Cobrar saldos pendientes

En este artículo se describen las funciones que pueden ayudarle a cobrar los saldos pendientes de los clientes.

Cuando se registran y concilian los pagos de clientes, el proceso de cobro suele implicar uno o varios de los siguientes pasos para cobrar los saldos pendientes. Dependiendo de la forma en que gestione los cobros en su negocio, Business Central puede ayudarle a:

• Enviar extractos para informar a los clientes sobre sus saldos, deudas vencidas y transacciones relevantes. Por ejemplo, los movimientos pendientes o todos los movimientos registrados en el último año, trimestre, mes u otro periodo. Si los clientes tienen pagos vencidos, puede empezar enviando el informe de Extracto de cliente como recordatorio. Obtenga más información en Extractos.
• Enviar recordatorios (también conocidos como cartas de reclamación o solicitudes de pago) a los clientes para informarles de los saldos vencidos. El recordatorio puede incluir tanto movimientos vencidos como pendientes, de modo que el cliente también esté al tanto de las próximas fechas de vencimiento. También puede usar recordatorios para calcular intereses o comisiones e incluirlos en el recordatorio. Puede automatizar los procesos de creación, emisión y envío de recordatorios. Para obtener más información, consulte Recordatorios.
• Enviar documentos de interés para reclamar intereses por importes vencidos. Utilice documentos de interés si desea cargar a los clientes intereses o comisiones sin recordarles que tienen importes vencidos. Para obtener más información, vaya a Cargos financieros.
• Comuníquese con los clientes por teléfono o por correo electrónico con respecto a los saldos vencidos y gestione posibles malentendidos y disputas, o simplemente para recordarles a los clientes que equilibren sus cuentas de una manera más directa. Para obtener más información, vaya a Usar Copilot para finanzas en Outlook para agilizar el trabajo de cobros manual.

Usar Copilot para finanzas en Outlook para agilizar el trabajo de cobros manual

Nota

Copilot para finanzas se encuentra actualmente en versión preliminar y disponible en los Estados Unidos. Está previsto que esté disponible para el público en general en la segunda mitad de 2024, en la que se espera que se publique información sobre precios.

Cuando contacta con los clientes por correo electrónico sobre saldos pendientes, es probable que necesite buscar información relacionada con el cliente y la factura en Business Central. Copilot para finanzas facilita este tarea al garantizar que los datos relevantes de los clientes estén disponibles en Outlook. Por ejemplo, en el caso de un correo electrónico que ha recibido, Copilot para finanzas puede encontrar al cliente a través del contacto vinculado y mostrar información sobre el saldo anterior y enumerar las facturas pendientes que puede adjuntar fácilmente a una respuesta. Copilot para finanzas en Outlook también le permite:

• Acceder y actualizar el Estado de la disputa y la fecha de Compromiso de pago en las facturas
• Actualizar información de contacto
• Borrador de respuestas por correo electrónico con Copilot
• Adjunte un extracto y facturas directamente desde Outlook.

Para obtener más información, vaya a Copilot para finanzas y Guía de implementación para Copilot para finanzas (versión preliminar).

Extractos

Desde la tarjeta del cliente, puede crear un extracto con las transacciones de ese cliente con usted. Luego, puede generar un archivo PDF y enviarlo al cliente. Alternativamente, use el informe Extracto de cliente para enviar a sus clientes una descripción general de su negocio con usted.

Propina

Si es necesario, puede enviar el extracto a Excel para realizar cambios.

Enviar el informe de extracto del cliente

1. Seleccione el icono introduzca Extracto del cliente y seleccione el vínculo relacionado.
2. Rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.
3. En Opciones de salida, seleccione cómo enviar el informe al cliente.

Nota

Si usa varias divisas, el informe de Extracto de cliente siempre se imprime en la divisa del cliente. La última fecha de periodo de un extracto también se usa como la fecha del extracto y la fecha de vencimiento, si el vencimiento está incluido.

Recordatorios

Puede usar recordatorios para recordar a los clientes que tienen importes vencidos. También puede usar recordatorios para calcular intereses o comisiones e incluirlos en el recordatorio.

