líneas de contrato del contrato de servicio según elimina los correspondientes productos de servicio del contrato de servicio. Normalmente, se elimina una línea de contrato que ha caducado o que se corresponde a un producto de servicio que se ha estropeado.
- Elija el icono , introduzca Contratos de servicio y, a continuación, elija el vínculo relacionado.
- Abra el contrato de servicio cuyas líneas de contrato desee eliminar.
- Elija la acción Abrir contrato para abrir el contrato de servicio para su modificación.
- Seleccione la línea de contrato que desea eliminar. Rellene el campo Fecha fin contrato con la fecha en la que desea quitar la línea. Por ejemplo, podría especificar la fecha en la que se estropeó el producto de servicio.
- Seleccione la acción Eliminar líns. contrato. Se abre la página Eliminar líns. del contrato.
- Rellene los filtros por defecto: Nº contrato, Nº prod. servicio y Tipo contrato. Si es necesario, puede aplicar más filtros o cambiar los existentes.
- Rellene los campos de la ficha desplegable Opciones y, a continuación, elija la acción Eliminar líneas.
Nota
Si el contrato no es detallado, debe actualizar el valor del campo Importe anual de la ficha desplegable Detalles fact. en la página Contrato servicio, que refleja la pérdida del producto de servicio del contrato.
Si el contrato es detallado y de prepago y se han registrado facturas, podrá crear un abono para el contrato. Elija la acción Crear abono. Esto no es necesario si la casilla del campo Abonos automáticos de la ficha desplegable Detalles de la factura está seleccionada. En ese caso, un abono se crea automáticamente cuando se elimina una línea de contrato.
Coste y valor de la línea de servicio
En las líneas de un contrato de servicio, los importes de Coste línea y Valor línea se calculan según se describe en las siguientes tablas.
| Opciones coste de línea | Descripción |
|---|---|
| Producto servicio | El coste se recuperará automáticamente del campo Coste contrato genérico de la tabla Producto servicio y se copiará en el campo Coste línea. Para calcular el coste de línea se utiliza la siguiente fórmula: Coste unit. venta × % Valor contrato ÷ 100 |
| Producto | El coste se recuperará automáticamente del campo Coste unitario de la tabla Producto y el valor del campo % Valor contrato de la tabla Config. gestión servicio. Para calcular el coste de línea se utiliza la siguiente fórmula: Coste unitario × % Valor contrato ÷ 100 |
| Descripción de texto | El valor del campo Coste línea se establece en cero. |
| Opciones valor de línea | Descripción |
|---|---|
| Producto servicio | El precio se recuperará automáticamente del campo Valor contrato genérico de la tabla Producto servicio y se copiará en el campo Valor línea. |
| Producto | En función del valor del campo Método cálc. valor contrato de la tabla Config. gestión servicio, el importe se recuperará de los campos Precio venta o Coste unitario de la tabla Producto. Después de eso, este valor se multiplica por el contenido del campo % Valor contrato de la tabla Config. gestión servicio y se divide entre 100. Este importe se copia en el campo Valor línea. NOTA: Si el campo Método cálc. valor contrato está establecido en Ninguno, no se calculará el contenido del campo Valor línea. |
| Descripción de texto | El contenido del campo Valor línea se establece en cero. |
Para agregar un descuento de contrato a las ofertas de contrato de servicios
Puede agregar descuentos de contrato sobre servicios para ofertas y servicios de contrato. Los descuentos pueden efectuarse sobre componentes de grupos de producto de servicio concretos, sobre horas de recursos de grupos de recursos determinados y sobre costes de servicio específicos.
- Elija el icono , escriba Ofertas de contrato de servicio y luego elija el enlace relacionado.
- Seleccione la oferta en la que desea agregar un descuento.
- Seleccione la acción Descuentos servicio. Se abrirá la página Descuentos contrato/servicio.
- Para crear un nuevo descuento de contrato, selecione la acción Nuevo.
- Rellene los campos de la línea como sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.
Propina
Para agregar descuentos de contrato directamente a un contrato de servicio, realice los mismos pasos desde la página Contrato servicio.
Para cambiar el propietario de contratos de servicio
Es posible que necesite modificar el propietario de un contrato de servicio. Si un producto de servicio incluido en un contrato de servicio está registrado en múltiples contratos no cancelados propiedad del mismo cliente, se actualizará automáticamente el propietario de todos los contratos de servicio que incluyan este producto de servicio y de todos los productos de servicio incluidos en estos contratos.
Nota
En este caso, únicamente se tienen en cuenta los contratos no cancelados. El estado de las ofertas de contrato no se tiene en cuenta.
Importante
Los productos de servicio y contratos pueden estar relacionados. Cambiar el propietario de un contrato de servicio puede influir en estas relaciones.
Por ejemplo, imagine que el producto de servicio Nº 8 está incluido en los contratos SC00003 y SC00015. El contrato SC00015 también contiene el producto de servicio Nº 15, que también está incluido en el contrato SC00080. En este caso, cambiará el propietario de los tres contratos y productos de servicio.
