Archivar documentos
Puede archivar pedidos de venta , compra, servicios, ofertas, devoluciones y pedidos abiertos. Si está utilizando funciones de administración de proyectos, también puede archivar sus proyectos. Puede archivar documentos y proyectos varias veces. Cada vez se guarda una versión archivada diferente.
Para documentos de ventas, si el original aún existe y no está registrado, puede usar la acción Restaurar para sobrescribirlo con una versión archivada del documento.
Nota
Solo puede restaurar documentos y proyectos de ventas. La acción no está disponible para documentos de compra archivados.
Para los documentos archivados en los que se elimina el original, puede reutilizar el contenido copiando los datos, por ejemplo, usando la acción Copiar desde documento.
Para explorar documentos archivados, elija el icono 
, introduzca Archivo y después elija el enlace relacionado. Si el archivo que le interesa no se muestra de inmediato en la sección Ir a Informes y análisis, es posible que deba elegir Mostrar más.
Para configurar el archivado automático de documentos
Puede automatizar el archivado para crear una nueva versión del documento archivado cuando alguien haga lo siguiente:
- Cambia el estado o elimina un documento o proyecto.
- Imprime, descarga o envía un documento por correo electrónico.
- Convierte una oferta en un pedido o factura.
- Publica un pedido.
Los siguientes pasos describen cómo configurar el archivado automático de documentos de ventas desde la página Configuración de ventas y cuentas por cobrar. Los pasos son similares para los documentos de compra y los proyectos.
- Para documentos de compra, utilice la página Compras y cuentas por pagar.
- Para proyectos, utilice la página Configuración del proyecto.
- Para los servicios, utilice la página Configuración de gestión de servicios.
- Elija el icono , introduzca Configuración de ventas y pagos y elija el enlace relacionado.
- En la ficha desplegable archivar, especifique si desea activar el archivo automático para los distintos tipos de documentos de ventas. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.
En la siguiente tabla se describen las opciones para el campo Archivar ofertas.
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Nunca | No archive ofertas de venta cuando se eliminan. |
| Pregunta | Solicite al usuario que elija si desea archivar ofertas de ventas cuando se eliminan. |
| Siempre | Archiva automáticamente las ofertas de venta cuando se eliminan. |
Archivar manualmente pedidos de venta
El siguiente procedimiento describe cómo archivar manualmente un pedido de venta. Los pasos son similares para todos los documentos y proyectos que puede archivar.
- Elija el icono , introduzca Pedidos de ventas y después elija el enlace relacionado.
- Abra un pedido de venta del que desee archivar.
- Elija la acción Archivar documento.
El pedido de ventas está archivado. Puede verlo en la página Pedidos de venta archivados.
Para restaurar un documento de ventas no contabilizado o un proyecto del archivo
Puede restaurar documentos solo si el documento original no se ha registrado.
El procedimiento siguiente describe cómo restaurar un pedido de venta archivado al pedido de venta original. Los pasos son similares para todos los pedidos, pedidos abiertos, pedidos de devolución y presupuestos.
- Elija el icono , introduzca Archivos de pedidos de ventas y después elija el enlace relacionado.
- Seleccione el pedido de venta archivado, o una versión de este, que desea restaurar y después seleccione Volver a crear.
El contenido del pedido de cliente o proyecto original se sustituye por la versión archivada.
Para eliminar versiones archivadas
Use una política de retención para limpiar las versiones archivadas que ya no necesita. Las políticas de retención permiten a los administradores definir cuánto tiempo desean almacenar los datos. Por ejemplo, pueden configurar una política que elimine datos después de una fecha de vencimiento. Para obtener más información, consulte Definir directivas de retención.
Hay algunas cosas a tener en cuenta sobre la creación de políticas de retención para documentos y proyectos archivados:
- Si no se eliminó el documento original, Business Central no puede eliminar las versiones archivadas. Las versiones archivadas no caducan mientras exista el original.
- Cuando configura la directiva de retención, puede especificar que desea que la política elimine todas las versiones archivadas excepto la más reciente. Por ejemplo, puede tener 10 versiones y desea conservar una copia de la última.
- Business Central calcula la fecha de caducidad de los documentos en función de la fecha de la versión archivada más reciente.
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