Propina

La información de este artículo es precisa, sin embargo, describe un proceso mayoritariamente manual. Business Central ofrece herramientas que puede utilizar para automatizar los procesos de creación, emisión y envío de recordatorios. Automatizar estos pasos puede ahorrarle una cantidad considerable de tiempo dedicado a los cobros. Para obtener, consulte Automatizar recordatorios en cobros.

Para poder crear recordatorios, debe configurar términos de recordatorio y asignarlos a sus clientes. Para más información, consulte Configurar términos y niveles de recordatorio. Para administrar cuentas por cobrar debe configurar términos de recordatorio y asignarlos a sus clientes. Los términos de recordatorio le permiten controlar cómo funciona el proceso de recordatorio. Cada recordatorio tiene una serie de niveles de recordatorio que define. Los niveles de recordatorio incluyen reglas sobre cuándo se emitirá el recordatorio, qué tarifas cobrar y si se deben calcular los intereses. Los niveles de recordatorio también incluyen una configuración de período de gracia que garantiza que no envíe un recordatorio de una factura que un cliente ya pagó. El contenido de la página Términos interés determina si el interés se calcula en el recordatorio.

Puede ejecutar de manera periódica el proceso Crear recordatorios para crear recordatorios para todos los clientes con saldos vencidos o bien crear manualmente un recordatorio para un determinado cliente y hacer que las líneas se calculen y rellenen automáticamente.

Después de crear los recordatorios, puede modificarlos. El texto que aparece al principio y al final de un recordatorio viene determinado por los términos del nivel de recordatorio y se puede ver en la columna Descripción. Si se ha insertado automáticamente un importe calculado en el texto de comienzo o de fin, el texto no se ajustará si elimina líneas. A continuación, deberá usar la función Actualizar texto recordatorio.

Un movimiento de cliente que tenga el campo En espera relleno no solicitará la creación de un recordatorio. Sin embargo, si se crea un recordatorio basándose en otro movimiento, también se incluirá en el recordatorio un movimiento vencido marcado como en espera. El interés no se calcula en líneas con estos movimientos.

Una vez creados recordatorios y realizadas las modificaciones necesarias, puede imprimir informes de test o enviar los recordatorios, normalmente por correo electrónico.

Para crear un recordatorio automáticamente

Los recordatorios son parecidos a las facturas. Cuando crea un recordatorio, debe rellenar una cabecera de recordatorio y una o varias líneas de recordatorio. Puede utilizar una función para crear recordatorios para todos los clientes de forma automática.

1. Seleccione el icono introduzca Recordatorios y seleccione el vínculo relacionado.
2. En la página Recordatorio, elija la acción Crear recordatorios.
3. En la página Crear recordatorios, rellene los campos para definir cómo y para quién se crean los recordatorios.
4. Elija el botón Aceptar.

Para crear un recordatorio manualmente

En la página Recordatorio, puede rellenar la ficha desplegable General manualmente y rellenar las líneas automáticamente.

1. Seleccione el icono introduzca Recordatorios y seleccione el vínculo relacionado.

2. Seleccione la acción Nuevo.

3. En la ficha desplegable General, rellene los campos como sea necesario.

4. Elija la acción Proponer líneas recordatorio.

5. En el proceso Proponer líneas recordatorio, rellene los campos para definir cómo y para quién se crean los recordatorios.

6. Si desea que los recordatorios incluyan movimientos vencidos pendientes en espera, seleccione la casilla Incluir movimientos en espera.

7. Seleccione la casilla Sólo movs. con importes vencidos si desea que los recordatorios incluyan solo movimientos vencidos pendientes. Solo se mostrarán las facturas y los pagos, ya que estos son los movimientos para los cuales los pagos de sus clientes pueden haber vencido.

   Importante

   Los movimientos pendientes que están en espera se insertarán independientemente del valor de la casilla Sólo movs. con importes vencidos.

8. Elija el botón Aceptar.

Para cambiar los textos de recordatorio

Existen varias formas de definir el texto que aparecerá en el recordatorio impreso. In algunos casos, quizás le convenga cambiar los textos de comienzo o fin definidos para el nivel actual por los de otro nivel.

