Integrar con Microsoft Dynamics 365 Field Service

Las organizaciones de servicios requieren una aplicación integral en la que las finanzas, el inventario y las adquisiciones estén estrechamente vinculados con la prestación de servicios. Generan datos financieros con cada transacción. Cada orden de trabajo representa costes e ingresos, y cada recurso genera pérdidas y ganancias. Las interacciones con los clientes agregan movimientos en la contabilidad general. La integración entre Business Central y Field Service agiliza el proceso de extremo a extremo de administración de operaciones de servicio y garantiza un flujo fluido de información entre los dos sistemas.

Puede crear y administrar fácilmente órdenes de trabajo en Field Service, realizar un seguimiento del progreso de las tareas de servicio, asignar recursos y capturar detalles de consumo. Cuando completa una orden de trabajo en Field Service, la integración permite la transferencia fluida de datos a Business Central para su posterior procesamiento.

La integración también facilita la facturación y el cumplimiento de órdenes de trabajo en Business Central. Puede generar facturas precisas basadas en las actividades de servicio y el consumo registrado en Field Service.

Al integrar Business Central con Field Service, no es necesario ingresar datos manualmente ni duplicar esfuerzos. La integración también proporciona una visión integral de las operaciones y las finanzas del servicio, lo que permite una mejor toma de decisiones y eficiencia operativa.

Requisitos previos

Debido a que Field Service está construido sobre Dynamics 365 Sales, debe configurar una conexión a Dataverse y habilitar la integración con Dynamics 365 Sales.

Debe descargar la aplicación integración de Field Service desde AppSource e instalarla en Business Central.

Permisos y roles de seguridad para cuentas de usuario

Cuando instala la solución de integración, se configuran los permisos para la cuenta de usuario de integración. Si se cambian esos permisos, es posible que deba restablecerlos. Para ello, reinstale la solución de integración desde la página Configuración de conexión de Dynamics 365 eligiendo Volver a implementar la solución de integración. Las siguientes secciones enumeran los permisos y roles de seguridad que la solución implementa para cada aplicación.

Venta

• Administrador de integración de Dynamics 365 Business Central
• Usuario de integración de Dynamics 365 Business Central
• Usuario de disponibilidad de producto de Dynamics 365 Business Central

Business Central

Los usuarios que publiquen diarios de proyectos deben tener el siguiente conjunto de permisos:

• Integración de Dynamics 365 Sales

Especialidad serv.

Para utilizar los datos integrados, los usuarios deben tener el siguiente rol de seguridad:

• Integración de Business Central Field Service

Por ejemplo, los usuarios deben tener este rol para conectar órdenes de trabajo a Business Central para su procesamiento.

Nota

Asegúrese de que los usuarios estén asignados a los roles y perfiles de seguridad estándar en Field Service.

Para obtener más información sobre los perfiles de seguridad de las columnas en Field Service , vaya a Roles de seguridad de Field Service.

Los administradores deben agregar uno de los perfiles de seguridad de columna adecuados a los usuarios en Power Platform. Para obtener más información, vaya a Agregar equipos o usuarios a un perfil de seguridad de columna para controlar el acceso.

Nota

Para utilizar la acción Abrir en Business Central en Ventas, debe tener los siguientes privilegios para las siguientes tablas:

• Debe tener permisos de lectura para la tabla Conexión de Dynamics 365 Business Central (nav_connection).
• Debe tener permisos de lectura, escritura y eliminación para la tabla Conexión de Dynamics 365 Business Central predeterminada (nav_defaultconnection).

Otras configuraciones en Field Service

En la página Configuración de Field Service, realice los siguientes cambios:

• En la pestaña Compra, borre el campo Uso de productos agotados. De lo contrario, es posible que reciba una advertencia de "agotado" cuando elija un producto que está agotado en Field Service, pero que está en stock en Business Central.
• En la pestaña Orden de trabajo/Reserva, desactive los conmutadores Calcular precio y Calcular coste. En el campo Creación de la factura de la orden de trabajo, elija Nunca.

Nota

Configurar una conexión con Field Service elimina el emparejamiento entre recursos y productos. Para que los productos de Business Central estén disponibles en Field Service, actualice el campo Tipo de producto de Field Service para que coincida con el campo Tipo en los elementos de Business Central. Para obtener más información, vaya a Crear un producto o servicio.