- Elija el icono , introduzca Contratos de servicio y, a continuación, elija el vínculo relacionado. Abra el contrato de servicio correspondiente cuyo propietario desee modificar.
- Elija la acción Abrir contrato para abrir el contrato para su modificación.
- Seleccione la acción Cambiar cliente. Se abrirá la página Cambiar cliente en contrato.
- En los campos Nº contrato y Nº prod. servicio puede ver los números de contrato y producto de servicio propiedad del cliente seleccionado. Si el cliente posee más de un contrato con más de un producto de servicio, el valor de estos campos será Múltiple. Para ver la lista de artículos de servicio o contratos relacionados, seleccione estos valores de campo.
- En el campo Nº cliente nuevo, elija el cliente nuevo.
- En el campo Código nuevo de dirección de envío, seleccione la dirección.
- Seleccione el botón Aceptar para cambiar el cliente y el código de dirección de envío de los contratos de servicio.
- Elija la acción Bloquear contrato para bloquear el contrato y asegurarse de que los cambios formarán parte de él.
Para actualizar un precio de contrato de servicio
Para actualizar los precios de contratos de servicio, especifique un porcentaje de actualización de precio.
- Elija el icono , escriba Actualizar precios de contrato de servicio y, a continuación, elija el enlace relacionado.
- Elija el contrato de servicio.
- En el campo Actualizar hasta fecha, introduzca una fecha. El trabajo por lotes actualizará los precios de los contratos cuya fecha de siguiente actualización de precios sea anterior o posterior a esta fecha.
- En el campo % Actualiz. precio, introduzca el porcentaje por el que desea actualizar los precios.
- En el campo Acción, seleccione Actualizar precios contrato.
Para registrar movimientos de contrato de prepago
Si trabaja con contratos de servicio de prepago, deberá registrar movimientos de contrato de prepago con regularidad, para así transferir los pagos de prepago de las cuentas de contrato de prepago a las cuentas de contrato ordinarias.
Para poder registrar movimientos de contrato de prepago, deberá especificar un número de serie en el campo Nº serie doc. regis. prepago de la página Config. gestión servicio.
- Elija el icono , escriba Registrar movs. contr. prepago y, a continuación, elija el vínculo relacionado.
- En en el campo Registrar hasta la fecha especifique una fecha. El proceso registra movimientos de servicio de prepago con fechas de registro anteriores a esta fecha.
- En el campo Fecha registro, introduzca la fecha que desea utilizar como fecha de registro en la línea del diario general.
- En el campo Acción, seleccione Registrar transacciones de prepago
- Seleccione Aceptar para registrar los movimientos.
Cambio del estado de contrato de servicio
Después de firmar el contrato de servicio, el valor del campo Cambiar estado se establece automáticamente en Bloqueado. Si desea modificar información del contrato de servicio o de la oferta de contrato de servicio, primero tiene que cambiar el estado del contrato u oferta de Bloqueado a Abierto. Tenga en cuenta que no puede crear facturas de servicio del contrato de servicio con el estado de cambio Abierto. Después de modificar el contrato u oferta de contrato, tiene que cambiar el estado a Bloqueado para poder crear de nuevo facturas de servicio y movimientos en el contrato de servicio que incluyan los cambios que ha realizado.
Nota
El campo Cambiar estado no está relacionada con el campo Estado lanzamiento de la cabecera del pedido de servicio, que regirá la dirección del almacén de productos de servicio.
Para cancelar un contrato de servicio
Es posible que tenga que cancelar un contrato de servicio cuando el contrato haya caducado o cuando usted o el cliente lo hayan cancelado.
Nota
No puede volver a abrir un contrato después de cancelarlo.
Elija el icono
, introduzca Contratos de servicio y, a continuación, elija el vínculo relacionado.Abra el contrato de servicio relevante que desee cancelar.
Elija la acción Abrir contrato para abrir el contrato de servicio para su modificación.
En el campo Código área cancelación, elija el código de razón correspondiente. Para agregar más códigos de razón, elija la acción Avanzado.
Si activa el campo Usar contrato Auditoría cancelación en la página Config. gestión servicio, deberá especificar un código de auditoría de cancelación al cancelar los contratos.
En el campo Estado, elija Cancelado.
Si hay facturas, abonos o movimientos de prepago abiertos registrados para el contrato, aparecerá un mensaje de confirmación. En el cuadro de mensaje, elija No para volver a contrato y registrar los documentos o Sí para continuar el proceso de cancelación.
Archivado de un contrato de servicio u oferta de contrato
Puede archivar contratos de servicio y ofertas de contrato en cualquier momento para registrar una copia del contrato o una oferta de contrato. Business Central archiva contratos de servicio automáticamente cuando se convierten ofertas de contrato en contratos de servicio o se cancelan contratos de servicio. Puede archivar un contrato u oferta mediante la acción Archivar contrato en las páginas Contratos de servicio u Ofertas contrato servicio. Si desea ver los contratos de ofertas archivados busque Contratos archivados.
Consulte también
Configurar contratos de servicio
Administración de servicios
Convertir contratos de servicio que incluyen importes de IVA
Encuentre módulos de aprendizaje en línea gratuitos de Business Central aquí