1. Seleccione el icono introduzca Recordatorios y seleccione el vínculo relacionado.
2. Abra el recordatorio correspondiente y haga clic en la acción Actualizar texto recordatorio .
3. En la página Actualizar texto recordatorio, escriba el nivel deseado en el campo Nivel recordatorio.
4. Elija el botón Aceptar para actualizar los textos de comienzo y fin.

Emitir un recordatorio

Una vez creados recordatorios y realizadas las modificaciones necesarias, puede imprimir informes de test o enviar los recordatorios.

Al emitir un recordatorio, los datos se transfieren a una página diferente para recordatorios emitidos. Al mismo tiempo, los movimientos de recordatorio se registran. Si se ha calculado interés o una comisión adicional, los movimientos se registran en la contabilidad del cliente y en la contabilidad general.

Cuando se emite un recordatorio, los movimientos se registran según las especificaciones de la página Recordatorio. Esta especificación determina si se registra un interés y/o recargos fijos a la cuenta del cliente y a la contabilidad. La configuración de la página Grupo contable cliente determina qué cuentas se registran.

Por cada movimiento de cliente del documento de interés, se crea un movimiento en la página Movs. recordatorio/interés.

Si las casillas Registrar interés o Registrar recargo fijo de la página Recordatorio están seleccionadas, se crearán también los siguientes movimientos:

• Un movimiento en la página Movimientos de cliente
• Un movimiento de cobros en la cuenta correspondiente
• Un movimiento de interés o uno de recargo fijo en la cuenta correspondiente

Por otra parte, la emisión del recordatorio puede afectar a los movimientos de IVA.

1. Seleccione el icono introduzca Recordatorios y seleccione el vínculo relacionado.
2. Seleccione el recordatorio correspondiente y, a continuación, elija la acción Emitir.
3. En la página Emitir recordatorios, rellene los campos según sea necesario.
4. Elija el botón Aceptar.

El recordatorio está impreso para enviarlo a un correo electrónico específico como un archivo PDF adjunto.

Para cancelar un recordatorio emitido

Si se han emitido recordatorios por error, puede cancelarlos antes de enviarlos. Puede hacerlo uno por uno o en lote.

1. En la página Recordatorios emitidos, seleccione una o más líneas de los recordatorios emitidos que desea cancelar y, a continuación, elija la acción Cancelar.
2. En la página Cancelar recordatorios emitidos, rellene los campos según sea necesario y, a continuación, elija el botón Aceptar.

Cargos financieros

Si un cliente no paga en la fecha de vencimiento, puede calcular automáticamente intereses y añadirlos a los importes vencidos en la cuenta del cliente. Puede informar a los clientes de los cargos añadidos enviando documentos de interés.

Nota

Los documentos de interés se utilizan para calcular intereses y para informar a los clientes que tienen intereses sin recordarles que tienen pagos vencidos. De manera alternativa, puede calcular el interés sobre pagos vencidos al crear recordatorios.

Antes de crear documentos de interés, debe configurar los términos. Para más información, ver Configurar términos de interés.

Puede crear manualmente un documento de interés para un cliente individual y rellenar las líneas automáticamente. También puede usar la acción Crear documentos interés para crear documentos de interés para todos o algunos de los clientes con saldos pendientes.

Después de crear los documentos de interés, puede modificarlos. El texto que aparece al principio y al final del documento de interés viene determinado por los términos de interés y se puede ver en la columna Descripción de las líneas. Si se ha añadido automáticamente un importe calculado en el texto de comienzo o de fin, el texto no se ajustará si elimina líneas. A continuación, deberá usar la acción Actualizar texto interés.

Después de crear documentos de interés y de realizar las modificaciones necesarias, puede imprimir informes de test o emitir los documentos de interés, normalmente por correo electrónico.

Para crear un documento de interés manualmente

Los documentos de interés son parecidos a las facturas. Puede rellenar la cabecera manualmente y que el sistema rellene las líneas, o bien crear los documentos de interés para todos los clientes de forma automática.

1. Seleccione el icono introduzca Memos de cargos financieros y seleccione el vínculo relacionado.

2. Elija la acción Nuevo y, a continuación, rellene los campos según sea necesario.

3. Elija la acción Proponer líneas doc. interés.

4. En la página Sugerir documentos financieros de interés, establezca un filtro en la ficha desplegable Movimientos contables de cliente Si desea crear documentos financieros de interés sólo para determinados movimientos.