Configurar la integración en Business Central

Después de tener una conexión con Dataverse y Sales, puede configurar su integración con Field Service.

• Descargue e instale la aplicación integración de Field Service desde AppSource. Luego, en la página Administración de extensiones, busque la aplicación integración de Field Service y elija la acción Configurar para ejecutar la guía de configuración asistida.
• En la página Configuración asistida en Business Central, elija Configurar integración en Dynamics 365 Field Service para ejecutar la Guía de configuración asistida.

Esta sección describe las configuraciones clave en la guía.

Para permitir que las personas publiquen el consumo de artículos y servicios en órdenes de trabajo de Field Service, especifique la Plantilla de diario de proyecto y el Lote de diario de proyecto que se usará para publicar el consumo de productos y servicios.

Dado que los servicios se expresan en duración en Field Service, especifique la Unidad de medida de horas que se utilizará para convertir duraciones en cantidades en Business Central.

También puede especificar cuándo se sincronizan los productos de la orden de trabajo y las líneas de servicio a Business Central. Por ejemplo, pueden sincronizarse cuando se utilizan líneas de orden de trabajo o cuando alguien completa una orden de trabajo. Elija la opción apropiada en el campo Sincronizar productos/servicios de órdenes de trabajo.

Los productos y servicios de la orden de trabajo posterior se sincronizan con los diarios del proyecto en Business Central, puede elegir si desea publicar los diarios del proyecto manualmente. Elija la opción adecuada en el campo Publicar automáticamente líneas de diarios de proyectos:

• Cuando se completa una orden de trabajo.
• Cuando se utilizan productos o servicios de la orden de trabajo.

Después de finalizar la configuración, ejecute una sincronización completa desde la página Configuración de integración de Dynamics 365 Field Service. Esta acción sincroniza asignaciones de tablas para cosas como:

• Tareas de proyecto para proyectos con el conjunto Aplicar vínculo de uso. Esta sincronización hace que haya proyectos de Business Central disponibles para selección en Field Service.
• Los recursos que no están bloqueados, no tienen Usar hoja de tiempo seleccionado, y tienen Horas especificadas como unidad de medida en la página Configuración de integración de Dynamics 365 Field Service.
• Productos de servicio (requiere que esté usando la experiencia Premium en Business Central).

Sincronización adicional de ubicaciones y almacenes

Puede integrar almacenes de Field Service con ubicaciones en Business Central. La integración proporciona a los técnicos información sobre la disponibilidad de un producto o artículo en una ubicación específica.

Los datos se sincronizan a través de un tabla de integración asignación unidireccional (desde Business Central) entre las ubicaciones en Business Central y los almacenes en Field Service. Para usar tabla de integración asignación, en Business Central, debe activar la opción Ubicación obligatoria en la página Configuración de inventario.

Business Central sincroniza las ubicaciones con las siguientes configuraciones en la página Tarjeta de ubicación:

• La opción Usar como en tránsito está desactivada.
• Consumo del proy. Almacén Gestión Es diferente de Warehouse Pick (obligatorio)
• Asam. Consum. Almacén Gestión Es diferente de Warehouse Pick (obligatorio)

Asignación de entidad de Field Service estándar para la sincronización

La base de la sincronización de datos es asignar las tablas y campos en Business Central con las tablas y columnas en Dataverse para que puedan intercambiar los datos. La asignación ocurre a través de tablas de integración. Para obtener más información sobre las asignaciones de tablas, vaya a Asignación de tablas y campos para sincronizar.

La integración con Field Service presenta las siguientes asignaciones de tablas de integración estándar:

• PJLINE-WORDERPRODUCT: asigna productos de orden de trabajo en Field Service para proyectar líneas de diario en Business Central.
• PJLINE-WORDERSERVICE: asigna servicios de orden de trabajo en Field Service para proyectar líneas de diario en Business Central.
• PROJECTTASK: asigna proyectos y tareas de proyecto en Business Central a productos en proyectos externos en Field Service.
• RESOURCE-BOOKABLERSC: asigna recursos en Business Central a recursos reservables en Field Service.
• SVCITEM-CUSTASSET: (solo experiencia Premium) asigna elementos de servicio en Business Central a activos del cliente en Field Service.
• UBICACIONES: asigna ubicaciones en Business Central a almacenes en Field Service.