   Nota

   Aunque están en la lista, seleccionando Pago y Abono como Tipo de Documento los filtros no tendrán ningún efecto porque la función Sugerir líneas de documento de interés solo maneja cantidades positivas.

5. Elija el botón Aceptar para iniciar el trabajo por lotes.

Para actualizar los textos en documentos de interés

En algunos casos, quizás le interese modificar el texto de comienzo y fin para los recordatorios de interés. Si no hace esto en el momento de crear los documentos de interés aún sin emitir, puede actualizar los documentos con el texto modificado.

1. Seleccione el icono introduzca Memo de cargos financieros y seleccione el vínculo relacionado.
2. Abra el documento de interés para el cual desea modificar el texto, y elija la acción Actualizar texto interés.
3. En la página Actualizar texto interés, puede definir un filtro si desea actualizar varios documentos de interés.
4. Elija el botón Aceptar para actualizar los textos de comienzo y fin.

Emitir documentos de interés

Después de crear documentos de interés y de realizar las modificaciones necesarias, puede imprimir informes de test o emitir los documentos de interés.

Cuando emite un recordatorio, los movimientos se registran según las especificaciones de la página Términos interés. Esta especificación determina si se registra un interés y/o recargos fijos a la cuenta del cliente y a la contabilidad. La configuración en la página Grupos de publicación de clientes determina las cuentas en las que se contabilizan los intereses o tarifas.

Por cada movimiento de cliente del documento de interés, se crea un movimiento en la página Movs. recordatorio/interés.

Si las casillas Registrar interés o Registrar recargo fijo de la página Términos interés están seleccionadas, se crearán también los siguientes movimientos:

• Un movimiento en la página Movs. cliente
• Un movimiento de cobros en la cuenta correspondiente
• Un movimiento de interés o uno de recargo fijo en la cuenta correspondiente

Además, la emisión del documento de interés puede afectar a los movimientos de IVA.

1. Seleccione el icono introduzca Memo de cargos financieros y seleccione el vínculo relacionado.
2. Seleccione el documento correspondiente y, a continuación, elija la acción Emitir.
3. En la página Emitir docs. interés, rellene los campos según sea necesario.
4. Elija el botón Aceptar.

El documento de interés está impreso para enviarlo a un correo electrónico específico como un archivo PDF adjunto.

Para cancelar un documento de interés emitido

Si se han emitido documentos de interés por error, puede cancelarlos antes de enviarlos. Puede hacerlo uno por uno o en lote.

1. En la página Documentos de interés emitidos, seleccione una o más líneas de los documentos de interés emitidos que desea cancelar y, a continuación, elija la acción Cancelar.
2. En la página Cancelar docs. de interés emitidos, rellene los campos según sea necesario y, a continuación, elija el botón Aceptar.

Para ver los movimientos de recordatorio y de interés

Cuando se emite un recordatorio, se crea un movimiento de recordatorio en la página Movs. recordatorio/interés para cada línea de recordatorio que contenga un movimiento de cliente. Se puede obtener un resumen de los movimientos de recordatorio creados para un cliente específico.

1. Seleccione el icono introduzca Clientes y seleccione el vínculo relacionado.
2. Abra la ficha de cliente correspondiente y, a continuación, elija la acción Movimientos.
3. En la página Movs. cliente, seleccione la línea que contenga el movimiento cuyos movimientos de recordatorio desea ver y, a continuación, elija la acción Movs. recordatorio/interés.

Tipos múltiples de interés

Para cada código de término de cargo financiero, puede especificar múltiples tasas de interés para poder calcular los cargos financieros con múltiples tasas de interés para un período específico. Esto es útil si cobra intereses diferentes en los pagos atrasados. El cálculo de intereses es el mismo para cada cargo financiero, con variación solo en la tasa de interés para un período específico. Si no se configuran los tipos múltiples de interés, se utilizará la tasa de interés y el período que se define en las páginas Términos interés y Términos recordatorio para el que se usará todo el período de cálculo. Para obtener más información, vaya a Configurar tipos múltiples de interés.

Consulte también

Configurar términos, niveles y textos de recordatorios
Configurar términos de interés
Administrar cobros
Ventas
Trabajar con Business Central

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