Nota

La asignación de tabla de integración LOCATIONS solo está disponible si la opción Ubicación obligatoria en la página Configuración de inventario está activada.

Usar datos en ambas aplicaciones

Las siguientes secciones describen las funciones donde puede utilizar los datos que provienen de Business Central y Field Service.

Field Service

Puede crear Órdenes de trabajo usando la Cuenta de servicio y Cuenta de facturación de Business Central. En las órdenes de trabajo, debe seleccionar la Tarea de proyecto de Business Central en el campo Proyecto externo . Seleccionar un proyecto le permite sincronizar los productos y servicios de la orden de trabajo con la tarea del proyecto adecuada en Business Central.

Puede agregar artículos de inventario y no inventario como Productos de orden de trabajo en órdenes de trabajo y obtener la cantidad disponible y los costes y precios de Business Central. Para obtener más información, vaya a Crear una orden de trabajo desde el formulario de orden de trabajo y la lista de registros.

Puede agregar productos del tipo servicio como Servicios de orden de trabajo y obtener costes y precios de Business Central. Para obtener más información, vaya a Pestaña Productos y servicios.

Nota

Cuando el estado del producto o servicio en una orden de trabajo cambia de Estimado a Usado en Field Service, se sincronizarán con las líneas del diario del proyecto en Business Central.

Puede reservar un recurso y relacionar las Reservas con los servicios de órdenes de trabajo utilizando un Recurso reservable de Business Central.

Puede usar Abrir en Business Central en Field Service para abrir una ubicación en Business Central que esté acoplada a un almacén en Field Service.

Business Central

Dependiendo de su configuración en la página Configuración de integración de Field Service cuando las órdenes de trabajo incluyen productos y servicios, la información de consumo se transfiere y publica mediante un Diario de proyecto en Business Central.

Los valores Cantidad a facturar y Duración a facturar se copian en la carpeta Cantidad. para transferir al campo Factura. Según esos valores, puede crear y registrar facturas de ventas en Business Central para facturar al cliente. Una vez la factura se publica y sincroniza en el entorno de Dynamics 365 Sales, o el consumo se procesa en Business Central, la cantidad facturada y la cantidad consumida mostrada en la pestaña Business Central de las páginas Producto de orden de trabajo y Servicio de órdenes de trabajo.

Utilice la página Líneas de planificación de proyecto para realizar un seguimiento de la publicación y facturación del consumo en las órdenes de trabajo. Desde la página Líneas de planificación de proyecto, puede crear y registrar facturas de ventas en Business Central. Luego, podrá sincronizarlas con Field Service y realizar un seguimiento del estado de las facturas.

Nota

Los servicios de pedido de trabajo con una reserva que utiliza un recurso reservable que está acoplado a un recurso de Business Central se sincronizan con dos líneas del diario del proyecto: una línea de tipo Presupuesto para el recurso acoplado y otra línea de tipo Facturable para el producto que se está atendiendo.

El producto que se elige en el servicio de orden de trabajo debe estar acoplado a un artículo del tipo Servicio en Business Central. Además, la unidad de medida base para el artículo debe establecerse en la Unidad de medida de horas que se elige en la página Configuración de integración de Dynamics 365 Field Service.

Puede crear una factura para un artículo del tipo Servicio desde la línea de planificación de proyecto facturable y utilizar la línea de planificación de proyecto presupuestario para registrar el coste con el recurso.

Utilice la acción Ubicaciones en Field Service en las páginas Ubicaciones y Tarjeta de ubicación para abrir una ubicación acoplada en Field Service, sincronizarla, configurar y eliminar acoplamientos y ver registros de sincronización. Puede ver la cantidad de producto asignada a las órdenes de trabajo en Field Service como parte de los requisitos brutos en el cálculo de disponibilidad de inventario de Business Central. La demanda generada por pedidos en Field Service se convierte automáticamente en un insumo para la planificación.

Consulte también

Integrar con Microsoft Dataverse mediante la sincronización de datos
Asignación de tablas y campos para sincronizar